協(xié)同辦公平臺(tái)關(guān)鍵技術(shù)研究

邢煜 東北石油大學(xué)

協(xié)同辦公平臺(tái)關(guān)鍵技術(shù)研究

邢煜 東北石油大學(xué)

近幾年各類(lèi)大中小企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)隨著自身經(jīng)濟(jì)的發(fā)展不斷壯大擴(kuò)展，啟用一個(gè)優(yōu)質(zhì)高效的協(xié)同辦公系統(tǒng)將各機(jī)構(gòu)接合來(lái)統(tǒng)一管理，以此提升企業(yè)辦公工作效率，就顯得尤為重要。如何選取對(duì)企業(yè)最適合的辦公平臺(tái)，掌握其關(guān)鍵技術(shù)為企業(yè)所用，則是本文需要討論的問(wèn)題。

協(xié)同辦公 企業(yè) 技術(shù)

1 協(xié)同辦公平臺(tái)關(guān)鍵技術(shù)的研究背景

在當(dāng)前全球經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)代，各大企業(yè)在經(jīng)濟(jì)效益上的成果愈發(fā)突出，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷壯大，傳統(tǒng)的由上至下的單一人工信息傳遞辦公模式已經(jīng)無(wú)法滿足企業(yè)日趨豐富繁雜的信息處理，這樣便極大的降低了人們的工作效率，消耗了人們更多的工作精力和工作時(shí)間去應(yīng)對(duì)一些機(jī)械重復(fù)的事情。而協(xié)同辦公平臺(tái)能夠幫助人們?cè)趯?shí)時(shí)異地同時(shí)處理大量的工作事務(wù)，使企業(yè)總部和處于異地的分部、上下級(jí)同時(shí)保持緊密的聯(lián)系，及時(shí)并準(zhǔn)確的把握和處理工作事務(wù)。

2 協(xié)同辦公平臺(tái)關(guān)鍵技術(shù)的特性

當(dāng)下協(xié)同辦公平臺(tái)種類(lèi)多樣，功能繁雜，其中有幾個(gè)方面的功能是最應(yīng)該被重視且在日常辦公中必不可少的：第一是溝通性能良好。無(wú)論是IM即時(shí)溝通或是郵件溝通，至少得有其一。如果只有IM即時(shí)消息則沒(méi)辦法將信息進(jìn)行沉淀和轉(zhuǎn)化；如果只有郵件，消息則不夠方便和即時(shí)；第二是協(xié)作性能強(qiáng)大。協(xié)作即怎樣把人安排到位將事情推進(jìn)到解決。每個(gè)人都有一個(gè)自己的任務(wù)列表，項(xiàng)目的管理、統(tǒng)計(jì)和階段進(jìn)度一目了然；第三是沉淀功能強(qiáng)大。可將協(xié)作過(guò)程中的文件儲(chǔ)存和分享都保存在平臺(tái)的云系統(tǒng)中，方便反復(fù)的分享和使用；第四是輔助軟件支持良好。企業(yè)辦公必然存在層級(jí)審批、項(xiàng)目申請(qǐng)、合同審批、請(qǐng)假報(bào)銷(xiāo)等工作內(nèi)容，將這些任務(wù)統(tǒng)一整合在一個(gè)平臺(tái)軟件里能大大的改變?nèi)藗兊墓ぷ餍屎褪⌒某潭取?/p>

3 協(xié)同辦公平臺(tái)關(guān)鍵技術(shù)的開(kāi)發(fā)原理

人們?cè)谶M(jìn)行協(xié)同辦公平臺(tái)的時(shí)候可能都是從順從的工作協(xié)同、良好的數(shù)據(jù)沉淀、工作效率的提升、打造團(tuán)隊(duì)的知識(shí)和數(shù)據(jù)系統(tǒng)等方面進(jìn)行比較模糊的選擇和使用。事實(shí)上，協(xié)同辦公平臺(tái)關(guān)鍵技術(shù)最大的區(qū)別便是解決方案。

不少協(xié)同辦公平臺(tái)都有一個(gè)很容易被大家忽視的問(wèn)題，便是：平臺(tái)的目標(biāo)用戶是決策者，也就是領(lǐng)導(dǎo)層，從而忽視了大量基層員工的使用感受，導(dǎo)致辦公平臺(tái)無(wú)法在員工中間真正熟練掌握并使用起來(lái)，成為了面子工程。所以協(xié)同辦公平臺(tái)在進(jìn)行技術(shù)開(kāi)發(fā)時(shí)，必須吸取這樣的教訓(xùn)，在兼顧領(lǐng)導(dǎo)使用的同時(shí)，更加重視每個(gè)員工的感受。信奉“自下而上”的平臺(tái)理念，因?yàn)橹挥凶尰鶎訂T工真正使用起來(lái)，才能切實(shí)提升整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率。

圖1 PDCA工作模式

優(yōu)秀的協(xié)同辦公平臺(tái)解決方案可以通過(guò)“計(jì)劃（規(guī)劃將來(lái)）→日程（執(zhí)行當(dāng)前）→日志（總結(jié)過(guò)去）”的PDCA模式，來(lái)更好的提高員工和企業(yè)的工作效率。PDCA模式如圖1：

P-plan：計(jì)劃，使用看板制定計(jì)劃，規(guī)劃未來(lái)。

D-do：實(shí)施，計(jì)劃自動(dòng)分解到日程中，執(zhí)行當(dāng)下。

C-check+A-action：檢查+修正，自動(dòng)生成工作日?qǐng)?bào)，總結(jié)過(guò)去。

3.1 計(jì)劃，使用看板制定計(jì)劃

使用看板制定員工的工作計(jì)劃，工作計(jì)劃可以按照時(shí)間周期來(lái)創(chuàng)建，也可以按照工作的發(fā)展階段來(lái)創(chuàng)建。

工作計(jì)劃可以看做是員工的工作目標(biāo)，通過(guò)卡片對(duì)計(jì)劃進(jìn)行切分規(guī)劃，然后在卡片上創(chuàng)建每各階段的具體負(fù)責(zé)任務(wù)。

3.2 實(shí)施，計(jì)劃自動(dòng)分解到日程中

工作計(jì)劃制定完成后，就可以對(duì)計(jì)劃上的任務(wù)進(jìn)行配置，也就是安排具體的時(shí)間，去具體實(shí)施。具體配置的任務(wù)也會(huì)自動(dòng)分解到工作日程中去具體安排執(zhí)行。

3.3 檢查修正，自動(dòng)生成工作日?qǐng)?bào)

當(dāng)員工一天的工作完成之后，寫(xiě)工作日志就是一個(gè)很關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。員工可以通過(guò)工作日志回顧當(dāng)天的工作，甚至是一周、一個(gè)月的工作。可以通過(guò)回顧工作日志發(fā)現(xiàn)工作中產(chǎn)生的各類(lèi)錯(cuò)誤，并及時(shí)加以改正，以免重蹈覆轍；員工還可以通過(guò)回顧工作日志，找到其中的閃光點(diǎn)和值得繼續(xù)努力的地方，之后可以延續(xù)、并分享給其他人。

4 小結(jié)

協(xié)同辦公平臺(tái)重視將企業(yè)門(mén)戶的信息進(jìn)行分類(lèi)總和，將各層次系統(tǒng)產(chǎn)生的信息按照不同的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，再憑借同一的辦公平臺(tái)進(jìn)行集合顯示，有效解決了企業(yè)在快速發(fā)展過(guò)程中的各類(lèi)問(wèn)題，比如工作項(xiàng)目的數(shù)量繁多、合作地域跨度大、企業(yè)總部和分部聯(lián)系困難等，是每個(gè)企業(yè)在辦公管理過(guò)程中都必不可少的重要管理工作平臺(tái)。通過(guò)該平臺(tái)的行之有效的處理，能大大提升企業(yè)和員工的辦事效率，還能根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)調(diào)整系統(tǒng)，來(lái)達(dá)到更好支持企業(yè)的發(fā)展。相信在不遠(yuǎn)的將來(lái)，會(huì)有越來(lái)越多的企業(yè)將日常的工作管理投放到協(xié)同辦公平臺(tái)中去，以此提高工作效率，獲得更高的經(jīng)濟(jì)利益，提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

[1]張健.協(xié)同辦公系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)研究統(tǒng)項(xiàng)目信息化建設(shè)研究[J].山東交通科技,2015(2):84-86

[2]夏維.企業(yè)信息化建設(shè)中OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用[J]中國(guó)管理信息化,2016(19):55-56

秦皇島市科學(xué)技術(shù)研究與發(fā)展計(jì)劃項(xiàng)目（201601B028）。項(xiàng)目名稱(chēng)：秦皇島市農(nóng)業(yè)電子商務(wù)平臺(tái)解決方案。