協同辦公平臺關鍵技術研究

邢煜 東北石油大學

協同辦公平臺關鍵技術研究

邢煜 東北石油大學

近幾年各類大中小企業的組織結構隨著自身經濟的發展不斷壯大擴展，啟用一個優質高效的協同辦公系統將各機構接合來統一管理，以此提升企業辦公工作效率，就顯得尤為重要。如何選取對企業最適合的辦公平臺，掌握其關鍵技術為企業所用，則是本文需要討論的問題。

協同辦公 企業 技術

1 協同辦公平臺關鍵技術的研究背景

在當前全球經濟飛速發展的時代，各大企業在經濟效益上的成果愈發突出，隨著企業規模的不斷壯大，傳統的由上至下的單一人工信息傳遞辦公模式已經無法滿足企業日趨豐富繁雜的信息處理，這樣便極大的降低了人們的工作效率，消耗了人們更多的工作精力和工作時間去應對一些機械重復的事情。而協同辦公平臺能夠幫助人們在實時異地同時處理大量的工作事務，使企業總部和處于異地的分部、上下級同時保持緊密的聯系，及時并準確的把握和處理工作事務。

2 協同辦公平臺關鍵技術的特性

當下協同辦公平臺種類多樣，功能繁雜，其中有幾個方面的功能是最應該被重視且在日常辦公中必不可少的：第一是溝通性能良好。無論是IM即時溝通或是郵件溝通，至少得有其一。如果只有IM即時消息則沒辦法將信息進行沉淀和轉化；如果只有郵件，消息則不夠方便和即時；第二是協作性能強大。協作即怎樣把人安排到位將事情推進到解決。每個人都有一個自己的任務列表，項目的管理、統計和階段進度一目了然；第三是沉淀功能強大。可將協作過程中的文件儲存和分享都保存在平臺的云系統中，方便反復的分享和使用；第四是輔助軟件支持良好。企業辦公必然存在層級審批、項目申請、合同審批、請假報銷等工作內容，將這些任務統一整合在一個平臺軟件里能大大的改變人們的工作效率和省心程度。

3 協同辦公平臺關鍵技術的開發原理

人們在進行協同辦公平臺的時候可能都是從順從的工作協同、良好的數據沉淀、工作效率的提升、打造團隊的知識和數據系統等方面進行比較模糊的選擇和使用。事實上，協同辦公平臺關鍵技術最大的區別便是解決方案。

不少協同辦公平臺都有一個很容易被大家忽視的問題，便是：平臺的目標用戶是決策者，也就是領導層，從而忽視了大量基層員工的使用感受，導致辦公平臺無法在員工中間真正熟練掌握并使用起來，成為了面子工程。所以協同辦公平臺在進行技術開發時，必須吸取這樣的教訓，在兼顧領導使用的同時，更加重視每個員工的感受。信奉“自下而上”的平臺理念，因為只有讓基層員工真正使用起來，才能切實提升整個團隊的工作效率。

圖1 PDCA工作模式

優秀的協同辦公平臺解決方案可以通過“計劃（規劃將來）→日程（執行當前）→日志（總結過去）”的PDCA模式，來更好的提高員工和企業的工作效率。PDCA模式如圖1：

P-plan：計劃，使用看板制定計劃，規劃未來。

D-do：實施，計劃自動分解到日程中，執行當下。

C-check+A-action：檢查+修正，自動生成工作日報，總結過去。

3.1 計劃，使用看板制定計劃

使用看板制定員工的工作計劃，工作計劃可以按照時間周期來創建，也可以按照工作的發展階段來創建。

工作計劃可以看做是員工的工作目標，通過卡片對計劃進行切分規劃，然后在卡片上創建每各階段的具體負責任務。

3.2 實施，計劃自動分解到日程中

工作計劃制定完成后，就可以對計劃上的任務進行配置，也就是安排具體的時間，去具體實施。具體配置的任務也會自動分解到工作日程中去具體安排執行。

3.3 檢查修正，自動生成工作日報

當員工一天的工作完成之后，寫工作日志就是一個很關鍵的環節。員工可以通過工作日志回顧當天的工作，甚至是一周、一個月的工作。可以通過回顧工作日志發現工作中產生的各類錯誤，并及時加以改正，以免重蹈覆轍；員工還可以通過回顧工作日志，找到其中的閃光點和值得繼續努力的地方，之后可以延續、并分享給其他人。

4 小結

協同辦公平臺重視將企業門戶的信息進行分類總和，將各層次系統產生的信息按照不同的應用標準，再憑借同一的辦公平臺進行集合顯示，有效解決了企業在快速發展過程中的各類問題，比如工作項目的數量繁多、合作地域跨度大、企業總部和分部聯系困難等，是每個企業在辦公管理過程中都必不可少的重要管理工作平臺。通過該平臺的行之有效的處理，能大大提升企業和員工的辦事效率，還能根據實際情況隨時調整系統，來達到更好支持企業的發展。相信在不遠的將來，會有越來越多的企業將日常的工作管理投放到協同辦公平臺中去，以此提高工作效率，獲得更高的經濟利益，提高企業的市場競爭力。

[1]張健.協同辦公系統關鍵技術研究統項目信息化建設研究[J].山東交通科技,2015(2):84-86

[2]夏維.企業信息化建設中OA協同辦公系統的應用[J]中國管理信息化,2016(19):55-56

秦皇島市科學技術研究與發展計劃項目（201601B028）。項目名稱：秦皇島市農業電子商務平臺解決方案。