淺析基層單位全宗卷建設(shè)

黃曉梅

隨著檔案法制化進(jìn)程的加快，全社會(huì)檔案意識(shí)正在逐步提高，檔案室的升級(jí)工作普遍開(kāi)展，檔案管理水平和利用水平有了明顯的增強(qiáng)和提高。同時(shí)，也應(yīng)該看到，基層檔案管理工作目前還存在著不少問(wèn)題，而忽視全宗卷的建立則是一個(gè)比較突出的問(wèn)題。本文依據(jù)《中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)全宗卷規(guī)范》并結(jié)合多年檔案室工作業(yè)務(wù)實(shí)踐，對(duì)基層單位建立全宗卷做如下淺析。

一、全宗卷的含義、構(gòu)成及作用

全宗卷是檔案館（室）在管理全宗檔案的過(guò)程中形成的，能夠說(shuō)明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門(mén)案卷。全宗卷是一個(gè)案卷，從性質(zhì)上說(shuō)，它不能與全宗內(nèi)的案卷混同，不是全宗內(nèi)的檔案，通俗地講，是在檔案管理活動(dòng)中形成的“檔案”，是管理全宗的檔案，是檔案的檔案。

全宗卷主要由以下幾個(gè)方面構(gòu)成：全宗介紹、立檔單位組織沿革史、大事記及有關(guān)編研材料等；各門(mén)類檔案的移交目錄、交接文據(jù)等；建立檔案工作機(jī)構(gòu)，鑒定小組名單；檔案保管期限表，分類方案、歸檔范圍；銷毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)，銷毀檔案清冊(cè)等；檔案利用典型事例所產(chǎn)生的社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益等；各門(mén)類檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬；檔案安全檢查記錄、報(bào)告等。

全宗卷是對(duì)本單位全宗進(jìn)行科學(xué)管理的重要工具，是對(duì)全宗的內(nèi)容、數(shù)量、種類、管理等情況總的介紹和說(shuō)明，通過(guò)全宗卷，可以了解該全宗管理過(guò)程的情況，它是管理全宗的依據(jù)。其作用主要有以下幾方面。

1.真實(shí)的歷史記錄和憑證作用。通過(guò)建立全宗卷，可以從全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革史、檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬等中了解本單位的歷史概況和機(jī)構(gòu)演變過(guò)程，掌握該全宗檔案的種類、數(shù)量等情況；通過(guò)檔案移交接手續(xù)掌握檔案的入庫(kù)出庫(kù)情況；通過(guò)鑒定銷毀報(bào)告和銷毀清冊(cè)掌握室存檔案的鑒定銷毀情況等。齊全規(guī)范的全宗卷，從檔案接收開(kāi)始，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作都有文字材料記載，這些歸入全宗卷的原始記錄為全宗檔案的管理、利用等情況提供了依據(jù)和憑證。

2.便捷的參考借鑒作用。大事記、組織沿革史等檔案編研資料是檔案管理人員了解全宗最直接方便的途徑，特別是在編寫(xiě)本單位史料時(shí)能實(shí)現(xiàn)直接有效的利用，不用再查閱大量案卷；檔案管理人員還可以通過(guò)全宗卷熟悉和掌握本單位檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作職責(zé)和各種規(guī)定和要求。通過(guò)這些材料可以方便迅速地查找和利用在檔案工作中形成的各類文件資料，為自身的工作提供方便的同時(shí)更直接地體現(xiàn)了全宗卷的參考借鑒作用。

3.全宗卷是檔案人員變動(dòng)時(shí)交接檔案工作的基礎(chǔ)材料和主要依據(jù)。首先，在檔案移交的過(guò)程中，新接管人員可以在統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬和各類檔案移交清冊(cè)中了解庫(kù)存檔案的種類和數(shù)量，為交接清點(diǎn)工作提供了充分的依據(jù)，同時(shí)在清點(diǎn)的過(guò)程便于發(fā)現(xiàn)有無(wú)檔案遺失情況的存在；其次，新接管人員還可以通過(guò)對(duì)檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表等內(nèi)容的了解，學(xué)會(huì)怎樣進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定等工作，為以后開(kāi)展工作理清了思路；通過(guò)移交全宗卷的過(guò)程，對(duì)新接管人員起到了一種學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的效果，使他們面對(duì)新工作能做到心中有數(shù)；再次，通過(guò)建立新的移接交手續(xù)和清冊(cè)，進(jìn)一步完善了全宗卷內(nèi)容，為今后科學(xué)管理檔案打下了較好基礎(chǔ)。

4.全宗卷是指導(dǎo)本單位開(kāi)展檔案工作的抓手。其一，檔案管理工作要緊緊依據(jù)全宗卷內(nèi)的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行，通過(guò)落實(shí)檔案的收集、整理、鑒定、查閱、統(tǒng)計(jì)、移交、銷毀、利用等制度開(kāi)展工作；其二，依據(jù)各類檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表、收集、鑒定、整理各門(mén)類的檔案，使各類檔案實(shí)體達(dá)到規(guī)范化要求。

二、基層單位建立全宗卷存在的問(wèn)題

筆者從多年從事檔案管理工作和檔案建設(shè)發(fā)展的歷程中發(fā)現(xiàn)基層單位的檔案工作普遍存在以下問(wèn)題。

1.基層單位檔案工作者對(duì)建立全宗卷意識(shí)淡薄。據(jù)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)檔案室沒(méi)有或不注重建立全宗卷，特別是一些沒(méi)有升級(jí)的單位基本上不知道建立全宗卷，甚至一些在檔案管理崗位上工作多年的檔案人員也有不知道什么是全宗卷的情況，不了解單位的全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革史、大事記、檔案銷毀清冊(cè)、檔案移交清冊(cè)等就是組成全宗卷的材料。這并不是說(shuō)他們沒(méi)有形成全宗卷材料，事實(shí)上，在檔案管理和利用過(guò)程中或多或少地都會(huì)產(chǎn)生一些全宗卷的材料，由于大多數(shù)單位檔案人員都是兼職，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)欠缺，尚未認(rèn)識(shí)到這些就是全宗卷材料，因而沒(méi)有將其單獨(dú)集中，無(wú)法全面地體現(xiàn)全宗卷的價(jià)值。

2.全宗卷材料不齊全。全宗卷內(nèi)文件材料是隨著全宗管理的延續(xù)而逐漸補(bǔ)充、增加的。但好多單位檔案室的現(xiàn)狀是，全宗卷內(nèi)應(yīng)有的材料不完整。比如在檔案移交過(guò)程中，職能部門(mén)只是按時(shí)把自己所存的檔案交綜合檔案室后，當(dāng)面清點(diǎn)后就算完成交接工作了，沒(méi)有規(guī)范的文字交接清冊(cè)和交接手續(xù)；有些單位的統(tǒng)計(jì)工作不是在檔案移交、立卷工作結(jié)束后及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，而是等到檔案主管部門(mén)檢查時(shí)臨時(shí)再清點(diǎn)，沒(méi)有建立規(guī)范的檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。注重文書(shū)檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表，對(duì)其它各類檔案沒(méi)有明確的分類方案、歸檔范圍和保管期限表；提供檔案利用后，只填寫(xiě)檔案查閱利用登記簿，沒(méi)有填寫(xiě)檔案利用后產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等，工作做了，可是沒(méi)有將這些工作形成文字材料及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)去，導(dǎo)致了全宗卷材料的缺失。

3.全宗卷內(nèi)容不規(guī)范。有些檔案室為了達(dá)到省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，倉(cāng)促建立全宗卷，由于沒(méi)有做好平時(shí)全宗卷文件材料的形成和積累工作，在后面的工作中沒(méi)有對(duì)全宗卷的內(nèi)容加以補(bǔ)充完善，從而造成全宗卷的內(nèi)容只反映了全宗管理的部分情況。如對(duì)大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革史的編寫(xiě)上，在檔案主管部門(mén)工作檢查完畢后，就不再繼續(xù)編寫(xiě)了，致使這部分內(nèi)容缺少了延續(xù)性，為以后的查考利用帶來(lái)不便；還有對(duì)檔案的交接手續(xù)上只有接交人和移交人，沒(méi)有監(jiān)交人；檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、檔案利用典型事例等材料沒(méi)有統(tǒng)一集中管理等等，這些情況導(dǎo)致了全宗卷內(nèi)容管理的不規(guī)范。

4.檔案行政管理部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)上有所欠缺。檔案行政管理部門(mén)在對(duì)檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)時(shí)，大都注重于抓案卷質(zhì)量、檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等，而對(duì)建立全宗卷則很少過(guò)問(wèn)，沒(méi)有把建立全宗卷作為一個(gè)考核項(xiàng)目，這也是基層檔案管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到全宗卷重要性的主要原因。

三、加強(qiáng)全宗卷的幾點(diǎn)建議

通過(guò)筆者多年來(lái)基層檔案工作的經(jīng)歷，認(rèn)為應(yīng)從如下幾個(gè)方面入手：

1.應(yīng)提高單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)建立和完善全宗卷的重要性和必要性的認(rèn)識(shí)。將建立和完善全宗卷的工作納入檔案管理人員的職責(zé)范圍，把它作為檔案管理的總抓手，使檔案管理人員在日常工作中注意對(duì)全宗卷文件材料的形成及時(shí)進(jìn)行收集和積累，不斷補(bǔ)充和完善全宗卷的內(nèi)容，使所建立的全宗卷能真正反映該全宗的歷史面貌。

2.充分發(fā)揮好全宗卷在管理檔案工作中的“檔案”作用。收集、整理、鑒定各類檔案要依據(jù)全宗卷中各類檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表開(kāi)展工作，使各類檔案收集齊全，整理規(guī)范，利用方便；其次檔案收集、管理、利用、安全等要嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)管理制度及工作職責(zé)；再次，檔案移交接工作要嚴(yán)肅移交接紀(jì)律，辦理規(guī)范的移交接手續(xù)。

3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)技能。各級(jí)檔案行政管理部門(mén)在舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班時(shí)，把建立全宗卷作為一項(xiàng)培訓(xùn)內(nèi)容，改變基層檔案管理者對(duì)全宗卷的模糊認(rèn)識(shí)。檔案管理員要有高度的工作責(zé)任感，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，逐步養(yǎng)成積累和管理全宗卷的良好習(xí)慣。

4.加強(qiáng)督導(dǎo)檢查力度。各級(jí)檔案行政管理部門(mén)要全面指導(dǎo)、督促和檢查，在對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查時(shí)，要把全宗卷的建立列入工作計(jì)劃，并將其單獨(dú)做為一項(xiàng)工作進(jìn)行考核。

（作者單位：中共定西市委黨校）