做好高速公路檔案管理工作之我見

趙艷莓

隨著我國(guó)高速公路建設(shè)的快速發(fā)展，高速公路檔案管理形式也出現(xiàn)多元化趨勢(shì)。如何在新形勢(shì)下做好高速公路檔案管理工作，為高速公路建設(shè)、養(yǎng)護(hù)等提供更好的檔案服務(wù)，是高速公路檔案管理人員需要思考的一個(gè)重要問(wèn)題。

一、高速公路檔案在高速公路建設(shè)中的作用

高速公路檔案是指在高速公路建設(shè)和養(yǎng)護(hù)過(guò)程中形成的對(duì)本單位和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。高速公路檔案分為科技檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等幾大類。檔案內(nèi)容主要是工程檔案資料、監(jiān)理檔案資料、施工檔案資料和日常維護(hù)檔案資料。其中工程檔案資料包括工程準(zhǔn)備文件即工程開工以前在立項(xiàng)、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件和建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的竣工驗(yàn)收文件；監(jiān)理資料是指監(jiān)理單位關(guān)于工程施工方面的通知、相關(guān)文件等，包括監(jiān)理通知、質(zhì)量考核結(jié)果、監(jiān)理抽檢及批復(fù)文件等。施工資料是指施工單位在工程施工過(guò)程中形成的施工質(zhì)量保證資料、技術(shù)資料、安全資料等，是嚴(yán)格按照規(guī)范編寫真實(shí)的反映施工現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)、質(zhì)量情況的實(shí)物資料、視聽、圖片、影像資料等。此外，還包括工程竣工驗(yàn)收后施工單位必須提交的竣工圖和高速公路在日常維護(hù)過(guò)程中形成的檔案資料等。這些檔案資料具專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)、檔案載體形式多樣等特點(diǎn)，是高速公路建設(shè)與管理的真實(shí)記錄，是高速公路日常管理、養(yǎng)護(hù)維修、更新改造、新建工程設(shè)計(jì)和施工等各工作中不可或缺的重要組成部分。

2009年4月，我們配合審計(jì)部門提供了青銀高速公路管理處鹿泉、寧晉、南宮服務(wù)區(qū)廣場(chǎng)、清河停車區(qū)廣場(chǎng)變更單價(jià)審核報(bào)告精裝飾工程結(jié)算、大學(xué)城配電線路工程預(yù)算審核報(bào)告等檔案資料，使我們管理處順利通過(guò)了審計(jì)；2010年11月，我們利用高速公路建設(shè)征地檔案資料，徹底解決了趙縣收費(fèi)站土地權(quán)屬問(wèn)題，并挽回經(jīng)濟(jì)損失兩萬(wàn)元；2011年上半年，我們通過(guò)提供竣工圖、科研成果成果證書、合同、計(jì)量支付資料、管理制度、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等檔案資料，順利通過(guò)了交通運(yùn)輸部“迎國(guó)檢”專家組對(duì)全線公路的評(píng)估；此外，我們還為評(píng)職稱的專業(yè)技術(shù)人員提供了大量的人事檔案文件，為他們順利通過(guò)職稱評(píng)定提供了檔案服務(wù)。

二、高速公路檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.檔案人員配備不足，素質(zhì)參差不齊。高速公路在建設(shè)管理過(guò)程中產(chǎn)生了大量的檔案資料，檔案管理工作十分繁重，但是受編制的限制，并且檔案管理并不是高速公路管理的核心業(yè)務(wù)，每個(gè)單位僅配備1到2名檔案管理員，而且大多數(shù)為兼職檔案員，沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過(guò)檔案知識(shí)，由于高速公路系統(tǒng)內(nèi)的檔案內(nèi)容大多屬于專業(yè)技術(shù)方面的，有自己獨(dú)立的內(nèi)容及分類整理方法，要求檔案管理人員是既要懂高速公路管理專業(yè)知識(shí)又要懂檔案管理知識(shí)的復(fù)合型人才。有限的管理人員滿足不了工作需求，影響了高速公路檔案的規(guī)范化管理。

2.檔案信息化水平不高，資金投入偏少。高速公路檔案載體形式多樣，檔案信息的種類和形式也逐漸豐富，傳統(tǒng)單一的檔案管理模式已經(jīng)滿足不了信息時(shí)代檔案工作的需求。而我省高速公路系統(tǒng)的傳統(tǒng)檔案資料數(shù)量龐大，檔案數(shù)字化建設(shè)無(wú)疑是一項(xiàng)艱巨的工程，檔案數(shù)字化過(guò)工程中所需要的管理軟件及其硬件設(shè)備，都需要更多的資金投入。

3.檔案意識(shí)淡薄，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。由于檔案業(yè)務(wù)非高速公路系統(tǒng)核心業(yè)務(wù)，長(zhǎng)期以來(lái)又缺乏宣傳，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，造成高速公路檔案管理工作難以開展。

三、解決問(wèn)題的對(duì)策

1.提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才。定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面、系統(tǒng)地培訓(xùn)，尤其要加強(qiáng)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)；其次，要進(jìn)行高速公路檔案管理必要的基礎(chǔ)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，完善他們已有的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，提高他們的專業(yè)技能，使他們具備扎實(shí)的理論知識(shí)，具備較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)、較強(qiáng)的責(zé)任感、較高思想覺悟水平。

2.完善高速公路檔案管理工作的各項(xiàng)制度。要加快高速公路檔案管理工作的有效開展，就必須盡快制定和完善一系列的工作制度。以青銀管理處為例，我們制定和完善了《高速公路檔案立卷歸檔制度》《檔案庫(kù)房管理制度》《高速公路檔案借閱利用制度》《高速公路檔案管理人員崗位責(zé)任制》《高速公路檔案管理人員四參加制度》等一系列檔案管理制度，管理制度中明確了管理人員的職責(zé)，形成問(wèn)責(zé)制，并加強(qiáng)管理人員間的相互監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中出現(xiàn)的漏洞并及時(shí)解決，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。

3.提高高速公路檔案管理工作信息化水平。要不斷強(qiáng)化高速公路檔案管理人員信息化意識(shí)，提高檔案信息化管理水平，并注重在檔案管理工作實(shí)踐中的應(yīng)用。現(xiàn)代技術(shù)條件下，信息化管理技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到不同領(lǐng)域、行業(yè)中，高速公路檔案管理信息化是必然趨勢(shì)，也是提高檔案管理與檔案服務(wù)利用效率的有效途徑。應(yīng)增加資金投入，配備計(jì)算機(jī)、掃描儀等必備硬件，應(yīng)用檔案管理軟件進(jìn)行高速公路檔案的收集、整理、保管、編研和提供利用，從而提高高速公路檔案的信息化管理水平。

4.充分利用業(yè)務(wù)外包，加快高速公路檔案數(shù)字化。2005年，國(guó)家檔案局制定了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，要求對(duì)紙質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。由于高速公路檔案載體數(shù)量繁多、形式多樣、存在較多大紙質(zhì)檔案，而專業(yè)人員的缺乏和資金的不足，就造成了高速公路檔案數(shù)字化的困難。檔案業(yè)務(wù)外包則可以有效解決這些問(wèn)題。檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)擁有檔案管理的專業(yè)水平，服務(wù)范圍規(guī)模化，工作效率高，成本低，因此，將高速公路檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)合理地進(jìn)行外包，不僅可以充分利用外部資源，使有限的經(jīng)費(fèi)效益最大化，而且也會(huì)大大加快高速公路檔案數(shù)字化步伐。

（作者單位：河北省高速公路青銀管理處 ）