對血站檔案管理的幾點思考

劉素珍

血站檔案是指血站在采供血和單位管理過程中形成的具有保存價值的文字、圖像以及電子信息數據等形式為載體的原始資料，不僅包含血站采供血過程中征詢、體檢、采血、檢驗、儲存、發放等信息的詳細文字和電子檔案，還包括了基建、文書以及科研等各種檔案。血站作為一個特殊的衛生單位，檔案管理有著自身的特點，血站檔案尤其是采供血檔案對于血站業務工作和血液信息的可追溯性具有非常重要的意義。隨著輸血事業的不斷發展，加強血站檔案管理水平就顯得更加重要和緊迫。

一、血站檔案管理的現狀和問題

1.血站檔案的管理還不規范。大部分血站還沒有專門的檔案室，一般都是行政辦公室兼管檔案，檔案管理人員多是兼職，還不能做到檔案收集齊全完整，并按照歸檔要求進行分類、劃分保管期限、組卷等。如《血站管理辦法》（暫行）第四章第三十一條規定：血源、采供血和檢驗的原始記錄必須保存。對于具體如何保存，保存哪些內容，沒有明確規定。采供血機構在獻血者檔案收集過程中還存在資料不全、填寫不規范、統計的口徑不統一等等問題。這些問題不僅影響無償獻血者檔案的管理質量，而且還會對檔案的利用帶來隱患，甚至引起醫療糾紛。

2.檔案信息化程度不高。我國大部分血站自2000年左右就著手開始使用計算機來輔助血站的檔案管理，檔案管理的信息化建設逐步完善，血站檔案管理信息化建設已經取得了初步的成果，但因資金、技術以及專業技術人員的影響，各地血站的建設情況較不平衡，檔案管理和信息化建設的發展緩慢，在資金和設備投入上嚴重不足，檔案管理達標率不高，行業沒有形成統一的管理標準。大部分血站檔案的管理還處于常態的檔案收集、整理、保存，對檔案信息資源的轉化利用、統計分析等應用程度還有待提高。尤其是對于業務工作的參考、指導和推進作用還不夠，導致大量的檔案信息和資源長期處于“休眠”狀態，有效價值得不到體現。

3.人員缺乏，管理重視程度不高。大部分血站都沒有專業檔案管理人員，并且由于血站檔案管理的特殊性，其檔案管理人員還需具備一定的采供血專業和信息化專業知識，所以檔案管理的專業人員缺乏、業務水平低下是血站普遍存在的問題。有的單位無專職檔案管理人員，有的是臨時指定的。另外，有些單位對檔案工作和檔案人員重視不夠，檔案管理人員缺乏系統培訓，適合血站特點的培訓進修機會較少，使得檔案管理人員業務水平不高。

二、血站檔案管理的思考

1.規范管理，建立血站檔案的標準體系。提高血站檔案管理工作必須有嚴格的標準和制度做保證，針對目前血站系統檔案管理的現狀，要重點加強血站檔案標準化建設工作，建立一套適合血站工作特點的行業標準和制度體系，統一血站系統檔案管理模式，實現檔案管理一體化。必要時，可以將檔案管理體系納入到ISO質量管理體系，通過單位內外的質量管理審核，不斷地持續改進。在實際工作中，建立部門立卷，專兼職檔案員各司其職的工作格局，完善有效的血站檔案管理網絡，從最基層開始，確保血站檔案收集齊全、整理規范、便于檢索和提供利用。同時，要借助血站現有信息系統，建立、升級、改造血站檔案管理的信息化、網絡化管理系統。

2.注重應用，發揮檔案資源的潛在價值。要充分發揮血站檔案的參考、指導作用，發揮檔案資源在決策中的作用，加強對血站檔案信息資源的開發利用，有效推進血站的各項業務工作。血站檔案管理人員應該更新觀念，將檔案資源從“金屋藏嬌”向“物盡其用”轉變，從“重管輕用”向“管用結合”轉變，積極利用檔案資源，服務于單位中心工作，如利用歷年的采供血數據，分析各采血點、供血點的血液采供情況，找出其發展規律，提前安排采供任務，減輕血液淡旺季壓力；又如利用采血、制備的環節數據分析，發現質量控制點，減少血液的報廢和資源浪費。同時要緊緊圍繞血站的工作特點、專業特色，拓寬工作視野，拓展應用領域，開展深層次的編研工作，為單位領導工作決策和事業發展，提供有效的應用價值。

3.高度重視，加大檔案管理的各種投入。要實現血站檔案管理的規范化、專業化、現代化，關鍵在于各級領導的重視，關鍵在于規章制度的落實和檔案管理人員的責任心。首先血站各級領導要高度重視檔案工作，不斷優化血站檔案管理工作的內外部發展環境，加大檔案管理工作重要性和重要作用的宣傳力度，加強檔案管理各項制度的執行力和約束力，實現檔案工作與血站業務工作同規劃、同考核、同落實。其次要高度重視檔案人員的培養與引進，不斷提升血站檔案管理人員的專業素質。將檔案管理知識培訓列入單位繼續教育培訓項目，有計劃有步驟地開展檔案專業培訓。三是加大檔案管理資金投入力度。檔案管理的信息化、現代化離不開先進技術、先進設備的支撐，尤其需要在現代化檔案專業設備、檔案網絡技術管理、電子檔案、檔案快數字化方面的資金投入。

（作者單位：邯鄲市中心血站 ）