淺析供電檔案的信息化管理

李飛

[摘 ?要]當(dāng)前隨著社會的發(fā)展，我國電網(wǎng)規(guī)模迅猛發(fā)展，供電企業(yè)需要處理的各項事務(wù)越來越多，從而也就使得供電企業(yè)檔案管理工作也愈來愈繁瑣。現(xiàn)在社會已經(jīng)步入信息化時代，雖然我國供電企業(yè)也積極應(yīng)用了信息技術(shù)，但是在實際上由于供電企業(yè)檔案管理的方式已經(jīng)逐漸無法跟得上檔案管理工作的實際需求導(dǎo)致企業(yè)檔案的信息化管理效果并不明顯。有鑒于此，本文闡明了供電檔案信息化管理的基本內(nèi)涵，分析了當(dāng)前我國供電企業(yè)檔案管理存在問題，并提出了針對性的解決策略。

[關(guān)鍵詞]供電企業(yè);檔案管理;問題及對策

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）22-0071-01

0 引言

供電企業(yè)是我國國家行政機構(gòu)的重要構(gòu)成部分，他能否持續(xù)健康發(fā)展，對于保障我國管理機構(gòu)的平穩(wěn)運行至關(guān)重要。供電企業(yè)的檔案管理工作關(guān)系著各項重要信息資料的保存與管理，直接與供電企業(yè)的每一位工作人員和每一項工作都息息相關(guān)，因此檔案管理工作是非常重要的。

1 供電檔案信息化管理的內(nèi)涵

所謂供電企業(yè)檔案信息化管理即是指將信息技術(shù)運用到檔案的實際管理工作中，將之前的紙媒形式的檔案資料改變?yōu)殡娮有畔①Y料來記錄、存檔并實施管理，這樣可以極大地提升檔案資料的管理效率。通常情況下，檔案管理的信息化包括下面3個方面。

1.1 形式數(shù)字化

傳統(tǒng)的檔案資料管理方式基本上都采用的是紙張作為記錄媒介，這些資料在運用計算機技術(shù)對其處理后則會變成數(shù)字化的信息資料。在實際工作中，數(shù)字化主要有兩層含義：（1）將之前的紙質(zhì)檔案資料經(jīng)過計算機技術(shù)處理后變成數(shù)字資料進(jìn)行存檔;（2）積極踐行無紙化環(huán)境，盡可能的運用電子文檔來記錄各種信息。

1.2 傳輸網(wǎng)絡(luò)化

傳統(tǒng)的檔案管理工作基本上采用的都是面對面的交流或者服務(wù)，工作人員想要調(diào)用或者借閱檔案必須要親自到檔案室，效率非常低下。而采用信息技術(shù)管理檔案資料后，檔案資料就能夠以數(shù)據(jù)的形式通過互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行傳遞，使用檔案的工作人員能夠直接通過互聯(lián)網(wǎng)來申請，經(jīng)過管理工作人員審核后就可以通過互聯(lián)網(wǎng)將資料傳遞過去，這直接省去了管理人員親自到檔案室的過程，節(jié)約了大量的時間和精力，提升了檔案資料的管理效率。

1.3 檢索自動化

之前對檔案資料進(jìn)行檢索都是人工在檢索卡上來逐級查找的，隨著檔案資料的增加其工作效率越來越低。而現(xiàn)在應(yīng)用信息技術(shù)對檔案資料進(jìn)行管理之后，可以直接在在數(shù)據(jù)庫中搜索到想要尋找的資料，節(jié)省了大量的時間。

2 ?供電企業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

2.1 檔案管理工作制度不健全

伴隨著我國的發(fā)展，供電企業(yè)在我國國家治理過程中的作用也愈來愈重要。但是供電企業(yè)的檔案管理工作制度并沒有隨著其他各項工作的開展而進(jìn)行推進(jìn)，這就導(dǎo)致我國供電企業(yè)的檔案管理制度嚴(yán)重滯后，在某種程度上阻礙了該工作的有效開展。另外，有的工作人員無法抵抗金錢和名利的誘惑，他們會為了某種利益而私自對檔案信息進(jìn)行篡改，對行政供電企業(yè)造成重大損失。

2.2 供電企業(yè)管理人員對檔案信息化管理工作的重要性認(rèn)識不充分

供電企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員一般年齡都比較大，他們并沒有充分認(rèn)識到檔案信息管理工作的重要性，他們只是簡單地一位檔案信息只是一些日常信息的記錄，并沒有認(rèn)識到檔案信息對于供電企業(yè)將來發(fā)展的重要性，因此導(dǎo)致檔案管理工作的效果并不理想。長此以往，檔案管理工作基本流于表面和形式，幾乎沒有實質(zhì)性的進(jìn)展，造成了大量供電企業(yè)檔案信息的損壞和丟失，影響嚴(yán)重。

2.3 供電企業(yè)檔案管理工作人員信息化專業(yè)素養(yǎng)不足

當(dāng)前供電企業(yè)的信息管理工作已經(jīng)不僅僅局限于政策的性質(zhì)，而是一項關(guān)系著其能否正常發(fā)展的技術(shù)性工作了，所以，檔案工作管理人員的專業(yè)素養(yǎng)至關(guān)重要。但是，現(xiàn)在由于我國供電企業(yè)中檔案管理制度以及領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致檔案管理工作人員的受重視程度很低，有些供電企業(yè)根本沒有專職的檔案管理工作人員，而是由其他崗位的工作人員在兼任著，這就使得他們的專業(yè)素養(yǎng)水平較差，無法有效的完成檔案管理工作。

2.4 事業(yè)單位檔案管理的軟硬件跟不上時代的發(fā)展

由于領(lǐng)導(dǎo)重視程度的不夠，導(dǎo)致供電企業(yè)對檔案管理工作的投入不足，因此隨著社會的發(fā)展供電企業(yè)檔案管理工作中的軟硬件設(shè)備已經(jīng)無法跟得上實際需求，信息化和電子化程度較差。這就導(dǎo)致很多現(xiàn)代化檔案信息資料收到了無法彌補的損傷，這對于供電企業(yè)的未來發(fā)展是非常不利的。

3 ?供電企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展思路

3.1 構(gòu)建完善的檔案管理制度

只有擁有了完善的制度才能夠確保供電企業(yè)檔案管理工作平穩(wěn)有序開展，因此，必須要構(gòu)建完善的檔案管理制度。（1）在充分了解供電企業(yè)檔案管理工作的實際情況下，構(gòu)建出科學(xué)的檔案管理制度;（2）檔案管理制度不但要對普通的工作人員進(jìn)行約束，而且還必須有對領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約束的條例，這樣才可以確保供電企業(yè)檔案管理工作的獨立性，從而有效確保檔案管理工作不會因某位領(lǐng)導(dǎo)的意志而發(fā)生改變;（3）管理制度中要分別設(shè)立明確的獎勵和懲罰制度，并在執(zhí)行過程中做到獎懲分明。

3.2 提升領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識

在供電企業(yè)中領(lǐng)導(dǎo)的決策對于各項工作有著決定性的影響，檔案管理工作也不例外。所以，要想提升檔案管理工作的有效性就必須增強領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度。在日常工作中，供電企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要不斷加強對檔案管理工作的認(rèn)識，提升對其重視程度，增加對檔案管理工作的人力、物力、財力投入，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，這樣才可以提升檔案管理工作的效果。

3.3 加強供電企業(yè)檔案管理工作者的信息化專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員是檔案信息的直接管理者，只有提升他們的專業(yè)素養(yǎng)，才能夠構(gòu)建出一支富有戰(zhàn)斗力的檔案管理團隊。在實際工作中，一方面要不斷引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，另一方面還要加強對已有人員的培訓(xùn)力度，提升其專業(yè)素養(yǎng)。

3.4 強化信息技術(shù)在供電檔案管理工作中的應(yīng)用

現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展速度日新月異，它的應(yīng)用極大的提升了人們工作的便捷性，檔案管理工作也是如此，因此，我們在實際工作中要大力推動現(xiàn)代最新信息技術(shù)在檔案管理工作中的運用，積極推行檔案管理工作的信息化和科學(xué)性，從而有效提升檔案管理工作的有效性。

3.5 加強信息技術(shù)軟硬件的投入

檔案管理的信息化只有在實現(xiàn)整個系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)上才具有更加明顯的優(yōu)勢，才可以全面的提升我國供電企業(yè)檔案管理工作的效率。而實現(xiàn)檔案管理的信息化與網(wǎng)絡(luò)化是需要依靠強大的軟硬件設(shè)備的，因此，電力企業(yè)要加大對軟硬件信息技術(shù)設(shè)備的投入，以便于為電力檔案的信息化管理奠定堅實的基礎(chǔ)和保障。

4 結(jié)束語

供電檔案資料是對電力系統(tǒng)運行情況的真實記錄，是一種非常寶貴的數(shù)據(jù)資料，它對于我國電力工作人員制定今后的電力系統(tǒng)發(fā)展規(guī)劃具有非常重要的意義。當(dāng)前，供電企業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問題極大地影響了該工作的正常進(jìn)行，也限制了檔案管理工作在供電企業(yè)管理過程中能夠起到的作用。在當(dāng)前供電企業(yè)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足實際需求的情況下，我們有必要對其進(jìn)行創(chuàng)新，以便于保障我國供電企業(yè)檔案管理工作的平穩(wěn)健康發(fā)展。

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