流動人員人事檔案管理與改革研究

郄波+王兆欣+賈大鵬

【摘 要】本文以人社部出臺的各項政策為依托，對流動人員人事檔案管理服務工作的內容特點進行了綜述，指出目前存在的問題，從提高我國社會公眾的人事檔案意識；及時、準確的豐富人事檔案內容；加快檔案服務的信息化進程；健全檔案管理制度，明確工作人員工作職責四個方面提出了改進建議，探索更高效的改革措施，以期改進目前人事檔案管理工作，實現就業服務部門的可持續發展。

【關鍵詞】流動人員；人事檔案管理；改革

人事檔案記載著一個人的個人經歷、人事關系、工作表現，記錄著各階段的獎勵處罰等個人資料，作為用人單位使用人才的主要載體和依據，直接關系到個人的切身利益。流動人員的人事檔案管理工作，對促進人才合理流動和市場化配置發揮了重要作用，是我國人事檔案管理工作中非常重要的一部分。

一、流動人員人事檔案管理服務的工作內容

新世紀以來，隨著經濟的飛速發展，人力資源市場日趨活躍，勞動力流動規模及速率有了極大提升，從而致使流動就業人員檔案管理工作的難度和強度都大為增加。總的來看，當前流動就業人員檔案管理工作主要包括以下幾項內容：

（1）檔案材料的收集與整理工作。人才流動服務機構及時收集人事檔案材料，將存檔人員的德能勤績、科技創新以及人事調動、任免、獎罰等情況填入檔案中，不斷充實檔案內容。

（2）檔案的保管工作。人才流動服務機構須配備防火、防潮、防蟲、防盜的專用檔案庫房，檔案放在鐵制的檔案柜內，并定期進行檢查，確保檔案存放的安全性。檔案庫房、閱檔室與辦公室分開，加強檔案管理信息化的建設，盡快實現檔案管理的現代化。

（3）檔案的轉遞與接管工作。隨著流動人員數量的逐年增加，檔案的流動也越來越頻繁，嚴格按照有關規定程序進行流動人員人事檔案轉遞與接管工作，簡化轉遞流程，確保檔案安全。

（4）檔案的服務與利用工作。就業服務部門提供檔案的查詢、政策的通知等服務，還肩負著流動人員的培訓及再就業的職責，有針對性的利用檔案，開發人力資源，解決就業問題，為社會建設做出更大的貢獻。

二、流動人員人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案意識薄弱

隨著我國市場經濟的發展，隨之而來的是人才的大量頻繁流動，由于受知識水平和當地有關部分宣傳力度的影響，廣大群眾尤其是流動人員，認為人事檔案與個人利益沒有關系，近些年來，“棄檔”越來越多，對流動人員工齡計算、戶口掛靠、職稱評定等造成直接的影響，同時增大了檔案管理部門工作，不利于社會對流動人員的開發與利用；部分私人企業對員工檔案管理缺乏重視，并未安排足夠的財力、人力負責這項工作。

（二）人事檔案內容信息量不足

流動人員人事檔案包括多項內容，如學歷職稱、履歷、合同、職務任免等材料。流動人員工作、住址變動相對頻繁，給信息的收集帶來了困難，加之工作單位更重視經濟利益，忽視在崗、離崗員工的檔案轉遞和移交工作，造成檔案信息的變動不能及時歸檔。

（三）人事檔案管理單位軟硬件配備有待加強

近年來，國家召開了一系列的檔案工作會議，制定了一定的工作規程，但是仍有部分地區的人事檔案管理方式還是停留在保管紙質檔案的層面，存在占據空間大，查閱不方便，工作效率偏低，容易產生差錯等問題，即使是已經使用了部分信息化技術參與到人事檔案管理過程中，也往往會因為技術不兼容、安全有風險等原因使檔案管理信息化無法發揮其更為積極的作用。

流動人員數量逐年增加，檔案管理任務相當繁重，而且在基層的檔案管理部門的工作人員有一部分是兼職，兼職人員其自身根本不具備檔案管理知識體系，對檔案管理工作力不從心。另外，當前大部分流動人員檔案庫硬件設備也不足，檔案庫房簡陋，缺乏必備的防水、防火、防盜等裝備。

（四）管理體制混亂，工作流程不規范

中組部、人事部制定的《流動人員人事檔案管理暫行辦法》明確指出：流動人員人事檔案管理實行“集中統一，歸口管理”。但是目前部分民辦人才交流中心、檔案服務公司等不具備獨立人事權的機構或單位，擅自接收和管理流動人員檔案，并收取高額費用，不僅導致檔案存儲和轉遞流程繁瑣，嚴重地擾亂了流動人員檔案管理的秩序，還損害了存檔人員的利益。

三、流動人員人事檔案管理改革的建議

（一）提高我國社會公眾的人事檔案意識

我國普通存在人事檔案意識缺乏的現象，不僅是存檔人員，還包括檔案部門工作人員，存在不求創新，態度死板的問題。一方面，要加大宣傳，利用目前便捷的通迅手段，提高人民群眾檔案意識，減少棄檔。另一方面，加強就業服務部門工作人員的職業道德和知識技能培養，提高檔案管理服務的水平，使流動人員都能找到合適的工作崗位，實現個人的最大價值，為我國社會、經濟、文化等各項事業的發展做出更大的貢獻。近些年，國家相繼出臺了一系列相關文件來督促檔案服務人員，工作人員的工作質量和工作效率都得到了普遍提高。

（二）及時、準確的豐富人事檔案內容

及時補充流動人員工作的變動、學習培訓經歷、獎懲處分等個人信息的變化情況，確保人事檔案內容豐富、真實。為了人才的合理利用，對檔案內容進行更新，盡可能多的反映個人專長、業務能力、職業道德等方面的情況；同時，為了適應新形勢的發展需要，根據存檔人員的名字、性別、學歷、工作經驗等信息，將檔案進行劃分與整理，建立多元化的查找途徑。

（三）加快檔案服務的信息化進程

傳統的人事檔案管理方法已跟不上時代的進步，利用信息化管理，可以有效地彌補傳統管理模式存在的諸多不足。目前，部分省份人力資源服務機構已實現聯網，流動人員在省內任意一家政府所屬的人力資源服務機構辦理開具證明、介紹信或調檔等有關事項，簡化了繁瑣的程序，而且不再需要本人來回奔波，也避免檔案轉遞過程中出現的問題；各級機構的微信公眾號也逐漸開通，流動人員可通過省市級人力資源服務中心官方網站和官方微信實現政策查詢、業務申請、證明打印等業務的辦理。

流動人員人事檔案管理信息化建設，還包括系統軟件的開發。聘請信息技術專業人員從事檔案管理軟件開發，實現檔案資料電子化、檔案管理現代化、檔案服務網絡化，減輕工作人員勞動強度，更為存檔人員的檔案查詢和轉遞提供方便。

（四）健全檔案管理制度，明確工作職責

依據國家政策，各級檔案管理部門要健全和完善人事檔案工作的管理制度，嚴肅處理工作中的弄虛作假、私自涂改、不按流程辦事等行為；對在檔案管理中不認真審查或審查不嚴的，視情節輕重給予批評教育，依據有關規定給予黨紀政紀處分，觸犯法律的，依法追究法律責任，并追究領導責任；對于工作不負責、業務能力低的工作人員要加強培訓與考核，必要時進行調崗甚至辭退。

四、結語

人事檔案服務管理工作是一件重要且難度很高的工作，隨著近年來一系列相關法律法規的不斷出臺，國家、省、市各級檔案管理部門積極推進人事檔案管理體制改革，我們基層服務人員在進行人事人才工作的同時也要不斷加以創新、總結和完善，促進流動人員人事檔案管理將逐步向規范化、制度化、信息化的方向發展，從根本上提高和改善流動人員檔案管理服務的質量。

【參考文獻】

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