高校行政管理中的組織溝通

溝通是組織的生命線。管理的過程，也就是溝通的過程。通過了解，整合各種資源，做到成本優(yōu)化提升產(chǎn)出，從而為組織和社會創(chuàng)造價值和財富。如果將組織比喻為生命體，那么溝通就是生命體內的血管，通過流動來給組織系統(tǒng)提供養(yǎng)分，實現(xiàn)機體的良性循環(huán)。溝通管理是組織管理的重要組成部分。現(xiàn)代高校的組織架構多為科層組織結構，這類結構形式在管理上有諸多優(yōu)點，可以使管理具有自上而下的權威，有權力的集權與分權[1]、有專業(yè)人員對應的職位分工，有詳細的規(guī)章制度保障，因此管理運行的效率是比較高的[2]。同時也存在弊病，各部門之間的橫向聯(lián)系和協(xié)作變得復雜和困難；隨著職能部門增加，會有功能重復/疊加，容易造成職責不明，陷入走形式的怪圈；科層組織的高效率是建立在其成員對組織行為和組織目標不承擔任何個人責任的基礎上的，組織成員的每一個人都只能對他所從事的局部工作承擔有限責任，容易導致組織成員對工作整體缺乏全面感，造成工作效率低下，服務質量下降。本文針對現(xiàn)代高校的組織架構的缺陷，從組織溝通方面入手討論解決存在的弊端，提高組織工作效率，加強部門間協(xié)作，提高服務水平。

一、組織溝通的定義、形式、特點

1.溝通的定義及重要性。溝通是為了某一個特定目標，實現(xiàn)人與人、組織與組織之間信息交流，從而達成協(xié)議的一個過程。組織內部溝通因組織架構的不同而呈現(xiàn)不同特點。但是許多管理人員認為溝通存在于工作的每一個環(huán)節(jié)，每天都在進行，就如同人類呼吸空氣般自然，因此對此沒有提起足夠的重視，導致組織溝通的進行不夠完善、高效。由此而導致的結果則是信息的不完善、扭曲，組織內部協(xié)作混亂，上下層掌握信息不對稱等問題。如何有效的改善組織溝通，提高組織運作效率，是當今信息社會背景下管理人員需要重視的問題。一般情況下，溝通由信息發(fā)出者、傳播渠道、接受者三部分組成。在溝通的整個過程中，由信息發(fā)布者組織信息準備溝通，通過特定渠道傳播有效信息給接受者，接受者接收信息，進行分析，然后將分析過后的的信息直接或者間接反饋給信息發(fā)出者。有信息的發(fā)出及反饋才算是完整的組織溝通，缺一不可。如圖1所示。

2.溝通的幾種方式。

2.1正式溝通。正式溝通是指在正式場合發(fā)生的，有組織、有規(guī)則要求、有紀律約束的信息傳遞和交流。正式溝通一般目的明確，紀律嚴明。有助于節(jié)約時間和資源，具有保密性強，信息流失程度低的有點。但是速度受制，依照一定程序逐級逐層進行，容易公式化而失去靈活度。主要有上行溝通，下行溝通，平行溝通三種類型。

2.2非正式溝通。非正式溝通是指正式溝通之外的信息傳遞和交流，不受紀律、時間、場合約束的溝通渠道。包括小道消息，馬路新聞，私下交談等方式。具有內容廣泛，傳播速度快，內容容易失真的特點。

二、科層組織結構在溝通過程中的障礙

1.社會環(huán)境。社會環(huán)境是影響組織溝通的基本因素。不同的社會環(huán)境具有不同的文化價值觀念，這些價值觀念左右著溝通行為。其次，社會環(huán)境對組織溝通的影響還表現(xiàn)在社會技術進步所帶來的信息傳遞手段的變化。高校內部是一個小型社會環(huán)境，獨特的學術人文環(huán)境決定該組織內部溝通的獨特性。該組織的組成人群以學術研究者、教育工作者、學生為主，因此在溝通方法上，需針對不同人群采取不同的方式，才能有效的將信息傳遞，并得到相應的反饋。

2.組織結構造成的溝通障礙。組織結構是組織根據(jù)目標和任務，把組織劃分成若干部分，確定各部門的職責和職權，并進行合理人員配備。只有組織的各個層次、部門能夠協(xié)調與合作，組織才可以實現(xiàn)自己的功能。組織結構形式在某種程度上決定著組織的信息流動的渠道，而合理的組織結構有利于提高信息溝通的效率。

科層組織結構障礙的類型一般有兩種：層次太多，機構重疊。層次太多：管理層次是指領導縱向管理的層級數(shù)目。由于組織規(guī)模擴大，分工專業(yè)化，客觀上造成龐大的結構，管理層次增多。管理層次增多會造成信息過濾層次增多，增加了信息失真、信息遺漏的機會；而由于環(huán)節(jié)增加，信息傳遞時間過長，嚴重影響溝通的正確性和時效性。一般來說，組織的管理層次以三層為宜，五層為止。機構重疊：組織內部機構重復設置，部門太多，人員配備過量。管理人員職責難明，人浮于事，造成互相扯皮、互相爭執(zhí)的現(xiàn)象，彼此間需花費大量的時間和精力進行協(xié)調工作，導致信息傳遞效率降低。存在分工過細、部門設置太多、職能相同或者相近導致信息流通緩慢的情況。

3.渠道不當?shù)恼系K。不同的信息對于渠道選擇有不同的要求，真實的信息選擇了不恰當?shù)膫鞑デ溃蜁a(chǎn)生信息扭曲或者誤讀，導致組織溝通受挫或者受阻。在這其中，最常發(fā)生的是信息發(fā)送者依靠主觀想像來選擇溝通方式，或者是經(jīng)驗主義者慣用舊例，缺乏對實際情況的考量。有時候還會過于依賴正式溝通，忽視了非正式溝通的實用性，導致一些信息不能得到有效傳遞。

4.距離和時間的障礙。由于高校是一個獨特的社會環(huán)境，里面包括了行政工作人員，科研人員和學生，這三個群體從某種角度來說處于對立面，互相不了解各自的工作領域特點。由于這一種空間背景和社會背景差距，容易造成相互之間的誤解。 還有一種情況就是，信息傳遞的有效時間太短，導致信息傳遞過程中的時間壓力太大，讓信息傳遞者和接受者難以進行合理的溝通，導致信息誤解或者扭曲。

5.員工獨特個性障礙。對于不同的崗位特征，不同個性的員工也會對信息傳遞產(chǎn)生影響。同時對于不同性格的員工也需要不同的溝通方式。比如慢性子的員工和急性子的員工，對于信息傳遞的時間有效性和信息傳遞的完整準確性都有一定的影響。

三、如何保證組織溝通有效進行

1.確保組織溝通在平等的基礎上進行。無論是平級之間還是上下級之間，要做到相互平等，相互尊重，相互理解，才能進行有效溝通，才能如實傳遞完整信息，達到目標一致。具體需要從以下幾點著手：

1.1換位思考。站在對方的立場思考問題，將對方的利益與我方利益或者整體組織的利益相結合，謀求共同利益，不要過于強調個別的立場與觀點。

1.2主動關心。主動理解、傾聽溝通者的難處和不便，做到親切、友愛的溝通方式。

1.3民主交流。營造相互尊重的溝通環(huán)境氛圍，讓各方暢所欲言，并專心聽取各方意見后積極反饋。

2.要有統(tǒng)一明確的溝通目標。組織溝通是為了通過交流后達到共同的目標。因此確認各方的溝通目的顯得非常重要，否則會造成信息混亂，從而造成溝通誤差或者溝通失敗。具體首先需要明確己方的溝通目的，并且在溝通之前要思考清楚如何闡述可以讓對方有更加清晰的理解。其次是要認清對方的目標，正確認識對方的思想狀態(tài)、能力現(xiàn)狀對于溝通進程至關重要。

3.有效的組織溝通必須在溝通發(fā)生的有效時間內完成。明確溝通內容的時間節(jié)點，根據(jù)溝通者的個性特點調整己方的溝通方式，確保在有效時間內完成。

4.確立信息傳遞和反饋制度。對不同的信息分門別類，確立不同類別的信息的傳遞渠道及方式，同時確立所有的信息傳遞必須有所反饋。在確立信息傳遞渠道的同時，需要減少信息傳遞環(huán)節(jié)，拓寬渠道。保證信息傳遞的正確性和完整性，以及信息傳遞方式的多樣性。

5.設置綜合協(xié)調部門，由上層領導直接管理。針對一些關系復雜、意見較多的事務，各部門之間沖突較大、無法達成一致的，則需要該部門進行調查協(xié)調，必要時由上級（主管校領導或者分管校領導）組織協(xié)調會，一起參加組織溝通。·

作者簡介：巫穎琳（1986.07—）女。廣東人。碩士。廣東工業(yè)大學。科員。管理學。