淺析高校人事檔案規(guī)范化管理措施

摘 要：隨著社會的發(fā)展，高等教育愈發(fā)受到重視，全國高校已達到2 000所以上，同時高中畢業(yè)生每年進入到高校的多達幾十萬人，教師隊伍也相應不定期存在一定的變化，因此高校的人員流動相對較大。長期看來，國內(nèi)高校內(nèi)人事檔案的管理較為落后，許多高校仍停留于人工整理、紙版歸檔階段，工作僅停留于資料匯總及保存方面，這導致現(xiàn)階段國內(nèi)高校檔案管理過于死板，且不夠規(guī)范，無法充分發(fā)揮其作用，也未得到學校、教師及學生的廣泛關(guān)注。如今社會有著強烈的信息化和科技化趨勢，怎樣改善高校中人事檔案問題，做好管理工作是一個值得分析與思考的話題。

關(guān)鍵詞：人事檔案 規(guī)范化 管理

一、引言

高校人事檔案管理指的是對反映高校人才情況的人事檔案的管理，是高校工作的重要組成部分。近年來，由于人事制度、教育制度改革的不斷深化，高校人員流動頻繁，人事檔案管理的專業(yè)性和復雜性不斷提高。為了在選擇、培訓、使用和考核人才過程中實現(xiàn)科學合理地記錄跟蹤每一位教職員工的工作、思想等方面的狀態(tài)，全面考察高校教職工的綜合素質(zhì)，提高辦學質(zhì)量，改革高校人事檔案管理成為重要的內(nèi)容。在新的形勢下，堅持以科學發(fā)展觀為指導，以人為本的核心理念，積極推動高校人事檔案管理的深化改革。

二、高校人事檔案規(guī)范化管理的必要性

人事檔案記錄了一個人的發(fā)展腳步，影響著一個人的自身利益。就單位看來人事檔案則是聘用、調(diào)動、晉升及工資變動等許多方面的參考基礎(chǔ)。伴隨社會的進步促使更頻繁的人才流動，高校人才引進通過人事檔案可以更快捷、更具體地了解一個人，這充分地體現(xiàn)了人事檔案信息優(yōu)勢向人才優(yōu)勢的轉(zhuǎn)化，從而促進并推動了各大高校的健康發(fā)展。高校對人事管理制度的改革需要不斷進行檔案管理方面相關(guān)體制的完善，完善檔案管理方式，進而適應制度改革的腳步。以往人事檔案管理工作偏重政治性服務，目前則要偏重服務高校的教育工作發(fā)展和高校科研工作進步；過去更看重人才政治經(jīng)歷，當前更看重人才品德、勤奮、能力、廉潔的品質(zhì)，為黨及國家培育和甄選人才提供有力參考。伴隨時代發(fā)展，不斷完善和擴充高校的人事檔案，將為高校的改革與進步提供價值性服務。

三、高校人事檔案管理存在的主要問題分析

1.檔案資料不全，內(nèi)容單一。就檔案歸檔內(nèi)容看來，檔案資料無法系統(tǒng)全面反映一個人的真實情況與進步潛力，檔案資料收集不全，資料內(nèi)容歷史性強、現(xiàn)實性差，政治性強、業(yè)務性差，不夠全面、系統(tǒng)和連續(xù)性，在很大程度上降低了檔案利用價值。具體的表現(xiàn)有：一、檔案資料記載注重政治面貌、履歷、學業(yè)、職稱和工資等問題，缺少能夠反映業(yè)務水平和績效的資料；二、考核和鑒定資料大部分是空洞的術(shù)語統(tǒng)一格式的鑒定，缺少能夠系統(tǒng)反映品德、勤奮、能力、廉潔的資料，無法體現(xiàn)一個人個性化特點。就收集檔案的范圍看來，還不夠全面和準確，例如教職工的工作成績和表現(xiàn)，學生民主評價、業(yè)績考評、專業(yè)能力考核，科研成果、論文發(fā)表、獲獎情況等。在人事檔案當中，如果缺少以上真實、系統(tǒng)的資料，高校的人事檔案會缺少本源性信息功能。

2.存在一定的造假現(xiàn)象。高校人事檔案的作假源于文憑作假或者當事人欺詐。第一，當某些人為謀取某些利益而又受到條件和資格限制的時候，就會想辦法在高校人事檔案上打主意。第二，從目前社會大環(huán)境來看，社會上還有很多所謂的高校變相頒發(fā)假文憑。而這些檔案中的學習成績、所取得的學歷和學位都要被以后的單位或組織考慮，比如當晉升、評職稱、轉(zhuǎn)正的依據(jù)之一。高校里還有各種各樣的速成培訓班，有的根本沒有認真組織考試，有的干脆不用考試，只要交錢就能給發(fā)成績單和合格證。這些假的檔案材料掩蓋了造假人的真實情況，使得高校人事檔案混亂。

3.管理方式落后，資源整合困難。在目前許多高校的檔案管理過程中，仍然以傳統(tǒng)手工檔案歸檔方式為主要的管理手段，并且在人事檔案管理的過程中，比較重視檔案實體形式。即使目前高校已逐步加快信息化管理進程，但是檔案信息化進程仍然處在初級發(fā)展時期，不但還未實現(xiàn)檔案整體全文錄入與掃描工作，且人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)還不夠完善。管理方式落后，導致高校人事檔案資料在歸檔時很容易出現(xiàn)一些錯誤，與此同時落后的人事檔案管理手段對當前各高校檔案管理的工作量越來越大，工作人員也越發(fā)面臨更強的檔案管理工作壓力。基于此，各高校加快信息化人事檔案管理工作迫在眉睫。

四、完善高校人事檔案規(guī)范化管理措施

1.增強人事檔案信息收集工作。檔案資料收集是人事檔案管理工作核心，應根據(jù)新型人力管理思想來擴充檔案管理的內(nèi)容。人事信息檔案吸引力和競爭力通常由數(shù)據(jù)存儲量和檔案詳實性、完整性決定；人事信息檔案不但可以明確反映個人的思想狀態(tài)和政治思想，與此同時對個人工作技能和熱情及興趣愛好等均有一定的體現(xiàn)。要保證把個人不同階段不同方面資料信息完全收錄至檔案中，人事信息檔案資源開發(fā)和運用到最大化。在目前時代背景下，對一個人的評價角度和方法越來越趨向多元化，在收集人事信息檔案資料過程中要進行內(nèi)容適當擴展，促使人事信息檔案可以更全面、更系統(tǒng)地反映一個人的真實面貌。新時期開展檔案信息的收集要在原先被動地接收信息的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)主動收集信息，將定量和定性相結(jié)合，進而促進人事檔案的使用價值可以得到有效提升。

2.杜絕資料作假問題。檔案資料收集的一項重要工作內(nèi)容就是把好資料源頭關(guān)及做好資料鑒定工作。高校人事檔案管理人員要堅持實事求是的基本原則，做到絕對遵從事實。高校內(nèi)人事檔案資料所收納的內(nèi)容要求必須與實際相符合，不能出現(xiàn)前后不一致或是內(nèi)容模糊的現(xiàn)象。這要求人事檔案管理人員在工作過程中做好把關(guān)。首先要嚴把材料入門關(guān)，要做到入檔資料親自調(diào)查并核實無誤，查驗真?zhèn)危龊觅Y料初步的認定，仔細把握材料的鑒定工作，避免假文件資料的出現(xiàn)。另外，我國所有高校、有關(guān)主管教育的部門要實施有效措施，高度執(zhí)行國家教育部學籍管理相關(guān)規(guī)定，嚴格把好入學程序這一關(guān)。尤其是繼續(xù)教育者，需單獨建立學籍檔案管理機構(gòu)，做好教學質(zhì)量和學習質(zhì)量的監(jiān)管，幫助繼續(xù)教育人員保質(zhì)保量地完成繼續(xù)教育學業(yè)目標。學校要堅持對每位學生學習負責任，對社會發(fā)展負責任，對國家進步負責任，從制度方面防范出現(xiàn)假文憑，確保高校教育質(zhì)量和學籍、畢業(yè)證書、學位證書的真實有效。

3.創(chuàng)新管理方式。并實現(xiàn)集中管理模式的構(gòu)建。首先，在管理方式上，要求高校要積極的引進信息技術(shù)手段，通過對現(xiàn)有信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作的進一步更新與完善，來實現(xiàn)檔案管理的信息化操作，以在降低檔案管理人員工作壓力的同時，確保檔案的完整與真實性，為最大化發(fā)揮出檔案信息資源價值奠定基礎(chǔ)。其次，在管理模式上，要逐步構(gòu)建出集中化管理模式，建立相應的管理職能部門，規(guī)范劃分各職能部門，以綜合管理的形式來實現(xiàn)對檔案的集中化管理，以強化管理效率，并提高檔案信息資源的利用率。

五、結(jié)語

綜上，人事檔案管理在各高校事業(yè)發(fā)展過程中處于基礎(chǔ)和關(guān)鍵地位，其重要性不可忽視。堅持維護高校人事檔案真實性與完整性，確保人事信息檔案嚴肅性與安全性，檔案信息方便、快捷利用是檔案工作的責任和目標，也是高校人事檔案管理創(chuàng)新的必然要求。

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