談備案制基本建設工程檔案管理體會

摘 要：建筑工程檔案是工程建設的重要組成部分之一，是對工程建設全過程的文字、圖表、聲像等各種形式歷史記載，也為今后項目運行、管理、修繕、改造等工作提供了可靠的依據，因此做好建筑工程檔案管理工作非常必要。

關鍵詞：基本建設 資料收集 檔案管理

2004年以前基本建設項目無論投資主體均采用審批制，審批制在我國產業布局初期發揮了一定的積極作用，但隨著市場經濟的發展，審批制的一些弊端開始顯現。根據2004年《國務院關于投資體制改革的決定》精神，不久出臺了《政府核準的投資項目目錄》，該《目錄》明確投資項目分審批制、核準制、備案制三種。

2011年上海市生物醫藥科技產業促進中心根據功能定位為上海地區生物醫藥產業提供綜合配套服務的要求，決定在上海市浦東新區張江高科技園區建設中試孵化平臺擴建項目，該項目采用備案制，檔案資料按《上海市浦東新區建設工程竣工檔案編報手冊》要求整理歸檔。現就該項目基本建設工程檔案管理重要性，資料收集，歸檔展開論述。

一、基本建設工程檔案管理的重要性

基本建設工程檔案是指在規劃、建設及其管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。是項目建設全過程的原始、真實記錄.是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫。在工程建設過程中會形成各種各樣的文檔材料、有建設前期、招標階段、施工過程記錄、竣工驗收等資料。這些資料全面反映了整個工程建設的詳細情況，對工程質量評定、工程竣工后的管理和運行維護等，都具有重要的利用價值。認真做好工程檔案管理工作是非常重要的，這就要求：

1.工程檔案管理人員要熟悉基本建設程序和內容，從項目立項開始直至竣工驗收要全程跟蹤是做好建筑工程檔案管理的重要基礎。

2.工程檔案管理人員要參加專業理論學習和培訓。

3.制定工程檔案管理相關制度，明確項目各參建單位工作職責。

4.加強對檔案工作的集中統一管理、是建筑工程檔案齊全、完整、規范的重要保證。

二、備案制工程建設檔案資料的收集

1.項目前期資料。首先收集資料有《企業投資項目備案申請表》及投資主管部門下達《企業投資項目備案意見》，市測繪院《地形圖》，《項目環境影響報告書（表）》及環保部門下達《審批意見》，規劃土地部門頒發的《土地使用證》及《建筑工程規劃設計要求通知單》，建設管理部門下達《建設工程報建表》及IC卡。勘察、設計階段的主要收集資料，設計、勘察單位按《建筑工程規劃設計要求通知單》及建設單位功能型要求完成的設計方案和項目工程勘察報告，設計方案通過相關部門審核后進行總體文件的設計，總體設計文件完成并征詢規劃、環保、消防、衛生、安監、防雷、抗震、人防、綠化、交警、供水、供電、供氣、通訊等部門的意見及工程設計文件審查管理事務中心出具的《征詢意見匯總》。根據要求委托第三方編制項目的《衛生學、職業病危害預評價報告書》并通過相關部門審核，設計單位編制的《職業病防護設施設計專篇》。項目的設計施工圖，工程設計計算書、工程概算及工期的編制資料及《施工圖設計文件審查備案證書》、《施工圖設計文件審查合格證》。

上述資料齊全后向規劃部門辦理領取《建設工程規劃許可證》，此證是項目建設工程的法律憑證，是后續開展工程招標、施工許可、安全質量監督、竣工驗收、檔案驗收、房地產證辦理的重要憑證。

2.招標階段資料。項目IC卡是辦理項目設計、勘察、監理、施工招標及后期的竣工驗收等有了唯一身份信息。先辦理設計、勘察單位招標工作，待取得《建設工程規劃許可證》后辦理施工、監理單位的招標工作。主要收集的資料為招標項目的投標總價、招標文件、招標總結報告、回標分析、施工備案資料、中標通知書、投標書（商務標、技術標）。

3.施工階段資料。施工階段資料又分開工前資料、開工過程資料。開工前收集資料有《建筑工程施工許可證》，《建筑垃圾和工程渣土處置證》，施工圖設計交底會議紀要。施工場地“三通一平”、臨時設施搭建方案的審核。規劃道路紅線、地塊定界測量成果報告以及控制測量、開工放樣測量技術成果報告，灰線核驗單，施工方案、樁位開工報告的審批，建設工程安全質量監督申報表。開工過程需收集的資料很多，其主要工作由施工單位和工程監理單位負責編制，將符合有關規定的資料提供給建設單位。

3.1施工單位主要收集的資料（技術文件材料）。

（1）樁基工程。資料有鉆孔灌注樁開孔通知書、成孔原始記錄表、成孔驗收記錄，鋼筋籠制作隱蔽驗收記錄表、鋼筋籠吊放記錄表，水下混凝土灌注記錄表、混凝土配合比通知表、混凝土配合比報告、混凝土質量證明書、商品混凝土出廠質量證明書、混凝土坍落度測定記錄，鉆孔灌注樁施工記錄、樁位軸線、標高、偏差記錄表，混凝土、灌注樁（鋼筋籠）工程檢驗批質量驗收記錄表、混凝土灌注工程檢驗批質量驗收記錄表、工程質量一般事故報告、施工日記、施工小結、樁基分部工程質量驗收證明書、地基與基礎分部工程質量驗收記錄、開工竣工報告等。

（2）建筑、結構。資料有地基驗槽記錄、建（構）筑物測量復核單、建（構）筑物沉降觀測成果、垂直測量記錄表，隱蔽工程驗收記錄表、工程技術復核單、施工現場質量管理檢查記錄、混凝土澆灌令，潑水檢查記錄表、樓地面管道盛水記錄表、屋面天溝蓄水、四周淋水試驗檢驗記錄表、工程質量一般事故報告、工程質量重大事故報告、工程質量保修書、施工日記，商品砂漿質量說明書、沙漿試塊抗壓強度試驗報告匯總表、砂漿試塊抗壓強度統計評定表，商品混凝土試塊抗壓報告匯總表、混凝土試塊非數理統計評定表、混凝土同條件養護試塊抗壓強度報告匯總表、混凝土同條件養護非數理統計評定表、混凝土抗滲試驗報告匯總表、混凝土配合比通知匯總表、混凝土配合比報告、混凝土質量證明書匯總表、混凝土質量證明書匯總表、混凝土坍落度測試記錄等。鋼材質量證明書、焊接材料質量證明書、鋼筋焊接試驗報告匯總表、鋼筋焊接試驗報告匯總表、砌體質量證明書、復試報告匯總表、砌體材料質量證明書、門窗質量證明書、防水材料質量證明書、玻璃質量證明書、外墻屋面保溫隔熱材料質量證明書、特種門產品質量證明書、輕鋼（鋁合金）龍骨產品質量證明書、面磚產品質量證明書、涂料產品質量證明書、施工日記、施工小結、主體結構分部工程質量驗收記錄、建筑屋頂分部工程質量驗收記錄、裝飾裝修分部工程質量驗收記錄等。

（3）給排水。資料有給排水管道材料、管配件質量證明書，閥門調試、管道系統壓力試驗、管道沖洗（通水）、衛生潔具滿水、排水管道通球（通水、灌水）、非承壓設備灌水、管道系統調試、隱蔽工程驗收記錄表、施工日記、施工小結、給排水分部工程質量驗收記錄等。

（4）電氣（含弱電）。資料有電氣導管質量證明書、電纜橋架、線槽質量證明書、導線、電纜質量證明書、照明燈具質量證明書、照明開關、插座質量等證明書，電纜（線）敷設絕緣測試記錄、接地裝置施工檢查測試記錄、建筑物照明通電試運行檢查記錄、低壓電氣動力設備試驗和試運行施工檢查記錄、低壓開關柜試驗記錄、隱蔽工程驗收記錄表、施工日記、施工小結、建筑電氣分部工程質量驗收等記錄。

（5）空調。資料有產品質量證明書、保溫材料檢驗報告、防火閥、消防排煙風機檢驗報告、風管漏光檢測記錄、風機、空調機組單機試運轉記錄、空調系統測試記錄、隱蔽工程驗收記錄表、施工現場質量管理檢查記錄、工程觀感質量檢查記錄、施工日記、施工小結、空調分部工程質量驗收等記錄。

（6）電梯。資料有設備開箱檢查記錄、產品合格證、設備明細表、安裝說明書、安裝過程自檢、互檢記錄、絕緣電阻測試記錄、調整試驗報告、空載、滿載、超載試運行記錄、施工日記、施工小結、電梯安裝分部工程質量評定表及電梯安裝質量等級核定書等。

（7）室外總體。室外總體主要有雨、污水管道、道路、路燈、室外消火栓及管道、電力（弱電）管線等。資料有水準點放樣、復核記錄，基準線放樣、復核記錄，控制點放樣、復核記錄，土壤密度、含水量試驗、壓實度試驗報告，三渣擊實、壓實度試驗報告，管道質量說明書、雨、污水構筑物各主要部位實測高程、雨、污水管道閉水檢驗記錄，隱蔽工程驗收記錄表、工程質量一般事故報告、工程質量重大事故報告、總體分部工程質量驗收等記錄。砂漿、商品混凝土、鋼筋資料要求與建筑、結構分項工程類同。路燈、電力（弱電）管線資料與電氣（弱電）分項工程類同，室外消火栓及管道資料與給排水分項工程中給水資料類同。

（8）綠化。資料有施工圖設計交底會議紀要、施工方案報審、開工報告、苗木清單、隱蔽工程驗收記錄表、施工日記、施工小結、綠化工程質量核驗證明等。

（9）竣工圖。竣工圖是用圖表形式結合簡潔的文字說明來真實、準確地記錄建筑物、構筑物最終狀況的一種技術文件，這種方式是一種特殊的表達語言。應以通過審查的施工圖（蓋審圖章）編制竣工圖，必須按圖紙規范和修改規定進行編制。

竣工圖主要分結構、建筑、給排水、電氣（含弱電）、空調、工藝設備安裝、總體（道路、綠化）等。

3.2監理單位主要收集的資料。資料有工程監理大綱、工程監理規劃、監理細則、圖紙會審紀要及設計變更單、監理工程師通知單、簽發開工報告、各分包單位資格審查，對樁基、基礎、主體結構、屋面、裝修、水電安裝、暖通、室外總體、綠化報驗申請資料審核，各分項工程材料質量證明報審、隱蔽工程驗收資料審核，施工測量核驗、材料檢測現場取樣，每周工程例會會議紀要、工程監理日記、安全日記、監理工作、安全工作月報、監理工作總結等

3.3建設單位主要收集的資料。施工過程中所使用商品混凝土、商品砂漿、鋼筋等建筑材料、樁基質量及載荷按有關規定進行材料及性能檢測，其檢測工作由建設單位委托有資質的第三方。資料有混凝土試塊抗壓強度檢測報告、混凝土試塊數理統計評定表、混凝土抗滲性能試驗報告、

混凝土抗壓、混凝土抗滲性能、混凝土非破損檢測報告，商品砂漿、鋼筋原材料、鋼材機械連接力學性能、鋼筋焊接力學性能、主體結構拉拔、混凝土強度非破損、主體結構、鋼筋保護層厚度、樓板厚度、墻體材料、防水卷材、防水涂料、門窗、特種門、排水管、外墻屋面保溫隔熱材料、面磚、輕鋼（鋁合金）龍骨、石膏板、涂料有害物質、裝飾材料膠粘劑有害物質等材料的檢測報告

樁基成孔質量檢測報告、樁基靜載荷試驗報告、樁基低應變檢測報告，回填土密度（環刀法）測定報告、土樣擊實檢測報告、樓板厚度檢測報告、鋼筋保護層厚度檢測報告等。

4.竣工驗收。項目前期總體設計文件涉及規劃、環保、消防、衛生、安監、防雷、抗震、人防、綠化、交警等部門審查意見，這些部門在項目竣工后均應出具項目驗收意見。主要資料有防雷裝置竣工驗收意見書、工程設計變更審查意見備案表、建設工程竣工驗收消防備案受理憑證、建設工程竣工驗收備案證書、建設項目竣工環境保護驗收監測報告、建設項目環境保護驗收的審批意見、項目衛生竣工驗收的審核意見、職業病防護設施竣工驗收意見、綠化配套驗收證明單、機動車停車場（庫）項目竣工驗收意見、建設工程竣工檔案檢查結論單、建設工程竣工規劃驗收合格證、國有建設用地土地核驗合格證明、城市建設檔案移交接收單、建設項目（工程）檔案驗收合格證等。

5.各類合同。主要資料有設計合同及設計合同登記表、勘察合同及勘察合同登記表、監理合同及監理合同登記表、施工總包合同及施工總包合同登記表，環境影響評價、衛生學、職業病預評價、職業病防護設施設計專篇、衛生學、職業病驗收評價、項目全過程測繪等技術服務合同，施工圖設計文件審查、招標代理委托、工程造價咨詢、工程（樁基、建筑材料）檢測等合同，房屋面積測繪委托協議及其他與工程相關的合同、協議等。

三、備案制工程建設檔案資料的歸檔

檔案資料歸檔應準備2套，1套移交給政府部門的城建檔案管理信息中心永久保存、1套建設單位自行保存。歸檔材料一般為原件，內容應符合國家有關項目勘察、設計、施工、監理等方面技術規范、標準和規程，并且內容真實反映工程項目竣工時的實際情況和建設過程，做到圖物相符，技術數據準確可靠，簽字手續完備。材料中的文字材料采用A4幅面紙張加蓋頁碼號，竣工圖紙采用國家標準圖幅，圖紙一般采用藍圖。組卷應該按基本建設的程序形成，保持卷內文件的有機聯系。當一個工程項目由多個單位工程組成時，工程材料應該按照單位工程組卷。本工程根據有關規定和城建檔案管理信息中心的要求組卷，按不同類別分前期文件、勘察設計文件、監理文件、施工文件、安裝文件、綠化文件、竣工文件、竣工圖8大類。

1.前期文件。項目備案、項目報建、項目選址用地、規劃設計要求、用地許可證、規劃許可證、相關部門的審查意見等25個方面的資料。

2.勘察設計文件。總體設計文件征詢意見匯總、工程勘察報告、工程設計計算書、施工圖設計文件審查備案證書、施工圖設計文件審查合格證。

3.監理文件。工程監理大綱、監理規劃、監理細則、會議記錄（每周例會、圖紙匯審、設計交底等）、技術核定單、質量評估報告、監理工作總結。

4.施工文件。樁基部分資料有施工合同及預算、分項工程質量驗收證明書、開工竣工報告、施工圖設計交底會議紀要、樁位定位放線記錄、鉆孔灌注樁鋼筋籠吊放記錄表、混凝土、鋼筋及焊接質量驗收記錄表、隱蔽驗收記錄表、樁位軸線、標高、偏差記錄表、施工小結，樁基成孔質量檢測報告、樁基靜載荷試驗報告、樁基低應變檢測報告等。建筑結構資料有施工合同及預算、分項工程質量驗收證明書（基礎、主體、屋面）、開工竣工報告、施工圖設計交底會議紀要、地基驗槽記錄、建（構）筑物測量復核單、建（構）筑物沉降觀測成果、垂直測量記錄表，隱蔽工程驗收記錄表、砂漿混凝土、鋼筋及焊接質量驗收記錄表及強度試驗報告、各類材料的檢測報告、隱蔽驗收記錄表、工程質量一般事故報告、工程質量重大事故報告、施工小結。

5.安裝文件。安裝工程涉及給排水、電氣、弱電、空調、電梯資料主要有施工合同及預算、分項工程質量驗收證明書（給排水、電氣、弱電、空調）、各分項開工竣工報告、施工圖設計交底會議紀要、隱蔽工程驗收記錄表、檢驗測試記錄、調試試驗記錄、系統調試報告及電梯安裝質量等級核定書等。

6.綠化文件。施工合同及預算、綠化工程質量驗收證明書、開工竣工報告、施工圖設計交底會議紀要、工程內容核定單、施工小結。

7.竣工文件。相關部門對項目的驗收意見，主要有防雷裝置、環境保護、衛生、職業病防護設施、機動車停車場驗收意見，消防驗收備案受理憑證、工程竣工驗收備案證書、建設工程竣工規劃驗收合格證、國有建設用地土地核驗合格證明等。

8.竣工圖。圖紙按結構、建筑、給排水、電氣（含弱電）、空調、工藝設備安裝、總體（道路、綠化）分項工程組卷成冊。

四、結語

工程項目檔案的管理不僅僅是建設單位單方面的工作，它從形成、整理、審核到移交，需要建設、勘察、設計、施工、監理、設備供應及安裝等參建單位共同來完成，是一項需要密切配合的工作。

2015年7月該項目的工程檔案資料通過上海市浦東新區城建檔案信息管理中心驗收，取得《建設項目（工程）檔案驗收合格證》。

參考文獻：

[1]上海市浦東新區建設工程竣工檔案編報手冊 2000年10月.

[2]李秀紅，關于建設項目工程檔案管理的思考.工程與建設 2010（05）.

[3]鄧少新，檔案管理學.北京：中國人民大學出版社，1999.