檔案管理信息化發(fā)展趨勢(shì)探討

摘 要：信息化技術(shù)對(duì)于社會(huì)各方面的發(fā)展進(jìn)步具有良好的促進(jìn)作用，并且也被普遍應(yīng)用到眾多行業(yè)當(dāng)中。檔案信息管理是現(xiàn)代社會(huì)中眾多行業(yè)進(jìn)行開(kāi)展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要工作之一。檔案是對(duì)社會(huì)發(fā)展和歷史傳承進(jìn)行有效記載的重要手段，對(duì)于人類(lèi)的文明活動(dòng)能夠有效凝聚。檔案管理是現(xiàn)階段的重要工作內(nèi)容，對(duì)于記錄當(dāng)前社會(huì)的眾多信息具有重要意義。本文主要從檔案管理信息化的內(nèi)涵入手，分析實(shí)行檔案管理信息化的必然性，通過(guò)檔案管理信息化的概述，對(duì)于促進(jìn)檔案管理信息化良好發(fā)展的有效措施進(jìn)行詳細(xì)的分析和探討，從中能夠窺見(jiàn)到檔案管理信息化的良好發(fā)展趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 發(fā)展趨勢(shì)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)快速增長(zhǎng)，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和創(chuàng)新，信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸成為了現(xiàn)代社會(huì)眾多行業(yè)進(jìn)行發(fā)展的重要技術(shù)手段。隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理工作中開(kāi)始逐漸將信息化的處理技術(shù)融入在內(nèi)。檔案管理工作在隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的提高而不斷進(jìn)行創(chuàng)新和改革中。想要實(shí)現(xiàn)新型的管理方式，就需要檔案管理人員針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷地努力。傳統(tǒng)的檔案管理在實(shí)際進(jìn)行實(shí)施時(shí)，工作效率較低，容易造成檔案的流失，不利于檔案的存儲(chǔ)和應(yīng)用。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用程度越來(lái)越高，檔案管理工作中應(yīng)用信息化的技術(shù)，已經(jīng)成為了當(dāng)今社會(huì)開(kāi)展檔案管理工作的必然趨勢(shì)。

一、檔案管理信息化概述

1.檔案管理信息化的內(nèi)涵。檔案管理工作主要是將所需要進(jìn)行保存的信息、數(shù)據(jù)等資料進(jìn)行有效的存儲(chǔ)，其中重要的是要做好檔案的分門(mén)別類(lèi)工作，以便于檔案的尋找和應(yīng)用。檔案管理信息化主要是通過(guò)將檔案信息資料進(jìn)行數(shù)字化的操作和控制，以及對(duì)于檔案存儲(chǔ)過(guò)程進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的轉(zhuǎn)變，使其能夠在經(jīng)過(guò)系統(tǒng)性地有效加工之后，做好網(wǎng)絡(luò)的傳輸工作，從而對(duì)于檔案信息資源進(jìn)行合理有效地利用，針對(duì)信息資源做好資源的優(yōu)化配置工作，最終達(dá)到檔案信息資源共享的良好目的。檔案管理信息化主要是將原來(lái)的檔案管理工作，通過(guò)對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的綜合有效利用，盡可能地發(fā)揮檔案的有效作用，將檔案的管理工作做到最好。

2.實(shí)行檔案管理信息化的必然性。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷增長(zhǎng)和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的長(zhǎng)足進(jìn)步，我國(guó)目前各單位對(duì)于儀器設(shè)備的配備工作都越來(lái)越重視。各式各樣的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)以及掃描儀等，都成為了單位工作的標(biāo)準(zhǔn)配置。良好的硬件設(shè)備，為檔案管理向信息化方向發(fā)展提供了重要基礎(chǔ)。同時(shí)，實(shí)行檔案管理信息化還有著良好的軟件管理系統(tǒng)，這會(huì)為檔案管理工作做好前提準(zhǔn)備。檔案信息的收集、保管、整理等工作的順利進(jìn)行，都需要有良好軟件的重要參與。日趨完善的法律法規(guī)和相應(yīng)的管理機(jī)制，為實(shí)行檔案管理信息化工作提供了良好的管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理信息化需要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，衡量工作的具體進(jìn)行情況。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，能夠?yàn)樵鰪?qiáng)檔案管理工作的有效性發(fā)揮重要作用，其中檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求主要包括了統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)以及多項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)于衡量檔案管理工作的效率是一個(gè)重要標(biāo)尺。為檔案管理信息化工作的具體實(shí)施，設(shè)立一定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，能夠在很大程度上增強(qiáng)檔案管理工作人員的工作責(zé)任感，促進(jìn)檔案管理信息化的各項(xiàng)處理工作順利進(jìn)行。檔案管理信息化是對(duì)于保護(hù)傳統(tǒng)檔案的必然要求。將一些重要的檔案信息資源有效進(jìn)行保護(hù)，將會(huì)對(duì)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展起到良好的促進(jìn)作用。一些重要的檔案正面臨著自然老化的問(wèn)題，這對(duì)于文明的傳承十分不利。同時(shí)還存在著一些人為損害檔案的問(wèn)題，影響到檔案的有效保存問(wèn)題。通過(guò)信息化的處理技術(shù)，能夠在很大程度上避免這類(lèi)問(wèn)題，有效增強(qiáng)檔案的保護(hù)工作。檔案管理信息化主要是能夠?qū)n案的原件進(jìn)行有效保存，從而盡可能地延長(zhǎng)檔案原件的保管壽命，對(duì)于檔案的使用起到良好作用。同時(shí)，通過(guò)檔案信息化管理工作，有效降低了檔案的損失危險(xiǎn)，通過(guò)數(shù)字化的處理方式，能夠及時(shí)恢復(fù)一些已經(jīng)丟失的信息，這對(duì)于檔案保護(hù)工作來(lái)說(shuō)，具有極大的優(yōu)勢(shì)。

二、促進(jìn)檔案管理信息化良好發(fā)展的有效措施

1.逐步提高檔案管理工作人員的信息化意識(shí)。檔案管理工作人員是進(jìn)行檔案管理工作的直接參與者，這些相關(guān)工作人員的日常行為會(huì)直接影響到檔案管理工作的實(shí)際效果。檔案管理信息化已經(jīng)逐漸成為了檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢(shì)。想要在各個(gè)單位中的檔案管理工作中，將檔案管理信息化的工作貫徹到底，就需要眾多工作人員的積極配合。首先需要進(jìn)行的主要工作是，逐步提高檔案管理工作人員的檔案管理信息化意識(shí)。只有相關(guān)的檔案管理工作人員能夠充分認(rèn)識(shí)到，應(yīng)用信息化相關(guān)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的重要性，他們才能夠做好檔案管理信息化工作。大部分的檔案管理工作人員已經(jīng)習(xí)慣了原有的管理模式，對(duì)于新型的信息化管理檔案的方法不夠適應(yīng)，一時(shí)之間很難進(jìn)行有效的改變。因此，眾多單位、企業(yè)在進(jìn)行提高檔案管理工作人員的工作意識(shí)時(shí)，需要不斷提高對(duì)檔案管理工作的投入力度，加大對(duì)于先進(jìn)檔案管理設(shè)備的使用力度，這樣能夠在很大程度上逐步提高檔案管理工作人員的信息化管理意識(shí)。

2.建立健全完善統(tǒng)一的管理機(jī)制。規(guī)范的管理機(jī)制是促進(jìn)行業(yè)發(fā)展的重要前提保障條件，檔案管理工作也是如此。想要更好促進(jìn)檔案管理信息化工作的發(fā)展，就需要在各個(gè)單位、企業(yè)之間建立健全完善合理的管理機(jī)制，同時(shí)還要保證這個(gè)管理機(jī)制具有可行性。規(guī)范化的管理模式，能夠有效提高檔案管理人員的信息化管理意識(shí)，對(duì)促進(jìn)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力，豐富他們的信息化管理經(jīng)驗(yàn)具有重要意義。想要提高檔案管理信息化相關(guān)工作人員的積極性，也需要做好管理機(jī)制的建立工作。傳統(tǒng)的相關(guān)管理制度已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)今世界的發(fā)展潮流，只有不斷更新管理制度，才能夠使得整個(gè)檔案管理信息化工作過(guò)程當(dāng)中，煥發(fā)出新鮮活力。完善統(tǒng)一的管理機(jī)制是進(jìn)行檔案管理信息化工作的重要環(huán)節(jié)。檔案管理人員的相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，日常工作行為的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，都是管理機(jī)制中的重要組成部分。因而做好管理機(jī)制的建立工作，是眾多企業(yè)、單位的工作重點(diǎn)之一。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理信息化是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步的重要產(chǎn)物，能夠有效改變檔案管理工作中的一些工作內(nèi)容，使得檔案管理工作更為便利、有效。檔案管理信息化對(duì)于信息化的處理技術(shù)應(yīng)用程度較高，綜合應(yīng)用到了數(shù)字化的相關(guān)技術(shù)。將紙質(zhì)化的檔案管理有效轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒臋n案管理，不僅能夠?qū)⒁恍┎灰妆４娴臋n案原件做到有效保管，還能夠在很大程度上增強(qiáng)相關(guān)工作人員的工作效率。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和創(chuàng)新，檔案管理信息化還有著廣闊的發(fā)展前景，還會(huì)朝著更加標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。逐步提高檔案管理工作人員的信息化意識(shí)，建立健全完善統(tǒng)一的管理機(jī)制，對(duì)促進(jìn)檔案管理信息化朝著良好方向發(fā)展具有重要意義。

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