高效&簡捷兩相宜 玩轉Excel多條件查詢

愚人

很多報表都是使用Excel制作，在日常工作中常要對報表的一些信息進行多條件的查詢。比如某物流公司有多個中轉倉庫，現在需要統計發貨地為上海、收貨地為成都的發貨數量。這里就需要對收貨地、發貨地兩個條件進行查詢（圖1）。對于類似的多條件查詢，在Excel中我們可以使用函數法或者高級篩選來進行快速查找。

函數快速查找

Excel中有許多函數可以進行多條件的查詢，比如SUMPRODUCT函數，它可以對多個數組的數值進行求和。首先按提示在G2輸入函數“=SUMPRODUCT（（A2：A8="上海"）*（C2：C8="成都"）*（E2：E8））”，表示對A列（發貨地）、B列（收貨地）的數量（C列）進行求和，這樣我們只要在F2輸入需要查詢的描述，通過公式在G列就可以快速完成多條件求和的統計了（圖2）。

當然Excel中還有很多函數可以進行多條件的查詢。比如SUMIF函數，它可以對報表范圍中符合指定條件的值求和。在上述實例中我們是要對A列、C列中符合要求的倉庫進行發貨統計，這樣可以對原始數據稍微編輯一下，然后在F2（對應查詢A2：A8中的發貨倉）、G2（對應查詢C2：C8的收貨倉）輸入對應倉庫名，在G2（對A、C中符合要求的數據求和）輸入公式“=SUMIFS（E2：E8，A2：A8，F2，C2：C8，G2）”即可快速求和（圖3）。

類似的多條件查詢函數還有MAX函數、lOOkup函數、MIN+IF函數、INDIRECT+MATCH函數等，函數控們可以根據自己的實際需要進行選擇。

拒絕函數 使用高級篩選快速查詢

對于Excel多條件的查詢，使用函數可以快速進行查找。不過對于很多初學者來說，函數的熟練使用和理解還是有一定難度的。對于類似查詢，我們還可以直接使用Excel的高級篩選工具來進行快速查找。比如上例，需要統計的是上海發貨、成都收貨的數量，這樣我們只要以這兩個條件在工作表中篩選出合適的數據，然后再進行統計即可。

選中F1、G1、H1，在其中輸入和原表中相同的數據段，在F2、G2輸入需要統計的發貨倉和收貨倉，注意這里的字段一定要和原來的數據一致，這樣才可以進行篩選（圖4）。

單擊數據區域任意單元格，再依次單擊“數據一高級”，在彈出的“高級篩選”對話框中，方式選擇“將篩選過的數據復制到其他位置”（即將符合要求的數據提取出來，并將其復制到其他單元格），列表區域選擇A1：E9（即原來表格中的所有數據，符合條件的數據就是從中篩選），條件區域是選擇F1：G2（即需要統計的上海發貨和成都收貨兩個倉庫，使用這個條件從工作表中進行篩選），復制到選擇H1（即將篩選出來的數量排列在H列，方便后續進行統計），最后點擊“確定”（圖5）。

這樣工作表中所有上海發貨和成都收貨的數量會自動提取出來排列在H列，我們只要簡單使用求和方法進行最終統計即可（圖6）。顯然對于新手來說，圖形化的篩選操作要比運用函數更為簡單，而且篩選設置在Excel中都有詳細的文字解釋，更方便我們的使用。

當然Excel的高級篩選還可以用來進行更多的篩選，篩選關鍵是要根據實際需要設置好篩選條件。比如要在上表中快速找出每天發貨量大于5000的倉庫，首先在J1和J2輸入“數量”（這個數值一定要和F1的一致）和“>5000”，把這個作為篩選條件，在F1輸入最終篩選結果說明文字（可以任意輸入），G1、H1、11分別輸入“發貨倉”、“時間”、“數量”，把這個作為篩選范圍，即從原表中提取這些已知數據，復制到選擇G1：H1（圖7）。

同上，打開“高級篩選”對話框，其中列表區域選擇A1：E9，條件區域選擇J1：J2，復制到選擇G1：I1點擊“確定”后就可以快速將符合條件的倉庫篩選出來了（圖8）。