用活Excel內(nèi)置功能花樣保護(hù)文檔

技術(shù)宅

日常工作中，我們制作的Excel文檔在傳閱過(guò)程中經(jīng)常會(huì)由于其他員工的編輯導(dǎo)致數(shù)據(jù)出錯(cuò)。傳統(tǒng)簡(jiǎn)單的添加只讀保護(hù)常常無(wú)法很好地保護(hù)文檔安全，因?yàn)樗轻槍?duì)整個(gè)工作簿進(jìn)行保護(hù)，而有時(shí)候我們需要對(duì)某個(gè)工作表或者某些行列數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)。其實(shí)Excel還內(nèi)置很多組件可以用來(lái)對(duì)文檔進(jìn)行更為靈活的保護(hù)。

許看不許動(dòng) 將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為圖片

在Excel中最重要的元素就是各種數(shù)據(jù)，如果要保護(hù)自己的數(shù)據(jù)不被瀏覽者更改，直接將圖片“變?yōu)椤睙o(wú)法編輯的圖片是個(gè)很好的保護(hù)方法。不過(guò)并不是直接截圖，而是通過(guò)鏈接圖片的方法實(shí)現(xiàn)。比如一份原始的每日銷量統(tǒng)計(jì)表，因?yàn)閿?shù)據(jù)每天都在添加，現(xiàn)在要截取截止到今天的數(shù)據(jù)給上司查閱，就可以使用連接圖片的方法（圖1）。

選中A1→B31數(shù)據(jù)，右擊選擇“復(fù)制”，然后選中需要展示數(shù)據(jù)的單元格，假設(shè)為E1，選中E1右擊選擇“開始→粘貼→鏈接的圖片”（圖2））。

這樣在E1就會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)一張和A、B列數(shù)據(jù)完全一樣的圖片數(shù)據(jù)，由于這里顯示的是圖片，因此瀏覽者除了查看是無(wú)法進(jìn)行編輯的。不過(guò)這又是一張鏈接的圖片，它顯示的是引用=$A$1：$B$31里的數(shù)據(jù)，也就是說(shuō)我們只要在A1：B31輸入或者更改數(shù)據(jù)，那么這兒圖片里的數(shù)據(jù)也會(huì)同步更改顯示，但是瀏覽者又無(wú)法編輯，可以很好地保護(hù)原始數(shù)據(jù)不被瀏覽者更改（圖3）。

秘密勿看 重要工作表玩隱藏

在平常制作的一些文檔中我們經(jīng)常會(huì)在表格中保存一些比較機(jī)密的信息，如產(chǎn)品的出廠價(jià)格、研發(fā)代號(hào)、合作廠商等商業(yè)信息。文檔保存在檔案庫(kù)后，我們不希望一般瀏覽者看到這些信息，對(duì)于這些信息現(xiàn)在可以使用隱藏的方法進(jìn)行保護(hù)。

假設(shè)產(chǎn)品出廠價(jià)均保存在“出廠價(jià)格”這個(gè)工作表，在Excel中右擊該工作表選擇“隱藏”，這樣這個(gè)工作表就會(huì)自動(dòng)隱藏起來(lái)了。為了避免其他用戶再通過(guò)“取消隱藏”的方法顯示工作表，點(diǎn)擊“審閱一保護(hù)工作簿”，在彈出的窗口中輸入需要保護(hù)的密碼（圖4）。

這樣用戶就無(wú)法通過(guò)“取消隱藏”的方法顯示工作表了，因?yàn)檫@里的命令都變?yōu)榛疑脩糁挥型ㄟ^(guò)上述設(shè)置的密碼取消保護(hù)才可以顯示隱藏的工作表（圖5）。

使用保護(hù)工作簿的方法可以很好地保護(hù)隱藏工作表的安全，但是密碼記憶是個(gè)問(wèn)題。如果要徹底隱藏工作表而不需要記憶密碼，我們還可以通過(guò)VBA深度隱藏工作表。按下ALT+F11，打開VBA編輯器，在“工程”面板中選擇要隱藏的工作表如“出廠價(jià)格”，并在“屬性”面板中設(shè)置“Visible”屬性值為“2-xlSheetVeryHidden”（圖6）。

說(shuō)明：“Visible”屬性值-1、0、2分別代表可見、隱藏和絕對(duì)隱藏。比如設(shè)置為0-x1SheetHidden則為普通隱藏，可通過(guò)“格式→江作表→取消隱藏”取消隱藏工作表；“2-xlSheetVeryHidden'則為深度隱藏，需要顯示工作表時(shí)要同上進(jìn)入VBA設(shè)置，將其屬性再設(shè)置為-1才可以正常顯示。

局部保護(hù) 用活Excel的工作表保護(hù)

上述方法是對(duì)整個(gè)工作表進(jìn)行隱藏，很多時(shí)候上述機(jī)密數(shù)據(jù)可能保存在某些行列中，對(duì)于這類數(shù)據(jù)，我們可以通過(guò)隱藏特定行列的方法進(jìn)行保護(hù)。比如重要數(shù)據(jù)在B列，選中B列右擊選擇“隱藏”，這樣B列的內(nèi)容就自動(dòng)隱藏了（圖7）。

如果要顯示隱藏列，則選中A、C列，右擊選擇“取消隱藏”即可。同樣的，為了避免用戶使用這種方法顯示隱藏列，點(diǎn)擊“審閱→保護(hù)工作表”，然后按提示輸入保護(hù)密碼，這樣取消隱藏菜單就無(wú)法使用，可以更好地保護(hù)隱藏的內(nèi)容（圖8）。

當(dāng)然我們還可以根據(jù)自己的實(shí)際需要靈活使用“工作表的保護(hù)”，比如工作表中標(biāo)題欄大多使用固定格式，如果希望只是保護(hù)標(biāo)題欄的內(nèi)容不被更改（其他內(nèi)容可以編輯），可以執(zhí)行如下操作。

選中文件中所有單元格，右擊選擇“設(shè)置單元格格式”，在打開的窗口切換到“保護(hù)”標(biāo)簽，去除“鎖定”和“隱藏”前的勾選（圖9）。

返回工作表選中需要保護(hù)標(biāo)題欄的單元格，同上進(jìn)入單元格保護(hù)設(shè)置，勾選“鎖定”和“隱藏”選項(xiàng)。同上，點(diǎn)擊“審閱→保護(hù)工作表”，開啟工作表的保護(hù)。這樣該工作表的標(biāo)題欄將自動(dòng)保護(hù)，用戶試圖編輯的時(shí)候會(huì)被Excel拒絕，其他單元格則可以自由編輯，有效實(shí)現(xiàn)靈活保護(hù)（圖10）。