Word文檔 高效分合有高招

俞木發

在日常工作中，我們經常會遇到超大文檔和零散文檔，前者文件體積龐大，如果Word打開速度慢，就需要將其分離為較小的多個文檔；后者則文件太小，內容很分散，又有必要將其按需組合成一個較大的文檔。對于文檔的分離和組合，常規的方法是打開大文檔，選擇內容后另存為多個小文檔；或者打開多個小文檔，使用復制粘貼的方法組合為大文檔。除了這些傳統手段外，還有沒有更為高效的方法呢？

大型文檔 按需分離有高招

一些超大文檔，比如一些長篇小說文檔，如果連載內容很多，整個文檔的體積就變得很大，這樣打開加載的速度極慢，而且對于配置不高的機器來說很容易引起死機。對于這類文檔，我們可以使用VBA腳本進行自動分割。

首先在Word 2016中打開需要處理的文檔，假設文檔名稱為“大文檔”，接著按下Alt+F11組合鍵，打開VBA編輯器，選擇菜單“插入→模塊”；然后粘貼如圖所示的一段代碼（代碼下載地址為：http：//pan.baidu.com/s/1miuhDJq）（圖1）

鍵入F5運行，此時腳本會自動將原來的文檔按照一頁一個文件的方法進行保存，當看到“文檔分離結束！”對話框時，整個文檔的分離就完成了。現在打開原來大文檔的保存目錄，可以在其中看到很多個類似“大文檔1”、“大文檔2”這樣的小文件，每個文件內容是原來大文檔的一頁內容。現在打開這些小文檔是不是快多了（圖2）？

上述的方法只是將文檔按頁分離為小文檔，如果需要將文檔按照特定的章節分離，我們還可以使用Word的“拆分”功能完成。不過這要求文檔是按照標準目錄格式撰寫文檔（常規文檔需要自行設置目錄格式）。同上法打開需要分離的文檔，點擊“視圖→大綱視圖”，可以看到這篇文章是由“前言”、“功能”和“附錄”三部分組成的文檔，目錄結構是二級目錄（圖3）。

點擊“顯示文檔”，將顯示級別設置為“2級”，展開文檔的二級目錄，按照文檔的實際要求將文檔目錄級別設置正確。接著全選一級目錄內容，點擊“創建”，創建子文檔，然后再點擊“拆分”，將文檔按照一級目錄進行拆分（圖4）。

文檔拆分完畢就會在當前目錄下看到3個子文檔，每個子文檔對應一個一級目錄的章節，這樣一個大型文檔就按照目錄章節進行了分離（圖5）。

裝訂成輯 高效完成文件整合

大文件需要分離，很多小文件有時則要整合為一個文件。比如在網上下載到很多寓言故事，每個簡短的小故事就是一個文檔，沒用幾秒就讀完一則，再打開另一個文檔，比較繁瑣。為了方便閱讀，現在需要將下載的這些小寓言故事整合成一個文檔。

首先將需要整合的文檔全部保存在一個目錄中，啟動Word 2016并新建一個文檔，點擊“插入一對象一文件中的文字”，然后在打開的窗口中按住Ctrl鍵選擇需要整合的文檔，點擊“插入”（圖6）。

這樣，所有選擇的文檔都會被自動插入到新建的文檔中。這里需要注意的是，默認插入的順序是按照選擇順序依次插入。因此，如果要對整合的文件進行排序，可以對文件進行批量重命名，然后根據文件的名稱序號依次插入（圖7）。

不過由于每個文檔的字體、顏色和格式都不相同，這樣整合的文檔可能就擁有多種格式，為了方便整合后的閱讀，打開整合后的文檔按Ctrl+A全選，點擊“開始一清除格式”，將文檔所有格式清除，然后再設置一個統一的格式并保存即可（圖8）。