Word文檔 高效分合有高招

俞木發(fā)

在日常工作中，我們經(jīng)常會(huì)遇到超大文檔和零散文檔，前者文件體積龐大，如果Word打開速度慢，就需要將其分離為較小的多個(gè)文檔；后者則文件太小，內(nèi)容很分散，又有必要將其按需組合成一個(gè)較大的文檔。對(duì)于文檔的分離和組合，常規(guī)的方法是打開大文檔，選擇內(nèi)容后另存為多個(gè)小文檔；或者打開多個(gè)小文檔，使用復(fù)制粘貼的方法組合為大文檔。除了這些傳統(tǒng)手段外，還有沒有更為高效的方法呢？

大型文檔 按需分離有高招

一些超大文檔，比如一些長篇小說文檔，如果連載內(nèi)容很多，整個(gè)文檔的體積就變得很大，這樣打開加載的速度極慢，而且對(duì)于配置不高的機(jī)器來說很容易引起死機(jī)。對(duì)于這類文檔，我們可以使用VBA腳本進(jìn)行自動(dòng)分割。

首先在Word 2016中打開需要處理的文檔，假設(shè)文檔名稱為“大文檔”，接著按下Alt+F11組合鍵，打開VBA編輯器，選擇菜單“插入→模塊”；然后粘貼如圖所示的一段代碼（代碼下載地址為：http：//pan.baidu.com/s/1miuhDJq）（圖1）

鍵入F5運(yùn)行，此時(shí)腳本會(huì)自動(dòng)將原來的文檔按照一頁一個(gè)文件的方法進(jìn)行保存，當(dāng)看到“文檔分離結(jié)束！”對(duì)話框時(shí)，整個(gè)文檔的分離就完成了。現(xiàn)在打開原來大文檔的保存目錄，可以在其中看到很多個(gè)類似“大文檔1”、“大文檔2”這樣的小文件，每個(gè)文件內(nèi)容是原來大文檔的一頁內(nèi)容。現(xiàn)在打開這些小文檔是不是快多了（圖2）？

上述的方法只是將文檔按頁分離為小文檔，如果需要將文檔按照特定的章節(jié)分離，我們還可以使用Word的“拆分”功能完成。不過這要求文檔是按照標(biāo)準(zhǔn)目錄格式撰寫文檔（常規(guī)文檔需要自行設(shè)置目錄格式）。同上法打開需要分離的文檔，點(diǎn)擊“視圖→大綱視圖”，可以看到這篇文章是由“前言”、“功能”和“附錄”三部分組成的文檔，目錄結(jié)構(gòu)是二級(jí)目錄（圖3）。

點(diǎn)擊“顯示文檔”，將顯示級(jí)別設(shè)置為“2級(jí)”，展開文檔的二級(jí)目錄，按照文檔的實(shí)際要求將文檔目錄級(jí)別設(shè)置正確。接著全選一級(jí)目錄內(nèi)容，點(diǎn)擊“創(chuàng)建”，創(chuàng)建子文檔，然后再點(diǎn)擊“拆分”，將文檔按照一級(jí)目錄進(jìn)行拆分（圖4）。

文檔拆分完畢就會(huì)在當(dāng)前目錄下看到3個(gè)子文檔，每個(gè)子文檔對(duì)應(yīng)一個(gè)一級(jí)目錄的章節(jié)，這樣一個(gè)大型文檔就按照目錄章節(jié)進(jìn)行了分離（圖5）。

裝訂成輯 高效完成文件整合

大文件需要分離，很多小文件有時(shí)則要整合為一個(gè)文件。比如在網(wǎng)上下載到很多寓言故事，每個(gè)簡短的小故事就是一個(gè)文檔，沒用幾秒就讀完一則，再打開另一個(gè)文檔，比較繁瑣。為了方便閱讀，現(xiàn)在需要將下載的這些小寓言故事整合成一個(gè)文檔。

首先將需要整合的文檔全部保存在一個(gè)目錄中，啟動(dòng)Word 2016并新建一個(gè)文檔，點(diǎn)擊“插入一對(duì)象一文件中的文字”，然后在打開的窗口中按住Ctrl鍵選擇需要整合的文檔，點(diǎn)擊“插入”（圖6）。

這樣，所有選擇的文檔都會(huì)被自動(dòng)插入到新建的文檔中。這里需要注意的是，默認(rèn)插入的順序是按照選擇順序依次插入。因此，如果要對(duì)整合的文件進(jìn)行排序，可以對(duì)文件進(jìn)行批量重命名，然后根據(jù)文件的名稱序號(hào)依次插入（圖7）。

不過由于每個(gè)文檔的字體、顏色和格式都不相同，這樣整合的文檔可能就擁有多種格式，為了方便整合后的閱讀，打開整合后的文檔按Ctrl+A全選，點(diǎn)擊“開始一清除格式”，將文檔所有格式清除，然后再設(shè)置一個(gè)統(tǒng)一的格式并保存即可（圖8）。