信息技術(shù)在檔案管理中的有效運用

萬慶紅

摘 要： 檔案，是對于過去的事情和工作進行詳細記錄的文件說明，對于不同類別的記錄進行相應(yīng)的歸類儲存，是檔案的重要執(zhí)行步驟。當代社會的電子技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展迅速，以及信息技術(shù)加快發(fā)展，對于社會發(fā)展起到了非常重要的影響，各行各業(yè)都面臨著越來越多的檔案信息儲存需求，因此在現(xiàn)代社會的企業(yè)管理過程中，檔案電子化管理已經(jīng)成為企業(yè)的共識，信息技術(shù)在檔案管理中的有效運用展示出了非常顯著的成效，也造就了檔案管理工作的必備實施步驟。本文希望能夠通過檔案管理領(lǐng)域在信息化技術(shù)推動之下的發(fā)展進程做一簡要分析，提出檔案的動態(tài)查詢、高度集成、資源共享和快速處理的對策。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 檔案管理 有效運用

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）01-0035-01

引言

對目前的檔案管理工作而言，信息技術(shù)的應(yīng)用，仍然處于使用的初級階段，在我國，對于信息技術(shù)廣泛使用的優(yōu)點已經(jīng)被人們所認知，但是在檔案管理過程中，信息技術(shù)的使用優(yōu)勢并沒有被詳盡的開發(fā)，因此檔案管理工作對于任何企事業(yè)單位而言，雖然非常重要，大部分企事業(yè)單位卻沒有能夠切實地領(lǐng)會檔案管理工作和現(xiàn)代企業(yè)管理之間的互動關(guān)系，使得檔案管理工作的重要性被突出，電子化信息化特點卻不明顯。

一、信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合必要性

1.海量信息處理的需要

現(xiàn)代社會生活節(jié)奏加快，企事業(yè)單位的發(fā)展及業(yè)務(wù)與銷售工作緊密相關(guān)，海量的客戶信息、銷售輔助內(nèi)容、企業(yè)內(nèi)部管理消耗等，都為檔案工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的手工檔案記錄已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企事業(yè)單位的發(fā)展需求，信息技術(shù)最大的特點就是能夠借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息的交互記錄和儲存，對于檔案管理而言，信息的儲存是檔案工作的第一步必要工作流程。通過信息的應(yīng)用可以建立起電子化的檔案管理庫，為企事業(yè)單位內(nèi)部信息的讀取、應(yīng)用和共享提供了便捷的可能。

2.實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的需求

現(xiàn)代化的信息化管理是能夠為同一個企事業(yè)單位內(nèi)部各個不同部門更好地進行數(shù)據(jù)共享服務(wù)的過程。檔案管理工作中最重要的功用就是將各項資料和信息數(shù)據(jù)便捷的進行整理儲存，并且快速運用。在現(xiàn)代化信息技術(shù)與檔案工作緊密結(jié)合的過程中，其基本工作效率可以大力提升，人員的人力資源利用量也大大減少，使得信息儲存共享和再度使用成為可能，在檔案的管理工作中，信息化的讀取非常便捷，因此檔案的查詢不再是一種瑣碎麻煩的事情，在具體資料的管理工作中，檔案數(shù)據(jù)的讀取方便，對于檔案的應(yīng)用更快捷，對于檔案的記錄工作也就變得更加有意義。

3.延長檔案壽命需要

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案承載的信息量是非常有限的，而且儲存起來浪費時間，浪費空間，又非常容易受到自然因素和嚴重的人為事故影響，會導(dǎo)致許多寶貴的檔案信息被破壞。檔案在企事業(yè)單位的工作流程中起到非常重要的作用，尤其是人事檔案和財務(wù)檔案如果被大規(guī)模損壞，就可能會對企事業(yè)單位造成嚴重的影響和損失。企業(yè)使用的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)儲存的檔案信息可以建立起專門的電子化檔案儲存系統(tǒng)，并進行多個備份的儲存，因此珍貴的大數(shù)據(jù)可以通過高效的保存和備份策略保存和應(yīng)用，因此有利于進一步的存儲。并且在實際的使用過程中，可以將信息通過其他的技術(shù)途徑，如光盤儲存、電子掃描等方式將傳統(tǒng)檔案中的特殊數(shù)據(jù)保存甚至還原。

二、信息技術(shù)檔案管理中的應(yīng)用策略

在檔案管理應(yīng)用中，大量地應(yīng)用信息技術(shù)具有明顯的優(yōu)勢，也為現(xiàn)代化的檔案管理工作的效率提升提供了有力的技術(shù)支持，因此為了采用更好的技術(shù)發(fā)展手段來確保檔案管理工作的高效性，就應(yīng)該設(shè)計能夠滿足現(xiàn)代化檔案電子管理要求的技術(shù)體系，使用行之有效的信息技術(shù)手段，為企業(yè)和單位創(chuàng)造出更加高效和準確的檔案管理保障。

1.檔案管理工作的硬件準備

信息化技術(shù)必須依托于完善的硬件和局域網(wǎng)，只有完善局域網(wǎng)和信息儲存手段，才能夠為企事業(yè)單位的專業(yè)性的信息分類整理、利用和收集的過程，提供必要的硬件基礎(chǔ)。強大的信息支持系統(tǒng)，不僅可以有效地保證電子化檔案的管理過程準確有效，而且能夠全面地提升檔案工作的處理效率，可以多元化的實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的快速信息反饋和共享機制，為企業(yè)的現(xiàn)代化溝通和合作提供使用檔案信息的基礎(chǔ)。

2.對檔案管理人員實施培訓

信息化的檔案管理是一種重要的歸納總結(jié)技術(shù)，因此傳統(tǒng)的檔案管理人員的技術(shù)手段和信息技術(shù)水平，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的檔案電子化管理需求。尤其是老牌國有企業(yè)或大型集團性企業(yè)的檔案管理工作，本身是一個需要檔案管理復(fù)合型人才進行綜合服務(wù)的體系化過程。這就需要檔案管理工作和信息技術(shù)體系的快速完善和發(fā)展能夠同步進行，因此，企事業(yè)單位必須要保證各管理人員在技術(shù)水平上，能夠與檔案電子化管理技術(shù)保持同步。定期對于當管理人員進行有針對性的培訓，使所有管理人員都能夠滿足黨管理的基礎(chǔ)性需求，并且在不斷的工作過程中提升自身的檔案管理素質(zhì)。

3.提升信息化檔案管理重視度

檔案管理工作在長期的歷史發(fā)展過程中，一直是作為企業(yè)并不重要的文秘工作分支存在的，對于信息的多元化管理工作并不被重視，檔案管理部門的薪金待遇和保存流程都不夠完善，也不利于高素質(zhì)人才的培養(yǎng)和留任。在很多企業(yè)內(nèi)部，關(guān)于檔案的規(guī)范化管理規(guī)定制度并不規(guī)范。因此使用信息化技術(shù)加強對于檔案的規(guī)范化和專業(yè)化管理，必須建立健全相對應(yīng)的檔案管理制度，使得檔案管理流程和傳統(tǒng)的檔案管理模式有所區(qū)分，建立快速的信息同步管理制度，從制度上保證檔案管理工作的實效。這就需要企業(yè)的各部門、各人員，尤其是財務(wù)部門和檔案管理部門，加強對于信息化檔案管理工作的重視。實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作快速對接，隨著信息化技術(shù)的深入應(yīng)用，將檔案管理工作的流程標準和任務(wù)都進行細化的規(guī)定。這就使得其內(nèi)部的檔案管理工作有所章法、有據(jù)可查，能夠?qū)崿F(xiàn)對于檔案工作的有效監(jiān)督和內(nèi)部的規(guī)范化管理，有利于檔案管理工作的快速完善，為其提供基本的支持。

三、結(jié)束語

信息化基礎(chǔ)，在互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展背景喜愛，是當今多元化時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，電子化的檔案管理工作是檔案管理領(lǐng)域的必然趨勢，因此各企事業(yè)單位要實現(xiàn)自身對于檔案管理工作的有效促進工作，從技術(shù)優(yōu)勢出發(fā)，研制出相應(yīng)的檔案管理工作體系，從而滿足檔案管理工作不斷優(yōu)化的新要求，使企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作更加行之有效。

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