航天行業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)初探

熊瑤

摘要：本文就航天行業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)存在的問(wèn)題，提出充實(shí)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容建設(shè)；加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)研制的全過(guò)程管控；注重標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)際指導(dǎo)價(jià)值等建議。

關(guān)鍵詞：檔案工作航天檔案標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，是以檔案工作領(lǐng)域中重復(fù)性的事物和概念為對(duì)象而制定或修訂的各種標(biāo)準(zhǔn)的總稱(chēng)，它是檔案工作中有關(guān)單位和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守的共同準(zhǔn)則和依據(jù)。目前，按照制定發(fā)布主體的不同，我國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，可以分為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。1991年，國(guó)家檔案局發(fā)布《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》，從標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)象的角度將檔案工作標(biāo)準(zhǔn)劃分為基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)兩大部分。其中，基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)是指對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化工作有指導(dǎo)作用，并在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)廣泛應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)；而業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)則是以檔案業(yè)務(wù)工作的“六大環(huán)節(jié)”為依托制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合上述規(guī)定，筆者認(rèn)為航天行業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是指由中國(guó)航天標(biāo)準(zhǔn)化研究所主導(dǎo)編制，適用于航天行業(yè)，對(duì)該領(lǐng)域內(nèi)的檔案工作具有指導(dǎo)意義的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。航天檔案工作標(biāo)準(zhǔn)作為航天標(biāo)準(zhǔn)化體系的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化的重要工具和主要手段，有利于航天領(lǐng)域核心成果的長(zhǎng)久保存，實(shí)現(xiàn)航天檔案的科學(xué)有效管理。

一、航天行業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)概況

（一）航天行業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)穩(wěn)步發(fā)展

航天檔案工作標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)涵蓋組織管理、標(biāo)準(zhǔn)編制（含修訂）、標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審、規(guī)范編制、標(biāo)準(zhǔn)宣貫、實(shí)施效果監(jiān)督等一系列活動(dòng)。標(biāo)準(zhǔn)編制作為航天檔案工作標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的中心環(huán)節(jié)，本文將就此做重點(diǎn)闡述。航天檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展，經(jīng)歷了三個(gè)階段。一是編制工作相對(duì)集中時(shí)期（1986-1990年），編制標(biāo)準(zhǔn)共計(jì)16項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)了航天行業(yè)檔案工作的從無(wú)到有。二是編制工作的穩(wěn)定時(shí)期（1991-1999年），檔案工作標(biāo)準(zhǔn)基本上以一年一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的狀態(tài)發(fā)布實(shí)施，并開(kāi)始對(duì)部分已發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂。三是進(jìn)入21世紀(jì)，新增標(biāo)準(zhǔn)明顯減少，開(kāi)始注重對(duì)現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)的修訂工作。具體而言，自1986年由中國(guó)運(yùn)載火箭技術(shù)研究院檔案館編制第一項(xiàng)航天檔案工作標(biāo)準(zhǔn)《工藝文件使用與歸檔管理規(guī)定》以來(lái)，截至2016年底，航天檔案工作標(biāo)準(zhǔn)共24項(xiàng)，其中有效標(biāo)準(zhǔn)23項(xiàng)，作廢標(biāo)準(zhǔn)1項(xiàng)，已修訂標(biāo)準(zhǔn)8項(xiàng)。此外，部分其他標(biāo)準(zhǔn)中也包含對(duì)檔案工作的規(guī)范要求，如《航天文獻(xiàn)編目規(guī)則》系列標(biāo)準(zhǔn)中設(shè)置《航天科技檔案編目規(guī)則》部分，這類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)共有7項(xiàng)。其中，有效標(biāo)準(zhǔn)6項(xiàng)，作廢標(biāo)準(zhǔn)1項(xiàng)，已修訂標(biāo)準(zhǔn)1項(xiàng)。

（二）編制主體的多元化

目前，我國(guó)航天行業(yè)由中國(guó)航天科技與中國(guó)航天科工兩大集團(tuán)公司引領(lǐng)，建立了“集團(tuán)公司——研究院——研究所（廠、公司）”為主體的三級(jí)到四級(jí)的機(jī)構(gòu)體系，與此相對(duì)應(yīng)建立的航天檔案館和各級(jí)檔案館（室）是保障檔案工作的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，更是航天檔案標(biāo)準(zhǔn)的主要編制主體。航天檔案館作為集中管理航天行業(yè)檔案工作的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著檔案工作標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的主要職責(zé)，共參與制定21項(xiàng)航天行業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。其中，以中國(guó)運(yùn)載火箭技術(shù)研究院檔案館為代表的院級(jí)檔案館，是檔案標(biāo)準(zhǔn)制定工作的重要組成部分，共參與10項(xiàng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的編制工作。

（三）標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容建設(shè)的集中性

依據(jù)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系，航天檔案工作標(biāo)準(zhǔn)從內(nèi)容建設(shè)角度也可以分為基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)兩大部分。基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面基本一致，主要涉及檔案類(lèi)目劃分、檔案文獻(xiàn)專(zhuān)用詞匯、檔案主題詞、著錄規(guī)則及數(shù)據(jù)元等方面。在業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面，我國(guó)現(xiàn)有的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)主要適用主體為各級(jí)各類(lèi)綜合檔案館，標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容涵蓋基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、保護(hù)技術(shù)、信息化和數(shù)字化、系統(tǒng)維護(hù)、檔案裝具及檔案館建設(shè)等多個(gè)方面；涉及的檔案類(lèi)型多，文書(shū)、基建、地質(zhì)、電子檔案、會(huì)計(jì)、照片等均有對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)相比，航天檔案工作標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)容建設(shè)方面具有一定的集中性：一是標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)象的集中性。航天檔案工作標(biāo)準(zhǔn)作為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，其主要服務(wù)對(duì)象為企業(yè)的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，因此圍繞航天產(chǎn)品設(shè)計(jì)、試驗(yàn)、生產(chǎn)和制造等活動(dòng)產(chǎn)生的各類(lèi)技術(shù)文件，建立了《工藝文件使用與歸檔管理規(guī)定》《研究試驗(yàn)文件使用與歸檔管理規(guī)定》《設(shè)計(jì)文件使用與管理規(guī)定》《衛(wèi)星、運(yùn)載火箭技術(shù)文件歸檔規(guī)定》等系列標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)有31項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)中，12項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)是以這些技術(shù)文件為標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)象的，占標(biāo)準(zhǔn)總量的39%，并且這12項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)中有8項(xiàng)都進(jìn)行了修訂。二是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的集中性。航天檔案業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)主要是對(duì)檔案收集整理、分類(lèi)著錄、保管利用等傳統(tǒng)管理環(huán)節(jié)的規(guī)范，較少涉及保護(hù)技術(shù)、檔案信息化與數(shù)字化、系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)等業(yè)務(wù)技術(shù)方面。

二、航天行業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)存在的主要問(wèn)題

（一）標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容建設(shè)發(fā)展不均衡

航天檔案工作標(biāo)準(zhǔn)在航天產(chǎn)品檔案上的傾斜，一定程度上造成了標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容建設(shè)發(fā)展不均衡，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是業(yè)務(wù)單一，主要針對(duì)檔案整理保管傳統(tǒng)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，在保護(hù)技術(shù)、開(kāi)發(fā)利用、檔案信息化建設(shè)等方面則主要依據(jù)現(xiàn)有的國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，未發(fā)展建設(shè)符合航天特色的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。二是涵蓋的檔案類(lèi)型較少，早在1994年發(fā)布的《航天檔案類(lèi)目劃分與檔案號(hào)編制規(guī)則》中便劃分了航天行業(yè)的12大類(lèi)專(zhuān)門(mén)檔案。截至2016年，以航天產(chǎn)品檔案為代表的6大類(lèi)檔案已形成比較完善的系列標(biāo)準(zhǔn)，并幾經(jīng)修訂。而以經(jīng)營(yíng)檔案為代表的6大類(lèi)檔案雖然已有院級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，但是缺少行業(yè)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)。

（二）標(biāo)準(zhǔn)通用性與適用性有待提升

雖然航天標(biāo)準(zhǔn)化研究所是標(biāo)準(zhǔn)制定的歸口單位，但是在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，54%的標(biāo)準(zhǔn)由標(biāo)準(zhǔn)化研究所分解到各院所，由各院所獨(dú)立編制或少數(shù)院所聯(lián)合編制。由于缺乏統(tǒng)一的交流平臺(tái)與順利的溝通渠道，標(biāo)準(zhǔn)編制時(shí)難以充分考慮各院所實(shí)際工作情況和標(biāo)準(zhǔn)需求。同時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)編制人員往往受限于已有的工作環(huán)境和內(nèi)容以及單位專(zhuān)業(yè)特性，容易使標(biāo)準(zhǔn)變成院所級(jí)標(biāo)準(zhǔn)甚至本單位標(biāo)準(zhǔn)，而非航天行業(yè)檔案工作的通用標(biāo)準(zhǔn)，不利于標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)實(shí)推廣實(shí)行。

（三）標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際指導(dǎo)效果不強(qiáng)

隨著檔案工作方式與流程、管理對(duì)象、技術(shù)手段的變化，再加上過(guò)長(zhǎng)的標(biāo)準(zhǔn)修訂周期，部分標(biāo)準(zhǔn)已與檔案實(shí)際工作的客觀需求嚴(yán)重脫節(jié)，極大地削弱了標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)際指導(dǎo)效果。以航天設(shè)計(jì)工作為例，實(shí)際工作中設(shè)計(jì)方式已歷經(jīng)“人工手繪—CAD軟件制圖—三維模型設(shè)計(jì)”三個(gè)主要階段，設(shè)計(jì)圖紙也由紙質(zhì)圖紙到電子文件再到現(xiàn)在的三維模型，而相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)《設(shè)計(jì)文件使用與歸檔管理規(guī)定》還停留在對(duì)紙質(zhì)和CAD設(shè)計(jì)文件的規(guī)范要求上，無(wú)法指導(dǎo)三維模型數(shù)據(jù)文件的歸檔管理工作。此外，企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行力有限，再加上受傳統(tǒng)“重編輕用”觀念的影響，只注重標(biāo)準(zhǔn)編制，缺乏對(duì)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施效果的考評(píng)辦法，對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)效果不佳。

三、對(duì)航天行業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的建議

（一）多措并舉，充實(shí)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容建設(shè)

1.構(gòu)建檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系。航天檔案工作的開(kāi)展僅靠一項(xiàng)或幾項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)是不夠的，應(yīng)構(gòu)建檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容建設(shè)進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)、總體布局。航天標(biāo)準(zhǔn)化研究所在構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，可參照2015年國(guó)資委辦公廳發(fā)布的《中央企業(yè)檔案工作對(duì)標(biāo)管理指標(biāo)體系》，從組織管理、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理、開(kāi)發(fā)利用、檔案信息化建設(shè)等方面，明確標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)內(nèi)容，制定檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表。

2.鼓勵(lì)各專(zhuān)門(mén)檔案標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)。對(duì)于CAD設(shè)計(jì)文件、三維模型、試驗(yàn)數(shù)據(jù)等特殊格式的文件，航天標(biāo)準(zhǔn)化研究所可以以課題研究項(xiàng)目的形式，將各標(biāo)準(zhǔn)編制任務(wù)分解到各院所。通過(guò)提供項(xiàng)目研究資金，鼓勵(lì)各院所開(kāi)展各類(lèi)專(zhuān)門(mén)檔案標(biāo)準(zhǔn)的研究編制工作，完善檔案標(biāo)準(zhǔn)門(mén)類(lèi)。

（二）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)研制的全過(guò)程管控，提升標(biāo)準(zhǔn)通用性與適用性

1.建立標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)平臺(tái)，提供各方參與標(biāo)準(zhǔn)研制的統(tǒng)一渠道。通過(guò)建立檔案標(biāo)準(zhǔn)共享交流平臺(tái)，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)全文數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案及標(biāo)準(zhǔn)專(zhuān)家?guī)欤ㄆ诎l(fā)布標(biāo)準(zhǔn)研制的動(dòng)態(tài)信息，打破院所時(shí)間、地域與系統(tǒng)限制，為標(biāo)準(zhǔn)編制提供在線交流、互通有無(wú)的平臺(tái)。鼓勵(lì)各院所積極參與標(biāo)準(zhǔn)研制過(guò)程并提供反饋信息，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)信息及時(shí)共享與反饋，為標(biāo)準(zhǔn)適用性的提升奠定系統(tǒng)管理基礎(chǔ)。

2.建立標(biāo)準(zhǔn)試點(diǎn)反饋機(jī)制。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)編制完成后，在標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收和正式使用前，設(shè)置試運(yùn)行周期，在航天系統(tǒng)內(nèi)選取不同的院所進(jìn)行試點(diǎn)檢驗(yàn)，充分征集標(biāo)準(zhǔn)試運(yùn)行意見(jiàn)并組織編制主體及時(shí)整改調(diào)整，將最終整改情況作為標(biāo)準(zhǔn)編制工作的驗(yàn)收依據(jù)，以提升標(biāo)準(zhǔn)的適用性與通用性。

3.適當(dāng)采用國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。在數(shù)字化技術(shù)、電子文件、保護(hù)技術(shù)、開(kāi)發(fā)利用等航天檔案標(biāo)準(zhǔn)方面，基于優(yōu)先采用原則，適當(dāng)?shù)娜炕虿糠植捎脟?guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。比如，采用《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》這類(lèi)通用性、適用性較高的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

（三）轉(zhuǎn)變“重編輕用”觀念，注重標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)際指導(dǎo)價(jià)值

一是標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施效果納入績(jī)效考核。將標(biāo)準(zhǔn)考核納入檔案工作評(píng)價(jià)考核指標(biāo)體系，在指標(biāo)體系中設(shè)置專(zhuān)門(mén)條款，考查標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施情況及效果。年度考核評(píng)價(jià)時(shí)，通過(guò)單位自評(píng)、交差互評(píng)、現(xiàn)場(chǎng)檢查等方式，綜合考查檔案實(shí)際工作否對(duì)標(biāo)管理，依標(biāo)執(zhí)行。二是定期開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)修訂工作。檔案標(biāo)準(zhǔn)編制工作應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)審制度，對(duì)經(jīng)復(fù)審鑒定需要組織修訂的標(biāo)準(zhǔn)，編制標(biāo)準(zhǔn)修訂名錄，明確修訂責(zé)任者，設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)修訂周期，定期提醒修訂主體開(kāi)展修訂工作。同時(shí)，完善檔案工作標(biāo)準(zhǔn)修訂制度，從職責(zé)、流程、效果評(píng)價(jià)、時(shí)間周期等方面規(guī)范和考核標(biāo)準(zhǔn)修訂工作。

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作者單位：北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所