航天行業檔案工作標準建設初探

熊瑤

摘要：本文就航天行業檔案工作標準建設存在的問題，提出充實標準內容建設；加強標準研制的全過程管控；注重標準的實際指導價值等建議。

關鍵詞：檔案工作航天檔案標準建設

檔案工作標準，是以檔案工作領域中重復性的事物和概念為對象而制定或修訂的各種標準的總稱，它是檔案工作中有關單位和個人應當遵守的共同準則和依據。目前，按照制定發布主體的不同，我國檔案工作標準，可以分為國家標準、行業標準、地方標準和企業標準。1991年，國家檔案局發布《檔案工作標準體系表》，從標準化對象的角度將檔案工作標準劃分為基礎標準和業務技術標準兩大部分。其中，基礎標準是指對標準化工作有指導作用，并在制定標準時廣泛應用的標準；而業務技術標準則是以檔案業務工作的“六大環節”為依托制定的相關標準。結合上述規定，筆者認為航天行業檔案工作標準是指由中國航天標準化研究所主導編制，適用于航天行業，對該領域內的檔案工作具有指導意義的企業標準。航天檔案工作標準作為航天標準化體系的重要組成部分，是實現檔案工作科學化、規范化的重要工具和主要手段，有利于航天領域核心成果的長久保存，實現航天檔案的科學有效管理。

一、航天行業檔案工作標準概況

（一）航天行業檔案工作標準建設穩步發展

航天檔案工作標準建設涵蓋組織管理、標準編制（含修訂）、標準復審、規范編制、標準宣貫、實施效果監督等一系列活動。標準編制作為航天檔案工作標準建設的中心環節，本文將就此做重點闡述。航天檔案工作標準的發展，經歷了三個階段。一是編制工作相對集中時期（1986-1990年），編制標準共計16項，實現了航天行業檔案工作的從無到有。二是編制工作的穩定時期（1991-1999年），檔案工作標準基本上以一年一個標準的狀態發布實施，并開始對部分已發布標準進行修訂。三是進入21世紀，新增標準明顯減少，開始注重對現有標準的修訂工作。具體而言，自1986年由中國運載火箭技術研究院檔案館編制第一項航天檔案工作標準《工藝文件使用與歸檔管理規定》以來，截至2016年底，航天檔案工作標準共24項，其中有效標準23項，作廢標準1項，已修訂標準8項。此外，部分其他標準中也包含對檔案工作的規范要求，如《航天文獻編目規則》系列標準中設置《航天科技檔案編目規則》部分，這類標準共有7項。其中，有效標準6項，作廢標準1項，已修訂標準1項。

（二）編制主體的多元化

目前，我國航天行業由中國航天科技與中國航天科工兩大集團公司引領，建立了“集團公司——研究院——研究所（廠、公司）”為主體的三級到四級的機構體系，與此相對應建立的航天檔案館和各級檔案館（室）是保障檔案工作的專門機構，更是航天檔案標準的主要編制主體。航天檔案館作為集中管理航天行業檔案工作的專門機構，承擔著檔案工作標準建設的主要職責，共參與制定21項航天行業檔案工作標準。其中，以中國運載火箭技術研究院檔案館為代表的院級檔案館，是檔案標準制定工作的重要組成部分，共參與10項檔案工作標準的編制工作。

（三）標準內容建設的集中性

依據檔案工作標準體系，航天檔案工作標準從內容建設角度也可以分為基礎標準與業務技術標準兩大部分。基礎標準建設方面基本一致，主要涉及檔案類目劃分、檔案文獻專用詞匯、檔案主題詞、著錄規則及數據元等方面。在業務技術標準方面，我國現有的檔案工作標準主要適用主體為各級各類綜合檔案館，標準內容涵蓋基礎業務、保護技術、信息化和數字化、系統維護、檔案裝具及檔案館建設等多個方面；涉及的檔案類型多，文書、基建、地質、電子檔案、會計、照片等均有對應標準。與檔案工作標準相比，航天檔案工作標準在內容建設方面具有一定的集中性：一是標準化對象的集中性。航天檔案工作標準作為企業標準，其主要服務對象為企業的主要業務活動，因此圍繞航天產品設計、試驗、生產和制造等活動產生的各類技術文件，建立了《工藝文件使用與歸檔管理規定》《研究試驗文件使用與歸檔管理規定》《設計文件使用與管理規定》《衛星、運載火箭技術文件歸檔規定》等系列標準。現有31項標準中，12項標準是以這些技術文件為標準化對象的，占標準總量的39%，并且這12項標準中有8項都進行了修訂。二是基礎業務的集中性。航天檔案業務技術標準主要是對檔案收集整理、分類著錄、保管利用等傳統管理環節的規范，較少涉及保護技術、檔案信息化與數字化、系統建設與維護等業務技術方面。

二、航天行業檔案工作標準建設存在的主要問題

（一）標準內容建設發展不均衡

航天檔案工作標準在航天產品檔案上的傾斜，一定程度上造成了標準內容建設發展不均衡，主要體現在兩個方面：一是業務單一，主要針對檔案整理保管傳統的基礎業務，在保護技術、開發利用、檔案信息化建設等方面則主要依據現有的國家或行業標準，未發展建設符合航天特色的企業標準。二是涵蓋的檔案類型較少，早在1994年發布的《航天檔案類目劃分與檔案號編制規則》中便劃分了航天行業的12大類專門檔案。截至2016年，以航天產品檔案為代表的6大類檔案已形成比較完善的系列標準，并幾經修訂。而以經營檔案為代表的6大類檔案雖然已有院級標準，但是缺少行業級標準的指導。

（二）標準通用性與適用性有待提升

雖然航天標準化研究所是標準制定的歸口單位，但是在實際執行過程中，54%的標準由標準化研究所分解到各院所，由各院所獨立編制或少數院所聯合編制。由于缺乏統一的交流平臺與順利的溝通渠道，標準編制時難以充分考慮各院所實際工作情況和標準需求。同時，標準編制人員往往受限于已有的工作環境和內容以及單位專業特性，容易使標準變成院所級標準甚至本單位標準，而非航天行業檔案工作的通用標準，不利于標準的現實推廣實行。

（三）標準實際指導效果不強

隨著檔案工作方式與流程、管理對象、技術手段的變化，再加上過長的標準修訂周期，部分標準已與檔案實際工作的客觀需求嚴重脫節，極大地削弱了標準的實際指導效果。以航天設計工作為例，實際工作中設計方式已歷經“人工手繪—CAD軟件制圖—三維模型設計”三個主要階段，設計圖紙也由紙質圖紙到電子文件再到現在的三維模型，而相應的標準《設計文件使用與歸檔管理規定》還停留在對紙質和CAD設計文件的規范要求上，無法指導三維模型數據文件的歸檔管理工作。此外，企業檔案標準執行力有限，再加上受傳統“重編輕用”觀念的影響，只注重標準編制，缺乏對標準實施效果的考評辦法，對實際工作的指導效果不佳。

三、對航天行業檔案工作標準建設的建議

（一）多措并舉，充實標準內容建設

1.構建檔案工作標準體系。航天檔案工作的開展僅靠一項或幾項標準是不夠的，應構建檔案工作標準體系，對標準內容建設進行頂層設計、總體布局。航天標準化研究所在構建標準體系時，可參照2015年國資委辦公廳發布的《中央企業檔案工作對標管理指標體系》，從組織管理、基礎業務管理、開發利用、檔案信息化建設等方面，明確標準體系的建設內容，制定檔案工作標準體系表。

2.鼓勵各專門檔案標準的建設。對于CAD設計文件、三維模型、試驗數據等特殊格式的文件，航天標準化研究所可以以課題研究項目的形式，將各標準編制任務分解到各院所。通過提供項目研究資金，鼓勵各院所開展各類專門檔案標準的研究編制工作，完善檔案標準門類。

（二）加強標準研制的全過程管控，提升標準通用性與適用性

1.建立標準管理系統平臺，提供各方參與標準研制的統一渠道。通過建立檔案標準共享交流平臺，建設標準全文數據庫、檔案及標準專家庫，定期發布標準研制的動態信息，打破院所時間、地域與系統限制，為標準編制提供在線交流、互通有無的平臺。鼓勵各院所積極參與標準研制過程并提供反饋信息，實現標準信息及時共享與反饋，為標準適用性的提升奠定系統管理基礎。

2.建立標準試點反饋機制。檔案工作標準編制完成后，在標準驗收和正式使用前，設置試運行周期，在航天系統內選取不同的院所進行試點檢驗，充分征集標準試運行意見并組織編制主體及時整改調整，將最終整改情況作為標準編制工作的驗收依據，以提升標準的適用性與通用性。

3.適當采用國家和行業標準。在數字化技術、電子文件、保護技術、開發利用等航天檔案標準方面，基于優先采用原則，適當的全部或部分采用國家或行業標準。比如，采用《紙質檔案數字化技術規范》《縮微膠片檔案數字化技術規范》這類通用性、適用性較高的技術標準。

（三）轉變“重編輕用”觀念，注重標準的實際指導價值

一是標準實施效果納入績效考核。將標準考核納入檔案工作評價考核指標體系，在指標體系中設置專門條款，考查標準實施情況及效果。年度考核評價時，通過單位自評、交差互評、現場檢查等方式，綜合考查檔案實際工作否對標管理，依標執行。二是定期開展標準修訂工作。檔案標準編制工作應嚴格執行復審制度，對經復審鑒定需要組織修訂的標準，編制標準修訂名錄，明確修訂責任者，設置標準修訂周期，定期提醒修訂主體開展修訂工作。同時，完善檔案工作標準修訂制度，從職責、流程、效果評價、時間周期等方面規范和考核標準修訂工作。

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作者單位：北京臨近空間飛行器系統工程研究所