信息多跑路 群眾少跑腿—舟山市定海區智慧檔案云綜合利用平臺建設工作紀實

舟山市定海區檔案局

群眾在區檔案館查檔

在舟山市定海區，以前老百姓查檔須憑本人有效證件到區檔案館辦理，這對許多群眾不太方便，尤其是上了年紀又不識字的老年人更是困難，可如今這樣的情況已大有改觀。例如，一位在寧波務工20多年的上了年歲的村民，到馬岙街道查詢個人婚姻登記資料，可她記不清結婚年月日，也說不清自己的名字，工作人員使用本單位賬號，進入定海區智慧檔案云綜合利用平臺，把與姓名讀音相近的字都搜索一遍，最終查到了她的婚姻登記記錄。她高興地稱贊說：“現在真好，我在自己家門口就可以查檔了，真是方便啊！” 統計顯示，目前平臺歷史訪問量達11500余次，服務群眾達1100余次，區智慧檔案云綜合利用平臺推廣至全區11個鎮（街道），群眾查檔只需到居住地的鎮（街道）辦事大廳辦理即可，實現了“家門口”查檔的目標任務，大大方便了群眾。

館室聯動，同步開展數字化

檔案數字化是檔案信息化的基礎，也是打造智慧檔案云綜合利用平臺的先決條件。區檔案局積極開展檔案數字化工作，專門成立了檔案數字化項目工作領導小組，明確相應權責，確立“館室聯動，平衡發展”的原則，輻射帶動室藏檔案數字化。2012年，正式啟動館藏檔案數字化三期計劃；2015年3月，正式啟動全區室藏檔案數字化三年行動計劃。館藏、室藏檔案數字化工作均由區檔案局統一安排，采用項目外包方式，由區檔案局提供工作場地。截至目前，完成190個館藏檔案的全宗數字化，占應數字化量的97%；完成43家單位2006年至2010年室藏檔案數字化及在線系統數據掛接工作，其中17家完成2006年至2014年室藏檔案數字化。區屬單位的室藏檔案數字化成果，全部采用數字化副本的方式在館內備份。

系統對接，實現文檔一體化

2010年，定海區面向區屬各單位推廣榕基OA協同辦公系統和博通檔案在線接收管理平臺，實現無紙化辦公。2011年，區檔案局對兩套系統進行有效整合，在榕基OA協同辦公系統上設置通用數據接口，只要一鍵點擊歸檔按鈕，區屬各單位的電子公文數據即通過網絡直接寫入檔案管理平臺，兩套系統間可以實現跨平臺的數據傳送，實現了全區文檔一體化全程管理。2014年，區檔案局將博通檔案在線接收管理平臺并入區政府云平臺中，實現安全訪問控制管理、政務網邊界入侵防范管理，提升了平臺的安全性，并通過對平臺的軟件進行升級，解決了平臺缺少身份鑒別與信息復雜度鑒別、處理登錄失敗難度較大等技術問題，為建設智慧檔案云綜合利用平臺提供了技術前提。

館室一體，構建智慧檔案云綜合利用平臺

按“先集中統一保存，再逐步規范管理”的原則，依托政務外網，升級博通檔案在線接收管理平臺，搭建對區屬各單位電子檔案產生、存儲、管理、歸檔、集中、中轉、發布、進館等全過程進行管理的軟硬件平臺系統，即“智慧檔案云綜合利用平臺”，實現對全區檔案數據管理進行統一指導，并對檔案數據進行集中保存和提供共享服務。平臺以政務外網為通道，統一標準、統一軟件、統一流程；構建檔案館室一體化利用服務集成平臺網絡構架，設立在線指導、在線接收、在線查詢、在線答疑等功能；建立以檔案館為點、各基層單位檔案室為面的分布式管理模式，具備大容量儲存、高密度整合的特征；形成全區目錄、全文、多媒體三個大型檔案信息基礎數據庫，實行一體化網絡全程管理。

2015年下半年，對智慧檔案云綜合利用平臺進行測試，著重對平臺性能進行測試，發現漏洞及時通報開發商，商榷解決措施，并邀請開發商技術人員來單位進行現場指導，就平臺存在的問題和需改進之處進行商議，做到現場發現問題現場解決，不斷優化平臺性能。目前，區屬各單位檔案管理員只需使用區檔案局統一分配的專用賬號登錄平臺，即可查閱檢索本單位的民生檔案。

突出民生需求，確定試點單位

結合“進村入企大走訪”活動，由區檔案局主要領導帶隊，對全區11個鎮（街道）的檔案工作情況進行摸底調研，與社區（村）、企業、群眾代表等座談，掌握社會對檔案利用的需求及在查檔過程中面臨的實際困難，確保平臺運行“接地氣”；積極對接博通軟件有限公司的項目專家，聽取加強平臺各方面功能的專業意見。在此基礎上，確立“以點帶面抓示范，輻射帶動促發展”的工作思路，選取近五年檔案工作年終考核穩居前列、先后通過浙江省檔案目標管理認定二級、省級規范化數字檔案室測評的馬岙街道為試點單位，試點運行智慧檔案云綜合利用平臺。

以民生為重，“一對一”返還檔案數據

根據對查檔窗口檔案利用情況進行分析，確定婚姻、戶口遷移、土地征用、土地承包、精簡下放、山林、自留山等7類民生檔案為群眾平時查詢利用最多的檔案。在館藏檔案基本實現數字化的基礎上，優先上傳掛接這7類民生檔案數據至平臺，并將相關數據“一對一”授權返還給各鎮（街道），使本鎮（街道）居民能夠檢索查閱本鎮（街道）的檔案數據，實現了檔案效用最大化，保障了檔案信息安全。

精準培訓，提升檔案員實操能力

智慧檔案云綜合利用平臺正常運作的關鍵，在于檔案員具備一定的實操能力。區檔案局加強與各單位檔案員的溝通，將他們在實踐中遇到的各類問題進行匯總，據此調整培訓策略，并按需提供“菜單式”培訓。2016年3月，區檔案局分兩批對各立檔單位檔案員進行系統操作培訓，介紹智慧檔案云綜合利用平臺的主要功能和操作方法，講解數字檔案的歸檔、檢索、查看等內容，并著重對數字檔案的導入和原文批量掛接進行演示；考慮到各鎮（街道）面臨的困難各不相同，區檔案局組織了技術小組，開展上門指導。此舉有效提升了全區檔案員的數字檔案管理能力和水平。

總之，智慧檔案云綜合利用平臺是定海區檔案信息化建設的最新成果，平臺建設不僅強化了對全區檔案資源的有效監管，還極大地提升了檔案公共服務能力。但是，目前平臺暫不具備電子印章功能，尚未實現在線跨館出證。今年，區檔案局將進一步擴大檔案數據利用范圍，力爭全區所有進館單位可以館室異地查檔，完成成為全市首家實現館室一體化全覆蓋縣區的目標任務。下一步，區檔案局將配合市檔案局盡快建成以互聯網、政務網、局域網和PC電腦終端、手機終端、市民卡終端、電話應用為基礎，以全市各類檔案信息資源為主要內容，能提供跨館查檔出證、室館異地查檔、城鄉（海島）異地查檔和公眾網上查檔、自主查檔和被動推送相結合的智慧檔案云綜合利用平臺，推動舟山市檔案事業再上新臺階。