Web2.0環境下檔案網站建設研究
——以省級綜合檔案館網站為例

高琪翔/黑龍江大學信息管理學院

1 檔案網站Web2.0應用現狀

Web2.0是一個注重用戶參與的Web平臺，其內容主要由用戶主導產生，是區別于傳統由網站主導生成內容、用戶被動接收的一種新型模式。將Web2.0技術引入網站建設是一種必然趨勢，如何利用Web2.0技術將網站建設成為更具人性化的服務平臺，應當予以認真思考和探討。

1.1 我國省級綜合檔案館網站建設現狀

2016年10月，筆者對我國31個?。ê灾螀^、直轄市）的省級綜合檔案館網站，以及香港特別行政區、澳門特別行政區、臺灣地區的綜合檔案館網站進行網絡調研，其中西藏自治區檔案館網站因故沒能查找到。在Web2.0應用項的調查過程中，筆者將“微博”和“Blog”歸為一項，表中SNS項主要指支持分享至社交網站的功能。調研結果詳情見表1。

統計發現，上述檔案網站Web2.0應用數量為44，占整體應用水平的29.14%，Web2.0應用與傳統應用的比約為3∶7。此外，應用Web2.0技術的檔案網站為20個，其中應用微信公眾號的最多，共16個；其次應用微博（含Blog）的為10個；應用SNS的為8個；應用檔案APP和Wiki的各4個；應用RSS的為2個；Tag和IM的應用為0。

表1

Web2.0應用 傳統應用檔案網站微博Tag SNS RSS WIKI IM檔案APP微信公眾號總計留言問答版塊電話傳真郵箱通信地址總計18 湖南檔案信息網 √ √ 2√ √ 4 19 廣東檔案信息網 √ 1√√√√√ 6 20 陜西檔案信息網 √ 1√√ √ 4 21 甘肅檔案信息網 0√ 1 22 青海檔案網 0 √ √√ 3 23 四川檔案 √ √2√ √ 4 24貴州檔案方志信息網 √ √ √ 3√√√√√ 8 25 云南檔案信息網 0 √ √ 2 26 瓊蘭閣—海南省檔案信息網 0 √ √ √ √ 4 27 內蒙古檔案信息網 √ 1√√ √√ 5 28 寧夏檔案信息網 0√√√ √√ 5 29 新疆檔案信息網 0√ 1 30 西藏自治區檔案館 ------------------------------31 廣西檔案信息網 √ √ √√ 4√√ √ 7 32 香港政府檔案處 0√√√ √√ 5 33 澳門檔案館 √ 1√√√√√ 6 34 中央研究院臺灣史研究所·檔案館 0 √√ √√ 4總計 10 0 8 2 4 0 4 16 44 26 25 9 21 26 151

1.2 利用主體服務建設現狀

Web2.0在檔案網站中的應用，不僅體現在Web2.0應用層面，還體現在思想層面。Web2.0倡導人與計算機之間的交互，檔案館在網站建設中要更注重用戶的網上體驗，從利用主體角度出發為用戶提供良好服務，注重用戶信息反饋、增進用戶閱讀體驗。

網絡問卷調查是一種比較常見的信息反饋方式，它可以較好地征求用戶建議和意見，對于提高網站服務質量有參考作用。調查問卷的內容有多種形式，如檔案宣傳、意見征求、信息反饋等。網站可以通過設置具體問題，根據用戶反饋有針對性地改進和優化，也可以廣泛征詢用戶意見，根據用戶需求制定檔案公布范圍。

為確保檔案在網絡環境中的有效利用，檔案館需要對檔案進行數字化處理，形成圖片集、電子雜志等，在反映檔案原貌的同時，能給用戶帶來更好的閱讀體驗。檔案圖片集把帶有說明性文字的圖片集合到一起，反映特定時期的社會環境、風俗文化、歷史事件等信息，給用戶更直觀的感受。電子雜志和圖片集相比內容更加詳實，和純文本相比閱讀起來更為舒適，可以在線觀看或者離線下載，為用戶閱讀提供便利。

2 檔案網站Web2.0應用現狀分析

我國綜合檔案館作為科學研究和各方面利用史料的中心，不僅肩負科學管理檔案的重任，還要致力于社會服務工作[1]。而Web2.0強調以用戶為核心，注重用戶參與，這與檔案館的服務理念是一致的。

2.1 基于網站建設的應用分析

網上調研結果顯示，Web2.0應用約占整體應用的3成，隨著網絡技術的發展，這一比重將不斷增加?，F有的Web2.0應用間發展不均衡，其中微信公眾號的比例最大，占比為36%；其次是微博，為23%；再次是SNS，為18%；其他應用比例較小，如檔案APP和WIKI都為9%，RSS為5%；而Tag和IM則為0。總體而言，Web2.0應用呈現出以移動終端建設為主的發展趨勢。

2.1.1 Web2.0應用間呈發展不均衡趨勢

在Web2.0應用中，部分應用建設情況良好，如微信平臺和微博，部分應用還處于空白，如Tag和IM。對于Tag和IM的應用空白，筆者認為這是正常的合理現象。因為從理論上看，IM能夠使利用者與網站在線上及時溝通，但從實際角度出發，檔案館的檔案利用率無論在線上還是線下，都比較低，設專門答疑人員在線等候利用者提問，反而是一種資源浪費。相比較而言，傳統的留言板既能解決用戶問題，也能為其他遇到相似問題的利用者提供參考。Tag也是如此，只有當網站文獻種類眾多、類別豐富，用戶不標注Tag就很難整理文件，或參與網站的用戶數量大、設立Tag能更方便聚集相應資料時，Tag才能發揮作用。實際中，檔案網站的文章數量不算多，用戶參與度也比較低，缺乏設置Tag的必要性。

2.1.2 Web2.0應用以移動終端建設為主

在Web2.0應用中，占比高的微信公眾號、檔案APP和微博，主要面向移動終端用戶，SNS分享性質也符合移動終端用戶閱讀分享習慣。中國互聯網絡信息中心（CNNIC）調查報告數據顯示，我國網民中使用手機上網的比例達到92.5%[2]，可以看出網站建設考慮到了網民上網習慣，能根據用戶實際需求提供利用服務。

微信公眾號是檔案機構在Web2.0領域拓展的一個有利平臺，微信是國內普遍使用的IM應用程序，用戶群體基數大，用戶只需要掃描公眾號二維碼添加關注，就可以收到推送信息，操作簡單方便。公眾號與檔案APP相比，具有建設成本低、占用戶手機內存小、符合用戶閱讀習慣、便于分享傳播等特點。同樣帶有支持SNS分享的網站，方便用戶把喜歡的文章一鍵轉發至人人、微博、微信、豆瓣等多個社交媒體平臺，既擴大信息傳播范圍又符合如今人們“愛分享”的閱讀習慣。在微博中，檔案館能實時推送最新消息，也可及時解答用戶提問，使服務更加積極主動。

2.2 基于利用主體的建設分析

縱觀我國省級綜合檔案館網站建設現況，從提高用戶體驗的角度出發而提供的服務形式越來越多。除了問卷調查、檔案匯編之外，還有多媒體展廳和一系列便民服務。

2.2.1 網站利用方式朝多樣化發展

多媒體展廳是檔案網站提供的能帶給用戶良好視聽體驗感的特色服務，是一種集圖片展、電子書刊、視頻等多種元素為一體的檔案利用途徑。其中，圖片展由帶有說明性文字的圖片組成；電子書刊設計優良，有的模擬自然書頁翻動效果，有的帶有背景音樂。用戶可以根據個人閱讀習慣進行設置，如是否關閉背景音樂、是否全屏閱讀等。

2.2.2 網站服務方式向個性化轉變

檔案館在提供利用服務過程中，增設了很多便民服務，與社會公眾的生活息息相關，是檔案部門積極主動為公眾提供服務的良好途徑。以天津檔案網為例，網站在便民服務欄中設有民生詞典。該詞典相當于一本百科書，大致列舉社會中的民生問題，不僅解釋了詞條含義，還對辦理者需要準備哪些材料，辦理單位的地點、受理時間、聯系方式都進行了詳細介紹，部分詞條還列出了常見問題和答復。

2.2.3 應用服務傳播廣度亟待提高

以檔案微信平臺服務推送為例，筆者選擇了十個省份檔案公眾號作為數據統計對象，其中“發布”指“發布次數/發布文章數”；“總閱讀數”指該公眾號當期所有文章閱讀數總和；“平均”指總閱讀數除以該賬號當期發布文章數；“WCI”是微信傳播指數，通過文章的傳播度、覆蓋度及賬號的成熟度和影響力來反映微信整體熱度和公眾號的發展走勢。詳見表2。

時間：2016年10月0日至2016年10月31日

依據WCI排名，上海市的檔案春秋、江蘇檔案發布次數和發文量不算多，但文章的傳播度和影響力比較高。天津市檔案館、湖北省的讀檔和廣東檔案，其發文量較多，文章的傳播度和影響力也較高。秦風檔案、福建檔案發文量大，但在文章傳播度和影響力方面稍有欠缺。檔案部門在使用Web2.0應用推送服務時，不僅要考慮推送信息內容，還要考慮如何吸引閱讀用戶，擴大自身影響力。

3 對檔案網站建設的思考

Web2.0不僅是一個網絡平臺或一種技術手段，它體現更多的是一種理念、一種思想，即以人為本。目前，我國部分省份檔案館在網站設計中能較好運用Web2.0應用、提供有特色的個性服務，但也有部分檔案部門沒有認識到這一點。在Web2.0環境中，檔案館要致力于社會服務工作，既要不斷加強自身建設，又要從利用主體的角度思考，以提供更好的服務。

3.1 基于檔案館網站的建設

3.1.1 加強Web2.0應用建設

一是SNS。在如今的大眾網絡閱讀中，“愛分享”習慣隨處可見。檔案館將SNS技術應用于網站中，利用者可以把自認為有價值的信息分享到其他社交網站上，如分享到微信、微博、QQ空間、豆瓣等上，這樣不僅增強了網頁的實用性，還增加了文章瀏覽量，有利于檔案信息的傳播。

二是RSS。RSS在目前檔案館網站上的應用不太多。RSS訂閱服務操作簡便，用戶只需下載和安裝RSS瀏覽器，從網站提供的聚合信息目錄列表中訂閱感興趣的信息欄目，即可獲得及時更新的資訊。RSS節省了用戶大量的時間和精力，信息內容質量相對較高，有利于增強用戶對網站的信任，提升網站公眾認可度。

三是百科。目前，關于百科在檔案網站的應用存在一些問題。以上海檔案信息網為例，該網站的“檔案百科”是檔案館對一些與檔案有關的名詞、史話、知識的解釋，它不是一個供多人協同寫作的系統，不支持用戶修改詞條，用戶只能以留言的形式對一些內容進行補充，這和Web2.0中百科的概念不一致。即便如此，上海檔案信息網在普及檔案基本知識和常識、提高公眾對檔案的認識方面，仍有值得其他檔案網站學習的地方。

3.1.2 提高現有Web2.0服務質量

一是微博。截至2015年12月末，微博月活躍用戶達到2.36億，同比增長34%，日活躍用戶達到1.06億，同比增長32%[3]。面對微博龐大的用戶數量，檔案館應對提高微博服務質量給予高度重視。首先，應注重微博和Tag的有機結合，發布信息時加上話題，如#聚焦社會#、#歷史沿革#等，既方便用戶瀏覽信息，又能使檔案館根據用戶的閱讀量、轉發量、評論量等進行分析。其次，檔案館應選擇合適的時間推送微博，避免被其他信息淹沒。從用戶的發博行為來看，一天中發博量到達第一次峰值是在中午12點，第二次峰值是在晚上10點[4]。檔案館可選擇在這兩個時段推送信息，迎合用戶瀏覽習慣。

二是微信平臺。基于我國龐大的微信用戶數量，微信公眾號是檔案部門不可忽視的重要平臺。一個成熟的、具有影響力的公眾號，不僅要具備一定的發文數量，還要保證文章內容的精度、信息傳播的廣度、用戶的認可度等。在內容方面，除了選取本地區的檔案題材，還可以選取與民生、文化、出行等相關的題材。在宣傳方面，爭取每月至少推出一篇熱門文章，借助傳播力度提高關注度。同時還要充分調動線上線下資源，利用網站、電子刊物、展覽、講座等方式，吸引用戶參與進來。

3.2 基于利用主體的建設

3.2.1 針對不同群體的個性化服務

據CNNIC第38次中國互聯網絡發展狀況統計報告顯示，截至2016年6月，我國網民仍以10至39歲群體為主，占整體的74.7%；其中20至29歲年齡段的網民占比最高，達30.4%；10至19歲、30至39歲群體占比分別為20.1%、24.2%[5]。根據用戶不同年齡制定不同服務方案，有利于培養公眾檔案意識，并幫助他們養成查閱利用檔案的習慣。

針對青少年，檔案館可以與學校加強合作，制作系列文化紀錄片、愛國主義教育片、名人成長勵志片等讓學生觀看學習，并通過網絡答題或課堂演講達到充分學習的效果。對于中青年而言，針對大學生群體，檔案館可以針對本省具有歷史文化性質的紀念館、博物館、公園、建筑群等制作專題或數字地圖，便于參觀學習和旅游；對于上班族，檔案館可以與人才市場、政府部門等進行合作，對畢業生檔案、報到證、黨籍檔案等現實問題進行詳細說明。

針對老年人和殘障人士，由于其上網人數所占比例小，往往容易被忽視。檔案館網站在建設中，應主動采用“無障礙”瀏覽方式。對于存在視力障礙的老年人或殘障人士，可以用語音朗讀形式幫助他們獲取信息，或通過調節網頁大小和網頁文字大小便于他們瀏覽信息；對于存在色彩障礙的用戶，可以調節對比度改變頁面顏色。

3.2.2 針對企事業單位的檔案保管服務

檔案館作為永久保管檔案的基地，可提供具有檔案館特色的服務，如檔案寄存服務，并充分利用網站宣傳該服務的優勢。檔案庫房的安全性能高，具有防火防盜、防水防霉、防蟲防鼠等特點，而規模較大的企事業單位，擁有數量龐大又需要妥善保管的檔案，利用檔案館代為保管檔案所需花費的成本，要遠遠低于自行設立保管場所和購買相關設備的成本。同時，檔案館管理更規范、工作人員更專業，有利于更好地管理檔案。檔案館利用現有設施，向企事業單位提供檔案保管服務，既充分利用了資源，又服務于社會，也有利于檔案館自身發展。

3.2.3 增設熱詞搜索排名榜

檔案館應在網站界面中增設關鍵詞搜索排名，將利用者在本網站使用的關鍵詞按檢索頻次由高到低排序。關鍵詞熱搜既可以給利用者提供參考，又可以讓檔案部門了解公眾信息需求，為進一步建設網站提供參考。

3.2.4 優化網站頁面設計

大多數檔案網站存在一個通病，即頁面看起來雜亂不清晰，不美觀的頁面會降低公眾瀏覽網站的興致，或難以查找所需信息。檔案部門作為社會文化服務機構，應考慮到用戶視覺需求，優化頁面設計。此外，在網絡資源全球共享時代，網站語言不應只局限于簡體中文。對于港澳臺同胞來說，繁體中文是他們更習慣并適應的語言文字，對于在華生活的外國友人來說，相對比中文，英文頁面能更吸引他們瀏覽。在網站建設中，檔案館應以更開放的眼界、更包容的態度，考慮到不同利用者的差異性，增設不同語言的切換窗口，更好地滿足利用者需求。

注釋與參考文獻：

[1]馮惠玲,張輯哲.檔案學概論[M].北京:中國人民大學出版社,2006.84-85.

[2][5]中國互聯網絡信息中心.中國互聯網絡發展狀況統計報告[EB/OL].[2016-10-22].http://www.cnnic.com.cn/hlwfzyj/hlwxzbg/hlwtjbg/201608/t20160803_54392.htm.

[3]新浪科技.微博2015年用戶、活躍度、收入增速創新高.[EB/OL].[2016-10-25].http://news.sina.com.cn/m/roll/2016-03-03/docifxqaffy3552972.shtml.

[4]新浪微博數據中心.2015微博用戶發展報告.

[EB/OL].[2016-10-25].http://www.useit.com.cn/thread-10921-1-1.html.