跨組織文檔管理流程的研究與實踐

錢 爃/上海核工程研究設(shè)計院信息文檔管理中心

1 研究背景

跨組織文檔管理是指基于業(yè)務(wù)流程和信息技術(shù)的結(jié)合，使組織間相互配合，進行有序的文檔管理活動[1]。在核電項目建設(shè)過程中，有數(shù)量龐大、種類繁多、格式多樣、編碼各異的文檔在業(yè)主、工程公司、設(shè)計院、設(shè)備供應(yīng)商、土建承包商等多個組織之間流轉(zhuǎn)，為了有序管理跨組織文檔，需要做到組織間管理流程的無縫集成以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享。

在目前的核電建設(shè)領(lǐng)域，已實踐并取得成效的跨組織文檔管理流程一般有兩種：一種是各個組織進行獨立的文檔管理，在組織間采用人工或系統(tǒng)接口的方式進行文檔交換。其優(yōu)點是文檔管理相對獨立、穩(wěn)定和可控，內(nèi)部管理流程相對成熟；缺點是組織間整體管理流程結(jié)構(gòu)松散，組織間的溝通渠道由人工或系統(tǒng)接口承擔(dān)，增加了文檔丟失、傳遞不完整等風(fēng)險。另一種是由業(yè)主或工程總包方牽頭，要求各個組織使用其文檔管理流程。其優(yōu)點是流程高度集成，將各個組織納入到一套流程中進行管理，有效避免了數(shù)據(jù)丟失、傳遞不完整等風(fēng)險，提升了整體管理效率；缺點是管理不平等，組織間的文檔管理流程被業(yè)主或總包方控制，管理過程中產(chǎn)生的大量知識產(chǎn)權(quán)被其掌握無法進行數(shù)據(jù)共享，同時各個組織原有的管理流程和管理習(xí)慣被打破，勢必出現(xiàn)新的管理矛盾與利益沖突點。

跨組織文檔管理流程從管理深度上可分為流程互連、流程整合以及流程標(biāo)準(zhǔn)化[2]。傳統(tǒng)的跨組織流程基本實現(xiàn)了流程互連和流程整合，從實踐效果來看各有優(yōu)缺點。本項目嘗試研究一種全新的跨組織文檔管理流程，以“提供憑證、實現(xiàn)共享、支撐業(yè)務(wù)”作為核心目標(biāo)，在尊重各單位獨立性、自治性的基礎(chǔ)上，建立平等的、互相協(xié)作的跨組織文檔管理流程，實現(xiàn)跨組織文檔管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化。

2 研究成果

建立標(biāo)準(zhǔn)化的跨組織文檔管理流程，關(guān)鍵在于協(xié)調(diào)各方確定跨組織文檔管理的整體目標(biāo)，圍繞該目標(biāo)進行統(tǒng)一的管理流程、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、接口規(guī)范以及平臺載體的研究設(shè)計。

2.1 跨組織文檔管理流程

跨組織文檔管理的難點在于將各個組織的管理目標(biāo)和利益訴求進行融合與平衡。本次研究的跨組織文檔管理流程采用了“主流程+子流程”相結(jié)合的模式，主流程用于各個組織間的文檔流轉(zhuǎn)實現(xiàn)流程的協(xié)作管理；子流程用于各個組織內(nèi)部文檔流轉(zhuǎn)實現(xiàn)內(nèi)部流程的獨立管理，主流程與子流程的文檔信息進行實時交互。

各個組織協(xié)商并確定用于主流程流轉(zhuǎn)的各個組織應(yīng)當(dāng)共享的文檔和元數(shù)據(jù)范圍；確定用于子流程流轉(zhuǎn)的各個組織應(yīng)當(dāng)私有的文檔和元數(shù)據(jù)范圍；文檔和元數(shù)據(jù)范圍的協(xié)商通常會涉及不同組織的管理和利益問題，協(xié)商結(jié)果直接影響跨組織文檔管理流程的實施深度以及實施效果。

由跨組織文檔管理流程的核心組織完成主流程的設(shè)計建模，設(shè)定流程框架，梳理流程界面及接口信息。各個組織設(shè)計各自的內(nèi)部子流程，子流程的輸入和輸出均通過主流程傳遞至各個組織。

圖1展示了一支典型的跨組織文檔管理流程——E&DCR（Engineering & Design Change Request，即工程設(shè)計變更申請單流程）。該流程由1支主流程與3支子流程組成（圖中①、②、③為各個組織內(nèi)部獨立管理的子流程），主要參與者包含：發(fā)起方（設(shè)備供應(yīng)商、土建承包商）、承包方（工程公司）、設(shè)計方（設(shè)計院）、知悉方（業(yè)主單位）。

圖1：E&DCR跨組織協(xié)作流程框圖

2.2 跨組織數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和接口規(guī)范

為確保跨組織文檔管理流程在各個組織適用，以及主流程與子流程可實時交互，需建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和接口規(guī)范，協(xié)調(diào)管理各層次的信息交換。標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)和接口規(guī)范主要包括分類、編碼、元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)字典以及模板等。

2.2.1 分類

統(tǒng)一分類的意義在于確保主流程與子流程可準(zhǔn)確識別同一種文檔類型，并按照已定義的流程要求處理該類文檔。跨組織文檔管理流程的流轉(zhuǎn)主體是各類文檔，每一類文檔在各個組織內(nèi)部具有不同的管理要求。將文檔進行類別劃分，再依據(jù)劃分結(jié)果設(shè)計不同的主流程與子流程，以滿足不同的管理要求。分類是基于跨組織文檔管理的需求而共同協(xié)商制定的，分類結(jié)果直接影響用于跨組織管理的文檔類型以及對應(yīng)需要建立的跨組織流程的種類。本項目將分類的結(jié)果稱為“類（Type）”，指具有共同屬性或特征的文檔的集合[3]，每一種跨組織流程管理一種或者多種“類”。該分類的使用不影響各個組織內(nèi)部已有的其他文檔分類，并隨著跨組織流程的開展而不斷增加和優(yōu)化，一旦需要對分類進行調(diào)整，必須獲得受影響的各個組織的確認(rèn)，以保證跨組織流程實施的一致性。本項目共協(xié)商確定了9類（Type）文檔需要進行跨組織管理，同時依據(jù)每一類文檔管理要求的差異設(shè)計了6種跨組織流程（表1）。

表1：跨組織協(xié)作流程所采用的主要分類

2.2.2 編碼

編碼是給文檔賦予代碼的過程[4]，各個組織在主流程和子流程運行過程中，均可準(zhǔn)確識別該文檔，確保跨組織流程處理的是同一份文檔。編碼是跨組織文檔管理的基礎(chǔ)要素，本項目主要采用了《文件編碼規(guī)則》和《項目通訊細則》對跨組織文檔進行編碼。

《文件編碼規(guī)則》適用于工程文件、RFI、EDCR、EP、EE以及NCR六類文檔的編碼，該編碼通常由4個字段組成，分別是電廠標(biāo)識碼、定位碼、文件類型碼和序列號[5]，每個字段之間用連字符“-”隔開，如“PPPXXXXX-YYY-ZZZ”，在跨組織流程中使用“編碼+版本”對該類文檔的唯一性進行標(biāo)識。

《項目通訊細則》適用于會議紀(jì)要、傳遞單以及函件的編碼，該編碼由4個字段組成，分別是項目代碼、發(fā)文方通信渠道代碼、收文方通信渠道代碼和流水號，每個字段之間用連字符“-”隔開，如“KKK-AAAABBBB-CCCCCC”。

編碼規(guī)則定義了編碼的結(jié)構(gòu)形式、使用規(guī)則、分配規(guī)則和管控要求，需要各個組織協(xié)商通過并在核電項目建設(shè)過程中共同遵守。該編碼規(guī)則已應(yīng)用在表1的9種文檔的編碼中，是跨組織管理流程中各類文檔采用的指定編碼規(guī)則。

2.2.3 元數(shù)據(jù)

元數(shù)據(jù)是描述文檔背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個跨組織管理過程的數(shù)據(jù)[6]。統(tǒng)一元數(shù)據(jù)的意義在于通過跨組織管理流程傳遞的元數(shù)據(jù)能被各個組織識別和管理，保證文檔有效性、完整性和長期可用性。不同類型的文檔，其元數(shù)據(jù)不盡相同，本項目中每一種文檔類型的元數(shù)據(jù)分為共享和私有部分，共享部分用于跨組織主流程，私有部分用于各個組織內(nèi)部子流程。兩部分元數(shù)據(jù)可同時依附于同一種文檔類型存在，以滿足跨組織主流程和組織內(nèi)部子流程的不同管理需求。

元數(shù)據(jù)的設(shè)計依據(jù)表1中的9種文檔分類開展。為便于索引和管理元數(shù)據(jù)，采用類（Type）、元數(shù)據(jù)（Metadata）以及數(shù)據(jù)字典（Data Dictionary）來索引和管理元數(shù)據(jù)。

2.2.4 數(shù)據(jù)字典

數(shù)據(jù)字典是一系列互相關(guān)聯(lián)的元數(shù)據(jù)項組成的集合[7]，其意義在于保證各個組織用于跨組織流程的元數(shù)據(jù)的一致性。每一個文檔類型對應(yīng)幾十甚至上百種元數(shù)據(jù)，多個文檔類型疊加以后形成了海量的元數(shù)據(jù)，為了便于使用和管理元數(shù)據(jù)，按類對元數(shù)據(jù)進行歸類并建立索引形成了數(shù)據(jù)字典。

數(shù)據(jù)字典本身隨著跨組織流程的開展而不斷完善和優(yōu)化。跨組織流程需求的變更將影響到類的變更，類的變更傳遞至元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)變更傳遞至數(shù)據(jù)字典；在類不發(fā)生變更情況下，也可依據(jù)需求直接變更元數(shù)據(jù)，從而使數(shù)據(jù)字典更加完善和優(yōu)化。本項目依據(jù)表1中的9種文檔分類梳理形成了數(shù)據(jù)字典。

2.2.5 模板

統(tǒng)一模板的意義在于保證跨組織流程中各類文檔的格式符合管理要求。在跨組織文檔管理流程中，流程運行的主體是文檔，例如RFI設(shè)計澄清單、EP接口單、EE接口單等。依據(jù)表1的9種文檔類型，分別設(shè)計了相應(yīng)的文檔模板，模板采用WEB頁面的方式，使用后臺元數(shù)據(jù)庫自動填充方式實現(xiàn)大部分內(nèi)容的自動填寫，用戶僅需填寫正文內(nèi)容即可完成文檔編制，經(jīng)過編、審、批流程后加載電子簽名，WEB頁面自動轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式的PDF文檔后進行跨組織流轉(zhuǎn)。制定統(tǒng)一的文檔模板，在文檔管理要求、流程頁面展現(xiàn)、用戶體驗以及運行效率等方面均有大幅提升。

梳理并實現(xiàn)跨組織文檔類型、編碼、元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)字典與模板的統(tǒng)一需要各個組織之間的深度協(xié)作，這也是實現(xiàn)跨組織文檔管理的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上建立標(biāo)準(zhǔn)化的跨組織文檔管理流程，提升跨組織文檔管理的整體水平。

2.3 跨組織信息化應(yīng)用平臺

信息化平臺是實現(xiàn)跨組織文檔管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的重要工具，跨組織管理流程主要使用文檔一體化管理平臺EDRMS（Electronic Documents & Records Management System）。該平臺對實現(xiàn)跨組織文檔管理流程提供了有效的技術(shù)支持，具備高效的流程驅(qū)動引擎、強大的數(shù)據(jù)檢索功能、完整的數(shù)據(jù)存儲和統(tǒng)計功能等，同時在跨組織文檔的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及文件之間建立了緊密聯(lián)系[8]。對于暫時還未接入跨組織協(xié)作流程的組織或者合作期較短的組織，平臺提供了無縫的數(shù)據(jù)交換方案，以解決急迫的使用需求同時減少組織的資源投入。無縫的數(shù)據(jù)交換作為跨組織協(xié)作流程的補充，在實踐中取得了良好效果，其優(yōu)勢在于充分利用各個組織現(xiàn)有資源，依靠EDRMS平臺接口的通用性、穩(wěn)定性和可靠性，為跨組織文檔管理流程的實現(xiàn)提供了更多方式。

3 創(chuàng)新性

本項目研究的跨組織文檔管理流程主要創(chuàng)新點如下：第一，實現(xiàn)了跨組織文檔管理流程的協(xié)作管理，使組織間流轉(zhuǎn)的文檔和元數(shù)據(jù)的管理達到了高效、安全和可靠的目標(biāo)；第二，完全尊重各個組織已有的文檔管理模式，在保持各組織內(nèi)部管理流程獨立性的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)了跨組織流程的協(xié)作；第三，最大程度地保護了各個組織的自身利益，各個組織根據(jù)跨組織主流程的需要，有選擇性地提供文檔和元數(shù)據(jù)；第四，各個組織內(nèi)部的子流程具備完全獨立性，只需滿足與主流程接口要求，子流程改進不會影響跨組織流程的運行；第五，各個組織內(nèi)部可用一支通用的子流程管理所有同類別的項目，提升了管理效率、節(jié)約了管理資源投入；第六，統(tǒng)一了分類、編碼、元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)字典與模板，實現(xiàn)跨組織文檔管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化，大幅提高跨組織文檔管理水平；第七，實現(xiàn)項目現(xiàn)場與本部的一體化管理，滿足異地、跨組織、跨地域文檔管理的需要。

4 應(yīng)用狀況

目前基于表1中9種文檔類型設(shè)計的六種跨組織文檔管理流程均已上線。在推廣過程中，跨組織文檔管理流程受到了各個單位和業(yè)務(wù)部門的歡迎，目前該成果已經(jīng)成功應(yīng)用于山東榮城CAP1400示范工程、浙江三門核電二期工程、山東海陽核電二期工程和廣東陸豐核電一期工程的項目建設(shè)，主要參與的組織包括工程公司、設(shè)計院、業(yè)主、設(shè)備供應(yīng)商、施工承包方等，已基本覆蓋了核電建設(shè)全產(chǎn)業(yè)鏈。主要實施效果體現(xiàn)在“提供憑證、實現(xiàn)共享、支撐業(yè)務(wù)”方面：第一，按照管理需求的不同，同一份文檔可在跨組織流程中實現(xiàn)部門內(nèi)、組織內(nèi)以及組織間的循環(huán)流轉(zhuǎn)；第二，經(jīng)過跨組織流轉(zhuǎn)的文檔，從文檔產(chǎn)生至流轉(zhuǎn)結(jié)束，保存了完整的跨組織元數(shù)據(jù)，供各個組織共享使用；第三，跨組織流轉(zhuǎn)的文檔，流程信息可實時跟蹤查詢，提供完整的跨組織流轉(zhuǎn)記錄，保證了跨組織文檔的完整、真實性、可靠與可用性；第四，組織間文檔業(yè)務(wù)管理效率大幅提升，流程效率平均提升30%，組織間文檔交換效率提高為2到3倍，同等條件下可節(jié)省文控人員30人/年。

截至2016年6月，已運行的跨組織文檔管理流程總計304736項，涉及跨組織文檔總計778732件。按2015年數(shù)據(jù)測算，每年可節(jié)省約547萬元的經(jīng)濟效益，保守估計，跨組織文檔管理流程的實施平均可實現(xiàn)30%的業(yè)務(wù)效率提升。隨著今后上線項目增加以及年運行流程量的增加，管理效益還將持續(xù)增長。

5 推廣前景

傳統(tǒng)的跨組織文檔管理流程大部分由員工承擔(dān)業(yè)務(wù)的溝通與延續(xù)，將原本完整的業(yè)務(wù)流程進行了人為割裂，加大了文檔管理的風(fēng)險，尤其在組織人員變動時，保持業(yè)務(wù)流程的連續(xù)性變得更加困難。本次研究的跨組織文檔管理流程以項目的整體效益為目標(biāo)，極大地改善了組織間協(xié)同工作能力，保障了跨組織文檔業(yè)務(wù)的持續(xù)性，降低了項目運行風(fēng)險，提升了跨組織業(yè)務(wù)的處理質(zhì)量和效率，降低了資源消耗和人工使用成本。 大型項目的建設(shè)通常是一個龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，跨行業(yè)、跨組織、跨地域、跨專業(yè)的協(xié)作是不可避免的。標(biāo)準(zhǔn)化的跨組織文檔管理流程可廣泛應(yīng)用于由業(yè)主、設(shè)計院、工程公司和承包商等多個組織參與協(xié)作的大型建設(shè)項目，同時此類項目具有組織間合作持久、流程相對固化、業(yè)務(wù)情況復(fù)雜等特點。而小型項目或是流程變動較大、合作單位變更快的跨組織協(xié)作，不適用于本方案。

注釋與參考文獻：

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[8]國家能源局．NB/T 20041-2011核電文檔管理系統(tǒng)功能要求 [Z]．2011-07-01．