大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

呂文杰

摘 要：本文從大數(shù)據(jù)背景下某檔案管理案例分析入手，探討了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理機(jī)制的轉(zhuǎn)變，并提出了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理效率提升的路徑，旨在為廣大同行提供有價(jià)值的技術(shù)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；轉(zhuǎn)變；對(duì)策

引言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)迎來(lái)了大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們的生活方式和思維模式都在受到大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，對(duì)于檔案管理工作也產(chǎn)生了很大的沖擊，檔案管理部門(mén)需要在實(shí)踐中認(rèn)真思考并且積極探索，只有建立有效的資源保護(hù)機(jī)制，才能保證管理業(yè)務(wù)流程順應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展需求。在對(duì)管理結(jié)構(gòu)和管理框架進(jìn)行信息和數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上，要對(duì)管理模式和管理技術(shù)手段進(jìn)行有效整合，提高檔案管理部門(mén)的行政職能水平，提升管控機(jī)制和業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平，確保整體檔案管理框架符合實(shí)際發(fā)展需求，從而順利提升檔案管理項(xiàng)目的實(shí)效性，有效融合大數(shù)據(jù)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)整體檔案管理項(xiàng)目技術(shù)框架的升級(jí)。

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理機(jī)制的轉(zhuǎn)變

1.1大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理體系的轉(zhuǎn)變

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，最明顯的變化就在于檔案數(shù)量的增多，且整體檔案服務(wù)項(xiàng)目的質(zhì)量和要求也在不斷提高。傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理的實(shí)際需求，這就需要相關(guān)管理人員提高項(xiàng)目認(rèn)知，在傳統(tǒng)管理結(jié)構(gòu)之上建立更加多元化的基礎(chǔ)理論，從而保證大數(shù)據(jù)檔案管理框架和管理體系的完整度。第一，要建立有效的大數(shù)據(jù)觀念，建立有效的定量評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)閾值進(jìn)行綜合分析。第二，要建立有效的大檔案觀，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成檔案，從而建立有效的數(shù)據(jù)管控和處理機(jī)制。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，將一切信息進(jìn)行歸檔已經(jīng)成為可能，管理人員能將檔案的范圍擴(kuò)散到最大，實(shí)現(xiàn)整體信息檔案和管理機(jī)制項(xiàng)目的綜合處理，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)抓取，從而實(shí)現(xiàn)檔案結(jié)構(gòu)的多元化發(fā)展，確保檔案項(xiàng)目能具備應(yīng)有的價(jià)值和數(shù)據(jù)有效性。第三，要建立有效的大服務(wù)觀，提高數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)中技術(shù)的革新結(jié)構(gòu)，確保整體計(jì)算機(jī)服務(wù)項(xiàng)目中計(jì)算機(jī)信息的完整度，實(shí)現(xiàn)綜合服務(wù)結(jié)構(gòu)，提高檔案管理的管理價(jià)值。

1.2大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案資源體系的轉(zhuǎn)變

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，建立檔案管理機(jī)制能確保檔案數(shù)據(jù)的來(lái)源和內(nèi)容更加豐富。前者主要是針對(duì)檔案系統(tǒng)中的信息管控，借助大數(shù)據(jù)的技術(shù)手段，能提高檔案收集的實(shí)際價(jià)值，確保檔案數(shù)據(jù)更加網(wǎng)絡(luò)化以及社會(huì)化，提高檔案項(xiàng)目的管控機(jī)制，建立有效的檔案管理也是為了助力相關(guān)企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合。后者是借助檔案數(shù)量提高檔案管理質(zhì)量的管控機(jī)制，確保檔案管控價(jià)值和管理力度的強(qiáng)化，從而提升大數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的有效性，促進(jìn)數(shù)據(jù)的海量規(guī)模得到有效實(shí)現(xiàn)。特別是在檔案管理過(guò)程中利用異構(gòu)化數(shù)據(jù)，能保證檔案數(shù)據(jù)價(jià)值密度的提高。

1.3大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案利用服務(wù)體系的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理項(xiàng)目只是針對(duì)固定的部門(mén)，其中主要是企事業(yè)單位、公務(wù)員以及公職職工，檔案的數(shù)據(jù)和信息量非常巨大，但是收益群體較為集中。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理項(xiàng)目的需求和對(duì)象更加完整，檔案管理項(xiàng)目更加傾向于人民群眾服務(wù)，并對(duì)城市發(fā)展以及市民提供相應(yīng)服務(wù)，要實(shí)現(xiàn)建設(shè)智慧城市的目標(biāo)。

1.4大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案安全保障體系的轉(zhuǎn)變

在檔案管理項(xiàng)目建立過(guò)程中，最重要的參數(shù)因素就是要保證管理結(jié)構(gòu)的安全性，需要管理人員提高安全認(rèn)知意識(shí)，建構(gòu)更加有效的管理措施，確保整體管理效果能符合實(shí)際需求。傳統(tǒng)檔案管理項(xiàng)目中，人工處理會(huì)存在很多人為失誤，這就會(huì)對(duì)信息數(shù)據(jù)的保管造成影響。而大數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)中，數(shù)據(jù)由后臺(tái)進(jìn)行即時(shí)管理和操作，改建中的檔案管理項(xiàng)目在保管條件以及應(yīng)急處理方面也存在一定優(yōu)勢(shì)，能保證對(duì)不同類(lèi)型檔案進(jìn)行綜合保管。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理效率提升的路徑分析

2.1強(qiáng)化資源聚焦力度，保證檔案管理資源體系完整。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要對(duì)檔案管理項(xiàng)目進(jìn)行綜合管控，確保檔案資源項(xiàng)目的工作開(kāi)展機(jī)制符合檔案管理的需求。特別要注意的是，在對(duì)檔案資源建設(shè)方面，要保證館藏結(jié)構(gòu)和服務(wù)機(jī)制順應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，確保工作項(xiàng)目符合實(shí)際發(fā)展需求，建立完整的檔案管理措施，以服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展需求，也能為廣大人民群眾提供服務(wù)路徑，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)時(shí)代半結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的綜合管控，實(shí)現(xiàn)檔案資源管理能力的綜合提升。

2.2創(chuàng)新檔案管理服務(wù)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)體系升級(jí)。

在服務(wù)項(xiàng)目建立過(guò)程中，要對(duì)整體管控措施和管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，確保服務(wù)體制的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)整體知識(shí)服務(wù)體系結(jié)構(gòu)健全的目標(biāo)，有效盤(pán)活檔案資源項(xiàng)目，也順利提升檔案資源的開(kāi)放進(jìn)程，確保企業(yè)在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下資源信息數(shù)字化戰(zhàn)略目標(biāo)得以達(dá)成，提升民眾的參與水平和參與熱情，一定程度上擴(kuò)大檔案資源的控制結(jié)構(gòu)，并且優(yōu)化相關(guān)管理人員的工作效率。

2.3運(yùn)行三位一體檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理的安全性。

在檔案管理項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程中，最重要的就是要保證管理項(xiàng)目的安全性，確保整體管控結(jié)構(gòu)和管理項(xiàng)目符合網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求，提高資源安全管理的實(shí)際效果。在實(shí)際保護(hù)機(jī)制中，要對(duì)物理保護(hù)、人防戰(zhàn)略、技術(shù)防御等方面進(jìn)行綜合管控。其中要著重關(guān)注技術(shù)防御，要在建立檔案信息系統(tǒng)安全保密防護(hù)體系的同時(shí)，提高大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份能力。

3.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的制度和服務(wù)創(chuàng)新

3.1制度創(chuàng)新

如何保證大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理信息系統(tǒng)能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶(hù)的需求，以發(fā)揮其最大效能；如何規(guī)范地應(yīng)用、開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，文件與檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、大數(shù)據(jù)管理是密不可分的。制度創(chuàng)新要從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開(kāi)發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個(gè)層面，組織信息部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)，共同建立起企業(yè)級(jí)信息管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。筆者所在企業(yè)，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用各階段，已建立或正在建立的制度。

3.2服務(wù)創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的和創(chuàng)新空間。創(chuàng)新之首，即樹(shù)立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶(hù)群體越多，對(duì)信息服務(wù)的要求就越多，對(duì)信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹(shù)立信息服務(wù)的理念。信息服務(wù)強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)。檔案部門(mén)要對(duì)信息產(chǎn)生的來(lái)源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動(dòng)腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶(hù)潛在的需求，有針對(duì)性地策劃、設(shè)計(jì)出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計(jì)劃地對(duì)電子文件信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。

4.結(jié)語(yǔ)

總而言之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要建立健全完整的檔案管控措施，就要根據(jù)實(shí)際情況提高管控手段和管理機(jī)制，確保檔案管理項(xiàng)目的優(yōu)化發(fā)展。作為檔案工作者須主動(dòng)掌握時(shí)代的節(jié)拍，在檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，積極探索新的管理，升華管理理念，擺脫困惑，使檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的含量。

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