新形勢(shì)下基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的思考

楊鮮

摘要：檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)歷經(jīng)30多年的發(fā)展，已經(jīng)相對(duì)成熟，各項(xiàng)工作越來(lái)越規(guī)范、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)。近年來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，社會(huì)走進(jìn)信息時(shí)代，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化呈現(xiàn)出許多新的特點(diǎn)和趨勢(shì)，基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化方面還存在很多問(wèn)題亟待解決。加強(qiáng)新形勢(shì)下基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的理論層面與實(shí)踐層面研究，有助于提升基層單位的檔案管理水平，有助于提升檔案工作的規(guī)范性、信息性、便利性，對(duì)于為我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展提供基層單位的實(shí)踐基礎(chǔ)和研究素材具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：基層 檔案管理 標(biāo)準(zhǔn)化

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2017）05-0068-02

在檔案管理的運(yùn)行過(guò)程中，檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)有利于決策者了解單位現(xiàn)階段發(fā)展?fàn)顩r，總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，了解各人員的綜合素質(zhì)，也是改進(jìn)發(fā)展規(guī)劃，調(diào)整工作結(jié)構(gòu)的重要依據(jù)。檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的有效管理，推動(dòng)了基層單位檔案平臺(tái)的建設(shè)和運(yùn)營(yíng)，與此同時(shí)實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案內(nèi)容的數(shù)字化處理。但就實(shí)際情況來(lái)看，難免存在一些問(wèn)題，不同程度上影響了基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的推進(jìn)。

一、基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作重視度不高

1.制度建設(shè)缺乏

基層單位工作千頭萬(wàn)緒，各種常用的制度比較健全，相對(duì)來(lái)講，檔案管理制度不常用。有的單位檔案管理制度缺乏，有的單位即使有檔案管理制度，但制度陳舊或者不健全。表現(xiàn)在應(yīng)入檔案室的檔案未入，進(jìn)入檔案室的檔案保管期限不確定，檔案到期如何處置未作規(guī)定等。

2.未設(shè)立檔案管理專(zhuān)職人員

基層單位一般不設(shè)立檔案管理專(zhuān)職人員，而是由辦公室或者人事等部門(mén)人員兼任，該檔案管理人員一般還負(fù)責(zé)其他工作，檔案管理只是附帶的一小部分工作。基層單位檔案管理人員并非專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員，檔案管理方面的知識(shí)水平也有限，達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)化管理。

3.投入不足

基層單位在檔案管理方面投入的人力、物力、財(cái)力都不足，設(shè)施簡(jiǎn)陋，檔案室建設(shè)不足，有的單位有專(zhuān)門(mén)的檔案室，有的單位沒(méi)有。投入財(cái)力不足導(dǎo)致無(wú)法購(gòu)買(mǎi)必要的檔案信息化設(shè)施設(shè)備，檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢，影響檔案信息化的有序推進(jìn)。

4.分類(lèi)建檔不足

基層單位哪些資料應(yīng)該進(jìn)入檔案室保管不明確，除了財(cái)務(wù)、人事等檔案外，其他該進(jìn)檔案室保管的資料未做到應(yīng)進(jìn)皆進(jìn)，如：轄區(qū)群眾的個(gè)人基本情況，醫(yī)療保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)購(gòu)買(mǎi)情況、基層單位大事記、征地拆遷材料、單位的總結(jié)、相關(guān)的合同協(xié)議。有些檔案涉及財(cái)務(wù)，就保存在財(cái)務(wù)檔案中；有些檔案涉及人事，就保存在個(gè)人人事檔案中，相關(guān)檔案由財(cái)務(wù)、人事等自行保管。

5.對(duì)檔案移交和搬動(dòng)重視不夠

基層單位人員變動(dòng)頻繁，檔案管理崗位也不例外，檔案管理崗位人員變動(dòng)時(shí)，有的未正式辦理移交手續(xù)，有的辦理了簡(jiǎn)單的移交手續(xù)，交了檔案室鑰匙，無(wú)移交清冊(cè)，也未對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)核對(duì)、未對(duì)移交過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。基層單位還存在因辦公場(chǎng)所變動(dòng)而搬動(dòng)檔案時(shí)對(duì)檔案重視不夠，往往造成檔案遺失。

（二）基層檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化水平不高

基層單位許多檔案管理人員并不都是檔案管理相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員，兼職人員的專(zhuān)業(yè)技能并沒(méi)有達(dá)到檔案信息化、規(guī)范化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)仍待提高。有的基層單位檔案管理人員年紀(jì)偏大，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，他們的檔案管理知識(shí)貯備和專(zhuān)業(yè)技能較低。

由于對(duì)檔案管理工作的不重視，基層單位平時(shí)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)也少，相關(guān)檔案主管部門(mén)檢查指導(dǎo)也不足。檔案管理工作一般不納入基層單位年度目標(biāo)考核，基層單位也不重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

隨著檔案信息化建設(shè)的加大，對(duì)檔案信息化查詢(xún)的需求量也日益增加，對(duì)檔案管理人員的服務(wù)水平要求越來(lái)越高。

（三）檔案電子化處理率低，查詢(xún)使用率低

基層單位保管在檔案室的檔案資料多數(shù)為紙質(zhì)檔案，未進(jìn)行檔案電子化處理。有的檔案即便有電子化，也未將電子檔案存檔。檔案歸檔后查詢(xún)使用率低，如財(cái)務(wù)檔案歸檔以后，僅僅在財(cái)務(wù)人員偶爾查詢(xún)或者審計(jì)機(jī)構(gòu)來(lái)審計(jì)時(shí)使用；人事檔案歸檔以后，很少查詢(xún)。其他方面的檔案歸檔后，基本不再查詢(xún)或者使用。

二、基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的趨勢(shì)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作的一個(gè)重要組成部分，是基礎(chǔ)性工作。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化即使對(duì)于一個(gè)基層檔案工作者來(lái)說(shuō)也不算一個(gè)新鮮事物。早在1979年，在全國(guó)文獻(xiàn)檢索標(biāo)準(zhǔn)化工作會(huì)議上，提出了在檔案工作方面實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的建議，得到了與會(huì)同志的熱烈響應(yīng)，成為檔案標(biāo)準(zhǔn)化的開(kāi)端。1982年，在全國(guó)檔案工作會(huì)議上，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制定被正式提出，接下來(lái)各地進(jìn)行了深入研究探索。1985年，我國(guó)以中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的形式頒布了《檔案著錄規(guī)則》，這個(gè)可以稱(chēng)得上我國(guó)第一部檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，也是由國(guó)家頒布的最高標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化提供了依據(jù)和基礎(chǔ)。由此可見(jiàn)，我國(guó)檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作已有30多年的歷史，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化已經(jīng)走過(guò)了很長(zhǎng)一段路程。近年來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，社會(huì)走進(jìn)信息時(shí)代，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化呈現(xiàn)出許多新的特點(diǎn)和趨勢(shì)，需要基層檔案工作者在實(shí)踐中認(rèn)真學(xué)習(xí)研究、準(zhǔn)確把握。

（一）規(guī)范性

所謂規(guī)范性，就是指有標(biāo)準(zhǔn)、有規(guī)矩，是指根據(jù)某種事物的發(fā)展需要，合理地制定組織規(guī)程和基本制度以及工作流程，以形成統(tǒng)一、規(guī)范和相對(duì)穩(wěn)定的管理體系，通過(guò)對(duì)該體系的實(shí)施和不斷完善，達(dá)成井然有序、協(xié)調(diào)高效之目的。檔案管理工作的規(guī)范性，既可以滿(mǎn)足檔案工作在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，也可以為決策者在制定工作規(guī)劃時(shí)提供翔實(shí)的資料，幫助決策者作出科學(xué)合理的適合單位長(zhǎng)期使用的發(fā)展規(guī)劃。

（二）信息性

所謂檔案管理的信息性，主要是以現(xiàn)代社會(huì)信息化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)為依托，在保證檔案原始內(nèi)容的基礎(chǔ)上，通過(guò)科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案形式以及儲(chǔ)存方式等進(jìn)行合理的轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。檔案管理的信息化，便于檔案資料永久保存，可以有效地降低檔案管理成本，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用，對(duì)于檔案的查詢(xún)和再利用提供有利條件。

（三）便利性

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)檔案工作的各項(xiàng)管理活動(dòng)制定出科學(xué)統(tǒng)一的規(guī)劃和技術(shù)規(guī)范，并強(qiáng)化一以貫之地執(zhí)行，使檔案工作逐步規(guī)范、統(tǒng)一和協(xié)調(diào)，以獲得最佳的工作秩序和社會(huì)效益。實(shí)施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化有助于提供技術(shù)引導(dǎo)和業(yè)務(wù)規(guī)范，有助于擺脫大量的重復(fù)性的耗時(shí)耗物的工作，有助于高效便捷地開(kāi)展管理工作，有助于最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源共加共享，互利共贏。

三、做好基層單位檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的對(duì)策建議

隨著檔案管理工作朝著信息化和規(guī)范化方向發(fā)展，針對(duì)基層單位當(dāng)前的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化情況，采取有效的措施解決其存在的問(wèn)題顯得尤為重要。

（一）加強(qiáng)基層檔案法規(guī)制度建設(shè)

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》修訂情況，圍繞新型組織和新領(lǐng)域檔案管理，加快制定和完善基層檔案管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)章制度在基層全覆蓋。系統(tǒng)組織學(xué)習(xí)行政執(zhí)法及檔案法律法規(guī)等知識(shí)，執(zhí)法人員培訓(xùn)合格持證上崗，樹(shù)立依法行政、依法管檔的觀(guān)念，提高依法行政的意識(shí)和能力。建立健全與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理制度，明確職責(zé)和要求，及時(shí)更新，加強(qiáng)監(jiān)督，定期考核，確保制度嚴(yán)格執(zhí)行。

（二）加強(qiáng)基層檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加強(qiáng)與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的溝通、交流，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而加大對(duì)檔案管理工作的投入。建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案管理場(chǎng)所，配置齊全相關(guān)的設(shè)備、光盤(pán)、磁盤(pán)等。有條件的專(zhuān)業(yè)、高校、企業(yè)、經(jīng)濟(jì)園區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際，積極做好檔案館庫(kù)的新建或改擴(kuò)建，配齊相應(yīng)設(shè)備、設(shè)施，確保檔案安全保管和方便利用。檔案庫(kù)房做到與辦公用房、閱覽室分開(kāi)，配備符合國(guó)家和省有關(guān)規(guī)定的檔案工作專(zhuān)用設(shè)施設(shè)備，落實(shí)防盜、防光、防高溫、防火等“十防”措施。

（三）加強(qiáng)基層檔案安全體系建設(shè)

基層檔案館室要完善檔案安全保障體系，加大檔案安全宣傳教育力度，健全安全應(yīng)急方案等檔案安全管理規(guī)章制度，確保檔案安全。建立健全檔案信息安全管理制度，完善上網(wǎng)信息審查流程，嚴(yán)格檔案劃控解密，做好檔案信息的保密工作。加快推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)和分級(jí)保護(hù)工作，依法對(duì)檔案電子數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，建立電子數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，逐步建立檔案電子數(shù)據(jù)備份制度、數(shù)據(jù)遷移制度、檔案信息系統(tǒng)的容災(zāi)系統(tǒng)和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，確保檔案信息系統(tǒng)的安全。

（四）加強(qiáng)基層檔案資源體系建設(shè)

進(jìn)一步明確本級(jí)黨政機(jī)關(guān)的二級(jí)甚至三級(jí)立檔單位永久檔案的歸屬，把有關(guān)本地經(jīng)濟(jì)、文化、民俗、風(fēng)土人情、名人、名優(yōu)產(chǎn)品、名勝古跡等具有地方特色的檔案納入接收范圍。建好本地重要人物（知名人士）檔案庫(kù)，主動(dòng)參與重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大活動(dòng)檔案的收集和管理。及時(shí)跟蹤新興領(lǐng)域形成的檔案，將具有憑證價(jià)值、史料價(jià)值的檔案及時(shí)接收進(jìn)館。

（五）加強(qiáng)基層檔案信息化建設(shè)

全面開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，對(duì)保管期限為永久的檔案（涉密檔案除外）全部進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步運(yùn)行的“雙軌制”歸檔管理。及時(shí)啟動(dòng)數(shù)字檔案室建設(shè)，配置軟硬件應(yīng)用系統(tǒng)，加強(qiáng)電子文件的歸檔和管理，建立規(guī)范的管理制度和技術(shù)保障措施。建設(shè)好檔案門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，建立全覆蓋的電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、重要檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，建立檔案館、機(jī)關(guān)檔案室檔案信息共享和遠(yuǎn)程傳輸機(jī)制，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息規(guī)范管理、有效利用和遠(yuǎn)程服務(wù)。

（六）加強(qiáng)基層檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

強(qiáng)化檔案專(zhuān)兼職干部業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極舉辦上崗培訓(xùn)、遠(yuǎn)程培訓(xùn)、繼續(xù)教育和各類(lèi)專(zhuān)題培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)新法規(guī)、新標(biāo)準(zhǔn)和新技術(shù)培訓(xùn)，不斷優(yōu)化檔案干部的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案干部隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。通過(guò)聘用、借調(diào)、合作等方式，積極引進(jìn)或培養(yǎng)能組織管理數(shù)字檔案館建設(shè)、檔案征集及展覽策劃、檔案資政服務(wù)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、檔案搶救保護(hù)等方面的人才。優(yōu)化檔案干部隊(duì)伍配備，為檔案室配備責(zé)任心強(qiáng)、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、管理協(xié)調(diào)能力強(qiáng)、相對(duì)穩(wěn)定的檔案人員。

（七）加強(qiáng)基層檔案管理保障水平

把檔案工作納入本地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，將檔案信息化納入有關(guān)建設(shè)規(guī)劃。科學(xué)核定基層檔案工作經(jīng)費(fèi)，確保檔案投入增長(zhǎng)幅度與經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)速度同步，滿(mǎn)足工作開(kāi)展需要。及時(shí)、足額下?lián)芫C合檔案館建設(shè)配套經(jīng)費(fèi)，確保建設(shè)項(xiàng)目穩(wěn)步推進(jìn)。加大檔案工作經(jīng)費(fèi)投入，確保檔案工作順利開(kāi)展。

責(zé)任編輯：楊國(guó)棟