會計信息化背景下高校網上報銷的問題及對策

柳強+佟怡伶+刁春榮

【摘要】隨著網絡與信息技術的不斷進步，高校的信息化建設也取得了一定的成果，網上報銷是高校財務管理信息化的重要成果之一，對高校財務管理的信息化建設具有重要意義。本文介紹了高校網上報銷的特點，通過對網上報銷存在的問題進行分析，進而提出優化網上報銷的對策及建議。

【關鍵詞】會計信息化 網上報銷 對策

高校網上報銷的主要流程為：高校教職工登錄學校網上報銷系統→根據報銷業務的類型，填寫相應的報銷單據→選擇經費編碼、預算指標以及結算方式等信息→填報信息核對無誤后保存并送審→打印網上報銷單，履行相應的簽字審批手續后，連同原始票據一同送至財務部門初審窗口→初審通過后，由會計人員對教職工填制的網上報銷單進行審核通過后，生成記賬憑證。

一、高校網上報銷的特點

（一）提高了報銷的工作效率

對于報賬人員來說不再需要排隊等候報銷，履行完網上報銷的流程后，便可隨時在網上報銷系統查詢報銷的進度，減少了報賬人員報銷所用的時間，也緩解了報銷排大隊的情況；對于會計人員來說，網上報銷系統內設置了超預算、超范圍的審核規則，預算額度、預算指標與經濟科目的匹配等都由系統控制，會計人員只需做好相關票據的審核工作，降低了會計核算的差錯率，提高了財務工作的效率。

（二）提高了經費使用的效率

報賬人員在網上報銷系統填寫的報銷金額要在經費可用額度范圍內，如果超出相應的額度，填寫的報銷單將無法保存。報賬人員也可以通過網上報銷系統查詢相應的報銷業務，及時掌握經費的去向、查詢經費可用額度，合理安排開支，提高了經費的使用效率[1]。同時，報賬人員只有在部門或項目經費的負責人授權后才可以進行相應的網上報銷，這也在一定程度上規避了經費被盜用或錯用的風險。

（三）提升了財務部門的服務水平

網上報銷實現了從“報銷難、排長隊”到“無等候報銷”的轉變，報賬人員無需再耗費大量的時間和精力去排隊等候報銷，大大的拉近了財務人員與報賬人員之間的距離，提升了報賬人員對財務政策的理解。同時，網上報銷的增多也為財務工作人員提供了一個相對安靜、和諧的工作環境。不僅提高了廣大師生對財務部門的滿意度，也提升了財務部門的服務水平。

二、高校網上報銷存在的問題

（一）部分報賬人員不適應網上報銷系統

推行網上報銷，需要報賬人員了解網上報銷的操作流程、授權機制、報銷模塊等相關信息，網上報銷單的所有信息的填寫都需要由報賬人員來完成，有些報銷單填寫的內容也比較復雜，例如差旅費報銷單，需要報賬人員填寫出差行程、計算差旅補助等。有些報賬人員對網上報銷操作系統不適應或是忙于教學與科研，不愿花費太多的時間去學習網上報銷。因此，他們仍然會選擇傳統的排隊等候的報銷方式，這也在一定程度上限制了網上報銷的推廣。

（二）網上報銷返工率高，信息反饋不暢通

報賬人員選擇網上報銷后，無需在財務大廳排隊等候。會計人員在審核的過程中經常會遇到報賬人員粘貼的票據不合規、報銷簽字審批手續不全、指標與經濟科目選擇不符等問題。如果存在票據不合規等問題時，報銷單則需要退回編制人，會計人員也會通過電話與報賬人員進行溝通，需要報賬人員在網上報銷系統重新填制，并遞交到初審窗口。但在通過電話溝通的過程中，也存在著教職工忙于教學與科研沒有及時聯系到報賬人或是填寫的聯系方式有誤等問題，從而耽擱報銷。隨著網上報銷業務量的增加，網上報銷單的返工量也隨之增加，這就需要會計人員花費大量的時間去與報賬人員進行溝通，這也在一定程度上影響了報賬效率。

（三）網上報銷的財務審批功能不完備

報賬人員采用網上報銷后，報銷單的填制都在網上進行，但簽字審批還要按照傳統的審批流程。不同的經費、根據金額的大小都會履行不同的簽字審批流程，報賬人員需要等到報銷單上相關部門全部審批通過后，才可以將報銷單和原始票據交到財務初審窗口。由于有些經費的報銷金額較大，需要審批的部門較多，如果某個環節出現問題，整個審批過程花費的時間就會增加。由于網上報銷系統還沒有實現經費報銷網上審批功能，這也在一定程度上阻礙了網上報銷的推廣。

三、優化高校網上報銷的對策

（一）加大網上報銷的宣傳和培訓工作

面對新鮮事物都有一個適應的過程，為了讓報賬人員更快的熟悉和適應網上報銷，財務部門就要加大對網上報銷的宣傳力度，可以通過學校和部門主頁、學校公文流轉、微信群和QQ群等多種渠道宣傳網上報銷，并上傳和印發網上報銷系統使用手冊、網上報銷操作流程、注意事項等相關資料，讓廣大師生充分了解網上報銷的快捷和便利。同時，也要有針對性的做好培訓工作。對于經費和項目負責人，主要培訓網上報銷的授權審批和查詢功能等相關內容；對于學院及各部門的報賬人員，主要培訓網上報銷系統不同經濟業務的操作流程、經濟科目的選擇以及常見的一些問題的解答等。

（二）搭建信息化互動平臺，加強雙方的溝通

隨著互聯網信息技術的不斷發展，人與人之間溝通方式也發生了轉變，微信逐漸成為了目前人們溝通的主要方式。微信能夠隨時隨地的接收信息，能夠提供文字、圖片、語音、視頻等多種信息傳遞形式，更容易被廣大師生接受[2]。通過搭建微信平臺，會計人員可以將審核過程中發現的問題及時反饋給報賬人員，便于雙方的溝通聯系。同時，財務部門可以將報銷相關規定、網上報銷的操作流程、常見問題等發送到微信平臺。報賬人員也可以對網上報銷過程中遇到的問題隨時進行咨詢。通過搭建微信平臺，加強了財務人員與報賬人員之間的溝通與交流，增進了報賬人員對財務工作的理解，也提高了網上報銷的成功率。

（三）完善網上報銷的簽字審批功能

網上報銷簽字審批功能應進一步完善。在網上報銷系統中，建立經費網上簽字審批功能模塊。簽字審批模塊應具有原始票據影像、網上審批、結果查詢等功能，達到動態審批的效果。報賬人員填制完成網上報銷單進行送審，系統會根據經費的類型、報銷的額度、所屬部門等信息將網上報銷單流轉到相應的審批模塊，審批人員會根據網上報銷系統的提示，隨時調閱網上報銷單和原始票據影像，在網上完成簽字審批手續[3]。報賬人員也可以在網上報銷系統隨時查詢審批結果。通過網上簽字審批系統的開通，審批人可以隨時隨地進行網上審批，提高了網上報銷單的流轉速度，從而提高了財務報銷的效率。

參考文獻

[1]周靈漪.對高校財務報銷新模式之網上自助報銷的探討[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2016（3），66-67.

[2]高建慧，陳少婷.“互聯網+”時代高校網上報銷模式的應用研究[J].會計師，2016（17），72-73.

[3]池一霞.淺談高校網上報銷模式[J].中國管理信息化，2012（12），32.

基金項目：遼寧省財政科研基金項目（15B008）。

作者簡介：柳強（1991-），男，遼寧建平人，沈陽建筑大學計財處助理會計師，主要研究方向：高校財務管理，建筑企業管理。