辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用方法研究

孫健舒

摘 要：依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)而產(chǎn)生的辦公自動(dòng)化應(yīng)用，無(wú)論在便捷性、數(shù)據(jù)處理的豐富度，還是業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化方面都有著傳統(tǒng)辦公手段不可比擬的優(yōu)勢(shì)，該文以辦公自動(dòng)化的介紹為切入點(diǎn)，分析了辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用方法，為促進(jìn)現(xiàn)代化辦公水平的進(jìn)一步提升提供參考。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 OA 計(jì)算機(jī) 技術(shù) 應(yīng)用 方法

中圖分類號(hào)：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）03（c）-0015-02

1 辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)介

辦公自動(dòng)化，也就是人們?nèi)粘Ｋf(shuō)的OA系統(tǒng)，是一種將計(jì)算機(jī)技術(shù)與辦公流程、辦公業(yè)務(wù)有效結(jié)合的一種現(xiàn)代化辦公模式。從其概念可以看出，辦公自動(dòng)化的核心是依托于計(jì)算機(jī)的技術(shù)平臺(tái)。辦公自動(dòng)化最大的優(yōu)勢(shì)在于信息處理的多元形式以及辦公便捷化，其中信息處理的多元化形式指的是利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅僅可以簡(jiǎn)單處理文字內(nèi)容，還可以處理其他諸如影音、視頻、圖像等其他形式的數(shù)據(jù)，同時(shí)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)展現(xiàn)形式也更加豐富和集中；辦公業(yè)便捷性，則是指通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，無(wú)論是工作人員的交流、異地業(yè)務(wù)處理都可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)通信技術(shù)進(jìn)行有效的解決，這是傳統(tǒng)辦公模式所不具備的優(yōu)勢(shì)。總之，辦公自動(dòng)化隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的深入發(fā)展，必將會(huì)有更加廣泛的應(yīng)用。

2 辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用方法研究

2.1 辦公數(shù)據(jù)信息處理

辦公自動(dòng)化最為常見(jiàn)的應(yīng)用就是辦公數(shù)據(jù)信息處理，數(shù)據(jù)處理過(guò)程通常涉及到以下幾個(gè)方面的內(nèi)容，首先是文字?jǐn)?shù)據(jù)處理，文字?jǐn)?shù)據(jù)包括日常辦公文件的起草、修改、發(fā)布過(guò)程，也包括日常辦公文字?jǐn)?shù)據(jù)信息的處理；其次是表格數(shù)據(jù)處理，表格數(shù)據(jù)給人一種直觀形象的感覺(jué)，例如個(gè)人信息填報(bào)、工資清單等數(shù)據(jù)信息通常都是以表格的形式進(jìn)行處理的；再次即報(bào)表數(shù)據(jù)的形成，報(bào)表能夠動(dòng)態(tài)地反映數(shù)據(jù)組成、數(shù)據(jù)變化情況，能夠?yàn)檗k公決策提供極其直觀的參考依據(jù)，這也是常見(jiàn)的辦公數(shù)據(jù)處理形式；最后則是辦公數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的產(chǎn)生一方面是為了更加有效地利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)空間，提供一種更加安全合理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)形式；另一方面也為用戶動(dòng)態(tài)查詢、分析、處理提供了一種極其靈活的形式，作為一種較為高級(jí)的數(shù)據(jù)信息處理過(guò)程，數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)必然會(huì)越來(lái)越重要。總之，辦公數(shù)據(jù)處理是在辦公自動(dòng)化過(guò)程中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)最為廣泛的方面。

2.2 辦公信息發(fā)布

辦公信息發(fā)布平臺(tái)的構(gòu)建同樣是計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化應(yīng)用方法的重要體現(xiàn)，利用辦公自動(dòng)化軟件，管理人員可以在信息平臺(tái)上進(jìn)行動(dòng)態(tài)的消息推送，而不必像傳統(tǒng)信息發(fā)布一樣，靈活性以及可達(dá)性都比較低，工作人員只需定期登錄自動(dòng)化平臺(tái)便可以查詢辦公信息；除此之外，辦公信息發(fā)布的形式也多種多樣，包括多對(duì)多的數(shù)據(jù)發(fā)布形式（例如，常見(jiàn)的BBS，登錄人員都可以進(jìn)行公開(kāi)交流），一對(duì)一的數(shù)據(jù)發(fā)布形式（常見(jiàn)的私聊信息），這種可定制的信息發(fā)布一方面保障數(shù)據(jù)傳播的靈活性，同時(shí)也使得辦公人員信息交流更為便捷和有效。信息發(fā)布平臺(tái)并不局限于辦公環(huán)境內(nèi)所使用的局域網(wǎng)絡(luò)，還可以在公共網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行部署，這樣辦公人員就可以隨時(shí)隨地的通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)獲悉重要的平臺(tái)數(shù)據(jù)信息。

2.3 遠(yuǎn)程接入

在實(shí)際辦公過(guò)程中，往往少不了出差、休假等不在崗的情況，對(duì)于一些急需處理的辦公事項(xiàng)，傳統(tǒng)的交流聯(lián)系方式更多的是采取電話、傳真等方式，無(wú)論是效率、還是實(shí)用性都不盡人意。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程接入技術(shù)（例如VPN技術(shù)），遠(yuǎn)程用戶僅僅需要一條網(wǎng)線和一臺(tái)終端電腦便可以參與到公司的會(huì)議決策、事項(xiàng)處理等具體的辦公業(yè)務(wù)過(guò)程中來(lái)，無(wú)論是對(duì)于公司（或單位）管理者進(jìn)行遠(yuǎn)程管理公司，還是外出的員工處理辦公應(yīng)急業(yè)務(wù)，其便捷性與可靠性不亞于在公司局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行辦公，這種遠(yuǎn)程接入功能同樣是目前辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用方法的集中體現(xiàn)。在可預(yù)見(jiàn)的未來(lái)，隨著云計(jì)算平臺(tái)的構(gòu)建和不斷完善，辦公環(huán)境如果搭建于遠(yuǎn)程的云平臺(tái)之上，辦公人員只需要登錄云賬號(hào)便可以隨時(shí)隨地的處理日常辦公業(yè)務(wù)，這對(duì)于辦公便捷化更是一種質(zhì)的提升。

2.4 多媒體數(shù)據(jù)處理

在辦公過(guò)程中往往也會(huì)涉及到一些多媒體數(shù)據(jù)，所謂的多媒體數(shù)據(jù)通常是指諸如影音、視頻、照片、工作演示稿等日常辦公中常見(jiàn)的數(shù)據(jù)類型，傳統(tǒng)的多媒體數(shù)據(jù)處理方式都是以單獨(dú)的形式進(jìn)行處理，例如對(duì)于照片的處理都是以紙質(zhì)相片為主，其可查閱性與可傳播性，相對(duì)不足，再比如視頻數(shù)據(jù)通過(guò)都是DVD/VCD之類的專門(mén)視頻播放器來(lái)進(jìn)行播放，對(duì)于多媒體數(shù)據(jù)集中式處理或者展現(xiàn)的手段顯得捉襟見(jiàn)肘，極其不方便。利用辦公自動(dòng)化中的先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)于各種多媒體數(shù)據(jù)處理都有各種非常專業(yè)的處理軟件，并且存儲(chǔ)展示的形式也更加多元化，既可以以傳統(tǒng)的刻錄光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)的形式進(jìn)行保存，也可以存儲(chǔ)到本地磁盤(pán)或者遠(yuǎn)程的文件服務(wù)器，這種多元化的處理形式，使得數(shù)據(jù)的安全性以及保密性方面有了更加可靠的保障。由此可見(jiàn)，對(duì)于多媒體數(shù)據(jù)的處理，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用方法也在辦公自動(dòng)化過(guò)程中有著不可替代的作用。

2.5 計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用方法在辦公自動(dòng)化其他方面的應(yīng)用

除了上述的計(jì)算機(jī)應(yīng)用方法以外，計(jì)算機(jī)技術(shù)還在業(yè)務(wù)流程的規(guī)范度方面有了更為精準(zhǔn)的把控，利用計(jì)算機(jī)應(yīng)用方法，可以動(dòng)態(tài)追蹤各種辦公業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，以及處理過(guò)程；另外，對(duì)于一些規(guī)模較大的機(jī)構(gòu)而言，利用好計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以有效協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)、各個(gè)崗位之間的工作規(guī)范和流程，使得整個(gè)辦公效率得到大幅度的提升，這是傳統(tǒng)的辦公方式所不具備的。當(dāng)然，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用方法還可以在網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議、協(xié)調(diào)跨國(guó)夸區(qū)域業(yè)務(wù)等方面有著不可比擬的優(yōu)勢(shì)，限于篇幅的限制該文就不一一進(jìn)行介紹了，總之，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用方法在辦公自動(dòng)化方面的體現(xiàn)會(huì)越來(lái)越多元化和深入化。

3 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)該文的論述，可以看出辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用方法集中體現(xiàn)在辦公數(shù)據(jù)處理、遠(yuǎn)程接入、多媒體數(shù)據(jù)處理、信息發(fā)布等諸多方面，對(duì)于現(xiàn)代辦公業(yè)務(wù)流程的簡(jiǎn)化和規(guī)范性都提供了巨大的優(yōu)勢(shì)。相信隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展，未來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用方法在辦公自動(dòng)化方面還必將大放異彩。

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