環境監測部門專業技術檔案管理的思考

馮濤

摘 要：為了適應新形勢下環境監測工作的需要，環境監測部門專業技術檔案工作需要規范化、數字化管理。該文簡要分析了專業技術檔案管理現狀，并結合實際工作中存在的問題，提出了加強專業技術檔案管理工作的思路，即制定歸檔范圍，規范文件收集、整理、立卷工作，并開展數字化工作，以提高專業技術檔案管理水平，充分發揮檔案的價值和作用。

關鍵詞：環境監測部門 專業技術檔案 管理

中圖分類號：X83 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）03（c）-0145-02

Reflections on the Management of Specialized Technical Archives in Environmental Monitoring Departments

Feng Tao

（Liaoning Provincial Envirnmental Momitoring & Experiment Center， Shenyang Liaoning， 110161， China）

Abstract： In order to meet the needs of environmental monitoring work in the new situation， specialized technical archives of environmental monitoring departments are in urgent need of standardized and digital management. In the paper， the author briefly analyzes the current situation of the management of specialized technical archives， and puts forward the idea of strengthening the management of specialized technical archives based on practical instances and problems， that is， the scope of archiving， standardizing the collection， collation and filing of documents， and carrying out digital work to enhance the level of specialized technical archives management and give full play to the value and role of archives.

Key Words： Environmental monitoring department； Specialized Technical Archives； Administration

《實驗室資質認定評審準則》明確要求，“實驗室應有與其從事檢測和/或校準活動相適應的專業技術人員和管理人員”“實驗室保存人員的資格、技能和經歷等檔案”。為了符合實驗室評審要求，提高環境監測的管理水平，筆者單位于2003年建立了環境監測人員專業技術檔案。專業技術檔案基本滿足了監測工作的需要，在實驗室認可和計量認證評審考核、監督檢查、執法、驗收監測等工作中發揮了重要作用。為了進一步提高檔案管理水平，充分發揮檔案的價值，必須加強專業技術檔案的管理。

1 專業技術檔案管理現狀

1.1 檔案意識不強，領導重視不夠

從2003至今，專業技術檔案管理工作一直是由辦公室負責管理。由于領導重視不夠，管理人員頻繁更換，先后有6位同志負責專業技術檔案的管理工作，其中5名同志是兼職。由于他們不懂檔案專業知識、沒有管理經驗，檔案工作缺乏有效的管理，致使專業技術檔案管理工作不規范。在每年收集、整理專業技術檔案過程中，部分同志檔案意識不強，不愿積極主動地配合工作，不認真整理個人專業技術檔案。

1.2 案卷整理不規范，檔案管理水平落后

專業技術檔案是人事檔案的一部分，是對人事檔案的補充和完善。在實際工作中存在檔案收集難、卷內材料沒有系統鑒別和整理、案卷質量不規范等問題。部分同志對專業技術檔案的作用缺乏認識和重視，不及時歸檔、歸檔材料不齊全、內容不完整、分類不準確、各類別之間無標識、無頁碼、無卷內目錄、材料排列混亂、裝訂不整齊、未填寫備考表等問題。檔案工作缺乏監督檢查，檔案管理工作有待提高。

1.3 檔案利用率低，檔案信息化建設滯后

檔案管理人員服務觀念守舊，服務手段落后，缺乏主動服務意識，檔案利用率低。每年借閱專業技術檔案的人較少，利用檔案的目的主要是工作查考，如實驗室認可和計量認證檢查工作、執法監測等工作，而真正查閱用于人才選拔、職稱評聘、評先評優等檔案材料幾乎沒有。由于利用檔案的人數少，檔案管理人員缺乏創新服務意識，只重視材料的收集、整理、立卷工作，疏于檔案的開發利用及信息化建設，致使檔案的作用和價值未充分發揮出來。

2 加強專業技術檔案管理的工作思路

2.1 制定專業技術檔案歸檔范圍，確保案卷齊全、完整

（1）建檔范圍。凡從事環境監測工作的管理人員和專業技術人員都要建立專業技術檔案，包括干部和從事監測工作的工人。

（2）歸檔范圍。根據實際工作情況，專業技術檔案文件材料大致可分為11類。

第一類，履歷材料：干部簡歷表、干部履歷表等。

第二類，學歷材料：學歷證書、學位證書、結業證書、繼續教育證書等。

第三類，專業技術材料：專業技術職務任職資格申報表、推薦表、評定表、資格證書、外語考試合格證、專業技術職務聘任文件等材料。

第四類，科技成果材料：課題技術報告、課題鑒定材料、科研成果登記表、課題成果驗收證書、課題獲獎證書、專利證書等材料；

第五類，發表論文材料：發表學術論文、論著、書籍及獲獎論文證書等材料。

第六類，年度考核材料：專業技術年度考核評價表、年度個人總結、述職報告等材料。

第七類，獎懲材料：各種先進人物登記表、先進事跡表彰、嘉獎、通報表揚及榮譽稱號等材料。紀檢、監察等部門工作中形成的有關個人檢查、受處分方面材料。

第八類，任免材料：干部人事任免文件、關鍵崗位任命文件、授權文件等材料。

第九類，人員能力確認材料：培訓證書、持證上崗資格證書、國內（國外）學習鑒定材料、培訓資料、培訓報告、研修報告等材料。

第十類，人員監督記錄材料：質量監督員在日常工作的各項監督檢查記錄。

第十一類，其他材料：職務競聘演講材料、演講比賽材料等。

2.2 加強專業技術檔案的收集、整理、立卷工作，保證檔案的規范化管理

檔案人員在日常工作中要做好檔案的宣傳、培訓工作，各科室和專業技術人員要重視檔案工作，要認真配合檔案人員做好檔案材料的收集、補充工作，確保專業技術檔案的內容不斷更新、完善。

2.2.1 專業技術檔案的收集

根據專業技術檔案的特點和來源渠道，主要采取以下兩種收集方法。

（1）集中收集。

圍繞單位的例行工作進行集中收集。根據單位工作安排，辦公室等部門每年都在固定時間開展專業技術職稱評聘、評先進評優秀、年度專業技術考核、年度工作總結等工作，人事勞資部門和專業技術人員負責收集上述檔案材料。人事勞資部門需對檔案材料真實性、完整性進行認真審核，合格后在材料上加蓋公章，專業技術人員負責將材料移交檔案室歸檔。

（2）隨時收集。

針對某項工作任務和活動進行隨時收集。為了及時補充檔案材料，凡已結束的工作任務隨時收集隨時歸檔。如課題結題材料、培訓證書、持證上崗考核證書、出差報告、干部任免文件、獎懲文件、新進人員檔案等材料。專業技術人員、人事勞資部門和相關部門負責檔案材料的收集，檔案材料需經相關部門審核確認，加蓋公章后，由專業技術人員移交檔案室歸檔。

2.2.2 專業技術檔案的整理

專業技術檔案參照《干部檔案整理工作細則》進行整理，實行一人一檔，集中統一管理。檔案人員協助專業技術人員將收集齊全的材料進行分類、排序、編目、裝訂，文件材料經過系統整理后立卷歸檔。具體整理方法如下。

（1）卷內文件的排序。

卷內文件材料要按類別進行排序。每一類中的檔案材料要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料形成的時間排列順序。新補充的材料要根據材料內容放入相應的類別后排列。

（2）類號和頁碼的編寫。

卷內文件材料排列好后，應在每份材料的右上角編寫類號和順序號，如第三類第一份文件在材料右上角寫三-1。每份材料的右下角編寫頁數，以件為單位編寫頁數。

（3）卷內目錄的編寫。

文件材料整理好后，要對每類文件材料編制卷內目錄，放在卷首方便查找。卷內目錄包括：類號、材料名稱、材料形成時間、份數、頁數、備注等欄目。

（4）案卷號的編寫。

為了迅速、準確地查找檔案，要對專業技術檔案案卷進行科學的排列和編號。根據單位的實際情況，按內設機構、職稱排序。按單位內設機構排列，將同一部門的專業技術檔案，按其職稱由高到低進行排列。

2.3 開展專業技術檔案數字化建設，加大檔案的開發與利用

為了適應環境監測工作的需要，更好地開發利用專業技術檔案，運用網絡版檔案管理軟件，建立專業技術檔案數字化信息庫。兼職檔案員可利用掃描儀、數碼相機等設備將紙質檔案進行數字化加工，形成電子檔案，錄入檔案管理系統中，實現專業技術檔案網絡化、動態化管理。

專業技術檔案能夠全面、翔實地記錄一個人的德、能、勤、績等信息，檔案人員要充分發揮專業技術檔案的價值和作用，要利用專業技術檔案信息資源，積極開展檔案編研工作，如論文匯編、科研課題匯編、花名冊等編研工作，積極主動地為領導決策以及監測工作提供服務，為選拔人才、培養人才、職稱評聘、評先評優及實驗室認可評審等工作提供依據、憑證和參考。

當前，中央決定對省級以下環保監測機構實行垂直管理。各級監測部門應充分認識環境監測工作的重要性，要以此次機構改革為契機，加強專業技術檔案的管理，加大檔案宣傳力度，增強職工的檔案意識，各部門要積極配合檔案人員做好專業技術檔案的收集、整理工作，為環境監測系統人才隊伍建設提供服務。

3 結語

隨著環境保護工作的深入發展，環境監測隊伍在不斷地發展壯大。由于環境監測工作涉及多領域、多學科，各個專業的環境監測人員眾多，管理好、利用好專業技術人員的檔案尤為重要。檔案人員要更新檔案管理模式，創新服務觀念，努力提高專業技術檔案管理水平，在監測工作多為專業技術人員提供優質服務，讓每一位專業技術人員充分發揮自己的優勢和潛力。

參考文獻

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