自動化辦公系統在文檔管理中的應用

劉鈺潔

摘 要 在當前的文檔管理工作中，自動化辦公系統發揮了越來越重要的作用。辦公自動化是利用先進的科學技術，不斷使人的部分辦公業務物化于人以外的各種設備中，并且由這些設備與辦公室人員構成服務于某種目標的人機信息處理系統。本文將從自動化辦公系統的發展入手，對如何在文檔管理工作中應用自動化辦公系統展開分析，以供參考。

關鍵詞 自動化辦公系統 文檔管理 文檔資源

一、引言

辦公自動化的應用產生了電子文件，大大加快了文檔資料信息的傳遞和流轉，使檔案資料信息資源得以充分利用，提高了辦公管理水平和工作效率。

二、自動化辦公系統的發展

辦公自動化系統（OA）是現代辦公活動的主要工具，工作人員借助對此種系統的應用，實現了高效的公務處理。該系統架構于互聯網技術基礎之上，能夠使工作人員實現在線信息分享，從而改變了以往部門之間文件遞送之苦，并且使工作人員能夠實現對相關工作信息、工作報表、工作計劃等文件的及時送達與上傳。尤其對于機關與企業用戶而言，依托此種系統的應用，提升了組織內部的工作效率，因而現今此種系統已經成為機關與企業用戶極其倚重的辦公技術手段之一。

三、如何在文檔管理工作中應用自動化辦公系統

（一）應用自動化辦公系統整合文檔資源，提高辦事效率

1.應用自動化辦公系統提高文檔的處理與存儲效率。以往機關與企業在進行辦公文檔處理過程中，均依賴工作人員人工操作完成。在這一流程之中，工作人員必須通過人力采集的方式進行相關信息數據內容的匯總與整合。其次，工作人員將依托人工謄寫的方式對相關信息數據進行錄入，這一過程極大地消耗了工作人員的體力與精力，同時從辦公效率角度來看，也導致文檔處理的辦公效率較為低下。而且，一旦文檔需要錄入的內容較多，則難免會導致工作人員在這一過程中出現錄入錯誤，因而不得不進行返工處理。隨著辦公自動化系統的應用，工作人員被從傳統的人工文檔處理方式中解放出來，電子文檔的應用實現了文檔處理效率的顯著提高。

2.應用自動化辦公系統提高文檔檢索效率。在傳統辦公模式之中，文檔檢索工作的完成主要依賴人工檢索方式實現。工作人員在進行文檔檢索處理時，必須對文檔記錄情況進行反復的對照，因而工作人員通常會面臨較大的檢索工作強度，并且文檔檢索所消耗的時間也相對較長。依托辦公自動化技術的引入，有效地改變了前述問題。辦公人員只需在軟件中將所需信息的關鍵詞輸入，電腦便會自動檢索出與關鍵詞匹配的各項數據，整個檢索過程十分快，檢索效率十分高。在此，筆者通過舉例的方式來比較二者的差異。如，某工作人員日均需要完成5次文檔檢索，在每次檢索時，該工作人員必須認真對照文檔記錄進行文檔查找，其每次耗時為5分鐘。如若該工作人員改用辦公自動化系統進行文檔查找，則無需每次檢索時進行文檔記錄對照，檢索時間也縮短在30秒以內，以每月22天工作日計算，則其用于文檔檢索的工作時間累計縮短了8個小時。

3.應用自動化辦公系統提升共享性能。從以往部分機關、企業共享文檔信息的具體做法來看，工作人員多對工作所需的文檔信息進行抄錄，以便工作之用，然而這種方式直接造成了文檔信息共享時間的延長，依托辦公自動化系統的應用，能夠有效地縮短文檔共享時間。辦公人員可以通過在線傳送文檔，并將文檔保存到自己的電腦中，來實現文檔傳送的便捷高效，提升文檔的實時共享性。在此，筆者通過舉例的方式來比較二者的差異所在，如，在傳統的文檔共享模式下，工作人員甲用于記錄部門工作安排的時間是一小時，其后，甲所在部門的工作人員乙，因工作的需要，對甲所記錄的內容進行了抄錄，時間也是一小時，如此一來，相當于同一份文檔占用了兩個工作人員的工作時間。如若甲、乙兩位工作人員改用辦公自動化系統進行文檔共享，則減少了重復環節，同時極大地節約了工作時間。

（二）應用自動化辦公系統規范文檔管理流程

從文檔管理的角度來看，首先為電子文檔形成過程中的管理工作，就是要按照國務院公布的《公文處理細則》的要求，在文件的起草、修改、定稿、審核、歸檔、修復、保管以及再利用的整個過程中的各個環節上，都遵循一定的程序和文體格式。其次為文檔歸檔管理工作?；诖_保文檔能夠具備使用價值的考慮，檔案管理人員應當在對電子文檔進行歸檔處理時認真把關，以免發生舛誤。

（三）應用自動化辦公系統過程中關注信息安全問題

1.注重機房日常管理。盡管辦公自動化系統的應用能夠顯著提升辦公效率，然而，這一系統的安全問題必須引起足夠的重視。有鑒于此，應當對網絡管理員進行有效的監督，同時依托培訓等方式，提升其責任意識。根據以往的經驗，諸多電子文檔泄密或外傳的情況均是組織內部人員所為。考慮到這一情況，對網絡管理員以及機房人員必須進行有效的監督，以便促使其恪守職業紀律。如此，才能夠提升電子文檔存儲的安全性。

2.注重訪問控制。為避免外部網絡攻擊以及黑客入侵等情況的發生，網絡管理員應當從訪問控制方面著手制定網絡安全策略。具體而言，首先應當嚴格控制用戶賬戶，由管理員負責賬號的分配，同時，賬戶的使用者必須設置數字與字母組合的登入密鑰。針對用戶登錄時多次輸入口令不正確的情況，系統應按照非法用戶輸入口令的次數發出報警信息，用戶名和口令通過驗證之后，系統需要進一步對用戶賬戶的默認權限進行檢查。最后，管理員還應當為用戶設置相應的等級權限，以便確定對應等級的用戶可以訪問的資源內容，從而提升系統的安全性。

3.注重數據加密處理?；谖臋n數據安全的考慮，應當對相關的信息數據內容作加密處理。加密技術的工作原理乃是通過變換算法的方式得以實現。借助這樣的方式，能夠確保信息數據的安全性。

四、自動化系統實際應用中應注意的問題

第一，企業應當根據企業員工的計算機水平，為其提供針對性的培訓輔導內容，以便通過系統的辦公自動化系統技能講解，使企業員工掌握現代化的辦公技術手段，進而提高其工作績效。

第二，企業應當設置內網使用檔案，以便通過將辦公計算機分配給企業員工個人的方式實現專機專用。這不但能夠使企業及時了解企業員工的辦公自動化系統使用情況，還能避免以往辦公計算機混用帶來的一系列問題。

第三，企業應當結合自身發展實情，制定信息化建設方略，以便改變以往的單機辦公模式，使之轉變為網絡化辦公模式。如此一來，將提升企業內部辦公自動化程度，同時也便于辦公文檔的共享與傳達，更能夠提升企業的信息化程度，使企業的運營效率得到整體提升。

第四，企業應當加大對辦公自動化系統建設的投入力度，如采購新型計算機供企業員工辦公之用，架構內部信息數據庫以便實現數據的高速共享等，通過這些方面的改進，來大大提升企業辦公自動化水平。

五、結語

現代信息技術不斷發展，自動化進程日益加快，企業文檔管理工作必須利用自動化辦公系統提高工作效率，促進企業更快更好發展。

（作者單位為山西省潞安集團古城煤礦建設管理處）

參考文獻

[1] 肖乾.基于知識管理的企業文檔管理模型研究[J].艦船科學技術，2017（01）.

[2] 錢爃.跨組織文檔管理流程的研究與實踐[J].浙江檔案，2017（01）.

[3] 王瑩.新形勢下做好文檔管理工作的建議[J].世紀橋，2011（07）.

[4] 范小莉.辦公自動化技術在文檔管理中的應用[J].城建檔案，2015（11）.

[5] 丁旭娟.辦公自動化在企業文檔管理中的應用及發展[J].浙江電力，2006（02）.