電子信息技術下的檔案備份與管理

陳冰

摘 要 當今是信息技術飛速發展的時代，信息技術的飛速發展為人們提供了更加豐富的信息資源，但是對于這些大量的信息如何進行有效的獲取、管理和應用，需要對當前的檔案和備份管理工作進行完善和優化?，F階段我國的檔案管理系統中，存在著很多缺陷和不足，而且還要面臨著眾多因素的干擾，例如自然災害和人為的破壞等因素，在這些因素的影響下，我國檔案管理系統運行的水平遲遲不能提高，導致很多檔案和文件不能夠得到妥善的管理。本文針對檔案管理的內容以及檔案管理的有效策略進行探討，希望能夠為我國今后檔案管理工作的建設提供參考。

關鍵詞 檔案備份 管理 電子 信息技術

一、檔案備份的重要性及檔案管理主要方法分析

（一）檔案管理的重要性

在檔案管理和備份工作中，最為重要的工作是對檔案信息的保護，也可以說檔案管理和備份過程中的一切工作都是圍繞保護檔案信息進行的。如果不對當前的檔案管理和備份系統進行優化，對檔案管理設備，例如硬盤、電腦等設備進行更新，當面對自然災害或者人為損壞的情況下，就不能夠有效的保護檔案信息的安全，從而造成巨大的信息破壞。

（二）檔案備份工作的原則及數據備份和災難恢復的方法分析

在開展檔案備份管理工作的過程中，需要遵循的基本原則主要有：科學化，自動化，適用化、安全性、穩定性、全面性、簡單化和兼容性。

在對檔案進行管理和備份的過程中，采用的應對措施主要包括兩個主要的部分。一是通過硬件進行備份。在對硬件進行備份的過程中，通常都是采用硬盤、光盤、磁盤這三種設備進行備份。在這三種設備中，備份性能最好的是硬盤，但是硬盤備份所需的成本較高。相反，光盤備份的成本較低，但是備份的容量和性能都遠遠低于硬盤。硬盤容量大但成本太高。磁盤這種備份工具，則是能夠在保障一定備份容量和性能的基礎上，減少備份成本的投入，因此具有非常好的實用價值。二是檔案備份過程中的組成成分以及網絡備份的基本需求?，F階段，檔案管理過程中，最常用的兩種備份方式分別是本地容錯模式以及異地容災模式。本地容錯這種備份模式一般是用來對本地存在的故障和錯誤進行處理，比方說網絡設備、服務器以及相關操作系統等方面出現的故障。

二、對我國檔案備份和管理工作進行優化過程中需要注意的問題

（一）紙質檔案備份工作

在對傳統紙質檔案進行備份的過程中，應該將電子信息技術充分的利用起來，可以采用二維碼或者拍照的形式，將紙質檔案轉換為電子版檔案，然后再通過硬盤和光盤。磁盤等存儲設備進行備份和管理。

（二）電子檔案的備份工作

在對電子檔案信息進行備份的過程中，通常是采用多種存儲方式進行備份，例如硬盤。磁盤等，而不是僅僅采用一種備份方式，而且在備份的過程中，還大多采用本地和網絡兩種不同的模式，按照不同的備份頻率進行備份，從而提升檔案信息的安全新性。

（三）軟件以及數據庫的備份工作

現階段，我國的檔案備份和管理工作的對象不再僅僅局限于對文件的保存和管理，對于很多系統軟件和工具軟件以及外設驅動程序等也需要進行備份處理，在對這些軟件和數據進行備份的過程中，通常是采用以電子信息技術為基礎的數據庫備份技術來進行備份，相比于傳統的備份方式，這種技術的備份更加全面和可靠。

（四）實物檔案的備份工作

在對實物檔案進行備份的過程中，大多采用三維掃描技術和設備來對實物檔案進行掃描和生產，從而制作出實物模型。從三維掃描技術現階段的發展狀況來看，它在我國已經有了廣泛的應用，得到了非常好的反饋，在今后的發展過程中還將得到進一步的發展。

（五）檔案系統的異地備份處理

在檔案的備份和管理過程中，如果將所有的檔案文件都保存在一地，如果遇到自然災害或者人為因素的影響，將會使大部分的信息都受到損壞。因此，為了提升檔案備份和管理的安全性，應該對檔案系統進行異地備份處理，一旦一個地區的數據受到損壞，也不會影響到另一個地區的檔案保護工作。這種備份方式由于成本較高，因此主要適用于對價值較高的檔案信息進行備份，例如軍事和科技檔案的保護。

（六）檔案的分級保護工作

在實際的檔案備份和管理工作開展的過程中，對于那些重要程度較高的檔案，通常都采用分級保護的形式進行備份。在目前的檔案備份和管理的工作中，往往需要對大量的數據進行處理，對于那些重要程度較低的檔案進行異地保護，會造成一定程度的資源浪費。同時，很多檔案文件具有一定的時效性，對于檔案備份的需求不高。最后，很多電子檔案文件，可以通過二次加工獲得，也無須進行本地和異地備份。因此，依據檔案重要情況和備份需求情況進行分級管理，能夠有效地提升檔案管理的效率，提升檔案管理的水平。

（七）數字載體的長期備份工作

備份介質要選用較耐久的材質，使數據在當前技術條件下可以維持更長的可讀時間。應使用標準的軟件和文件格式存儲；用不同的存儲技術制作檔案數據庫的多個備份，以減少技 術淘汰后數據丟失的危險。電子化備份的頻率和載體的選擇要根據實 際情況進行選擇和優化。

（八）紙質載體的長期備份工作

通過物理的、化學的方法，基于合適的存 儲環境（溫度、濕度等），可以實現紙質載體的長期保存。對于重要的紙質文件，還需通過制造副本的方式，或者一式二份的方式進行實物備份，異地備份。最后，通過化學處理，預防自然損毀，以確保長期保存。

（九）檔案文件的電子化處理

檔案作為一種歷史和文化的沉淀，同時具有原始性和記錄性的特點，它不同于一般的歷史遺物因為它是以具體內容反映檔案形成者特定活動的歷史記錄物，因而具有很強的記錄性。檔案也不同于一般的信息資料，它是特定的機關、組織或人物在當時當地直接使用的原始文件的轉化物，不是事后編寫或另外收集的，因而具有原始性的特點。

（十）檔案管理信息系統構建

在檔案信息管理系統中一般包括分為8個模塊：收集整編模塊、檔案分類整理模塊、檔案統計打印模塊、借閱管理模塊、鑒定銷毀模塊、檔案編研模塊、用戶及系統管理模塊、網頁查詢模塊。

三、結語

與傳統的檔案管理和備份的工作相比，現階段我國的檔案備份和管理工作更具全面性和復雜性，在檔案備份和管理工作的實際開展的過程中，涉及更多的內容，例如傳統紙質檔案的備份、電子檔案的備份、各種數據庫的備份、實物檔案的備份等等。因此，想要有效地提升檔案備份和管理的效率和水平，就必須要加強對電子信息技術的應用，通過電子信息技術，來提升檔案備份和管理的高效性和安全性，從而推動我國檔案備份和管理系統的優化和完善。

（作者單位為惠州市惠澳大道工程開發總公司）

參考文獻

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