論航空轉(zhuǎn)包項目管理中的溝通管理

摘 要 隨著我國越來越多的航空企業(yè)參與國際航空轉(zhuǎn)包業(yè)務(wù)，以及更多的企業(yè)推行項目的管理模式，企業(yè)和項目管理者在不斷地思索項目如何能夠獲得成功。溝通存在于項目的全周期，是項目管理中最重要的內(nèi)容之一。項目團隊高效、無障礙的溝通是項目成功的必要條件。

關(guān)鍵詞 航空轉(zhuǎn)包 項目管理 溝通管理

一、溝通

航空轉(zhuǎn)包項目是我國航空制造企業(yè)按照客戶的設(shè)計圖紙和技術(shù)規(guī)范生產(chǎn)，向客戶交付零件、組件、部件或者產(chǎn)品的貿(mào)易形式。

溝通是信息憑借一定符號載體在個人和群體間從發(fā)送者到接受者之間的傳遞，并獲取理解的過程。完美的溝通是經(jīng)過傳遞后被接收感知到的信息與發(fā)送者發(fā)出的信息完全一致，信息的發(fā)送者和接受者能就某一信息達成認同、共識。項目任務(wù)通常是由項目團隊成員相互協(xié)作來共同完成的。要完成項目任務(wù)，項目團隊需要不斷地進行各種信息的溝通。溝通存在于項目的全周期，是項目管理中最重要的內(nèi)容之一。項目團隊高效、無障礙的溝通是任何項目成功的必要條件之一。

二、溝通形式

近年來，隨著通信與信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，溝通的形式呈現(xiàn)出多樣化的趨勢。概括來說，溝通的形式主要有，

第一，書面形式，比如備忘錄、意向書、請示、匯報、電子郵件、短信、微信等。

第二，口頭形式，比如一對一面談、電話、會議等。

三、溝通的原則

高效的溝通需遵循準確性、必要性、完整性、統(tǒng)一性、及時性以及有效性的原則。

航空轉(zhuǎn)包項目的客戶通常為美國或者歐洲國家的公司，溝通會用到中文與外文兩種語言；而且由于溝通雙方的文化、教育背景、經(jīng)驗等不同，要達到溝通效果，溝通雙方必須對信息進行準確的編碼和解碼，才能達到溝通的目的。

并不是項目所有的信息都需要進行傳遞，在進行溝通之前需對信息進行篩選。要達到溝通的效果，信息必須完整，而且溝通雙方必須全程參與溝通的過程。溝通發(fā)起方關(guān)于某個信息的溝通應(yīng)前后統(tǒng)一，避免引起信息混亂。

另外，溝通還需注意時效性，這樣才能達到有效溝通的目的。

四、溝通管理

我國航空制造企業(yè)的組織架構(gòu)大多為職能型的組織結(jié)構(gòu)（見圖1），轉(zhuǎn)包項目團隊由各職能部門的人員組成，向職能部門的管理者匯報。轉(zhuǎn)包項目組織結(jié)構(gòu)見圖1。

（一）對外溝通

美國或者歐洲國家的航空制造企業(yè)大多也是采用職能型的組織機構(gòu)；項目團隊一般由項目經(jīng)理、采購員、技術(shù)支持工程師和質(zhì)量工程師組成，通常會負責(zé)兩到三個項目的管理。

航空轉(zhuǎn)包項目對外溝通的信息包括商務(wù)信息、項目信息、技術(shù)信息、質(zhì)量信息等。對外溝通通常采用外方的語言，但是由于企業(yè)內(nèi)部的項目參與人員的外語水平參差不齊。對外溝通一般都是由項目經(jīng)理負責(zé)。項目經(jīng)理的技術(shù)和質(zhì)量專業(yè)背景和知識決定了溝通的準確性，而且所有的溝通都匯集到項目經(jīng)理必然導(dǎo)致溝通及時性受到影響。

為了提高對外溝通的準確性和及時性，可優(yōu)先選擇面對面的溝通，可將客戶方的項目團隊邀請到生產(chǎn)現(xiàn)場。與客戶建立定期的項目例會溝通機制，編制項目行動項跟蹤表，記錄溝通結(jié)果，并對雙方的行動項完成進行記錄和跟蹤。

關(guān)于某一項問題的專題溝通，可以由溝通需求方發(fā)送電子郵件給客戶方對應(yīng)的負責(zé)人。可充分利用畫圖、照片、表格和模型等直觀的方法，以提高溝通的準確性。

（二）對內(nèi)溝通

對外溝通的發(fā)起方在收到客戶的答復(fù)之后有時需要將信息傳遞到公司內(nèi)部的職能部門。從客戶處傳遞到內(nèi)部的信息一般都會涉及客戶的要求，該類信息的溝通需要以書面的形式進行，可以通過顧客來電來函處理單或者公司內(nèi)部的協(xié)同辦公系統(tǒng)來處理，并進行存檔。

為了推動項目，公司內(nèi)部還會進行各種溝通。公司內(nèi)部的溝通形式一般有面對面請示或匯報、召開會議、書面的請示、匯報、協(xié)調(diào)單等。

鑒于項目組織存在于職能型的組織結(jié)構(gòu)下，項目經(jīng)理以及項目團隊成員需定期向其上級匯報項目進展、存在的問題，以獲得支持；并需要就某些事項的處理請示上級。請示、匯報可以以書面形式或者口頭的形式；此類溝通，需要提前做好溝通計劃，準備好要溝通的內(nèi)容，表述時要條理清楚、邏輯性強。

項目經(jīng)理與項目團隊之間的溝通，項目經(jīng)理不僅要注意表達的方式、方法，更要善于傾聽。定期開展項目團隊建設(shè)活動，項目團隊成員之間建立友誼將大大提高團隊溝通的有效性。

航空轉(zhuǎn)包項目通常還會涉及公司內(nèi)部的資源調(diào)配和涉及多個部門的問題解決，也可在公司內(nèi)部組織定期的項目專題會議，邀請公司管理層和各職能部門管理者參加，就跨職能部門的問題和資源調(diào)配進行溝通。

五、結(jié)語

為了項目能獲得成功，機構(gòu)與客戶之間、機構(gòu)內(nèi)部以及項目團隊成員之間需就項目相關(guān)的信息進行及時、準確、有效地溝通。在項目啟動之初，在項目的組織結(jié)構(gòu)中明確溝通渠道和經(jīng)每一渠道傳遞的信息流，明確信息產(chǎn)生及傳送的額度，并說明正式的溝通關(guān)系，以及創(chuàng)建能增強項目團隊中信息溝通的工作環(huán)境，以高效的溝通促進項目目標的達成。

（作者單位為陜西航空電氣有限責(zé)任公司民機與國際合作部）

[作者簡介：張曉妮（1981—），女，陜西寶雞人，研究生，工程師，研究方向：企業(yè)管理。]

參考文獻

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