如何做好涉密公文檔案信息利用環(huán)節(jié)中的保密工作

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）03-0045-01

在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速的信息時(shí)代，如何既能充分發(fā)揮各類涉密公文檔案的效能，又確保不發(fā)生失泄密問題，是一個(gè)值得思考的課題。涉密公文檔案信息涉及國(guó)家利益和安全、個(gè)人穩(wěn)私等內(nèi)容，涉密公文檔案保密工作也就顯得尤為重要。下面我就新時(shí)期下，如何做好涉密好公文檔案信息利用環(huán)節(jié)中的保密工作談幾點(diǎn)淺薄的認(rèn)識(shí)。

一、加強(qiáng)對(duì)檔案重點(diǎn)部位的安全保密管理，真正做到“保守機(jī)密慎之又慎”

檔案室是檔案保密工作中的重中之重。檔案室的科學(xué)管理是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。首先，檔案室應(yīng)配備防盜門、鐵欄窗、報(bào)警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，并隨時(shí)做好各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備的檢修、維護(hù)工作。其次，檔案庫(kù)房應(yīng)加裝監(jiān)控設(shè)備，嚴(yán)格落實(shí)庫(kù)房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。其三，涉及國(guó)家秘密的涉密公文檔案應(yīng)單獨(dú)保管，要設(shè)帶鎖的移動(dòng)密集檔案架、帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜等，從保管條件上確保檔案的安全。其四，應(yīng)減少涉密公文檔案的破損率延長(zhǎng)檔案的使用壽命。如，對(duì)不易保管的磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)配備專用的檔案消磁柜；對(duì)容易破損重要檔案配備好防潮、增濕設(shè)備。另外，要堅(jiān)持日常監(jiān)督與重點(diǎn)檢查相結(jié)合，不定期組織全面細(xì)致的檢查，在認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)檔案數(shù)目的同時(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫(kù)房的安全隱患，做到及時(shí)檢查、及時(shí)清理，采取切實(shí)的有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

二、做好涉密公文檔案的安全保管工作，按照涉密級(jí)別分類保管

國(guó)家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)如被泄露，將會(huì)對(duì)國(guó)家安全和利益造成危害。《國(guó)家秘密保密期限》對(duì)不同密級(jí)的保密期限有著嚴(yán)格的規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年。特殊規(guī)定是指制定保密范圍的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為長(zhǎng)期。凡規(guī)定為長(zhǎng)期的秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供利用。涉密公文密級(jí)的劃分、變更和解密，必須按照國(guó)家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。根據(jù)《保密法》規(guī)定，將涉密公文檔案劃分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。檔案管理人員要根據(jù)檔案的不同密級(jí)采取相應(yīng)的管理措施，確保涉密檔案不失、泄密。國(guó)家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國(guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)。按照有關(guān)規(guī)定要求，涉密公文檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管，涉密公文檔案要用單獨(dú)的庫(kù)房和相應(yīng)的保管設(shè)備，確保涉密公文檔案的安全。

作為檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的密級(jí)變化做到了如指掌，及時(shí)做好本單位涉密檔案的升密、降密、解密工作。涉密公文檔案在保管過程中，其密級(jí)不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況而變化的。基本變化是升密、降密、解密。其中升密幾乎沒有，大多數(shù)是降密或解密。

三、加強(qiáng)涉密公文及涉密載體管理、確保檔案信息安全

各單位要配置檔案專用計(jì)算機(jī)，并采取有效的身份認(rèn)證措施，涉密公文具有相應(yīng)的密級(jí)標(biāo)識(shí)，非涉密計(jì)算機(jī)不得與涉密網(wǎng)絡(luò)相連。由于各個(gè)公文檔案的特殊性及所涉及的內(nèi)容不一樣，而且隨著時(shí)間的推移和文件貫徹情況的變化，公文檔案保管過程中的密級(jí)常常會(huì)發(fā)生變化，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價(jià)值，應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理。檔案管理人員要對(duì)涉密移動(dòng)存儲(chǔ)進(jìn)行嚴(yán)格登記，并定期對(duì)涉密文檔和存儲(chǔ)、處理過涉密信息的計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤、軟盤、光盤、優(yōu)盤、錄音帶、錄像帶等進(jìn)行全面、徹底的清理，嚴(yán)格把把好涉密載體保密關(guān)，確保涉密檔案信息安全。要從發(fā)展的角度做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作。因此我們要根據(jù)實(shí)際情況從發(fā)展的角度定時(shí)調(diào)整檔案的秘密等級(jí)，以方便公文檔案的借閱與使用。密級(jí)的變化通常有三種，即升密、降密和解密。調(diào)整密級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)主要是時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)公文涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，在調(diào)整密級(jí)的同時(shí)要主動(dòng)接受保密部門對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，切實(shí)搞好涉密檔案的清查鑒定，做好密級(jí)調(diào)整工作。

四、正確處理涉密公文檔案保密與使用的關(guān)系，加強(qiáng)涉密公文檔案利用過程中的監(jiān)督工作

涉密公文檔案的保密是為了更好的使用，但在傳統(tǒng)保密觀念的影響下，涉密公文檔案工作中普遍存在利用不足的現(xiàn)象。涉密公文檔案的調(diào)閱必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。涉公文密檔案利用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，全力進(jìn)行補(bǔ)救。加強(qiáng)檔案利用監(jiān)督是確保檔案利用過程中不泄密、失密的重要舉措，能有效地發(fā)現(xiàn)和制止檔案利用過程中不利于檔案保密的不良行為，從而做到既能讓百姓利用檔案，又能保證涉密公文檔案的完整與安全，特別是公文檔案信息安全。要加強(qiáng)公文檔案制度建設(shè)，確保公文檔案利用工作有序進(jìn)行。公文檔案利用制度一般有檔案閱覽制度、檔案外借制度、檔案復(fù)制制度等。要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用者確定不用的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使公文檔案利用工作有章可循和不失、泄密。

涉密公文檔案的管理是為了更好的使用，要根據(jù)不同檔案的性質(zhì)、內(nèi)容及實(shí)際的使用情況，確定可以開放的檔案。 我們?cè)诓殚喩婷芄臋n案時(shí)通常會(huì)有這樣的顧慮“這些材料是涉密的，我能引用嗎，會(huì)不會(huì)出什么問題呢，保險(xiǎn)起見，我還是不用了吧”，甚至有些檔案管理員也認(rèn)為，不用信息是最好的防止泄密的方法。長(zhǎng)期下來，大量甚至是很有價(jià)值的涉密公文檔案被束之高閣，得不到充分利用，變成一文不值的廢紙，這對(duì)于涉密公文檔案資源來說是一種浪費(fèi)，涉密公文檔案管理的價(jià)值也無法在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。事實(shí)上，涉密公文檔案當(dāng)然應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。因此，在理清涉密公文檔案保密與使用的關(guān)系的基礎(chǔ)上，要改變傳統(tǒng)的保密觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，做到涉密公文檔案的科學(xué)使用，切實(shí)完善工作職能。保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。以人為本，做好開放涉密公文檔案的保密工作，堅(jiān)持以人為本，是科學(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)和核心，也是做好涉密公文檔案工作的一個(gè)指導(dǎo)方針。

作者簡(jiǎn)介：魏海蘭（1975.2-），女，山西晉城人，本科學(xué)歷，中共中央黨校函授學(xué)院；現(xiàn)有職稱：無；研究方向：辦公室管理。