高校本科教學審核評估加強院系教學檔案管理

劉紫燕，陳靜，張達敏，王旭，張微，陳宇

（1.貴州大學大數據與信息工程學院，貴陽 550025；2.貴州省公共大數據重點實驗室，貴陽 550025）

高校本科教學審核評估加強院系教學檔案管理

劉紫燕1，2，陳靜1，張達敏1，王旭1，張微1，陳宇1

（1.貴州大學大數據與信息工程學院，貴陽 550025；2.貴州省公共大數據重點實驗室，貴陽 550025）

在分析院系教學檔案對本科教學審核評估的重要性基礎上，闡述院系教學檔案管理存在的問題，結合大數據技術，提出實現院系教學檔案管理建設的措施和建議，可以為其他高校的教學檔案建設提供一定的參考和依據。

教學檔案；管理；本科教學；審核評估；大數據

0 引言

為了提高我國高等教育的質量和深化高等教育改革，教育部發布《關于開展普通高等學校本科教學工作審核評估的通知》（教高[2013]10號），拉開了高校本科教學審核評估工作的帷幕。審核評估是教育部推進高等教育內涵式發展，提高本科教學水平、人才培養質量的重要措施，通過審核評估來評價學校的人才培養目標、培養效果等，從而使高校人才培養多樣化[1]。審核評估的重點是對教學質量保障體系的考察，其中教學管理則是教學質量保障體系的重要環節，其每個環節均需要教學檔案材料作為支撐。故科學規范的教學檔案管理是順利通過本科教學審核評估的重要保障。本文以2016年我院在本科教學審核評估時的教學檔案管理為例展開闡述。

1 院系教學檔案與本科教學審核評估的關系

教學檔案是高校教學活動的證明，也是評估的基礎，為本科審核評估提供參考依據，對評估結果的客觀性、可靠性和真實性有重要的影響[2]。一般情況下，院系教學檔案管理主要包括學生學籍管理、教學文件、課程和教材建設、師資建設、教學評價、實驗實踐教學和學生管理等諸多內容。由于二級學院是教學活動的基層單位，各院系教學檔案是本科教學管理和教學活動過程的原始記錄，不僅可以為課程教學改革、專業建設等提供基礎數據，還可以為各校教務處的檔案建設提供重要的基礎資料。在本科教學審核評估時需要檢查各院系教學檔案的真實性、齊全性和規范性。因此，必須重視教學檔案建設，以確保順利通過本科教學審核評估。

我校本科教學審核評估指標體系“以定量評價為主，定性評價為輔”，共有7個一級指標、14個二級指標、36個觀測點。根據該指標系統，我院的教學檔案主要包括培養模式、教學過程、教學質量保障等內容，參見表1所示。

2 院系教學檔案管理存在的問題

（1）院系教學檔案管理的思路不明確，制度建設滯后。部分高校的領導教學工作及相關的管理工作，教學檔案工作缺失，從而導致教學檔案工作責任模糊，無法順利開展教學檔案工作。未建立規范和制度，造成管理混亂。某種程度而言，只重視材料的收集而忽略了材料的升華；只重視材料的管理而忽視了材料的服務性功能[3]。例如：在評估時往往會把工作重點放在準備迎評材料；在評估結束后把精力放在教學工作的整改提高，而評估檔案被分散到不同部門；或移交至檔案部門存檔；更有甚者，該檔案再也無人問津[4]。

表1 本科教學審核評估指標體系教學檔案模塊

（2）院系教學檔案管理落后，信息化程度不高。教學檔案管理落后體現在：第一，教學檔案管理不成體系，教學檔案未分類或者分類不科學。由于未制定教學檔案管理的制度與文件，使對其收集和整理具有一定的盲目性和隨意性[5]，在評估資料準備過程中體現為許多二級指標和觀測點的支撐材料缺失、漏歸類或者不規范。例如：未歸檔個別課程的原始資料，調用該資料時無法及時獲取。第二，教學檔案管理信息化程度低。目前許多教學檔案管理仍然采用人工方式，且以傳統的紙質教學檔案居多，導致管理人員工作量大，工作效率低下，且容易出現錯漏或者檔案缺失，無法滿足大數據時代高校發展的需求。此外，保存環境的不同對紙質教學檔案的壽命有很大影響。在實際工作中由于保存空間的限制，只有對超過一定年限的教學檔案進行銷毀處理，致使教學檔案不再具備完整性。

（3）缺乏專業化的教學檔案管理人員。諸多高校未設有專職的教學檔案管理人員崗位，由院系的教務及教學管理人員兼職，因此會忽略教學檔案的日常工作，例如對教學檔案的分類、歸檔等有較大欠缺。此外，部分教學檔案管理人員意識薄弱，對教學方案的重要性認識不足，導致教學檔案管理與建設滯后。還有些教師對規范教學檔案持有抵觸態度，影響了教學檔案工作的深入開展。

3 完善院系教學檔案管理的措施

（1）加強教學檔案管理意識，確保院系教學檔案的正確性和完整性。校級和院級領導重視程度決定了教學檔案管理工作的質量。首先，積極開展加強教學檔案工作意識的宣傳，旨在增強全校教職工的教學檔案意識，使其認識到教學檔案的必要性和重要性。其次，將教學檔案建設和管理列入高校工作規劃，提供充足的資金、人力保障，及時解決建設過程中遇到的問題，推動教學檔案建設工作良性發展。

（2）完善院系教學檔案管理工作的規章制度，創新管理模式。由于教學檔案牽涉面廣，涉及人員眾多，管理復雜，因此需要建立校級領導、院級領導和教學檔案管理人員等多級教學管理機構，以教務處為中心，宏觀把控教學檔案建設和管理，使各部門和機構之間協作分工。明確教學檔案責任制，定期檢查，建立獎懲制度，確保教學檔案能夠長期收集、保存，為下一次的審核評估和本科專業建設提供有效、可靠、客觀、真實的原始資料。此外，采用“縱橫”交錯的檔案管理模式。目前大多數的教學檔案管理是按照檔案的性質、特征、作用等進行分類和歸檔，可以稱之為“橫向”管理方式，雖然便于分類管理，但是此方式割裂了教學檔案的內在關聯。因此，可以采用能夠反映教學實際過程的“縱向”管理方式，保證教學檔案的連續性和內在關聯性。然后將橫、縱向結合，可以提高教學檔案的質量，使教學檔案脈絡更加清晰。

（3）提高教學檔案管理人員的綜合素質，實現“人才興檔”策略。首先，建議有條件的院校設置專職教學檔案管理人員，以便逐漸構建教學檔案管理人才隊伍。其次，對教學檔案管理人員進行有計劃、有步驟的培訓和指導。隨著教學檔案信息化的推進，教學檔案管理人員在業務素質和水平面臨巨大挑戰，教學檔案管理人員必須意識到檔案工作的重要性；要懂得并熟悉教學檔案管理的工作方法，包括收集整理資料、分類編目。掌握教學檔案管理信息化必須具備的技術，適應教學檔案信息化的進程，例如網絡信息技術、大數據技術、云平臺、檔案法等。此外，建立有效的考核機制，為不斷提升教學檔案管理水平提供有力保障。

（4）利用大數據技術，推進教學檔案管理信息化建設。如前所述，教學檔案包含教師業務檔案和學生檔案。若由管理人員人工完成從海量的教學檔案中篩選滿足審核評估指標所要求的支撐材料，不僅效率低下，還會出現諸多問題。在大數據時代背景下，教學檔案管理信息化建設勢在必行。目前我院已開發了教學檔案管理系統，將教學過程的原始資料錄入教學檔案的電子數據庫，后期將根據需要不斷完善和擴展該系統的功能。可以按照下述步驟加快教學檔案管理信息化建設。

①教學檔案數字化。在大數據技術迅速發展的背景下，高校教學檔案的傳統紙質載體形式要逐漸向電子檔案過渡[6]。通過掃描、拍照方式將傳統的紙質、照片、實物等檔案轉換為電子檔案，這是教學檔案信息化最為重要的基礎，既可以減少紙質檔案的數量，又可以長期保存。

②開發教學檔案管理系統。此系統包括教師業務、學生檔案和教學管理等功能，其中教師業務模塊有教師基本信息、科研項目、公開發表論文、授課信息、教學改革、指導創新活動、所獲獎勵等。學生檔案模塊有學生基本信息、培養方案中各模塊的課程的考試成績、素質拓展、社會活動、第二課堂、畢業就業情況、就業后的跟蹤等。教學管理模塊既對前述兩個模塊進行管理、統計分析，產生各種數據；又與校級教務管理系統無縫連接，實現信息共享。

③充分利用云平臺，實現云備份，亦可以實現資源共享。隨著教學活動的不斷豐富和多元化，檔案數字資源將會呈現爆炸式增長，因此，后期建設可以利用院級云平臺和校級云平臺實現云備份，實現資源共享，不僅可以提高教師的教學水平，激勵教師積極投身教學改革；還可以實現對年輕教師的“傳幫帶”，使他們盡快掌握教學技能和技巧。

④利用大數據分析技術，挖掘教學檔案中數據之間的潛在價值，結合當地的經濟發展戰略和政策，不斷調整和優化培養目標，從而更好地培養具有創新精神的高級人才，探索學院未來的發展方向。

總而言之，結合大數據技術的教學檔案管理的信息化建設可以實現快捷有效、環保的教學檔案管理，還可以挖掘這些教學檔案的價值，是未來教學檔案管理發展的必然趨勢。

4 結語

院系教學檔案為本科教學審核評估提供了重要保障。在“以評促建、以評促改，評建結合、重在建設”的指導下，結合大數據技術，促進高校各院系的教學檔案建設和管理，提高各院系的教學檔案管理水平，為本科教學工作和下一輪的審核評估提供高效的服務。

[1]中華人民共和國教育部.教育部關于開展普通高等學校本科教學工作審核評估的通知[OB].http://www.moe.edu.cn/publicfiles/ business/htmlfiles/moe/s7168/201312/160919.html.

[2]趙玲玲.高校教學檔案管理與本科教學評估的關聯性研究[J].辦公室業務,2015(17):23-24.

[3]王占可.高校教學檔案管理的創新模式探究[J].山西檔案,2014(2):93-95.

[4]師瑩.加強教學檔案管理促進高校教學評估[J].文學教育:下,2015(18):158-159.

[5]葉圓.以本科教學審核評估為契機促二級學院教學檔案科學化管理[J].當代教研論叢,2016(5):69-70.

[6]傅笑然.大數據背景下高校教學檔案管理探析[J].高教學刊,2015(19):128-129.

張達敏（1967～），男，貴州貴陽人，博士學位，教授，研究方向為復雜網絡傳播力學

王旭（1984-），男，貴州貴陽人，博士，副教授，研究方向為光電子

張微（1968-），女，貴州貴陽人，科長

陳宇（1978-），女,貴州貴陽人，副科長

Im provem entof Teaching Archives Managements for Undergraduate Education Audit and Evaluation

LIU Zi-yan1，2，CHEN Jing1，ZHANG Da-min1，WANG Xu1，ZHANGWei1，CHEN Yu1

（1.College of Big Data and Information Engineering,Guizhou University,Guiyang 550025；2.Guizhou Key Laboratory of Public Big Data,Guiyang 550025）

Analyzes the importance of teaching archives in the process of undergraduate education audit and evaluation,discusses the existing prob-lems in themanagements of teaching archives,proposes big data based countermeasures and suggestions of the construction of teaching archivesmanagements,which can provide the references for teaching archives construction in other universities.

Teaching Archives;Managements;Undergraduate Education;Auditand Evaluation;Big Data

1007-1423（2017）12-0025-04

10.3969/j.issn.1007-1423.2017.12.007

劉紫燕（1977-），女，貴州都勻人，碩士，副教授，研究方向為無線通信、嵌入式通信、智能控制

陳靜（1981-），女，貴州貴陽人，碩士，講師，研究方向為計算機軟件應用

2017-02-06

2017-04-10

貴州省本科教學工程項目（No.SJJG201505）、貴州省科學技術基金項目（黔科合基礎[2016]1054）、貴州省教育廳本科教學工程項目（No.SJZZ201402）、貴州大學高等教育研究項目（No.Gdyj2016011）