環境監測檔案數字化工作流程

馮濤

將傳統載體檔案進行數字化加工處理，并以網絡化的方式提供檢索利用，既是國家檔案事業發展的需要，也是適應環境監測事業發展的需要。如何科學、規范的開展檔案數字化工作，實現環境保護檔案信息資源共享，高效地為環境保護工作和社會提供服務，已成為檔案部門的首要任務。檔案工作者應立足本職工作，積極地開展檔案數字化工作，為國家環境保護檔案館建設奠定基礎。

一、明確檔案數字化的原則和范圍

環境監測檔案數字化的原則是以需求為導向，以必要為原則，確定數字化范圍，分清主次，把需要永久保存或者利用率高的檔案優先數字化，以提高利用檔案的效率。

根據環境監測工作的實際需要，需優先進行數字化的檔案包括：

文書檔案：30年和永久保管的檔案

科技檔案：計量認證、實驗室認可、能力驗證、質控考核、環境質量監測數據（水、氣、噪聲、土壤等）月報、季報、年報、環境質量報告書、環境質量通報、環境質量狀況公報、各類調查報告（污染源普查、土壤普查等）、各類環境質量專報、環境統計、應急監測報告、“三同時”驗收監測報告、環境監測規范及標準、獲獎科研課題證書、儀器說明書、儀器檢定證書等。

二、加強檔案數字化的全過程管理，確保檔案數字化的質量

1.檔案數字化前的宣傳、培訓工作

檔案數字化加工處理是一項復雜而又細致的工作，檔案人員應做好先期的宣傳、培訓工作。聘請有經驗的老師對兼職檔案員和操作人員進行檔案數字化知識培訓，增強他們的檔案意識和責任意識，使他們掌握檔案數字化技術規范、數字化加工流程、掃描儀等設備的使用、圖像文件處理方法等知識，減少工作中的盲目性和隨意性，提高工作效率，確保檔案數字化工作的有序開展和實施。

2.檔案數字化前的鑒定工作

檔案數字化之前，開展檔案鑒定工作尤為重要。不僅影響數字化工作的進度和效率，也影響數字化工作的質量和成果。檔案人員應對檔案的內容、價值和案卷質量進行鑒定，把環境監測工作中利用率高、檔案價值大、對外公開的檔案挑選出來優先進行數字化。在確定檔案數字化對象之后，再對案卷中每一份文件進行鑒定，重要的文件做好標識優先進行掃描。檔案人員還需對案卷質量進行鑒定，包括：檔號是否標準、案卷題目是否規范、文件頁碼標注是否規范、目錄著錄是否完整、涉密檔案是否作標識等。如發現案卷存在上述問題，應重新對檔案進行整理，并做好檔案數字化登記和統計工作。

3.檔案數字化前的整理工作

根據檔案鑒定情況，檔案人員應對不符合要求的檔案重新進行整理，以確保檔案數字化的質量。環境監測檔案普遍存在如下問題，需重新進行整理：

（1）案卷題目存在機構稱呼不規范、信息不全等問題，應進行修改。如：全省噪聲監測報表應改為××××年××省噪聲監測報表。

（2）文件頁碼錯編、漏編，出現33-1、33-2現象；檔案正反兩面都有信息的，只標正面頁碼；人工編寫頁碼存在字跡難以辨認現象；以上問題應進行修改或重新編頁碼。

（3）卷內目錄中著錄的題名與文件標題不一致，應重新進行檔案著錄。

（4）卷內目錄在著錄過程中出現“件中件”現象，應進行修改。如：合同及合同評審作為一份文件著錄時，應按兩份文件分別著錄。

（5）若環境監測檔案編制頁碼的方式是大流水編號時，在掃描之前，應按每份文件重新編頁碼。

數字化前整理的檔案應填寫備考表，并由整理人、審核人簽名。在備考表中除標明文件頁數、重份、重新整理檔案等情況外，還可注明特殊檔案和需要說明的情況。

4.檔案掃描工作

（1）頁面為黑白兩色的檔案采用黑白二值模式進行掃描，分辨率選用200dpi。頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可用彩色模式進行掃描，分辨率選用150dpi。這樣既可以保證掃描的效果，又可以節省存儲空間。需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥200dpi。

（2）對大幅面檔案可采用分區掃描，然后將多幅圖像進行拼接處理，合并為一個完整圖像。

（3）對紙張狀況較差，過薄、過軟或較厚的檔案，采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

（4）對特殊紙張或檔案原件清晰度差、文字偏小、行間距和字間距密集的檔案可通過提高分辨率，調整亮度、對比度等技術參數，直至掃描圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

5.圖像處理工作

檔案掃描工作結束后，檔案人員應對圖像數據質量進行檢查。掃描后的圖像視覺效果應與檔案原貌相近，應做到內容齊全完整、字跡清晰、頁面整潔干凈、圖像端正。在檢查中如發現圖像放大后不清晰、排列順序亂、漏掃、不完整、圖像偏斜、方向顛倒、有白邊、黑邊、黑線等問題應進行處理或重新掃描。

6.圖像存儲工作

（1）檔案掃描后形成的圖像文件一般采用TIFF、JPEG格式存儲，在網絡上提供查詢的掃描圖像可采用PDF格式存儲。存儲空間：A4為20-30KB/頁。

（2）掃描后的圖像文件應以文件夾方式進行存儲。文件夾的命名應以該份文件或該卷檔案的“檔號”命名，如：001-JY-SA21-1。工作中為了方便圖像、數據質量檢查和利用，在“檔號”文件夾下，再建立多個“件號”文件夾，分別用于存放不同份文件所屬的圖像文件。如：一本案卷由10份文件組成，首先建立一個“檔號”文件夾，然后在“檔號”文件夾下建立10個“件號”文件夾。“件號”文件夾的命名：檔號+件號，如：001-JY-SA21-1-1。

（3）檔案掃描后應為圖像文件命名。圖像文件名由檔號與圖像順序號兩部分構成。文書檔案按《歸檔文件整理規則》整理的檔案的圖像文件名為：全宗號+年度+保管期限+機構（問題）+件號+頁號+.擴展，如：001-2016-Y-DQL-1-1.JPEG。科技檔案以卷整理檔案的圖像文件名為：全宗號+案卷目錄號+分類號+案卷號+件號+頁號+.擴展名，如：001-JY-SA21-1-1-1.JPEG。

7.目錄建庫工作

檔案掃描工作結束后，檔案人員應按照《檔案著錄規則》的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。檔案著錄時應注意如下問題：錄入題名應與文件標題保持一致；題名不能揭示文件材料內容時，原題名照錄，并根據其內容填加信息。如：干部任免通知中有本單位職工時，應在題名后錄入本單位職工姓名，加“[]”號；責任者必須著錄全稱或通用簡稱，如：遼寧省不得著錄全省；文件日期應為8位數字；姓名是兩個字時，中間不能有空格字符，以免影響檢索。

8. 檔案數字化后的驗收工作

（1）為了保證檔案數字工作的總體質量，需要以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據，包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接。由軟件隨機抽取圖像文件，以1：1的比例顯示，核對案卷原件與數字化后的檔案內容，核對圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否一致，確保圖像文件保持檔案的真實性和原始性，保證掛接檔案系統后能正確地調取利用。

（2）為了保證檔案數字化成果的安全，驗收合格的數據應及時進行備份。選用光盤或移動硬盤分別進行備份，一式三份，一份存檔，一份提供利用，一套異地保存。備份數據需在不同型號的計算機上進行檢驗，檢查能否打開、能否讀取、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。備份數據的存儲介質上需用記號筆做好標識，方便查找和管理。

（作者單位：遼寧省環境監測實驗中心 ）