淺談人事檔案管理與網絡信息同步建設

郝素杰

摘 要：隨著網絡平臺的加入，信息的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等在國民經濟和社會發展中也變得越來越重要。檔案基礎業務建設重心由之前的手工、紙張存檔也開始慢慢依賴于網絡技術，逐步向簡約化、便捷化邁進，這也是檔案管理工作發展的必然趨勢。檔案管理加入網絡的應用，雖改變了以手工編寫各種檢索目錄的傳統模式，提高了工作效率，但在網絡中的安全保障也存在一定安全隱患。

關鍵詞：檔案信息化 信息公開 安全保障

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）04（a）-0149-02

Introduction to Personnel File Management and Information Network Construction

Hao Sujie

（Henan Xinxiang phoenix springs area treasure west street office，Xinxiang Henan，453011，China）

Abstract： Along with the network platform， information collection， sorting and cataloguing， identification， storage， inquiry， statistics and provide in the national economy and social development have become more and more important. The file before the focus of basic business from the manual， paper archives also slowly become lazy in accordance with the network technology， gradually moving towards simplification， facilitation， this also is the inevitable developing trend of file management. Archives management to join the network application， is changed by hand writing various catalog of traditional pattern， improve the work efficiency， but also existing in the network security must be safe hidden trouble.

Key Words：Archives informatization；Information disclosure；Safety/translated into English

人事檔案是我國人才主要信息的來源，是組織單位知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案的基本特性決定了其在組織的人力資源管理中的作用是不可替代的。在提倡服務型社會建設的今天，我們要充分發揮人事檔案管理的積極作用，把檔案工作延伸到發展的最前沿，積極拓展服務職能，為人力資源開發提供強有力的保障，促進人力資源健康、和諧地發展。

1 檔案管理未加入互聯網前存在的弊端

對于檔案管理來說，傳統上是指以照片、紙質、錄像、錄音等作為載體對檔案進行管理，通過手工方式對檔案進行整理、收集以及保管等，這就使得檔案管理工作量較大，所涉及的環節以及部門也會較多，檔案管理的步驟也會過多。由于存儲信息較多，檔案管理機構或部門無法或者是很難對信息做進一步加工處理，從而使得檔案信息被浪費或者是閑置。以個人人事檔案為例，一旦檔案遺失，要重新補辦，就非常困難，既浪費了大量的時間，還需要不少資金投入。

2 檔案管理加入互聯網后存在的利弊

當前很多現代化的設備與技術開始逐步引入我國，尤其是光盤、計算機以及多媒體等技術的深入發展為我國檔案管理的進一步完善提供了可能性。就目前而言，我國檔案管理工作重心應為逐步適應數字化管理需求，要用信息資源管理替代實體檔案管理，真正將信息作為對象加以管理，從而對多種多樣的檔案進行加工整理，通過現代化的方式和手段進行管理。通過信息化的方式，使得檔案資源轉變為可以重復利用并且多平臺利用的資源，也只有通過信息化才會使得這一資源自身所具有的價值得到實現和增值，從而為科技進步、經濟發展以及社會繁榮等提供更為優質的服務。但網絡應用也存在安全問題，木馬病毒、黑客攻擊、信息泄露等問題隨之而來，如何防止信息被盜將是此文討論的重點。

3 檔案管理加入網絡應用后，提出的管理意見及安全保障措施

3.1 個人檔案管理要推行“一證一檔”

以往的檔案信息管理都是內部局域網建設，未能實現全國聯網“一證一檔”，想要查詢與自身相關的信息還需開證明或持相關證件到某地排隊查詢，不僅浪費時間，也增加了成本開支。

為此，國家檔案局也把檔案信息化建設作為一項戰略任務，加快檔案管理網絡技術服務進程，應實現一證一套檔案，方便國民和政府部門調取，節約社會成本。

3.2 檔案管理的信息采集

第一，收集檔案的過程。以身份證號作為個人檔案賬戶，由法定的檔案形成部門負責收集并及時上傳個人檔案信息，同時，個人也可上傳信息，但個人上傳的信息需到有關部門進行實名審核。

第二，管理檔案的過程。確保檔案信息的及時性、真實性、準確性，提高檔案的質量，檔案的調取應有嚴格的流程和審批手續，防止內部將信息泄露。國民查看自已的檔案信息，應配有多重防盜技術，防止檔案信息被木馬病毒、黑客攻擊，造成檔案信息泄露。

第三，利用檔案的過程。檔案信息化建設的最終目的是為社會提供有價值的信息資源，個人檔案一但發生遺失，可通過個人檔案賬戶網上調取打印相關含有防偽編碼信息資料。

第四，檔案管理軟件的開發。在當前的辦公環境下，會產生大量的電子文件，要積極制定前段控制的戰略和檔案、文件一體化管理的相應模型，對檔案安全保障新型系統加以積極構建并逐步完善。

第五，檔案管理信息網絡安全保障機制。檔案形成法定機構應與警局聯網，檔案存檔、調取、修改等操作均應形成電子記錄，及時上傳警局服務器，一但信息泄露，可通過電子記錄進行追蹤。

4 檔案網絡建設中應注意的幾個問題

（1）對于檔案互聯網建設來說，其主要是由科技、經濟以及社會自身的發展水平來決定，受上述因素影響較大，相關檔案管理部門在對檔案進行信息化建設的時候一定要采取先試點后推廣的方式，就不能在不經過科學論證的背景下進行盲目推行。

（2）加強檔案管理人員素養、道德，主要是對保密類檔案而言的。現如今信息是一種高效生產力，信息的資源價值也相對很大，必須要做好檔案保密工作。檔案管理人員都要從思想和行為上遵守職業準則、合乎職業規矩，無論是在檔案的開發、保管，還是傳遞、利用等相關工作中，都要展現良好的職業操守。信息時代下，網絡技術比較發達，檔案也逐漸呈現數字化管理發展，對檔案信息的安全環境要求更加復雜。這也就意味著，信息的保密工作和對檔案人員的信息道德要求也就隨之更加重要和更加嚴格，為此必須要盡快提升檔案管理人員的信息道德。

（3）創新服務模式，構筑信息化平臺。盡管當前很多單位在進行人事管理的時候采取了信息化系統，但是這一管理系統不能接入公共網絡，只允許在人事部門內部做相應的數據信息共享，很多人員以及部門都無法訪問，從而就會使得檔案信息管理系統被孤立起來，在提供以及利用檔案信息的時候依舊是運用單一化的服務方式。為了進一步推動檔案管理工作能夠走向建設型、服務型以及開發利用型，應當加強檔案網絡化建設，構筑相關的信息數據庫以及相關的管理體系，逐步建設相關的索引目錄數據庫，從而使得檔案信息能夠實現海量存儲、有效更新以及長期累積，使得檔案動態性得到有效實現。另外，對服務方式加以創新，借助網絡平臺推動檔案信息的交換以及共享，使得所有部門能夠定期上傳相關的檔案信息，使用這一信息化方式使得人事檔案信息的提供與利用變得更為便捷，使得信息資源共享成為可能，從而更好地為人力資源管理工作提供更為優質的服務。

（4）切實重視人才培養。加大對檔案從業人員的培訓，逐步提升單位檔案管理工作者的素質，同時要不斷引進一些有責任心以及有豐富經驗的人才加入到檔案管理隊伍中來，尤其是一些懂得檔案信息化管理技術的人才，從而使得檔案管理工作能夠真正實現標準化以及網絡化。另外，還應當進一步加強對現有工作者的培訓，逐步提升這些工作人員的專業技能與知識，有條件的可以聘請一些專家進行知識講座，建立并完善相關的幫扶制度，讓有經驗的員工指導新員工，從而為檔案信息化管理提供足夠的、優質的人才儲備。

（5）充分利用新科技術云或研發應用量子防盜加密技術，充分利用云超強的計算能力以及量子加密技術實現檔案的安全檢測和防護。在這種安全防護模式中，要求掛在云端的海量用戶在本地端具備對未知安全威脅或是可疑安全威脅的檢測能力。這樣，任何一個用戶端對于本地不能識別的可疑流量都要第一時間送到后臺的云檢測中心，利用云端超強的檢測計算能力快速定位解析安全威脅，并將安全威脅的協議特征推送到全部用戶端或安全網關，從而使得整個云中的用戶端和安全網關都具備對這種未知威脅的檢測能力，從而保證云檔案信息資源安全。

5 結語

現代社會信息技術發展非常快，檔案信息化管理也面臨著許多的安全問題，只有解決好了安全問題，才可以保證檔案信息化管理工作發展得更好。但是安全問題不只是需要檔案部門采取措施，還需要社會公眾加強思想道德修養，更新觀念，另外國家要加強立法。只有這樣才能使檔案信息化管理工作更好地為社會各界服務。

參考文獻

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