集團科研課題經費管理系統的研究與設計

賀洪煜

【摘 要】近日，習近平主席在全國科技創新大會、兩院院士大會、中國科協第九次全國代表大會上指出：“科技是國家強盛之基，創新是民族進步之魂”。由此可見，我國對于科技創新的支持與推動正處于一個前所未有的高度，各地的科研機構也逐步加大對科研課題的經費投入，如何用好管理好科研經費成為科研單位面臨的一個重要課題。本文通過研究上海建工集團工程研究總院對于科研經費管理的現狀，通過分析，設計一套具有精準預算、經費管控、量化成本的集團科研經費管理系統，達到建立健全科學、合理、規范的科研經費管理體制的目的。

【關鍵詞】科研 經費 系統

1 科研經費管理的現狀

工程研究總院作為集團所屬研發機構，在2015年獲得集團科研課題審批立項的數目占集團34家下屬各子集團公司的21%，是集團技術進步和科技創新的重要平臺，因此選取工程研究總院作為典型的系統需求設計對象。我在對總院的科研經費管理現狀的調查中發現以下幾個問題：

科研人員過多承擔課題經費的預算編制、經費申請工作，經費管理意識較低。雖然政府科研機構已經把科研經費預算明細劃分得十分細致，但對于科研人員來說加大了經費的管理難度，科研人員不得不把主要精力用在科研經費的預算編制及科研經費申請劃撥的工作上。這樣勢必造成科研效率低下、科研成本增加。其次，不同課題反復采購類同的設備，經費利用率低，容易造成浪費。

科研經費相關操作依靠人為既定流程執行，相關審批周期較長，經費管理難度大。目前，總院沒有采用先進的信息化手段對科研經費進行管理，所有的表格、單據全部依靠打印后的紙面進行填報及簽章。對于經費預算編制的審核也是通過集中會議評審的方式進行，審批效率低下且管理人員無法對預算編制的全局進行控制。財務人員對科研經費工作不夠專業。由于沒有專業化的科研經費管理系統支撐，科研人員僅注重科研項目進展而忽視了對經費的合理使用；財務人員并非管理科研經費的專門機構，對于科研經費的預算、核算等環節存在不科學、不規范的現象。

2 系統功能設計

2.1 系統的主要功能和目標

根據對工程研究總院的調研，集團科研經費管理系統應該具備的功能有：經費預算制定管理、經費支出管理、經費統計管理、經費預警推送，系統必須能夠做到精準預算、經費管控、量化成本，實現科研經費使用的事前計劃、事中控制、事后統計管理模式。

2.2 經費預算定制管理

經費預算制定管理主要解決兩個關鍵問題：降低預算制定難度，增加預算制定的準確度。首先，在搭建系統前，科研人員與財務一起根據近幾年的科研課題經費使用的實際情況加以總結提煉，配合系統開發人員生成一套科研課題預算編制模板。在新建每個課題項目時，系統可自動化生成科研課題的項目經費預算表，并且可以根據各類課題的類別選擇不同的預算模板進行預算編制的預定義，這樣就可以減少科研人員制定預算的難度。預算經費模板可以分為：項目年度預算表、資本性投入預算表、國內差旅費預算表、國際差旅費預算表、技術服務費預算表等。此外，系統可以生成科研課題經費預算科目與財會科目的關系映射。國務院各部委下達的科研課題“預算收支科目”與財務部門執行的《科學事業單位會計制度》中規定的“會計科目”的設置內容存在著一定差距，導致財務部門按會計核算提供的信息與按科研項目經費預算批復的可比性差[1]。所以，我們有必要去建立一個模型，即把各類課題的經費預算科目與企業會計科目之間的邏輯分別加以映射，并建立數據間的一一對應關系，這樣就可以增加預算制定的準確度。例如：預算科目中的能源/動力費，對應會計科目中的水費、電費；預算科目中的境外專家來華合作交流對應于會計科目中的招待費等等。

2.3 經費支出管理

根據國內企事業單位及科研院校的調研，一般經費支出管理模式有四種：①從財務總賬系統（全面預算系統、網上報銷）中取出項目經費支出數據；②由財務人員按月填報各單位項目經費支出臺賬；③項目負責人按月或季度上報項目經費支出報告；④科研人員填報項目經費支出申請、科管、財務確認。從目前總院以及集團下屬各單位的實際情況來看，基本都使用第四種方案。根據本人對工程研究總院的需求調研得出科研經費支出審批流程，目前實際涉及到整個經費支出流程的人員角色有：經辦人（課題經費負責人）、綜合辦審核人員、部門領導或課題負責人、總院科研經費管理員、財務主管、總院領導、出納等。整個審批流程環節較多，設計人員較廣，流程效率低下，間接影響科研人員的研發效率。因此，科研課題經費管理系統必須能夠改進整個經費支出流程的流轉效率。例如，取消付款憑證的填寫工作，改為請款人從系統中填報相關信息后，系統直接生成簡明的付款憑證表格，提交后系統自動流轉到下一相關人員審核/審批。此外，系統有一個重要功能：系統自動提醒請款人目前該項科目的剩余金額并且可以方便查詢歷史支取經費的金額，即請款人此次填報的金額不得高于剩余金額，這也省去了請款人、經費管理員、財務人員反復核查該項科目經費是否充裕。此外，系統還將提供經費支出余額提示功能，該功能經常在課題結題節點使用。

因此，系統必須實現基于科研預算的費用控制管理，通過網上報銷的手段，實現經費支出的實時控制，在費用申請、報銷、分攤環節提供預算管控模型，確保科研經費按預算支出。在系統的費用申請頁面中，系統可以直接反映出當前課題中某個項目的經費使用情況，保證科研人員輸入的金額每次都是有效的，從而提現了預算編制的指導性。

系統可以嚴格跟蹤和匯報相關科研項目的經費使用情況和支出情況，從項目立項開始就必須有監管人員實時跟蹤記錄。對于項目實施過程中的每一個環節和每一個隱形項目支出經費都要保證手續齊全，并嚴格按照企業的流程和規范來進行，并通過建立監督機制，確保科研項目的經費處于可控制的狀態。[2]

2.4 預算調整管理

為了加強科研項目實施費用的管理，更好得控制科研課題實施成本，上海市科委以及建工集團都有一定的相關規定，例如：項目（課題）預算總額調整，承擔單位變更應當報市科委批準；項目（課題）總預算不變，由承擔單位進行審批等。

為此，系統應該提供預算調整的申請及審批功能。為了簡化整個預算調整的流程，所有申請材料必須都從經費管理系統中抽取數據，并讓申請人上傳預算調整的事由，包括分析數據、圖表等科學依據的附件資料。根據本人對工程研究總院的需求調研得出 科研經費調整審批流程：部門科研經費管理員申請->總院科研經費管理員審核->課題負責人審批->公司領導審批->總院科研經費管理員調整預算。

3 系統建設的意義

承擔科技研發的企業和機構建設科研經費管理系統的意義非常重大。第一，系統強化了科研經費管理制度，明確科研經費管理中的責任。各科研單位基本都頒布了自己的科研經費管理制度，但規章制度長期存在紙面化，人為干擾因素較多，真正能夠嚴格落實較少，其中責任人也比較含糊，追責不到位。系統建立后，不僅可以是整個科研經費管理流程規范化，也能使流程中每個環節的操作人員落實到位；第二，課題經費分配使用更加合理，提高資金使用效率。由于系統中可以快速查詢到每筆經費支出的額度、項目、時間，因此可以查詢、經費余額警告提醒、支出占比提醒等，做到事前提醒，事后分析，資金嚴格按計劃預算使用，有助于提高資金使用效率。第三，系統使得整個集團的科研經費使用情況透明公開，提高科研經費管理和使用的透明度。單位可以結合政府的信息公開制度對科研經費使用情況進行公開，逐步推動科研經費管理和使用過程的公開和透明度的提升。公開的對象和范圍可以有所區別，包括在科研共同體范圍內的公開以及向全社會的公開。可以公開的事項包括：科研經費的配置、科研經費的使用過程、科研機構的投入產出情況、科研人員承擔項目、產出與申請獎勵情況等[3]。

4 結語

科研經費管理系統還將與支出相關的合同進行關聯，實現科研經費到款與科研合同之間的有效銜接。后期還可以考慮與集團的財務系統接入，減少科研人員以及財務人員工作量。當一個科研課題完成后，科研經費管理人員可以通過系統迅速做出財務報表，并進行相關財務指標分析，為科研管理決策提供可靠依據。當系統建成后，不但實現了信息共享，并且在科研人員、財務人員之間搭起了一座橋梁，實現了科研與財務的閉環管理。

參考文獻：

[1]劉丹，徐海生，等.信息技術在建筑工程管理中的應用探討[J].中國新技術新產品，2012（21）：238-238.

[2]陳秀云，黃海瀅.企業科研經費管理使用的常見問題及對策探析[J].科技創新與應用，2015（18）：67-67.

[3]聶常虹，王丹.西方典型國家科研經費管理體制對我國的啟示[J].《發展》，2015，4（3）：45-47.