淺談檔案鑒定工作的意義

摘要：檔案鑒定是檔案管理業務工作重要組成部分，檔案價值鑒定對檔案管理的質量和利用效率有直接影響。由于檔案數量越來越多，檔案價值各不相同，需要針對不同價值檔案確定不同保管期限，將有價值的檔案進行妥善的保存，確保更好地發揮各自的重要作用。文章對檔案價值鑒定進行論述，進一步對檔案價值鑒定的意義進行具體的陳述。

關鍵詞：檔案鑒定；檔案管理；檔案價值；檔案質量；電力檔案 文獻標識碼：A

中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2016）36-0251-03 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.36.124

檔案是人類進行歷史事物活動中真實的反映記錄。隨著社會電力事業的改革創新和發展，檔案的數量急劇增加，收集、整理、保管、鑒定、統計、利用檔案管理環節中，加強、重視開展檔案鑒定工作勢在必行。依據檔案材料的真實性、憑證性、查考性、有效性的特點，針對集團公司檔案管理的組織機構和軟硬件配置現狀，結合公司檔案管理實際體會，簡要分析檔案鑒定工作的重要性。

1 檔案鑒定工作的定義

鑒定是通過運用專業知識和技能對事物進行鑒別和判斷的一種活動。檔案鑒定是根據檔案材料的歷史真實性、查考價值性、利用頻率來決定檔案保管期限的，分為永久保存、長期保存30年和短期保存10年，是關系檔案繼續保管還是銷毀的重要業務環節。

公司成立檔案鑒定委員會組織機構，鑒定工作由檔案鑒定工作領導小組負責，小組由分管檔案的領導、檔案工作人員及有關部門人員組成。專業組研討、審核、批準，最終確定檔案是否保存或銷毀。對于具有永久、長期保存價值的檔案進行妥善保管，對于失去查考價值的檔案到期進行銷毀。通過檔案鑒定工作分清檔案價值的主次，決定檔案的存毀，是做好檔案鑒定工作的關鍵。

2 檔案價值鑒定的重要性

檔案價值是歷史及事物在發展進程中真實的原始數據的記錄形式，具有憑證作用、情報作用，是國家企業精神、文化、經濟財富的象征。檔案價值鑒定是隨著電力行業改革開放三十年蓬勃發展，檔案的數量日益劇增，應運而生。將所有的檔案材料都保存下來給庫房造成很大的挑戰，一臺火力發電工程竣工檔案300卷左右，保管期限到期后，需要充分發揮檔案價值鑒定的重要作用，有效資源條件保存最有價值的檔案，節省成本，提高庫房的利用率，從而更好地促進檔案事業的健康發展。

2.1 檔案價值鑒定是檔案工作業務環節

檔案業務工作包括收集、鑒別、整理、目錄、編研、統計，目的是便于各項工作的利用，把檔案的作用充分發揮出來。被動利用和主動提供有效目錄提高利用效率。把大量已失去保存價值和本來就沒有什么保存價值的檔案，同有價值或有重要價值的檔案區分開來。公司在企業管理、經營策劃、工程施工等各項活動中，產生和獲得了大量的文件材料，這些文件材料是公司的寶貴財富和信息資源。為規范文件材料的收集、整理、歸檔和信息的開發利用，遵照執行《文件材料歸檔范圍及保管期限的規定》和《工程項目中文件材料的歸檔要求》。各部門有責任認真收集、整理立卷、及時歸檔。電力安裝施工企業竣工檔案包括從安裝、調試、檢測到整套啟動運行發電，不是所有的原始記錄都要歸檔，歸檔不歸檔和保管期限確定按標準規范的要求，招投標文件、中標通知書、合同、總結、決算、移交交接書作為永久保管檔案；安裝調試記錄、工程照片為長期保管檔案。打印件原件為歸檔載體，復印件、掃描件作為追溯參考的資料。

2.2 檔案價值鑒定便于檔案的安全保管

根據統一的鑒定原則和標準，來判定檔案在政治、經濟、科學、文化等方面的歷史和現實價值，從而確定不同的保管期限。把需要長遠保存的檔案妥善保存起來，選出不需要保存和已過保管期限的檔案予以銷毀。電力工程檔案因為國家“上大壓小”的號召，建設環保型清潔能源的戰略性要求，早期燃煤小機組有污染已經炸毀不存在了，相應的機組竣工檔案安裝記錄材料自然而然失去繼續保存的必要。然而一些標志公司早期安裝業績，合同、決算、總結、榮譽類檔案材料就有必要永久保管，代表企業電力行業創業發展的歷史進程。如果不鑒定，把大量失去保存價值的檔案和有價值的檔案混淆，不僅在人力、物力上造成浪費，而且妨礙有價值檔案的保管條件得到改善，影響檔案的安全保管。

2.3 檔案價值鑒定規范步驟

檔案價值鑒定規范步驟首先是鑒定在冊范圍及數量機組已經拆除的檔案，保管期滿的檔案，經過鑒定和審批的，符合銷毀要求的工程檔案；其次，規劃公司檔案庫房近3～5年密集架排放新入庫竣工檔案的承載能力，按照公司要求核電、送變電、國外工程竣工檔案放置在總庫，省外、風電工程還有早期檔案移庫二級單位檔案庫。減輕檔案庫存壓力，確保后續的有重要利用價值的檔案入庫。然后對確無保存價值的檔案登記造冊。檔案管理人員編制銷毀清冊，登錄被銷毀檔案檔號、題名、編制日期、編制單位、應保管年數、已保管年數、備注等內容并由責任人簽署的文件，聯系溝通各相關部門人員意見，書寫銷毀報告，銷毀檔案須征求有關領導審批裁定。銷毀檔案時，一般指定銷毀人和監銷人負責銷毀，并要簽名，以示認真負責。響應集團公司電力市場“走出去”戰略的要求，拓展國際市場提高占公司總年度經營份額，還有近幾年大型機組等清潔能源、環保脫硫機組的竣工檔案，按照國際慣例和檔案標準要求，應該獲得標準溫濕度的庫房條件保存，保管期限分永久和長期保管30年；防光、防霉、防火、防蛀、防盜、防塵、防水等，早期的小型機組竣工檔案和省外機組竣工檔案確定保管期限為10年，存放在公司二級單位檔案庫房，有效減輕總部檔案庫房存放的壓力，確保具有較高利用頻率、利用價值的檔案，給予方便的良好的符合標準的保管條件，盡可能延長檔案的壽命，維護檔案的質量和安全。

3 檔案價值鑒定決定檔案命運

檔案價值鑒定不同于檔案管理的其他業務環節，其他環節只是檔案的錄入、編輯、修改、利用、調整、移位、轉庫，檔案多為孤本，原件十分珍貴，如果茫然錯誤銷毀了，損失是無法彌補的。檔案價值鑒定決定檔案的命運，涉及到檔案保管期限、保管條件和“生死存亡”的大問題。檔案價值鑒定擔當特殊使命，成為現代檔案管理各業務環節的核心，直接影響立卷、收集、整理、保管、利用等其他環節的開展，所以是一項難度最大的工作，需要公司相關各部門溝通協調、征求意見，公司分管檔案領導同意許可才能進行的一項檔案管理

工作。

根據檔案管理的有關規定，對超過規定期限的檔案須進行鑒定，并做出處理意見。為加強公司檔案鑒定管理，檔案鑒定小組作為公司非正式序列機構負責公司檔案到期鑒定工作，經研究決定公司總工擔任檔案鑒定小組組長，副總工和檔案主管擔任檔案鑒定小組副組長，鑒定小組成員調整為10人組成，都是各部門負責鍋爐、汽機、電氣、熱工、焊接、無損等電力專業的高級工程師組成，審閱到期檔案的繼續保存還是銷毀，決定檔案的命運，確保公司檔案管理制度的正確執行。

4 檔案價值鑒定的管理地位繼往開來

檔案鑒定的原則不是所有的紙質記錄原件都要歸檔，區分是否具備歷史事實證明和參考利用價值。隨著歸檔入庫的檔案時間不斷的推移，慢慢地與實際電力工程不符，每個電力工程經過半年小修一年大修或定期改造擴建，初始的安裝記錄檔案已經與實際的不相符，變化很大，確實需要檔案工作人員針對性地做出現存檔案到期后價值的評估，踐行去偽存真的檔案鑒定程序，為騰出有效保存空間，確保有效檔案得到好的保管。對有效減緩檔案實際庫存壓力，對檔案真實性、利用查考價值性、利用頻率三方面做出的判定和評估，是檔案的有用性和有用程度的表現。特別重要的檔案永久保存，長期有效具有佐證利用價值的檔案分30年和10年。通過檔案價值鑒定明確標注案卷保管期限，是案卷重大屬性。

總之，檔案管理的鑒定工作，對檔案的質量和利用效率具有較大的影響，直接關系到庫存檔案的存毀。檔案價值鑒定貫穿在整個檔案管理過程，實現有價值的檔案妥善保管和利用，有利于提高檔案工作的質量，有利于節省人力物力、優化館藏，地位顯著，繼往開來。我國的檔案價值鑒定工作遠遠落后于其他發達國家，所以需要在檔案鑒定工作上投入更多的精力，加大對檔案價值鑒定工作的研究力度，確保檔案事業的健康、可持續發展。

作者簡介：劉曉云（1965-），女，中國能源建設集團浙江火電建設有限公司館員，研究方向：現代火力發電安裝工程檔案管理。

（責任編輯：周 瓊）