芻議基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作

李燕

摘 要：市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，使得當(dāng)前的文書檔案管理工作面臨著挑戰(zhàn)。基層的文書檔案管理工作逐漸被計(jì)算機(jī)管理所替代，文書檔案管理面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，基層檔案管理人員應(yīng)該對(duì)文書檔案進(jìn)行規(guī)范，有效提高檔案管理員的素質(zhì)。文章針對(duì)新形勢下，基層檔案管理工作中所面臨的問題，提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理；文書檔案；管理

文書檔案的管理工作能夠反映一個(gè)地方的行政管理和黨務(wù)公開情況。文書檔案能夠記錄社會(huì)生活中的管理活動(dòng)，即進(jìn)行人事管理、業(yè)務(wù)管理等。文書檔案管理工作通常都是采用文字和圖表來記錄檔案，進(jìn)而為人們提供有效的信息材料。新形勢下，基層檔案管理工作面臨著各種各樣的挑戰(zhàn)，在這樣的趨勢下，檔案管理員應(yīng)該抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，進(jìn)而能夠適應(yīng)基層檔案的發(fā)展。

一、開展文書檔案管理工作的基礎(chǔ)

基層的文書檔案管理工作，主要分成本級(jí)組織與上級(jí)組織。這兩種類型的檔案管理工作是開展基層文書檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。故而，文書檔案管理工作的規(guī)范性需要將責(zé)任落實(shí)到具體的負(fù)責(zé)人上。文書檔案管理的開展需要有一定的基礎(chǔ)條件，即文書檔案的格式、公文的種類以及處理程序等。在一些基層的文書檔案管理過程中，需要提前將文件完成，在處理檔案管理程序的過程中，也需要將檔案管理工作與文書進(jìn)行有機(jī)的管理，進(jìn)而確保文書與檔案管理工作的協(xié)調(diào)。這樣也就有效的提高整個(gè)基層檔案管理工作的工作效率。

二、基層檔案管理工作的重要意義

在基層開展檔案管理工作，能夠?qū)挝坏陌l(fā)展起到關(guān)鍵性的作用。在實(shí)際的檔案管理過程中，基層文書檔案管理人員能夠重視檔案管理工作的重要意義。

（一）強(qiáng)有力的憑證

在基層開展文書檔案管理工作，能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員的工作提供一個(gè)有效的歷史憑證，當(dāng)人們?cè)诓檎夷骋粴v史記錄時(shí)，就需要用到檔案管理，這樣就能夠?qū)τ谝粋€(gè)單位的發(fā)展起到十分重要的作用

（二）重要的參考性

文書檔案對(duì)人們的相關(guān)工作具有一定的參考性。文書檔案能夠?qū)σ粋€(gè)單位實(shí)踐工作起到一定的指導(dǎo)與規(guī)范作用。這樣能夠讓相關(guān)人員針對(duì)文書檔案管理的內(nèi)容，對(duì)社會(huì)實(shí)踐工作進(jìn)行改正，以便能夠有效提高相關(guān)單位的實(shí)踐工作的科學(xué)性。

三、基層檔案管理管理人員開展檔案管理工作的措施

（一）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，基層檔案管理工作已經(jīng)開始朝著科學(xué)化的方向發(fā)展。即便如此，基層的檔案管理工作還是需要人為操作。因此，基層檔案管理者一定要定時(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)和接受培訓(xùn)，提高自身的檔案管理水平，創(chuàng)新人才隊(duì)伍的建設(shè)。在選拔人才時(shí)，要引進(jìn)那些具有先進(jìn)專業(yè)知識(shí)的人才，進(jìn)而使得檔案管理工作建設(shè)隊(duì)伍得到有效的充實(shí)和壯大。

相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要大膽重用年輕且技術(shù)過硬的干部，努力解決檔案管理人員在生活和工作中遇到的問題，讓他們能夠安心的做好本職工作，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)、合理開展。同時(shí)，對(duì)檔案管理人員的管理制度和出入制度進(jìn)行有效完善與健全，促進(jìn)基層檔案管理工作的平穩(wěn)發(fā)展。加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育工作也非常關(guān)鍵，這樣能夠?qū)鶎訖n案管理工作的重點(diǎn)予以突出，并讓管理管理人員總結(jié)一些新技術(shù)和新知識(shí)，豐富自身的專業(yè)技能。

（二）對(duì)檔案管理工作本身進(jìn)行創(chuàng)新

一些基層的檔案管理人員往往從事著一些枯燥、乏味的工作，這樣的工作使管理人員逐漸失去了工作熱情，以至于檔案管理人員的工作效率不高。因此，要對(duì)檔案管理工作本身進(jìn)行必要的創(chuàng)新，這樣就能夠讓管理人員在新形勢下更好的開展檔案管理工作，也能夠激發(fā)管理人員的工作興趣，提高工作人員的積極性。檔案管理工作人員應(yīng)該依據(jù)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，將基層的檔案管理工作進(jìn)行有效調(diào)整，使檔案管理工作能夠隨著市場的發(fā)展而發(fā)展，積極創(chuàng)新，使其贏得社會(huì)的廣泛認(rèn)可。檔案作為人類社會(huì)發(fā)展的重要信息資源，能夠推動(dòng)人類的發(fā)展。所以，檔案管理人員應(yīng)該將檔案管理工作當(dāng)作一項(xiàng)十分重要的工作開展，以便能夠有效推動(dòng)我國改革開放的發(fā)展，并促進(jìn)我國的社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的建設(shè)工作。

（三）把握文書檔案管理模式

新形勢下，檔案管理中的已經(jīng)逐漸開始用計(jì)算機(jī)代替人工管理。然而，一般的檔案管理工作只是涉及到檔案目錄的錄入和檢索。這就要求，檔案管理人員應(yīng)該努力掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過自身的努力，讓計(jì)算機(jī)的技術(shù)能夠更好的適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理工作。例如：以往的檔案管理中，使用的是檔案號(hào)管理，計(jì)算機(jī)技術(shù)的引進(jìn)，使得現(xiàn)如今的檔案號(hào)已經(jīng)被條形碼替代，這樣的做法不僅有效的保障了檔案的安全性，也比較方便可靠，便于查閱。

目前，我們國家各行各業(yè)的工作都能夠通過計(jì)算機(jī)來完成，檔案管理工作也在一定程度上實(shí)現(xiàn)了采用計(jì)算機(jī)管理，計(jì)算機(jī)檔案管理促進(jìn)了各個(gè)地方之間的檔案信息的交流，提高了檔案管理工作的效率，進(jìn)而有效的提高了新時(shí)期檔案管理的水平，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

（四）完善基層文書檔案管理機(jī)制進(jìn)

基層檔案管理工作中，相關(guān)部門需要從大局出發(fā)，適時(shí)將競爭機(jī)制引入，對(duì)工作人員的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)而徹底轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作態(tài)度，杜絕安逸作風(fēng)。使得檔案管理人員能夠在競爭中謀求發(fā)展，進(jìn)而能夠公平的對(duì)待每個(gè)人。

同時(shí)，還應(yīng)該針對(duì)崗位特點(diǎn)，選擇有能力的員工，采用競爭制度，多任用一些有能力的員工，這樣不僅能夠激發(fā)員工的工作熱情，還能夠幫助崗位篩選更適合的工作人員，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。同時(shí)，競爭制度還能夠在一定程度上樹立檔案管理人員的危機(jī)意識(shí)，使他們能夠不斷的提高自身能力，并能夠激勵(lì)員工進(jìn)行創(chuàng)新，幫助員工晉升，促進(jìn)檔案管理工作的良性發(fā)展。

（五）加強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視

目前，基層文書檔案管理工作的合理開展，不但要檔案管理人員的共同努力與相互之間的配合，還應(yīng)該加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該平等的對(duì)待每一個(gè)檔案管理人員，為工作人員營造一個(gè)良好的辦公環(huán)境，建立有序的辦公秩序，同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該積極參與到日常的檔案管理工作中，對(duì)檔案管理工作的運(yùn)行機(jī)制有一個(gè)了解，并指出相關(guān)人員在檔案管理中的缺點(diǎn)與不足，促進(jìn)基層檔案管理工作的順利開展。

四、結(jié)語

總而言之，基層的文書檔案管理工作是檔案管理人員開展工作的一個(gè)重要組成部分。對(duì)基層文書檔案管理工作中的問題進(jìn)行分析，并對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行解決，能夠促進(jìn)檔案管理工作的合理有序開展，也能夠提高檔案管理人員的綜合能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高度發(fā)展，使我們國家的檔案管理工作能夠在新形勢下正常的開展。

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