如何走出風(fēng)險(xiǎn)管理的誤區(qū)

高屹

每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理在工作中都會(huì)遇到各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，甚至被這些風(fēng)險(xiǎn)所折磨。的確，風(fēng)險(xiǎn)源于項(xiàng)目自身的獨(dú)特性，在任何項(xiàng)目中都無(wú)法被杜絕。即使不缺乏經(jīng)驗(yàn)，可還是躲不過(guò)各種風(fēng)險(xiǎn)的襲擾！難道風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題真的解決不了嗎？是不是項(xiàng)目經(jīng)理的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)能力還需要進(jìn)一步提高？究竟該如何正確應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)呢？

正確判斷風(fēng)險(xiǎn)

首先，請(qǐng)判斷以下各項(xiàng)哪些是有風(fēng)險(xiǎn)的？

A. 原材料價(jià)格上漲30%，導(dǎo)致項(xiàng)目花費(fèi)超支

B. 新建的房屋墻體出現(xiàn)裂縫，驗(yàn)收被迫推遲

C. 關(guān)鍵工程師因天氣原因被滯留機(jī)場(chǎng)，可能無(wú)法參加評(píng)審會(huì)

D. 在主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批通過(guò)之前項(xiàng)目不允許啟動(dòng)

可能有人說(shuō)，這些都是風(fēng)險(xiǎn)！這道題看起來(lái)挺簡(jiǎn)單，但是不一定每個(gè)人都能回答正確——正確答案只有C。項(xiàng)目管理中類(lèi)似這種情況并不少見(jiàn)，在我們的印象里，凡是那些給我們帶來(lái)麻煩的事情，都習(xí)慣被稱(chēng)為風(fēng)險(xiǎn)，但這種觀點(diǎn)是錯(cuò)的！那么，究竟什么是風(fēng)險(xiǎn)呢？按項(xiàng)目管理知識(shí)體系的描述，那些將發(fā)生在未來(lái)的，可能發(fā)生、也可能不發(fā)生的事情才是風(fēng)險(xiǎn)。以上面這道題為例，原材料價(jià)格上漲，這是已經(jīng)發(fā)生的事情，是客觀存在的，已經(jīng)不具有不確定性了，所以不是風(fēng)險(xiǎn)；房屋墻體開(kāi)裂，這是客觀存在的質(zhì)量缺陷，也不是風(fēng)險(xiǎn)；主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批通過(guò)前不允許啟動(dòng)項(xiàng)目，是公司的流程制度，類(lèi)似于法律、法規(guī)的制約因素，因此也不屬于風(fēng)險(xiǎn)；只有C選項(xiàng)，可能無(wú)法參加評(píng)審會(huì)，這件事是不確定的，可能發(fā)生，也可能不發(fā)生，這才是風(fēng)險(xiǎn)。

也許有人會(huì)提出疑問(wèn) “我們又不是考試，有必要在風(fēng)險(xiǎn)的概念上這么咬文嚼字嗎？”實(shí)際上，要想有效地管理風(fēng)險(xiǎn)，必須先把最根本的問(wèn)題——“什么是風(fēng)險(xiǎn)”搞清楚，才好對(duì)癥下藥。現(xiàn)實(shí)中，正是因?yàn)楹芏嗳撕雎粤孙L(fēng)險(xiǎn)的正確本質(zhì)，才導(dǎo)致在應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的過(guò)程中出現(xiàn)了很多麻煩，甚至造成項(xiàng)目的失敗。

我們?cè)谧鲰?xiàng)目的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)遇到下面這些情況：團(tuán)隊(duì)資源不足，客戶需求變更特別多，領(lǐng)導(dǎo)支持力度不夠，外包商配合不力等。很多人把它們當(dāng)作風(fēng)險(xiǎn)來(lái)對(duì)待，可結(jié)果呢？從此團(tuán)隊(duì)資源充足了？客戶不再提變更了？領(lǐng)導(dǎo)高度支持了？外包商的能力水平都上了一個(gè)大臺(tái)階嗎？實(shí)際上，這種完美的結(jié)果確實(shí)沒(méi)有發(fā)生。

為什么會(huì)這樣呢？問(wèn)題出在哪兒了呢？風(fēng)險(xiǎn)的定義出錯(cuò)了！當(dāng)你接到這個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，你覺(jué)得資源有可能充足嗎？客戶會(huì)不提變更嗎？領(lǐng)導(dǎo)一定會(huì)全力支持你的這個(gè)項(xiàng)目嗎？外包商在這個(gè)項(xiàng)目上肯定不會(huì)出現(xiàn)偏差嗎？答案通常是否定的！所以，這些問(wèn)題本來(lái)就是確定的，它們就不是風(fēng)

險(xiǎn)，是已經(jīng)客觀存在的制約因素！在面對(duì)制約因素的時(shí)候，我們幾乎沒(méi)有能力去改變它們，而是只能接受，在制約因素的約束下執(zhí)行項(xiàng)目工作。這就是你感覺(jué)風(fēng)險(xiǎn)管理沒(méi)有效果的原因：選錯(cuò)了對(duì)象！

那什么才是風(fēng)險(xiǎn)呢？由這些制約因素產(chǎn)生的那些不確定的事情才是風(fēng)險(xiǎn)！比如說(shuō)資源不足會(huì)導(dǎo)致什么不確定的事情發(fā)生呢？團(tuán)隊(duì)成員可能因?yàn)閴毫^(guò)大、精神疲憊，進(jìn)而導(dǎo)致效率降低、士氣下降，甚至引起人員流失；可能出現(xiàn)項(xiàng)目之間的資源爭(zhēng)搶?zhuān)块T(mén)沖突；可能會(huì)造成項(xiàng)目延期等。如果資源不足這個(gè)制約因素實(shí)在解決不了，但是由此而引起真正的風(fēng)險(xiǎn)——上述不確定的事情，我們是能夠采取一些必要的且有效的應(yīng)對(duì)措施。比如要適當(dāng)安排團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，和資源部門(mén)搞好關(guān)系，配合市場(chǎng)部門(mén)提前做好客戶安撫工作，爭(zhēng)取工期獲得合理的延長(zhǎng)等。往往項(xiàng)目經(jīng)理能掌握的、能調(diào)動(dòng)的資源是有限的，在這種情況下，更要準(zhǔn)確識(shí)別出真正的風(fēng)險(xiǎn)，才能避免無(wú)用功，提高風(fēng)險(xiǎn)管理的有效性。

怎樣面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)

在項(xiàng)目活動(dòng)中，很多人都有這樣的體會(huì)，相同或相似的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題總是不斷地、重復(fù)地出現(xiàn)，即所謂的“被相同的石頭多次絆倒”。有時(shí)這種情況會(huì)貫穿整個(gè)項(xiàng)目生命周期，讓人既無(wú)奈又倍感疲憊。這種完全遺忘了以前的風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)歷的表現(xiàn)，通俗地講，好了傷疤忘了疼！沒(méi)有人喜歡風(fēng)險(xiǎn)，但是由于項(xiàng)目活動(dòng)的獨(dú)特性，風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法避免、無(wú)法杜絕又必須得接受。然而相當(dāng)一部分人把對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的重視只停留在了口頭上、腦子里。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)，他們沒(méi)有真正意義上的管理，只有“應(yīng)對(duì)”，所以他們應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的唯一工具就是經(jīng)驗(yàn)。還有一些人在面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，連經(jīng)驗(yàn)都不用，用什么呢？用能力！他們把遇到的所有風(fēng)險(xiǎn)都看作是全新的，每次處理風(fēng)險(xiǎn)都要從0開(kāi)始，等到事到臨頭才隨機(jī)應(yīng)變，面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)永遠(yuǎn)疲于應(yīng)付，結(jié)果就可想而知了。

為什么會(huì)“被相同的石頭多次絆倒”呢？最主要的原因就是沒(méi)有做項(xiàng)目的后評(píng)估。雖然工作做得很辛苦，但風(fēng)險(xiǎn)過(guò)后，沒(méi)有在事后對(duì)曾經(jīng)發(fā)生的意外風(fēng)險(xiǎn)，包括當(dāng)時(shí)采取的具體應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行認(rèn)真的分析、反思、總結(jié)，沒(méi)有找到風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的根本原因，也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到所采取的應(yīng)對(duì)辦法的優(yōu)劣。如果沒(méi)有項(xiàng)目后評(píng)估，組織、團(tuán)隊(duì)就無(wú)法記住已完成項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，也就無(wú)法從過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)中獲益，這就導(dǎo)致未來(lái)犯同樣錯(cuò)誤的可能性大大增加。

對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行規(guī)劃管理

雖然風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)發(fā)生，應(yīng)對(duì)措施也已經(jīng)執(zhí)行，但是一定要回頭看一看，這次風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)的過(guò)程和效果怎么樣？哪些是值得肯定的，哪些應(yīng)該是在以后的工作中繼續(xù)堅(jiān)持的經(jīng)驗(yàn)？哪些是應(yīng)該汲取的，在未來(lái)工作中盡量避免的教訓(xùn)？現(xiàn)在的事后總結(jié)回顧，就是未來(lái)風(fēng)險(xiǎn)的事前規(guī)劃管理。

以常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)為例，資源不足導(dǎo)致大量的加班，由此可能導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)成員壓力過(guò)大，精神疲憊，進(jìn)而效率降低，士氣下降，甚至引起人員流失。那么，可以在未來(lái)項(xiàng)目工作中盡可能地提前合理規(guī)劃資源需求，避免窩工、返工，提高工作效率，同時(shí)有意識(shí)地豐富團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，讓疲憊的團(tuán)隊(duì)成員在精神和身體上得到適度的放松；如果客戶大量的變更導(dǎo)致需求不定，工作難以開(kāi)展，可以引入敏捷管理的思想，將客戶納入項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，建立充分授權(quán)且自我組織的團(tuán)隊(duì)，縮短迭代周期，更頻繁地、持續(xù)地交付有價(jià)值的成果，把被動(dòng)地應(yīng)對(duì)、被變更牽著走，變成積極主動(dòng)地接納，把變更當(dāng)作下一步工作的方向和目標(biāo)；如果團(tuán)隊(duì)成員變動(dòng)可能導(dǎo)致項(xiàng)目震蕩，可以考慮對(duì)關(guān)鍵崗位采取AB角的備份手段，同時(shí)做好團(tuán)隊(duì)凝聚力建設(shè)；如果總是在驗(yàn)收的過(guò)程中出現(xiàn)意外，可以考慮盡早和用戶確定驗(yàn)收規(guī)范，將一次性驗(yàn)收拆分為階段驗(yàn)收，做好驗(yàn)收前的自檢、自查工作，必要時(shí)引入市場(chǎng)資源，協(xié)助做好客戶關(guān)系的維護(hù)等。這些措施雖然不能保證相同或相似的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題在未來(lái)得到徹底地解決，但總會(huì)在某些方面起到緩解、減輕的作用。

只有風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)是不夠的，還要保證這些經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)能被仔細(xì)地記錄和管理。經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)得再全面，如果只是放在個(gè)別人的腦子里，依然是沒(méi)有用的。應(yīng)該建立一套完整的風(fēng)險(xiǎn)知識(shí)管理系統(tǒng)，來(lái)收集和傳播風(fēng)險(xiǎn)管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，把零散的、個(gè)人的信息整合為組織、團(tuán)隊(duì)的共有資產(chǎn)。一個(gè)電子版的、簡(jiǎn)單而規(guī)范的風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)就可以起到這樣的管理作用。通過(guò)合理的關(guān)鍵詞設(shè)定，可以方便地篩選和搜索風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案。

為了讓以往風(fēng)險(xiǎn)管理的有益經(jīng)驗(yàn)?zāi)茉谖磥?lái)真正發(fā)揮作用，還應(yīng)該把上述回顧、總結(jié)、記錄的風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)真正地用在整個(gè)組織及其所屬的項(xiàng)目中，讓這些有價(jià)值的組織過(guò)程資產(chǎn)在管理和應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)過(guò)程中充分發(fā)揮作用，并不斷得到糾正和完善，才能進(jìn)一步提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力，進(jìn)而改善項(xiàng)目績(jī)效，更順利地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。

處理風(fēng)險(xiǎn)需要齊心協(xié)力

風(fēng)險(xiǎn)管理是團(tuán)隊(duì)行為，所以不能單打獨(dú)斗，要相互配合。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該充分發(fā)揮各種利益相關(guān)方的作用，從識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，到評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，再到具體風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的規(guī)劃，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要依靠和發(fā)揮集體的智慧，讓盡可能多的人參與進(jìn)來(lái)，而不能只靠自己有限的經(jīng)驗(yàn)，甚至是拍腦袋。在各種利益相關(guān)方中，市場(chǎng)部門(mén)和高層領(lǐng)導(dǎo)尤其要發(fā)揮重要作用。市場(chǎng)部門(mén)對(duì)外部客戶有關(guān)系優(yōu)勢(shì)，能接觸到客戶更高層面，特別是決策鏈上的關(guān)鍵利益相關(guān)方；高層領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)內(nèi)部資源的調(diào)整和配置上有更大的權(quán)力，所以項(xiàng)目經(jīng)理要把他們當(dāng)作最重要的資源來(lái)對(duì)待。售前和售后，市場(chǎng)和交付，雖然是不同的部門(mén)，但是在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中一定要當(dāng)成一家人，因?yàn)榇蠹业哪繕?biāo)是一致的。

總之，風(fēng)險(xiǎn)管理直接關(guān)系到項(xiàng)目的成敗，只有走出風(fēng)險(xiǎn)管理的“誤區(qū)”，才能將那些工具和方法的作用發(fā)揮出來(lái)，才能將風(fēng)險(xiǎn)的不利影響降到最低。