依托中央采購平臺實現南京 地鐵物資全流程管理

摘 要：物資管理對有效合理控制地鐵運營成本增長至關重要。本文介紹了中央采購平臺的項目背景、建設目標，以及南京地鐵依托于中央采購平臺的搭建，實現了南京地鐵物資全流程管理，全面提升物資管理水平和保障地鐵安全。

關鍵詞：地鐵物資 中央采購平臺

中圖分類號：F252 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）04（c）-025-03

1 項目背景

目前南京地鐵運營公司招標采購事業部負責南京地鐵7條線運營物資的采購及庫存管理相關業務，涵蓋供應鏈端的七個環節（見表1）。

南京地鐵物資全流程管理共涉及5個系統，包括網上報價系統、EAM系統、合同管理系統、集團OA系統、運營OA系統（見圖1）。合同管理系統可支持小部分合同管理的功能，EAM系統可支持部分采購執行、庫存管理和供應商結算的功能，而對于采購尋源和供應商管理，幾乎無系統支持，基本由手工線下操作，目前缺乏與外部供應商交互、可在線監管追溯的一體化的信息管理平臺，存在潛在人工操作風險，難以發揮監管效果，且溝通成本較高。同時，這5個系統之間無任何集成接口，信息化孤島現象較為嚴重，如涉及系統間數據交互，需通過手工數據導出和錄入方式實現。

基于目前物資管理信息系統建設情況，秉承“公平、公正、公開”三公原則，南京地鐵搭建了中央采購平臺，推進供應鏈前端在線管理，確保采購業務合規、陽光，主要功能包括尋源管理、供應商管理、主數據管理以及部分采購執行四個業務域功能，同時通過系統間集成規劃打通物資管理相關的6個系統（見圖2），實現物資管理全業務鏈的跨業務環節自動流轉。

2 建設目標

南京地鐵結合目前物資管理信息化建設現狀，利用與現有信息系統的集成和整合，建設了一個門戶，兩個體系的中央采購平臺，實現運營公司一體化采購管理，發揮供應商協同優勢，加強管控與監督能力，實現陽光采購，從而降低采購成本，有效合理控制運營成本增長。一個門戶是將運營公司分散、無序的采購信息披露渠道進行整合和統一，建立采購平臺門戶網站；兩個體系分別為：“采購供應鏈體系”及“供應商協同管理體系”。

3 南京地鐵物資全流程管理

3.1 主數據管理

以往的物料信息由各生產中心線下申報，招標事業部審核后統一錄入EAM資產管理系統。中央采購平臺改變了傳統模式，將物料主數據的新增、修改業務全部搬至線上，編碼體系固化于系統，所有審核環節系統留痕，職責落實到人，避免一物多碼、一碼多物，從而提高物料主數據質量，有助于物資全流程管理。

3.2 供應商管理

采購質量管理對于供應鏈服務水平起著至關重要的決定作用，通過對供應商閉環管理機制來實現的。中央采購平臺改變了傳統的碎片式管理，建成了一套完整的供應商準入、維護、考核、分級、退出的閉環管理機制。在供應商生命周期管理的不同階段，采用SMART原則，統一并規范供應商管理辦法，打造健康可持續的供應商管理生態圈，形成供應商良性競爭機制，保證采購服務質量，降低供應鏈成本。

3.3 采購計劃

南京地鐵備件、工器具采購申請采取年度申報為主，月度補充申報為輔，通用耗材采取月度申報，在EAM系統中完成。由招標采購事業部采購人員根據物資屬性、需求時間，結合采購經驗，在EAM系統中對采購申請進行任務劃分，打包生成采購任務，通過系統協同轉為中央采購平臺的詢價單。

3.4 采購尋源

尋源管理在中央采購平臺上實施，系統根據不同的參數設置配置不同的業務場景，以適應不同的采購方式（見表2）。通過差異化管控設計，針對不同采購尋源業務細分管控側重點，優化審批流程，兼顧風險管控與效率提升。同時為響應國資委針對尋源采購全過程明確責任人、提高透明及監管能力的要求，以及“公平、公正、公開”的采購準則，中央采購平臺充分體現三項陽光舉措，具體如下。

（1）落實“三公”原則。公平：符合條件，機會均等；公正：充分競爭，獎懲分明；公開：“3+1”內外部監控及督查。

（2）業務在線留痕：管控環節在線審批；業務操作在線留痕；業務文件線上管理。

（3）夯實多方監管：招標代理監管；評委會監管。

3.5 采購執行

尋源業務結束，采購合同簽訂后，在中央采購平臺生成合同清單，供應商按照合同約定進行送貨。供應商可以通過送貨管理模塊中的合同清單生成送貨清單并預約送貨時間。倉庫人員可以根據系統中送貨申請，合理制定收貨計劃，做好倉庫人員排班、庫位安排、設備準備、專業驗收人員預約等工作。通過事先計劃，統籌安排，集中到貨現象可有效避免，從而可以降低倉庫用工人數，節約用人成本。另一方面，供應商可通過送貨臺帳進行備貨管理，從而有效避免目前由于分批送貨經常出現的少貨、重復送貨的現象。同時，倉庫線上進行專業驗貨預約，系統留痕，提高物資驗收入庫實效性，驗貨審批系統留痕，將驗收責任落實到個人，縮短入庫周期。

3.6 支付管理

物資入庫后，供應商可以登陸中央采購平臺查看送貨臺帳選取送貨批次，生成電子發票，核對金額，提交付款申請，并嚴格依照電子發票金額開具紙質發票。招標采購事業部，將根據入庫情況、合同簽訂支付條款，制定付款計劃，在系統中核準付款申請。最終合同管理中的支付情況傳遞至中央采購平臺，供應商可查看。根據實際發生的入庫記錄生成電子發票，將會減少報銷人員對入庫單據、發票匹配、復核的工作量；同時有效避免了供應商開據的發票因四舍五入問題造成與系統金額不符而無法財務計帳的情況，中央采購平臺支付模塊對目前的報銷流程進行優化，大大提高報銷工作效率。

3.7 庫存管理

所有物資驗收合格后，在中央采購平臺確認，自動觸發EAM系統的入庫，轉為庫存物資。EAM系統進行倉儲管理，盤點管理，以及出庫管理。目前南京地鐵物資出庫采取兩種模式：（1）工器具的領用，由于可以重復使用，以“材料申請”方式領用，物資一旦從物資總庫領用，記入財務維修成本；（2）工器具以外的其他物資，以“二級庫調撥”方式領用，物資從物資總庫領用時，不記入財務維修成本，待實際維修發生時，通過“工單領料”從二級庫領用，記入財務維修成本，一方面使材料消耗與維修作業掛鉤，維修成本寫實，另一方面，物資放在現場，方便應急使用。

4 結語

中央采購平臺從2016年底正式上線，目前還處于試運行階段。通過搭建中央采購平臺的契機，南京地鐵打通了物資管理相關系統的通道，實現了南京地鐵物資全流程管理，全面打造了“需求提報、采購協同；信息共享、物流協同；倉庫作業、財務協同”南京地鐵供應鏈管理模式，徹底改變了行業中傳統的供應商關系，實現協同性更高、響應速度更快、成本更低的協同式供應鏈管理模式。

參考文獻

[1] 胡子言.南京地鐵消耗料庫存控制研究[J].物流工程與管理， 2017（3）.

[2] 普華永道管理咨詢（上海）有限公司.南京地鐵中央采購平臺建設需求匯報材料[R].南京：南京地鐵運營有限責任公司， 2016.