淺議房產檔案的數字化管理

摘要：隨著我國經濟的快速發展，房地產業也在隨之發展，人均收入的提高使得房產交易與日俱增，因而對房產檔案管理的需要也就變得更為迫切，如何做好房地產檔案的管理工作，就給我們房產工作者提出了一定的要求，現階段的房產檔案管理必須要緊跟時代的潮流，順應時代發展，以應對量更多、面更廣以及變更頻繁的房產檔案，本文將基于我國房產檔案管理的特征，探討房產檔案數字化管理的可行性，并提出相應的建議和意見。

關鍵詞：房產檔案；數字化管理；建議

房地產行業當前備受國家關注，城市的發展離不開房地產行業，因此，為適應社會發展的需要，就需要我們房產檔案管理工作者提出新思路，以應對傳統管理模式難以適應新時代發展需要的問題，傳統房產檔案管理模式多為紙張房產檔案，不僅占據空間、不便于查找，還存在著難以較好保存以及浪費紙張的問題，在應對當下的房產交易時，便有些捉襟見肘，不符合當前科技化、信息化的時代潮流。

如何合理利用好當下的科技手段以及信息化的大環境為房產檔案管理創造一個良好的環境，對我國房地產業發展而言，有著長遠的積極意義，將房產檔案數字化，進行存儲、傳遞、查找等各類操作，將有利于形成一個完善、有序地檔案信息管理模式，方便人們及時查閱，實現資源共享。

一、房產檔案管理現狀

傳統的房產檔案管理手段多為手工完成，勉強能夠滿足日常的檔案查找需求，但無法做到收集入庫，資源共享困難，已然無法做到進一步完善檔案管理模式，因而，網絡技術的普及，為房產檔案管理提出了新的可能，利用網絡技術以及當下信息化的大環境，可以使房產檔案的利用率達到最大限度，促進了房產檔案的資源共享，為房產檔案管理者節省了大量寶貴的時間，同時，房產檔案管理者還能夠利用現在的計算機技術對房產檔案進行歸納、整理，使產籍登記、統計、編目、打印等程序變得更為方便、快捷、高效。

房產檔案管理在模式上數字化的同時，還需要對房產檔案內容進行數字化處理，網絡管理本質上和傳統管理是一樣的，變化主要在于網絡管理的先進性，網絡數字化管理將不在利用傳統管理中心的載體以及人力上的投入，其變化主要體現在載體和服務方面，數字化管理仍需要結合傳統的管理模式建立，檔案實體仍需作為原始證據保存入庫，在此基礎上，建立數字檔案以方便查閱使用。

房產檔案管理式服務于社會的，為滿足社會需求而存在的，因而房產檔案管理存在的意義就是服務于人，建立數字檔案，有利于整合傳統管理模式中的各類資源，從而形成一個新的信息系統，為實現信息資源共享創造有利環境，在節省服務時間的同時，提高了資源利用效率。

房產檔案管理內容是多樣化的，形式也是多樣化的，房產檔案數字化就是對相關資料進行數字化、圖像化的處理，以方便人們在網上能夠快速查閱確認相應信息，而當前的網絡管理模式僅僅停留在確認檔案的功能上，不具備實用價值，也就是說無法做到真正的為人服務的目的，真正意義上的房產檔案管理是多方面服務于人的，是一種多元化的服務方式，利用這一服務方式，為受服務者提供一個良好的交流平臺。

二、怎樣進行房產檔案數字化管理

房產檔案數字化管理主要有三方面工作要做，即檔案原件的管理、檔案的掃描以及數字化檔案的管理，檔案掃描是檔案數字化管理的基礎，要對檔案進行數字化管理，必定要先將檔案進行數字化處理，檔案掃描正是這樣一步工作，隨著當下科技的發展，硬件設施的不斷進步，當前的智能手機已經能夠基本滿足檔案掃描的需要，而且當先智能手機的普及，使得檔案掃描變得更為方便快捷，更有利于檔案餓存儲和查閱。

檔案數字化管理是基于經濟效益和社會效益而開展的，因而是為應對社會發展需求而展開，與社會同步發展。建立一個完整的管理體系是房展檔案管理的最基本要素，如何建立完善的檔案管理體系，就需要對數字化房產檔案從產生到永久保存乃至最后的銷毀這整個過程進行全程管理，充分利用好各部分資源，做好收集整理、歸納利用等等一系列工作，并做好檔案管理的銜接工作，實現資源共享，將工作效率最大化。

數字化檔案的管理是基于傳統檔案管理發展而來，本質上仍然應當堅持原始結構不變，在內容上、形式上進行數字化處理，保證檔案的一致性和真實性，確保檔案內容齊全，結構信息完善。

檔案的存在目的在于方便人們查閱使用，因此如何方便快捷的查閱到所需要的檔案，是檔案管理人員需要做好的工作，數字化管理同樣需要堅持檔案使用方便的原則，同時，數字化處理后的檔案經過壓縮、傳輸等等一系列操作后仍需要具備較高的識別度，保證內容的真是完整，確保用戶能夠隨時隨地查閱檔案、使用檔案，也方便多部門同時查閱檔案資料。

檔案管理的另一大重要因素便是安全、保密性，因此必須采取措施保證檔案的安全，防止檔案缺失，無論數字檔案還是傳統檔案，安全都是首要因素。

三、房產檔案數字化管理的建議

房產檔案數字化管理需要建設起一整套完善、科學的體系，是一項較為復雜的工作，這就要求我們需要提高認識，明確責任，積極創造有利條件，循序漸進，建立起完整的房產檔案管理體系。

房產檔案數字化管理的優勢在于方便查閱，能夠提高工作效率，要想實現房產檔案數字化，首先必須要從思想認識高度重視，充分認識房產檔案信息資源的重要意義。同時根據當前我國房產檔案的現狀，分步實施方案，以應對與日俱增的房產檔案信息，設計出合理的建檔流程，對當前急需的檔案采取優先入檔的政策，以保證其日常使用的需求。

要嚴格遵守國家檔案局關于電子檔案制定的標準，制定出一套適合房產管理的數字化檔案標準，規范和指導房產檔案管理工作，建造出一個標準的房產檔案數字化平臺。同時還要明確檔案數字化的適用范圍以及查閱權限，保證檔案的保密性以及安全性。

檔案的管理始終是以人為基礎進行的，因此要加強對人才方面的培養，建立一支多種人才的專業檔案管理團隊，以適應當下房產檔案數字化管理的需要。

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作者簡介：姚愛華（1977），女，漢族，黑龍江泰來縣人，本科，現館員，進副高職檔案類。