基層事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)踐

趙欣

摘 要：在一個(gè)事業(yè)單位中，人事檔案是一個(gè)十分重要的載體，它主要收錄單位所有工作人員的信息，因此做好單位人員的檔案管理時(shí)十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容。人事檔案可以幫助相關(guān)部門了解到這一個(gè)單位中職員的個(gè)人信息以及整個(gè)公司的工作業(yè)績(jī)等等，當(dāng)遇到工作調(diào)整、年度嘉獎(jiǎng)等環(huán)節(jié)時(shí)人事檔案就能夠起到十分重要的作用，當(dāng)然， 保管好人事檔案也是對(duì)于工作人員的一種尊重。但是當(dāng)今事業(yè)單位之間人事變動(dòng)幅度越來越大，在檔案管理的過程中不可避免的會(huì)出現(xiàn)一些問題，本文就這一現(xiàn)象為相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理提供了一些參考方向。

關(guān)鍵詞：基層 事業(yè)單位 人事檔案 管理

隨著當(dāng)今科技進(jìn)步的步伐日益加快，檔案管理也慢慢走向了信息化的方向，這就使得相關(guān)人事部門的檔案管理更加方便、快捷，同時(shí)也更加安全。但是同樣，信息化的管理方式也給事業(yè)單位的管理部門帶來了一定的挑戰(zhàn)，因?yàn)殚L(zhǎng)期的傳統(tǒng)工作方式下，信息化的人事管理方式使得工作人員的工作方式變得有局限性，因此相關(guān)部門應(yīng)該就利用信息化手段進(jìn)行人事檔案的管理這一改革中出現(xiàn)的問題進(jìn)行深入的研究，將傳統(tǒng)化與信息化科學(xué)的協(xié)調(diào)起來，已發(fā)揮信息化技術(shù)記錄人事檔案的最大優(yōu)勢(shì)。

一、加強(qiáng)管理力度，建立完善規(guī)章制度

建立完善的管理規(guī)章制度是事業(yè)單位進(jìn)行信息化人事檔案管理的基礎(chǔ)保障，這也是人事管理人員在這一工作中必須完成的工作需要。目前中央相關(guān)部門已經(jīng)下發(fā)了《干部檔案整理工作細(xì)則》并頒布了七項(xiàng)制度，分析了檔案管理人員的主要職責(zé)、對(duì)于職工材料的信息收集、鑒別檔案、核對(duì)檔案、保密工作和轉(zhuǎn)移查閱等等方面都進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定。這就要求檔案管理工作者在整個(gè)工作過程中都必須要恪守中央頒布的工作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律。管理人員在進(jìn)行針對(duì)人事檔案的管理和核對(duì)工作過程中，必須要建立登記和統(tǒng)計(jì)的制度，將各個(gè)類別的檔案記名成冊(cè)，并且固定周期的進(jìn)行核查，必須要做到每個(gè)檔案都由相應(yīng)的編號(hào)，并且檔案與記錄的名冊(cè)中編號(hào)一致，在篩查的過程中一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決。在管理的過程中，必須要嚴(yán)格遵守保密制度，以確保每一份檔案都十分安全、準(zhǔn)確，檔案的卷皮、目錄、只帶等等都按照標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格進(jìn)行操作，按照中央下發(fā)的《工作細(xì)則》文件執(zhí)行。事業(yè)單位必須要出臺(tái)相關(guān)的制度，確保不會(huì)以個(gè)人的名義私自保管單位職工的人事檔案或是人事資料，在工作過程中如果要查檔，必須要出臺(tái)相應(yīng)的文件，并填寫“處理登記表”，經(jīng)過相關(guān)管理部門的負(fù)責(zé)人確認(rèn)簽字審核之后，才可以進(jìn)行查閱。對(duì)于待處理的材料來說，要定期由人事檔案的工作人員銷毀，如果遇到人事檔案的轉(zhuǎn)接問題，必須要等收到相關(guān)單位發(fā)送的“干部檔案調(diào)度單”之后，才可以進(jìn)行人事檔案的轉(zhuǎn)接，并且這一過程不得通過個(gè)人進(jìn)行攜帶活體區(qū)，必須要按照機(jī)要交通渠道。若是當(dāng)事人要求派送檔案，則應(yīng)該由人事檔案管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行配送，并且等待轉(zhuǎn)接單位在“檔案通知單”上簽字蓋章，親手送達(dá)該單位人事管理部門負(fù)責(zé)人手中后方可離開。

二、加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)，鍛煉培養(yǎng)專業(yè)人才

要想將事業(yè)單位的人事檔案信息化管理，各個(gè)事業(yè)單位必須要培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員，鍛煉出檔案管理人才，人事檔案管理的信息化程度高低與否，最終的決定因素還是在于管理人員，因此人事檔案的管理人員必須完全經(jīng)過人事檔案管理負(fù)責(zé)人與信息管理人員、信息發(fā)布人員三者之間的角色轉(zhuǎn)換和培養(yǎng)，并且要從人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)能力、信息化數(shù)字化管理手段等方面進(jìn)行針對(duì)性的管理技能培訓(xùn)。管理人員可以從兩個(gè)方面入手，一方面是針對(duì)人事檔案基礎(chǔ)管理理論和管理業(yè)務(wù)技能進(jìn)行培訓(xùn)，檔案管理人員必須要具備堅(jiān)實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，還必須要懂得各個(gè)文件與不同類型檔案的管理原則，并且熟悉各個(gè)單位的分類規(guī)律以及方法，掌握相關(guān)的技術(shù)。另一方面是進(jìn)行現(xiàn)代化的信息技術(shù)培訓(xùn)，在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，應(yīng)該著重關(guān)注與書覺得規(guī)范采集方法，學(xué)習(xí)一些數(shù)據(jù)采集軟件的正確運(yùn)用技術(shù)，并且還要掌握相關(guān)聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)運(yùn)用技術(shù)。通過這樣的針對(duì)性培訓(xùn)，不僅僅能夠幫助檔案人員掌握較好的信息技術(shù)水平，學(xué)會(huì)檔案管理中可以運(yùn)用到的軟件的多樣的功能，以確保在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的過程中，管理人員可以安全正常、平穩(wěn)的運(yùn)行檔案管理系統(tǒng)。對(duì)于事業(yè)單位來說，只有培養(yǎng)了高素質(zhì)的職業(yè)人才，才可以做到充分培養(yǎng)相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案發(fā)展的工作，更加有效地帶領(lǐng)人事檔案信息管理朝著電子化、信息化的方向發(fā)展。

三、落實(shí)突出重點(diǎn)，全面建立資料收集網(wǎng)絡(luò)

在一些事業(yè)單位，由于常年的人事檔案管理工作空缺，造成了檔案材料缺失現(xiàn)象嚴(yán)重，各式各樣的手續(xù)不齊全，面對(duì)這樣的狀況，單位必須要安排檔案管理人員在收集資料方面狠下功夫，對(duì)于在檔案審核過程中必須要進(jìn)行重點(diǎn)篩查的檔案內(nèi)容和調(diào)動(dòng)環(huán)節(jié)，例如個(gè)人材料是否齊全、轉(zhuǎn)接手續(xù)是否完整、單位的審核鑒定文件等等，都要必須嚴(yán)格篩查。在要將特殊材料收集與普通材料收集相互融合起來，在某一階段進(jìn)行針對(duì)同一時(shí)間段、同一方向、同一內(nèi)容的資料收集和補(bǔ)充工作。所謂普通手機(jī)，就是指一些個(gè)人的鑒定、考核、任免等資料，也包括在職人員的履歷表、考評(píng)表，調(diào)度表等等，主要以個(gè)人在工作中能夠反映品德、能力、工作業(yè)績(jī)的檔案材料；特殊收集則是一些針對(duì)不屬于歸檔范圍的材料，例如干部審查的記錄、表彰獎(jiǎng)勵(lì)違紀(jì)處分、落實(shí)的一些政策等等，進(jìn)過相關(guān)部門的鑒別，可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行不同的處理工作。在建立全面的收集網(wǎng)絡(luò)過程中，要將不需要?dú)w檔的材料統(tǒng)一進(jìn)行“材料清單”的填寫，并且請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后在專人的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，穩(wěn)步進(jìn)行建立檔案、清收檔案、完善材料、材料清收、手續(xù)辦理等有序的工作，確保認(rèn)識(shí)檔案管理工作能夠順利的進(jìn)行。

人事檔案的管理工作是事業(yè)單位管理部門的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，人事檔案的管理效率能夠在很大程度上影響到單位職工的調(diào)動(dòng)和評(píng)價(jià)，因此，事業(yè)單位必須要將人事檔案管理工作重視起來，處理好各項(xiàng)檔案可能面臨的問題，加大對(duì)于信息化電子檔案的管理力度，做到有效地信息化管理。各單位要根據(jù)實(shí)際情況不斷改善自身管理制度，人事檔案管理部門要積極探索，為單位做好服務(wù)工作。

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