人事檔案工作發展思路分析

孫朗

摘 要：人事檔案是組織進行人事管理工作的必備工具和途徑。人事檔案需要在組織充分了解人員資料，全面考察人才品德能力，進一步掌握人員經歷，合理篩選確定錄用人選的基礎上留檔保存。人事檔案管理工作為了更好適應經濟社會持續高速發展，人員流動速度加快，人事檔案管理效率低下，越來越難以適應和服務于現代社會組織行政機關等單位人員管理需要。為改變這一不利局面，亟需改進人事檔案管理的工作思路和工作方法，保障人事檔案工作適應現代社會發展要求，為人才選取、使用、合理流動、優化人才結構和人員配置做出貢獻。

關鍵詞：人事檔案工作；發展思路；檔案意識

引言：人事檔案是人們基本資料、生活學習工作經歷、品行能力的記錄，是由專門的人事管理單位或部門負責建立和保存的，也是單位和組織重要的檔案資料組成內容。在經濟社會發展新形勢下，人員檔案管理工作出現的新問題新情況，傳統的組織內部人事檔案管理工作體制機制僵化死板，缺少革新，桎梏不前。因此，人事檔案工作改革需要考慮周全，準備嚴密，不僅要使新鮮人事管理制度適應經濟社會不斷發展導致人員流動頻率和范圍持續加快的的現實情況，更要考慮到提高人事檔案管理效率和水平，實現人員優化配置，促進組織內部人才合理流動。

一、 人事檔案工作發展現狀

我國人事檔案工作從建國六十余年在黨和國家正確領導下開始著手規劃，確立，并取得快速發展，取得的成績舉世矚目，值得肯定。但長期以來，特別是改革開放以來，由于經濟的發展，經濟體制的變革，企業人事制度的改革等諸多原因，一成不變的人事檔案制度缺陷日益暴露和顯現，成為阻礙人才管理和社會發展的絆腳石，也是亟需改革的重點內容。要改革首先要對癥下藥，找出問題癥結所在，就現行人事檔案的工作存在問題而言主要包括：

1、 人事檔案作用減小，大多數人普遍對人事檔案知之甚少，檔案意識薄弱。

2、 人事檔案管理人才儲備不足，質量不高，加上社會飛速發展人事檔案數量持續成幾何倍數增加使得檔案管理者不足的矛盾更加尖銳突出。人事檔案管理者的專業水平底下，檔案內容造假、不完善；檔案文字、圖像等資料匱乏過時或單一等原因減弱人事檔案的真實度和可信度，無法如實反映人才品德和才能 [1]。

3、 人事檔案的應用領域不斷被壓縮。傳統的人事檔案制度無法滿足當今社會需要就有可能終有一天被社會淘汰。

二、人事檔案工作發展途徑

1.提高社會人事檔案意識

事實上，在我國人事檔案還是特別重要的，尤其是對于有學歷的大學生而言，人事檔案關乎其職業發展，但是在現代社會，由于人們更多接觸現代化電子設備、對較為傳統的人事檔案缺乏概念和最基本了解，人們對人事檔案缺少應有的重視程度，因此需要加強宣傳引導，充分利用報刊、廣播電視、網絡等媒體媒介宣傳人事檔案工作的基本知識、重要意義、改革前景。人事部門自身和政府也要進一步重視人事檔案工作重要意義，加強對從事者培訓指導不斷提升專業水平，根據社會新型勢、新需要系統整理、深入開發人事檔案信息，做到工作細致、認真、靈活[2]。利用人事檔案可以根據掌握的資料和人才需求現狀及人才配置方針進行合理預測，為政府決策提供依據，有力提升政府決策準確性、科學性。人事檔案工作才更能體現其價值，人們才會認可人事檔案工作并提升人們人事檔案意識 。

2.提高人事檔案工作者的素質

對于大多數部門而言，然是檔案管理相關工作都是在人力資源與社保局實施的，而這些工作相對而言更偏于專業業務，往往就不容易上升高度，相關工作人員忙于處理各類檔案問題，在實際工作中往往也不能確保自身的專業程度更加完善，總結而言，人事檔案工作者的整體素質是有待提升的。人事檔案工作管理隊伍是人事檔案工作的發展基礎，只有管理者提高整體水平，才能從根本上提高人事檔案工作效率和水平。人事工作更加需要優秀的人才隊伍，實際操作時要著重考慮以下幾個方面。人事檔案從業者要及時學習掌握黨和政府的最新政策方針，堅持以正確政治理念信仰武裝頭腦，指導人事檔案工作管理實踐。同時工作人員必須要注意對接觸到的隱私性較強的個人信息嚴格保密，提升個人道德修養。同樣值得重視的是政府加強對從事者業務培訓指導，人事檔案工作者也應在學習工作中刻苦鉆研專業知識，不斷提升工作能力，

3.保持人事檔案的真實性

人事檔案如果不能如實客觀地反映人員的基本資料、經歷信息就失去了其存在的意義，真實性是人事檔案一條最根本要求。人事檔案的真實性應該從根源上嚴格把關防止檔案中摻混入不實資料，注意把控材料審核，強化材料監督管理，在管理監督等每個程序實行責任制，嚴格落實到人，從根本上保證入庫人事檔案真實可靠。同時注意針對多發易發造假環節和方式有的放矢開展防范工作，重點進行年齡、工齡、黨齡和學歷的“ 三齡一歷”真實性考察，這幾項指標可以有效提高人事檔案的可信度 ，以防弄虛作假[3]。

4，改革人事檔案的管理體制機制

隨著現代化人力資源管理的逐步提升，人事檔案改革管理體制機制也需要有效變革，從而更好地服務于現代社會的人才，人事檔案體制機制的改革迫在眉睫，意義重大，是當前人事檔案工作重點，人事檔案體制指的是整合利用人事檔案數據，建立區域性人事檔案中心和國家級人事檔案網絡數據庫，進一步做大規模效益 ，實現資源有效利用，實現效益的最大化。建立區域性檔案中心集中整理、研究、分析行政區域內的各單位、團體和組織人事檔案，將相關信息資料在區域內人事檔案研究中有效開發、整合和利用。使本區域人力資源獲得有關部門重視并有針對性地制定決策，有利于優化政策決策機制。同時也應積極考慮建設更大范圍內人事檔案中心以覆蓋更廣區域，獲得更多規模效益，提高資源的整合利用率，減少工作失誤[4]。 通過檔案代理制度和紙質等實體檔案只整理不裝訂等方法改進人事檔案管理制度。人事代理制度在推動事業單位人事檔案管理方式變革方面大有作為，大量減少事業單位人事檔案者的管理工作量及由此造成的人力、 物力、 財力浪費。通過將搜集的信息研究分析推動人力資源的合理開發、合理分配。 實施人事檔案實體整理且不裝訂的方法分析人事檔案信息，不裝訂可以給工作帶來許多便利，減少工作量和不必要的麻煩，不僅有效保護檔案，也方便檔案歸檔和隨時選取使用 。

三、結束語

人事檔案工作經過長期制度變革和實踐經驗總結取得一定成績，對經濟社會發展做出了巨大貢獻，但由于近年來人事檔案工作的實際情況及出現的一系列問題降低社會對其信任度，導致該工作一度居于可有可無的尷尬境地。然而人事檔案是如實記錄人員經歷和德才原貌的重要手段，作用巨大，無可取代。檔案工作需要主動適應經濟社會發展需要，為加強檔案工作作用，更好實現其社會效用，應努力提升社會整體人事檔案意識，加強人事檔案工作人才培養，把人事檔案的真實性放在首位，穩步提高人事檔案工作水平。加快建成人事檔案中心，加大人事檔案中的信息資源研究開發力度，為黨和政府提供技術支持和信息服務人才政策。提高國家出臺的相關人才政策科學性，有效性。人事檔案制度變革變革是循序漸進的過程，是一個需要長期堅持的努力，在不斷探索中改進，堅持進行經驗教訓總結以促進人事檔案工作不斷發展的過程。

參考文獻：

[1]淺淡正確認識和做好人事檔案工作的重要性[J].丁慧娟.經貿實踐. 2016（17）

[2]抓實人事檔案工作 加強規范化管理[J].于雪蓮.中國郵政.2017（03）

[3]新常態下加強高校干部人事檔案工作的幾點思考[J].邢玉莉.中國管理信息化. 2015（24）

[4]人事檔案工作在市場經濟中的作用[J]. 張娟.黑龍江史志.2015（14）