無紙化會議系統軟件的設計與應用

劉梁

摘要：隨著信息化技術的發展，傳統會議模式暴露出了效率低下、浪費紙張等問題，很多企業單位對無紙化會議系統的需求比較迫切。文章介紹了無紙化會議系統的相關背景以及在線申請、資料傳輸、桌面共享、投影切換和資料自動刪除等功能的設計和實現，系統具有較高的安全可靠性、經濟性、可擴展性和易用性，為新型會議模式提供了新的思路。

關鍵詞：信息化；無紙化會議系統；紙張消耗；技術選型；功能設計 文獻標識碼：A

中圖分類號：TP311 文章編號：1009-2374（2017）08-0077-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2017.08.037

無紙化會議系統迎合國家信息化發展戰略及科技辦公的需求，在減少紙張消耗的同時，也大大提高了會議的效率，是發展綠色經濟、低碳經濟的必然要求。無紙化會議系統將會議申請、資料導入等傳統會議準備過程電子化，提供投影切換、屏幕共享等功能，方便在會議進行過程中進行集中討論，會議結束后可以對會議資料進行導出、刪除，大大減少了會議組織者的工作量，為會議組織者和參與者提供了極為實用的會議平臺，同時也帶來了全新的會議體驗。智能無紙化交互式多媒體會議系統和傳統會議模式相比，操作簡單、便于管理、節省資源，將會議系統技術推進到一個新的階段。

1 技術選型

1.1 開發語言選型

C#是由C/C++演化而來，是一種現代的編程語言，說得通俗一點，現代的編程語言就意味著更先進的語法體系。C#摒棄了C++的復雜性，使它更加簡單、易用、兼容性好，并且使用起來更加靈活。說到C#就不得不提.NET，C#的簡單強大和.NET平臺是分不開的，它的許多特性只有在.NET中才能發揮威力。.NET封裝了許多方法、類庫，供C#調用。

基于這些優點和內在的聯系，我們選在C#作為開發語言，開發工具采用vs2010及.NET平臺。

1.2 數據庫選型

SQL Server系列軟件是Microsoft公司推出的關系型數據庫管理系統。SQL Server 2008使用全面審核、透明數據加密等技術手段確保了數據庫的安全性；提供了數據庫鏡像、備份功能，簡化了發生存儲失敗后的數據恢復過程，確保了數據的可靠性，進而提高了應用程序的可靠性；改進了數據查詢性能，簡化了日常維護操作，提高了管理和擴展數量龐大的用戶和數據的能力；Microsoft Office兼容性好，Microsoft Office系列產品的使用非常廣泛，SQL Server 2008支持數據報表在Microsoft Office Excel上的導入導出。

基于以上優點，我們采用Microsoft公司的產品SQL Server 2008作為開發數據庫平臺。

1.3 操作系統平臺選型

開發語言選擇C#和.net平臺，數據庫選擇SQL Server 2008，都是微軟的產品，為了平臺的安全性、穩定性以及開發語言和數據庫統一，我們同樣選擇微軟的Windows Server 2008 R2作為服務器的操作系統。選擇Windows Server 2008 R2的另外一個原因是我們現有的服務器基本上用的都是Windows Server 2008 R2操作系統，安裝比較方便，使用起來比較順手。同時，Windows Server 2008 R2也是一款比較成熟的服務器操作系統，市場上已經使用了多年，經過了市場實踐的

考驗。

1.4 系統開發架構選型

結合實際使用情況，選擇C/S架構作為無紙化會議系統的架構。C/S架構的全稱是Client/Server架構，即客戶機和服務器架構。在局域網環境下，客戶機和服務器相對固定，C/S架構的系統部署使用起來還是很方便的，而且C/S架構大大減少了服務器數據處理的壓力，很多業務邏輯在客戶機上就可以處理。

程序開發架構采用當前比較流行的三層架構，即將整個應用程序分成三層：UI層、業務層、數據層，UI層主要處理界面交互的部分，業務層結合應用需求處理業務邏輯關系，數據層主要處理數據庫操作。區分層次的目的是為了符合“高內聚，低耦合”的思想。使用這種程序開發的架構，有助于開發人員有的放矢，理清思路，也有助于程序開發的標準化管理，而且后期如有功能模塊的改動，也避免了牽一發而動全身的麻煩。

2 整體功能設計

根據實際應用需求將系統分為兩個部分，會議系統和管理中心。會議系統的主要功能包括：會議簽到，分權限查看會議資料，對會議資料進行批注及上傳，調用會場硬件資源，如大屏演示、桌面同步等，還可進行投票表決，對會議形成的固定格式的文檔提供文檔模板，還可進行呼叫服務，與會者互相交流等；管理中心的主要功能包括：會議申請，提供會議模板和申請向導，方便使用者快速申請會議；集中控制會議室內各種硬件設施；合理安排各個會議室的使用；設置會議系統正常運行所需的各種數據。總體流程如圖1所示：

3 重點功能

3.1 資料傳輸

無紙化會議系統要求文件資料傳輸穩定、快速、便于管理，同時還要是比較成熟的技術。基于這些要求，我們采用FTP技術來實現資料的傳輸。FTP技術有以下優點，完全符合我們的技術要求：（1）完全基于網絡，覆蓋范圍廣，操作更加靈活，能讓更多的人知曉和獲益；（2）完善的用戶權限管理，能指定每個登陸的用戶能看到什么、做什么事情，如某個用戶只能查看和下載A目錄，但是某個用戶不僅可以查看、下載，還可以刪除、新建等；（3）數據傳輸可以通過SSL、SSH2進行安全性加密，保證數據不被非法截取，安全性高；（4）使用TCP/IP協議，保證數據的準確到達；（5）傳輸速度快。當文件大于1M的時候，FTP的傳輸速率比HTTP更快，文件越大，速度越快。

3.2 共享桌面

我們采用UDP組播的技術來實現桌面共享。UDP的英文全稱是User Datagram Protocol，即用戶數據報協議。簡單來說，UDP就像廣播一樣，把信息發送出去，既沒有指定的地址接收，也不確保信息的完整性，是一種不可靠的信息傳送服務。為什么我們要采用這種不可靠的信息傳送服務呢？主要原因是占用網絡資源少，在局域網環境中，我們不僅要實現桌面共享，還有諸如文件傳輸之類的功能，對網絡資源的需求還是比較大的，占用網絡資源少這個優點就顯得難能可貴了。采用UDP組播還有一個原因就是方便用戶隨時加入和離開組播，進而方便用戶對桌面共享功能的操作和使用。

3.3 多會議室管理

通過前期調研，發現市場上現有的無紙化會議系統對多會議室的支持都不夠理想，有的廠家需要定制開發，有的廠家需要重復購買硬件設備，總之，無法滿足多會議室管理的要求。本著會議信息、資料和所用會議室一一對應的原則，設計了多會議室管理，可以做到多會議室同時開會，且會議信息對應無誤，滿足了擁有多會議室并且頻繁開會的用戶的需求。

3.4 投票表決

這個功能也是我們在前期調研中發現市場上現有的無紙化會議系統中支持得不太好的功能。很多會議系統僅僅提供幾種投票表決模板，和實際應用往往是脫鉤的。我們結合自己內部投票表決流程，還走訪了附近幾家單位，總結出了一套自由靈活的投票表決流程，可應對常用的選優秀工作者及帶有名次的評先選舉，簡單

易用。

4 結語

無紙化會議系統的設計滿足實際需求，在技術選型方面也符合實際操作條件，該系統在本單位已部署使用，以前開會要把會議資料打印出來，現在只要將電子版會議資料上傳服務器，給單位節省了很多人力物力

資源。

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（責任編輯：蔣建華）