計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

李幸艷

辦公自動化是指在企業(yè)的基本辦公流程中引入計算機信息化系統(tǒng)，包括對企業(yè)基本信息的錄入、更新及維護，以及日常文件流轉(zhuǎn)、信息傳遞等工作。不斷對計算機技術(shù)進行開發(fā)、利用及更新，有助于提升辦公自動化的水平。本文在分析辦公自動化基本概念和現(xiàn)存問題的基礎(chǔ)上，對如何加強辦公自動化的應(yīng)用進行了分析和闡述。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化 計算機技術(shù) 應(yīng)用

1 基本概念

辦公自動化是指在企業(yè)的基本辦公流程中引入計算機信息化系統(tǒng)，包括對企業(yè)基本信息的錄入、更新及維護，以及日常文件流轉(zhuǎn)、信息傳遞等工作，也就是說企業(yè)的內(nèi)部信息全部實現(xiàn)在計算機系統(tǒng)中的傳遞、處理及存儲。通過應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)，能夠大大提升企業(yè)內(nèi)部信息處理和工作效率，同時能夠為企業(yè)的決策和發(fā)展提供安全可靠的參考信息。一般來說，辦公自動化系統(tǒng)主要是由工作人員、組織架構(gòu)、辦公信息、企業(yè)或單位內(nèi)部制度以及一般性的工具、技術(shù)和環(huán)境等組成。

在辦公自動化系統(tǒng)的運行過程中，是以工作人員為核心的以計算機技術(shù)為輔助工具的，目的是對企業(yè)內(nèi)部的資源和信息進行有效的整合、傳遞以及利用、存儲。與傳統(tǒng)的辦公方式相比較，辦公自動化能夠系統(tǒng)的、有效的對工作人員和工作信息、資源等進行有機整合，為企業(yè)資源的有效利用、工作人員的能力發(fā)揮以及企業(yè)的發(fā)展等提供了便利的條件。本文在分析辦公自動化基本概念和現(xiàn)存問題的基礎(chǔ)上，對如何加強辦公自動化的應(yīng)用進行了分析和闡述。

2 辦公自動化的主要應(yīng)用形式

2.1 搭建網(wǎng)絡(luò)信息平臺

辦公自動化依托計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，因此能夠構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息交互平臺。網(wǎng)絡(luò)溝通方式大大降低了辦公過程中的溝通成本，使異地溝通、即時溝通等成為了可能。同時也實現(xiàn)了不同層級的員工之間有效的溝通，還可以利用留言板、討論區(qū)等形式提供了一線員工反應(yīng)意見和建議的渠道。另外，依托網(wǎng)絡(luò)信息平臺還能優(yōu)化一些工作流程和環(huán)節(jié)，提高工作效率。數(shù)字化方式的信息存儲，給企業(yè)的信息查詢、分析和應(yīng)用等提供了可能。

2.2 利用計算機功能提高工作效率

計算機強大的功能能夠大大提升工作效率。例如圖片處理功能，能夠使工作的展示和溝通手段更多樣化；文字處理功能，例如word、ppt、excel等，為企業(yè)內(nèi)部制度、信息和通知等的分發(fā)、流轉(zhuǎn)、編排等提供了高效的手段，也大大節(jié)省了紙張和印刷工作，為企業(yè)節(jié)省了成本；電視電話會議等，能夠?qū)崿F(xiàn)異地辦公人員的即時會議，減少了差旅等費用；視頻監(jiān)控等功能為有效的監(jiān)督和管理提供了實現(xiàn)的可能。大量的計算機技術(shù)為辦公自動化提供了服務(wù)，從而能夠大大提升企業(yè)的辦公效率。

3 辦公自動化中計算機技術(shù)應(yīng)用存在的問題

3.1 工作人員素質(zhì)相對較低，應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)的能力有限

在我國絕大多數(shù)單位和企業(yè)中，從事一線企業(yè)日常辦公處理工作的人員普遍能力有限，對于一些辦公自動化系統(tǒng)以及系統(tǒng)中應(yīng)用的先進技術(shù)很難理解和掌握，因此不能夠有效地利用辦公自動化系統(tǒng)。

3.2 辦公自動化管理制度落后

一些單位對辦公自動化系統(tǒng)的理解和認(rèn)識程度不夠，沿用傳統(tǒng)的內(nèi)部辦公管理制度約束辦公自動化系統(tǒng)的運行，有些雖然建立了新的辦公流程管理制度，但是制度流于形式不能夠?qū)ο到y(tǒng)進行有效管理。

3.3 辦公自動化運行環(huán)境較差

辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用目的是提高企業(yè)內(nèi)部的辦公效率，但由于目前一些系統(tǒng)的運行環(huán)境較差，不能夠滿足系統(tǒng)高效運行的要求，反而在一定程度上阻礙了企業(yè)內(nèi)部的辦公效率。

4 改進辦公自動化中計算機技術(shù)應(yīng)用水平的幾點建議

4.1 構(gòu)建完善、科學(xué)的管理制度

企業(yè)在構(gòu)建制度的過程中，要充分借鑒和參考國內(nèi)外的先進經(jīng)驗，同時以自身的企業(yè)特點出發(fā)，才能構(gòu)建完善、科學(xué)的管理制度，為更好地發(fā)揮辦公自動化的功能提供基礎(chǔ)。

4.2 提供辦公自動化運行的基本環(huán)境

企業(yè)要為辦公自動化的運行提供必要的基本環(huán)境，適當(dāng)?shù)牟少徍桶惭b一些殺毒軟件、應(yīng)用軟件以及防火墻等安全設(shè)備，從而能夠保證辦公自動化系統(tǒng)的安全、高效運行。基本環(huán)境的構(gòu)建必須結(jié)合企業(yè)的特點以及企業(yè)員工的具體計算機操作水平，通盤考慮。

4.3 不斷提升員工的計算機操作水平

企業(yè)要重視提高員工的計算機操作水平，包括基本的windows操作系統(tǒng)的使用，以及ppt、word、excel等日常辦公軟件的培訓(xùn)。另外也可以不斷引入具有較高計算機操作水平的員工，還可以定期邀請相關(guān)專家進行知識和技能的培訓(xùn)。

5 辦公自動化中計算機技術(shù)的發(fā)展

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展以及智能化、便捷化計算機技術(shù)的不斷提出，辦公自動化中的計算機技術(shù)由傳統(tǒng)的實現(xiàn)辦公流程自動化和輔助日常辦公的開展等基本要求，逐漸向知識管理、人機交互、智能化處理等發(fā)展。另外，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，使用視頻會議、遠(yuǎn)程醫(yī)療會診、電子商務(wù)等也逐漸成為辦公自動化中的重要內(nèi)容。

5.1 移動辦公

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，便攜式終端包括移動筆記本、平板電腦以及智能手機的廣泛應(yīng)用，移動辦公成為了辦公自動化的發(fā)展趨勢。在利用3G網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，能夠?qū)崿F(xiàn)實時的信息交互、任務(wù)處理、知識管理等。

5.2 業(yè)務(wù)導(dǎo)向

辦公自動化從單純滿足日常辦公需要逐漸提升為滿足業(yè)務(wù)需求的統(tǒng)一門戶，通過對單位的業(yè)務(wù)進行分析和整合，在OA辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上充分引入供應(yīng)鏈管理、客戶管理、企業(yè)資源管理等業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向的辦公自動化平臺。

5.3 智能化系統(tǒng)

辦公自動化系統(tǒng)通過引入智能化技術(shù)可以實現(xiàn)手寫輸入、生物特征識別、自然語言處理以及人機交互功能，大大提升了系統(tǒng)的智能化水平。例外，系統(tǒng)通過建立統(tǒng)一的門戶網(wǎng)站實現(xiàn)協(xié)同辦公和即時溝通，提升了日常辦公管理的能力。

5.4 以知識為驅(qū)動

將知識管理概念融入到辦公自動化中，一方面滿足員工日常辦公知識查詢和學(xué)習(xí)的需要，另一方面也能激發(fā)員工的創(chuàng)造力和創(chuàng)新能力，提升整體的知識化、綜合化水平，實現(xiàn)以辦公自動化提升企業(yè)核心競爭力的更高要求。

參考文獻

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作者單位

鄭州商業(yè)技師學(xué)院 河南省鄭州市 450121