淺析房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理

黃卓華

（惠州市不動(dòng)產(chǎn)檔案館 廣東 惠州 516000）

摘 要： 文章介紹房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的意義，分析房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)，提出房產(chǎn)檔案數(shù)字化運(yùn)用的新設(shè)想。

關(guān)鍵詞： 房產(chǎn)檔案；管理；信息；檢索

引言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的發(fā)展，現(xiàn)代化的管理手段以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為平臺(tái)，采用數(shù)字化的管理方式，使管理水平不斷提高。目前，在檔案管理中基本已實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化處理，將實(shí)物檔案通過掃描或照相技術(shù)轉(zhuǎn)換為電子檔案，電子檔案的形成提升了檔案利用的效率和途徑。房產(chǎn)檔案是專業(yè)性的部門檔案，較普通檔案有其特殊性。我們?cè)诠芾砉ぷ髦薪Y(jié)合其特點(diǎn)，進(jìn)一步利用數(shù)字化信息技術(shù)，使房產(chǎn)檔案的管理工作再上一個(gè)新臺(tái)階。

1、房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的意義

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展檔案內(nèi)容的日趨多樣檔案載體的不斷豐富以及計(jì)算機(jī)、多媒體等技術(shù)的廣泛應(yīng)用使傳統(tǒng)檔案工作的管理模式和管理手段已不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求要充分利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段的技術(shù)優(yōu)勢(shì)提高房產(chǎn)檔案管理的工作效率使得信息的檢索、存儲(chǔ)以及管理更加的簡(jiǎn)單、方便房產(chǎn)檔案作用一個(gè)重要的社會(huì)信息資源是城市發(fā)展建設(shè)的重要資料管理好房產(chǎn)檔案將有助于城市的快速發(fā)展而且通過現(xiàn)代化手段來對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理河以大幅度的降低工作人員的工作量提高房產(chǎn)信息資源的利用效率滿足經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展要求通過建立現(xiàn)代化房產(chǎn)檔案管理可以提高房產(chǎn)檔案的管理水平提高房產(chǎn)檔案的服務(wù)質(zhì)量。

2、房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)

現(xiàn)代化條件下的檔案工作比傳統(tǒng)的檔案更需要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化啟需要有統(tǒng)一的檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一與規(guī)范的數(shù)據(jù)類型，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理。

2.1提高服務(wù)質(zhì)量

房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化運(yùn)用了現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段與方法，實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案管理優(yōu)化的目的因此，房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化將計(jì)算機(jī)技術(shù)作為核心、引入了信息處理技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)通過這樣的方式使房產(chǎn)檔案管理工作能夠以信息技術(shù)作為基礎(chǔ)開展數(shù)字化管理房產(chǎn)檔案的管理要以信息技術(shù)為基礎(chǔ)實(shí)行高效率的數(shù)字化管理，并且要提高房產(chǎn)檔案管理工作的適應(yīng)能力，滿足快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)需求通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)的合理運(yùn)用，可以提高房產(chǎn)檔案工作中的各項(xiàng)工作的效率使得信息的收集、查詢、管理變得更加的快捷，而且數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性可以得到保證推進(jìn)房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化水平將大幅度提高房產(chǎn)檔案資源使用效率提高房產(chǎn)檔案管理的服務(wù)質(zhì)量

2.2構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫

在房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)過程中，技術(shù)信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建是實(shí)現(xiàn)工作的難點(diǎn)與工作的重點(diǎn)這項(xiàng)工作的實(shí)施需要較大的工作量與細(xì)致度作為基礎(chǔ)通過技術(shù)手段將傳統(tǒng)檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫而且錄入過程要注重信息的準(zhǔn)確性這項(xiàng)工作的開展在現(xiàn)代圖像識(shí)別技術(shù)應(yīng)用中得到了簡(jiǎn)化采用穩(wěn)定的、易于拓展與維護(hù)的硬件基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化要對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行相關(guān)的拍照處理，以圖片的形式加以保存，并且要保證其內(nèi)容的準(zhǔn)確、清晰這樣一來大幅度的提高了檔案管理的工作效率，降低了工作量，并且使得房產(chǎn)檔案的信息更加的準(zhǔn)確可靠通過對(duì)現(xiàn)代科技的熟練運(yùn)用檔案管理的工作將變得更加的簡(jiǎn)單、方便、高效另一方面檔案的備份和保存也將變得更加的有效率，同時(shí)房產(chǎn)檔案信息的安全也可以得到進(jìn)一步的保證。

2.3構(gòu)建檢索途徑以及安全系統(tǒng)

房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、需要分步驟進(jìn)行的工作在注重基礎(chǔ)數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理的基礎(chǔ)上，應(yīng)將數(shù)字化房產(chǎn)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用通過對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的熟練運(yùn)用房產(chǎn)檔案的信息查詢將變得更加的簡(jiǎn)單、準(zhǔn)確從而提高房產(chǎn)檔案管理的工作效率滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展要求查詢效率得到大幅度的提高查詢方式更加的方便靈活并且保證房產(chǎn)檔案的相關(guān)信息真實(shí)、有效、可靠只要給出一定的檢索點(diǎn)便可以迅速、準(zhǔn)確的查詢出相關(guān)的房產(chǎn)檔案信息極大程度的避免了糾紛以及詐騙等情況的發(fā)生使得房產(chǎn)信息的安全得到保證肚會(huì)的和諧穩(wěn)定得到保證。

2.3提高人員素質(zhì)

房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化作為一項(xiàng)系統(tǒng)的、需要不斷完善與擴(kuò)充的過程，其對(duì)人員素質(zhì)要求較高不僅要求現(xiàn)代房產(chǎn)檔案管理人員具有較高的檔案管理專業(yè)知識(shí)與房產(chǎn)檔案信息管理知識(shí)，還要求房產(chǎn)檔案管理人員能夠根據(jù)現(xiàn)代房產(chǎn)檔案管理信息化數(shù)字化要求具有較高的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。提高房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化水平，需要從管理工作人員的素質(zhì)出發(fā)在實(shí)際工作中，人起到了基礎(chǔ)性、關(guān)鍵性的作用只有工作人員的素質(zhì)得到提高，房產(chǎn)檔案工作的效率以及服務(wù)質(zhì)量才能得到保證。所以在日常工作中要加強(qiáng)對(duì)管理工作人員相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以及責(zé)任和服務(wù)意識(shí)方面的培養(yǎng)，以此使得房產(chǎn)檔案管理工作更好的滿足現(xiàn)代化管理要求，保證房產(chǎn)檔案的各項(xiàng)工作順利展開。通常來講培訓(xùn)分為兩個(gè)方面，一個(gè)是專業(yè)技能上的培訓(xùn)，另一個(gè)是綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，兩者缺一不可要全面綜合的提高房產(chǎn)檔案管理工作人員的素質(zhì)和能力，保證房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的順利實(shí)施。

3、運(yùn)用地理信息系統(tǒng)（GIS）的設(shè)想

地理信息系統(tǒng)（Geographic Information System）是由電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)所支撐的，對(duì)地理環(huán)境信息進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、檢索、分析和顯示的綜合性技術(shù)系統(tǒng)。地理信息系統(tǒng)技術(shù)為房產(chǎn)檔案管理打開了一個(gè)嶄新的管理視角，它不是單純意義上計(jì)算機(jī)技術(shù)和測(cè)繪技術(shù)在房產(chǎn)管理中的運(yùn)用，而是以 GIS 技術(shù)為基礎(chǔ)構(gòu)建房產(chǎn)信息化管理，并在房產(chǎn)檔案的管理中加以靈活運(yùn)用。 建立“以圖查房，以圖管檔”的新型管理模式，將房屋測(cè)繪數(shù)據(jù)、樓盤信息與現(xiàn)有的房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)。實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、房屋檔案數(shù)據(jù)與房地產(chǎn)平面圖之間相互關(guān)聯(lián)的“圖檔一體化”管理，使房產(chǎn)登記管理及房產(chǎn)檔案管理轉(zhuǎn)為以圖形管理為核心的模式。房產(chǎn)檔案管理由原來的單一管理模式，轉(zhuǎn)化為三維一體的綜合管理方式，為不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記提供了新的思路。

實(shí)際工作中，房屋的交易與變更比較頻繁，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)和檔案信息系統(tǒng)要保證及時(shí)、同步的更新。如果相關(guān)的房屋信息沒有及時(shí)更新，造成房屋基本信息不準(zhǔn)確，會(huì)影響房屋的下一次交易。特別是拆除的房屋，如果信息與檔案的脫節(jié)，導(dǎo)致審核人員無法確定該房屋的真實(shí)狀態(tài)，就要進(jìn)行實(shí)地查看，不僅給工作帶來不必要的麻煩，還會(huì)降低案卷查全率。應(yīng)用房產(chǎn)GIS數(shù)據(jù)整合，通過對(duì)房屋定位、樓盤表關(guān)聯(lián)查詢，可以很快地調(diào)出房屋的權(quán)屬信息和自然狀況，把每個(gè)房屋的坐標(biāo)、權(quán)利屬性、自然屬性關(guān)聯(lián)在一起，形成完整、準(zhǔn)確、全面的房屋基本信息。

由于房產(chǎn)GIS技術(shù)將房屋圖形系統(tǒng)、樓盤表數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，只要房屋發(fā)生變更，系統(tǒng)就會(huì)將這三塊數(shù)據(jù)同時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)模塊信息數(shù)據(jù)的無縫對(duì)接，形成統(tǒng)一的信息管理模式，實(shí)物檔案也能及時(shí)修改。就操作上看，在一個(gè)系統(tǒng)中可查詢房屋的備案、登記、抵押、查封等各類信息和房屋交易狀態(tài)，減少工作環(huán)節(jié)，提高效率，更有利于疑難問題的解決。引入GIS技術(shù)，還有利于各種檔案信息的統(tǒng)計(jì)查詢，為拆遷、住房保障等工作提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

4房產(chǎn)檔案數(shù)字化運(yùn)用的新設(shè)想

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，可以利用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，依托GIS開發(fā)房產(chǎn)檔案的多樣化查詢。

4.1各項(xiàng)房屋基本信息的查詢

工作人員在GIS電子地圖上指到某一幢房屋，就可獲取該幢房屋的面積、層次、結(jié)構(gòu)、建筑年代等基本信息，也可查到該幢房屋的戶數(shù)、產(chǎn)權(quán)人和共有情況等產(chǎn)權(quán)基本信息。反之，也可以根據(jù)產(chǎn)權(quán)人的姓名、房屋坐落和房產(chǎn)證號(hào)等查詢到對(duì)應(yīng)的電子地圖上某房屋的具體位置和周圍配套設(shè)施等。商品房還可以根據(jù)預(yù)售許可證號(hào)或商品房備案合同編號(hào)，查詢樓盤的所在位置、預(yù)銷售信息等。此外，還可以將房屋的限制狀況，如法院查封、行政限制、拆遷凍結(jié)等信息進(jìn)行綁定。工作人員只要進(jìn)入電子地圖管理系統(tǒng)，就可以獲取該房屋的所有信息，提高檔案的管理和利用效率。

4.2強(qiáng)化電子地圖上的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各行各業(yè)都在廣泛運(yùn)用GIS這一新興技術(shù)。房產(chǎn)檔案管理也可以通過對(duì)各類房屋數(shù)據(jù)的整合，強(qiáng)化房屋基本狀況信息的統(tǒng)計(jì)功能。如在電子地圖上劃定相應(yīng)范圍，可提供該范圍內(nèi)所有房屋的基本數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)，并對(duì)統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行打印輸出。利用這些功能對(duì)一個(gè)物業(yè)小區(qū)范圍內(nèi)的房屋情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在此基礎(chǔ)上對(duì)房屋的凍結(jié)查封限制、物業(yè)管理、拆遷管理等內(nèi)容進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)。通過GIS與房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)查詢和統(tǒng)計(jì)的一體化便捷操作。

5、結(jié)束語

隨著產(chǎn)業(yè)信息化的不斷發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理的信息化成為了信息發(fā)展的趨勢(shì)啟滿足了社會(huì)發(fā)展的需要也是保證房地產(chǎn)業(yè)蓬勃生機(jī)的基礎(chǔ)肩利于提高房產(chǎn)檔案管理工作的效率減少房產(chǎn)檔案管理工作的缺陷。

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