行政事業單位檔案管理的創新思路

賈添羽

（黃河檔案館）

摘 要： 在社會經濟體制深化改革的基礎上，行政事業單位通過轉型、重組、重構等獲得了新發展，其中檔案管理工作是行政事業單位工作實踐過程中的重要一環，需要積極展開服務功能的拓展，提高公共服務水平，促使檔案管理建設與社會發展的總體方向保持高度的一致性。目前行政事業單位的檔案管理工作中存在著很多的問題，需要及時對這些問題進行解決。本文主要通過分析目前行政事業單位檔案管理的具體現狀和存在的問題，探討行政事業單位檔案管理的創新思路，旨在為我國行政事業單位的檔案管理實踐提供參考。

關鍵詞： 行政事業單位；檔案管理；存在問題；創新思路

傳統行政事業單位封閉型檔案管理模式已經不能滿足社會檔案管理建設需求，提高檔案管理科學化水平是深入貫徹落實科學發展觀的必然要求，所以急需對檔案工作體系進行改革和創新，實現從傳統型檔案管理向現代檔案管理轉變，提高檔案工作中公共服務水平和質量。尤其檔案管理工作能夠對行政事業單位起到協調、統一的作用，必須結合現代我國信息化的進程，盡快實現檔案建設和管理的數字化、信息化，有效地開發利用檔案信息資源。本章就行政事業單位檔案管理的具體現狀展開分析，探究如何改革創新行政事業單位檔案管理工作。

一、行政事業單位檔案建設管理原則

（一）規范、靈活相統一

行政事業單位的各項工作都需要以國家的相關標準作為依據，其中行政事業單位的檔案管理工作也要按照國家和政府的意志實現管理制度對的規范化和標準化。另外每一個行政事業單位的工作性質是不同的，所以在實行檔案管理的時候應該具備一定的靈活性，切忌千遍一律，結合自身事業單位工作的特點，以及發展的方向針對性的展開檔案管理工作。所以行政事業單位應該遵循檔案管理規范性和靈活性相統一的原則。

（二）職責、權益兼顧

參與檔案管理工作的人員必須要有一定權責的限制，才能保證其工作的有序性和規范性，將具體的職責落實到每一個人員的身上，明確每一位工作人員的管理職責和義務，如果在檔案管理過程中出現管理的偏差，相關人員要承擔相關的責任。同時，要保護和尊重工作人員的合法權益，將工作效率和薪資將近直接掛鉤，激發工作人員的工作熱情，實現職責、權益兼顧。

（三）靜態、動態相結合

穩定、完善的制度體系是行政事業單位檔案管理工作良好展開的基礎保障，但是穩定的制度并不是一成不變的制度，事業單位應該結合時代變化的趨勢，以及社會的動態變化，做出動態的反應，將檔案管理工作的保障制度進行適度的調整，將穩定的制度的體系和動態的社會發展狀態相結合，不斷健全和完善自身檔案管理工作的制度。

二、當前事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）領導對檔案管理的認識不足

大部分行政事業單位的領導認為行政事業單位的檔案管理工作僅僅是對事業單位的發展歷程的一種記錄工作，對檔案管理工作沒有一個根本性的認知，以及對行政事業單位的未來發展沒有明確的認識和規劃，忽視了對行政事業單位檔案的嚴格管理。甚至有些領導將需要投入檔案管理建設的財力、物力、人力等資源挪為他用，使得行政事業單位檔案工作處于應付地位，導致行政事業單位的檔案管理基礎設施投入不足，最終造成管理不到位，檔案信息損壞、丟失等現象發生。

（二）檔案管理人員的業務素質參差不齊

在信息時代背景下，行政事業單位的檔案管理工作不在是單純的政策性工作，而是一項具有專業技術性工作，這就對管理人員的基本素質和技術能力提出了更高的要求，但是從現在行政事業單位的整體管理人組成情況來看，由于沒有形成高度的重視，檔案信息管理人員的地位不高，很多行政事業單位管理成為可有可無的工作，管理人員的配置缺乏專業性的考慮，大部分檔案管理人員的素質能力較低，與現代社會對檔案管理的需求難以保持高度的協調性和同步性。

（三）檔案管理的方法單一，缺乏創新

在市場經濟環境中，我國行政事業單位的需要處理的有業務工作越來越繁瑣，檔案信息的處理的難度也在不斷的提高，傳統單位的紙質檔案管理方法已經不能滿足現代檔案管理工作的需求，檔案管理工作方法的創新是大勢所趨。但是，目前行政事業單位對檔案的管理

停留在過去的簡單管理水平上，難以處理龐大的檔案信息，導致大量的檔案數據信息丟失、損壞，對事業單位的發展產生了不利的影響。

三、行政事業單位檔案管理的創新思路

（一）建立完善的行政事業單位檔案管理制度

完善可行的管理機制是行政事業單位檔案管理工作順利展開的重要保證，也是事業單位正常運轉的基本前提，行政事業單位領導必須樹立管理出效益的意識，制定合理可行的行政檔案管理制度機制，包括約束機制和獎罰機制，不僅可以有效越是檔案管理人員的管理行為方式，還能有效的通過獎罰機制提高員工工作的積極性。其次，行政事業單位應該結合自己的實際情況，優化事業單位內部結構、制定工作人員行政管理條則，為事業單位的良好穩定的發展奠定基礎。

（二）加強領導對檔案管理重要性的認識

領導應該加強對檔案信息管理重要性的學習和認識，改變傳統的檔案管理工作認識和方式，加大對檔案管理工作財力、物力、人力的投入，在此基礎上制定可執行的檔案管理建設方案，引進先進的檔案管理技術，提高行政事業單位行政檔案管理的效率，對行政事業單位的發展建設產生積極的影響。

（三）提升行政事業單位檔案管理人員的專業素質

行政事業單位要加強管理人員的管理技能實踐訓練，針對具體的崗位發展的需求，經常性的開展各種崗位操作訓練，讓檔案管理人員真實體驗到崗位工作實踐的全部過程。其次，提高檔案管理人員發現問題、分析問題和解決處理問題的能力。加強管理人員之間的互動和溝通，培養他們的合作、溝通意識，這些都是作為高素質人才必備的基本素質。最后，應該加強實訓崗位的建設，并要建立合理的考核體系，檢驗檔案管理人員素質培養的成果，將理論、實踐測試等多種方式能力測試相結合，注重人才素質的全面考核，將其培養成應用型創新人才，為行政事業單位檔案管理工作的發展創新提供動力。

（四）加強檔案管理的信息化建設

在信息時代背景下，行政事業單位檔案管理需要建立網絡化、多元化的組織機構，在基于人性化管理的基礎上提高自身管理的效率，實現管理者和管理事務之間的權利、義務的平衡。其次，構建適合行政事業單位內部管理發展需求的檔案信息資源網絡服務平臺，為檔案管理工作提供更便捷，更人性化的條件。檔案資源信息的存儲、處理、通信和交互于一體。最后，現在已經進入“互聯網+”網絡時代，智慧型手機已經逐漸成為人們信息獲取的主導，行政事業單位的檔案管理工作中，可以建立微信公眾平臺，微博公眾號等為單位內部內部建設提供全方位數字化的檔案服務，也可以適當的開放給社會民眾，提高事業單位的檔案管理水平。

結語

綜上所述，檔案管理工作是行政事業單位工作實踐過程中的重要一環，需要積極展開服務功能的拓展，提高公共服務水平，促使檔案管理建設與社會發展的總體方向保持高度的一致性。行政事業單位應該建立完善的行政事業單位檔案管理制度，加強領導對檔案管理重要性的認識，提升檔案管理人員的專業素質，結合現代我國信息化的進程，促進檔案建設和管理的數字化、信息化，有效地開發利用檔案信息資源，實現型檔案管理的現代化轉變。

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