企業辦公室管理的優化與完善淺談

張廣水

廣西建工集團第二安裝建設有限公司

【摘 要】隨著社會不斷進步，經濟持續發展，企業面臨的經營發展環境發生了質的變化，企業管理工作也被提出新的更高要求，辦公室管理工作存在各種問題，比如，員工工作壓力過大、工作職能范圍復雜化。為此，需要根據新時期的新形勢，以根源為切入點，客觀地分析辦公室管理工作存在的問題，結合其具有的特點，采取各種有效的措施，加以解決，提高辦公室工作人員工作效率和質量。

【關鍵詞】新時期；企業；辦公室；管理實踐；分析

一、企業辦公室基本職能

就企業而言，企業辦公室具有較強的綜合性，工作內容繁雜，涉及方面較多，其基本職能主要體現在這些方面。一是日常工作、輔助決策。簡單來說，就是辦公室的常規工作，比如，處理公文、管理文書檔案，確保相關工作的順利開展。輔助決策是企業辦公室工作不可或缺的核心組成要素，使企業員工參與到決策中，為領導者決策提供關鍵性的參考依據，要詳細記錄應到這相關決策，做好保存以及公布工作。二是協調各個部門，及時完成領導下達的任務。在日常運營過程中，企業辦公室人員必須全方位了解企業運行狀況，不同部門具備的職能、關系，加強部門之間的聯系、溝通，順利完成任務，順利實現已制定的發展目標。還要完成領導突然交給的任務，但不具備其規律性，不受時間限制，隨時都可能接收到不同類型的突發任務，必須按時保質完成。

二、新時期下企業辦公室管理存在的問題

就企業辦公室而言，是企業日常管理與執行的重要部門，是傳遞各方面數據信息的重要窗口，能夠加強和員工之間的溝通、交流，提高更加優質的內、外服務。

在新時代下，企業辦公室管理現狀并不樂觀，存在多方面的問題。在運營過程中，缺乏完善的管理制度，辦公室管理工作執行力度、落實力度不夠，特別是缺乏健全的責任制，不工作崗位職責模糊化，流于形式，權與責混淆，工作人員經常不清楚自己的本職工作，加上考核工作沒有得到應有的落實，員工工作積極性、主動性不高，內部管理處于混亂中，各項工作任務無法有效完成，大大增加了運營成本，不利于提高經濟效益。在此基礎上，企業缺乏必要的服務能力。在辦公室工作開展過程中，服務的廣度、深度都比較有限，加上社會市場環境復雜多變，工作內容繁雜，無法滿足社會大眾的客觀需求，為他們提供更加優質的服務。此外，在運營過程中，工作人員缺乏較高的綜合素質，內部人員結構、崗位結構都不合理，導致已有的人力資源得不到優化利用，沒有對辦公室員工進行系統化的培訓，不具備相關工作崗位所需的知識、技能，不具備扎實的專業知識，專業的技能，不注重工作經驗的積累，無法有效解決工作中遇到的各種問題，導致相關工作無法有序開展。同時，他們也不具備基本的職業素養，經常違規操作，不認真工作，工作效率低下，對辦公室工作的優化創新無法很好地應對，工作中經常出錯，服務質量也不高。

三、新時期下企業辦公室管理實踐策略

1.健全企業辦公室規章制度，實現辦公室的均衡發展。

就企業而言，不論大小，必須綜合分析各種影響因素，健全已有的辦公室規章制度，約束并端正日常辦公室工作行為，確保辦公室工作有序開展。具體來說，所構建的辦公室規章制度必須客觀地呈現出辦公室工作程序、工作標準等，要制定可行的責任制，落到實處，明確不同工作崗位職責，避免辦公室管理人員權與責任混淆，在使用相關權利的同時，更好地履行自身職責，認真做好本職工作，有效解決工作中遇到的各種問題。在此基礎上，還要結合辦公室工作程序，制定相關的規定，使辦公室工作具有鮮明的規范化、程序化特點，能夠簡化工作程序，減少工作人員工作量，提高功能工作效率與質量。此外，要適當強化那些工作量大且任務多的辦公室職能，結合辦公室管理人員已有能力，優化調整人員結構，實現辦公室的均衡發展，確保相關工作任務順利完整。

2.強化服務意識，提高服務能力。

辦公室管理工作是一項系統而復雜的工程，難度較大，建設周期較長，需要經過長期的努力。企業要轉變負責接待工作員工的思想觀念，要堅持為領導、基層服務的理念，必須強化管理人員的服務意識，要全方位分析工作中存在的問題，采取可行的措施加以解決，為提高自身服務能力做好鋪墊。還要圍繞服務職能，進一步提高服務職能的深度、廣度，確保領導者科學決策。此外，辦公室管理人員還要客觀地分析基層員工的具體訴求，根據了解的情況，及時向相關領導匯報，構建健全的上、下級溝通渠道，領導者也能更好地了解基層員工各方面情況，合理調整相關決策，確要具備鮮明的人性化特征，堅持以人為本理念，有序開展辦公室工作，在強化員工服務意識的同時，逐漸提高他們的服務水平。

3.培養辦公室管理人員綜合素養。

在辦公室管理中，提高管理人員綜合素質至關重要，是辦公室工作正常開展的首要前提。在運營過程中，要定期對管理人員進行培訓，并開展形式多樣的學習與交流活動，認真學習各方面技能，相關的政策規定，不斷完善自己已有的知識，熟悉業務操作流程，并可以正確進行操作，具備較高的業務技能。還可以組織辦公室人員深入基地，親自體驗與調研，積累實戰經驗，有效解決在工作當中所出現問題。還要注重人才的培養與引進，采取各種激勵措施，留住人才，不斷為企業發展注入新鮮的血液。另外，還要提高人員的招聘要求，對各方面機能進行檢測，合格者方可入職，并作好崗前的培訓工作，使其可以更好地勝任本項工作。

4、注重接待來訪，做好基層工作，協調好內外關系。

書信來訪、員工親自來訪是企業員工來訪的主要形式，有利于辦公室管理更好地了解企業運營情況，處理好企業、員工之間的關系。企業可以根據自身實際情況，科學設置專門的職員來訪窗口，及時向企業領導者等反映情況，企業運營者也要對他們的反映引起重視，全方面分析運行過程中存在的問題，采取可行的措施，要多關心員工的工作、生活，不要拒絕員工的來訪，解決他們遇到的問題，加強基層建設。此外，在知識經濟時代下，企業要隨時關注社會市場的動態變化，要與時俱進，轉變已有的觀念，時刻擁有最新的數據信息，確保數據信息的暢通、更新，促使辦公室工作人員更好地利用這些數據信息，更好地開展相關工作。在此過程中，需要全方位分析各種影響主客觀因素，并協調好內部與外部之間的關系，隨時了解內部情況，促使企業和外界間的聯系，并隨時掌握市場動態信息，利用外界的有利資源，提高工作效率與質量。

四、結語

現代化企業的快速發展，辦公室工作的重要性越顯突出，在這樣的背景環境下，企業要對辦公室工作予以重要認知，能夠結合當下發展形勢，對辦公室管理工作進行改革。同時，企業要注重為辦公室員工提供較好的物質保障，采取有效地激勵措施，提升員工工作積極性，促進辦公室管理工作更好地發展和進步。

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