合同檔案管理中的主要風險與管理措施

文雯

【摘 要】在以企業為主體的現代經濟活動中，合同檔案所扮演的角色愈發重要。因此合同檔案的管理工作在企業日常經營活動中的重要性也是日益突出。

【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.

【關鍵詞】合同檔案管理；風險；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我國市場經濟的持續發展，讓以企業為主體的市場化經營成為了中國經濟活動的新常態。而在市場化經營過程中產生的各類合同和檔案，是保護和證明這些經營活動合法性的依據，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計劃經濟體制和經營習慣的影響，使許多企業經營者對于合同檔案管理工作采取了漠視的態度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風險等級。越來越多的經驗教訓表明：只有研究和制定出切實有效的檔案管理辦法，才能從根本上規避這些風險，保證企業的健康發展和有序經營。

2 合同檔案管理風險的主要類型

根據對多個企業合同檔案管理工作進行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風險已經越來越多，這些風險基本上可歸為以下幾類。

2.1 管理不善導致的風險

上文講過，長期計劃經濟思維和傳統經營理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴重漏洞和缺位，這一類的風險是目前為止最多的。具體而言，一般表現為以下幾條：

①合同格式錯誤與內容缺失

雖然說中國的市場化進程已經進行多年，但是相關的法制意識還沒有跟上。許多企業的合同經手人沒有相關的法制觀念，對《合同法》的內容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現合同格式的錯誤或者必要合同內容的漏填，從而使合同在使用時常常處于被動地位。

②合同檔案整理方法不符合要求

在電子化辦公模式引入商業領域之后，傳統的紙質合同已經逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對于企業來說十分重要，但很多企業檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。

③只簽不存造成的混亂

在很多企業經營者眼中都有著一個固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業經營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產生了嚴重的混亂，例如遺失，調包等等。這樣不僅會影響使用，還會產生一定的法律困境。

④“人治”取代合同檔案

中國社會講究人情世故，在商業活動中更是如此，這就讓許多企業管理者在與別人訂立契約關系時一味依賴口頭或者人情關系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的違約風險

一般而言，合同檔案都是作為證明一段時間內經營活動存在的憑證，只要在規定的時間內都會具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業經營活動中遇到的情況是隨時在變化的，因此違約風險在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風險類型，必須引起足夠的重視。然而現在很多企業經營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經營過程中經常出現隨意毀約、違約的現象。再加上上文提到的幾條風險的共同作用，往往使得企業在違約之后面臨嚴重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業的正常發展。

2.3 保存過程中的安全風險

合同檔案的妥善保存，對于其被正常使用并在關鍵時刻發揮法律效力是十分重要的，然而，現在很多企業的檔案管理者對這一塊的責任落實情況令人堪憂。不管是以往的紙質合同檔案還是現代化的網絡電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統紙質合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時代，網絡被攻擊、電腦被侵入造成的安全風險也是十分嚴重的，所以，不論何種條件下做好、做細合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。

3 合同檔案管理中規避風險的具體措施

上文對企業合同檔案管理過程中容易產生的風險的類型和主要表現做了詳盡的說明，不難看出，不管是哪一類型的風險，其產生的根本原因都在于合同檔案管理工作職責不到位和具體措施不規范。在此，本文特別提出了幾條行之有效的規避風險的措施。

3.1 完善企業合同檔案管理制度

雖然合同檔案管理工作平時是屬于專門的管理部門來處理，但實際上卻是牽連著企業各個部門的大動作。因此，企業的合同檔案管理部門必須根據本企業實際經營情況和業務范圍，制定出一個健全且細節化的檔案管理制度，并嚴格要求各個部門或人員在使用或簽訂合同檔案之后應在多長時間內進行合理的歸類存檔工作[1]。對于平時沒有開設或者職責長期不清的合同檔案管理部門和人員要進行專職培訓，讓這些人員充分熟悉企業合同檔案管理工作的全部規定和工作流程，從源頭上遏制和杜絕合同檔案風險的產生。

3.2 提高企業合同檔案管理的專業化水平

一直以來，我國企業重業績輕管理，尤其是對檔案管理這一部分更是采取漠視態度，這客觀上也成為合同檔案管理風險滋生的溫床。因此，建立專業的合同檔案管理部門，提高檔案管理的專業化水平刻不容緩。

具體而言，除了前面提到的完善制度，設置專業隊伍之外，還必須加強企業全員對合同檔案的保護管理意識和相關的法律觀念，使他們隨時隨地用專業和法律的眼光來對待合同檔案管理工作。

企業檔案管理人員要樹立主人翁精神，在工作中主動督促其他部門完善合同檔案管理流程[2]；其他部門對于企業檔案管理人員的相關工作也要做到密切配合，主動給予有效幫助。此外，要與時俱進，不斷提高專業化、信息化合同檔案管理水準，進而提高企業合同檔案的管理效率。

3.3 合同檔案管理法制化

市場經濟環境下的經營活動必須有足夠的法治精神作為支撐，而與法律最為掛鉤的合同檔案的相關管理工作也要遵循法制化的思路[3]。具體而言，企業在管理合同檔案的過程中，要根據實際和相關法律法規制定行之有效的內部管理規范，杜絕人情管理、腐敗管理等情況的發生。同時，合同檔案管理人員也要對相關法律做到牢記在心，隨時用法律法規對自己的工作進行規范。

除此以外，在與外部企業發生合同聯系時，也要根據法律法規做好合同檔案的保護工作，以切實維護好自己的合法權益，保證企業的正常經營和發展。

4 結語

現代市場經濟條件下的企業經營活動，其規范性和合法性都需要各類合同檔案作為支撐和憑據，因此，除了經營盈利以外，合同檔案管理工作應該成為企業經營活動中的重中之重。雖然在實際經營活動中，不可能絕對規避本文所提到的合同檔案管理風險，但是，只要完善合同檔案管理規范，做到以法治精神和規則心態來進行管理，那么風險的發生幾率自然也會隨之降低。此外，隨著經濟活動的不斷深入和擴大，除了本文所述類型以外的各種新型風險也會不斷產生，這就需要企業的合同檔案管理人員不斷學習，與時俱進，研究和改進自身的工作方式，提高應對風險的能力，從而推動企業的健康發展。

【參考文獻】

【1】趙秀玲.淺析事業單位電子檔案管理的主要措施[J]. 黑龍江科技信息，2016（23）：169.

【2】付冰.電子信息檔案管理在事業單位中的應用及風險控制的措施[J]. 黑龍江科技信息，2016（21）：186.

【3】王嘉漪.芻議企業合同風險管理及控制措施[J].企業改革與管理，2016（12）：41.