電子發票對企業內部財務管理的影響

葉東云

摘 要：在新常態“互聯網+”經濟發展模式下，電子發票的產生、推行對企業的內部管理、稅收征管和社會發展都影響深遠。本文試從企業財務管理的角度來分析電子發票的推行對其帶來的影響以及如何應對。

關鍵詞：電子發票；企業；財務管理；影響

一、電子發票的產生

新常態經濟發展下，“互聯網+”的發展已成為國家重點發展戰略，國家稅務總局在電子商務迅速發展的進程中提出“互聯網+稅務”行動計劃，催生出電子發票。電子發票是指單位和個人在購銷商品、提供或者接受勞務服務，以及從事其他生產經營活動中，以電子方式開具、收取、存儲并通過網絡傳遞的收付款憑證。它具有同紙質發票一樣的法律效力，可以作為會計核算的原始憑證和稅務稽查的重要依據。

二、電子發票給企業帶來的機遇

1.節省財務成本

傳統的紙質發票本身需要購買的成本，打印發票時需要稅控機和日后的稅控機維護的費用，或是用專用的電腦和專用的打印機來打印，這些購置費用其電子發票就不需要，從而為企業節約了財務成本。據報道，以京東商城為例，采用電子發票后每年至少節省成本1.08億元。

在宏觀角度上看，電子發票實現了“互聯網+”時代下的信息資源共享和管理，電子發票減少紙質發票的使用，沒有領用開具、倉儲管理和運輸等成本，企業在節約了大量的成本費用的同時還提高了對發票管理的效率。同時在獲取電子發票的方式更快捷，并能很快地適應企業無紙化辦公或網絡辦公，從而節省了財務成本，實現會計檔案的電子化，也提高了辦事效率。

2.減輕財務人員的工作量

首先，傳統紙質的發票在申領發票時需到稅務機關申領，在取得發票時要識別其發票的真偽。而使用電子發票后，財務人員可免于頻繁地出入稅務機關，在互聯網就可輕松辦理和完成申領發票、開具發票、查驗發票，大大地減輕財務人員的工作量。

其次，在抵扣進項稅額時，需將企業購進貨物（材料、商品、固定資產等）的進項發票到國稅去認證，然后進入國稅網對發票進行采集（采集進項和銷項發票的份數、總的金額及總的稅額等內容）后，在進項票的180天內才可以抵扣進項稅額，否則無法作為抵扣進項稅。而使用電子發票后，財務人員可以“足不出門就可以辦稅”，即利用網上提供的電子發票、電子證明、電子檔案等就可以輕松抵扣稅額、申報納稅、繳納稅額、甚至是辦理出品退稅等業務，將可以大大減輕財務人員的工作量和財務人員的工作效率。

同時，財務人員需要對紙質的發票進行整理、匯總等繁瑣的工作后才可以將其作為原始憑證和作為申報納稅的主要依據，而使用電子發票后，財務人員可以通過軟件將電子發票的信息利用網絡直接提出來，自動生成記賬憑證、賬簿和報表，極大地減輕了其財務人員的工作量。

三、電子發票給企業帶來的挑戰

電子發票的使用和推行節省企業內部財務成本、創造利益，減輕財務人員的工作量等等的益處，同時，也給企業帶來更多的挑戰。

1.財務工作環境、流程的變化

傳統的財務工作是憑單據來入賬，即根據有關經濟業務的單據來填制記賬憑證、然后記賬、對賬和查賬，最后出報表。然而隨之電子發票的推廣、電子會計檔案法規的出臺，人們可以直接掃碼或郵箱接收電子發票的PDF，結合網上報銷系統來入賬。財務人員不再是“憑單入賬”，不再需要進行紙質憑證的人工裝訂，財務人員傳統工作將越來越少、工作環境將越來越離不開互聯網。加上財務工作流程要與電子發票的使用相對接，由原來的紙質單據現在變成了電子單據、由磁盤數據變成今天的“云數據”、財務工作變成網絡在線方式、在線報告、在線審核、在線信息分布等方式，任何財務信息都可以直接從網絡上獲得，并能真正地實現網絡無紙化辦公模式。以上這些變化對企業內部管理帶來更多的挑戰。

2.安全問題

使用電子發票的安全性是企業財務工作的最重要的因素，主要從兩個方面考慮：一是從企業內部的角度考慮。由于電子發票自身的特點其修改是不留痕跡的，容易出現篡改的可能性。因為現在PS功能很強大，PS的操作也很簡單，只要稍微有“其它”想法的人，就可以通過修改電子發票的金額等信息。而財務人員去校驗發票，發票的編碼是有效的、沒有問題的，不容發現其不真實的現象。還有，電子發票在報銷過程是自行打印的，容易出現多次打印多次報銷的可能性影響企業內部信息失真，給財務的監管帶來難度。

另一方面從企業信息的角度考慮。電子發票的開具、流轉等實施過程都依賴于互聯網，有可能會遭受黑客或共享機構網絡系統的攻擊，會出現無法開具和接收發票，甚至可能將企業有關的商業秘密的泄露出去，從而影響企業正常的經營活動。

四、如何應對電子發票帶來的挑戰

1.財務人員不斷地提高自身綜合素養，來適應社會的變化

財務工作環境、流程的變化，對財務人員要處理大量的數據的同時要保證這些數據的真實、準確和安全來說是一大挑戰。因為電子發票的信息錄入離不開財務人員，這需要財務人員嚴格按照發票管理的要求開具電子發票，不虛開、不偽造發票、不開假發票等行為。同時在發票錄入時要有謹慎信息安全的意識避免進入“釣魚”網址等非法網站，以免讓計算機帶有木馬等病毒而盜用計算機的數據或使計算機的系統癱瘓，從而在“不知不覺”和“無聲無色”的情況下篡改了電子發票。所以財務人員要保證企業財務數據的真實性、合法性和合理性，必須不斷地增強自己的職業道德和法律意識、提高自身計算機操作的安全意識。

還有電子發票的催生，財務工作由原來的事后控制變成現時控制（即能在最短的時間內運用多種方法生成財務信息并將其運用或校正相關的經營活動）。財務人員由原來的“核算記賬型”向“決策管理型”轉變，財務會計部門向決策型和網絡虛擬的方式轉變。這些變化對企業財務人員的要求更高，不僅僅要求企業財務會計人員要掌握會計學方面的核算知識和計算機操作要熟練外，還要求財務人員能將會計工作與互聯網融合在一起，能用財務思維進行成熟的分析、思考，具備財務能力、數據管理和系統維護等多方面能力的人才。這就要求財務人員不斷地學習和不斷地更新自身的能力結構、不斷地轉變工作理論和工作模式，以此提高自身的素質和綜合能力，來適應新常態下的經濟環境。

2.通過各技術手段來保證電子發票正常使用

通過電子發票上的票面上提供的查詢真偽的網址和二維碼，也可以通過訪問該網站查驗相關信息或者在稅務機關的服務網站查詢發票的信息，還可以利用技術手段直接從商家那里導入原始發票，來識別發票是否存在篡改的現象，以此來判斷其真偽。除此之外還可以要求報銷人員在報銷業務時除了需要提供發票外，還要有對應的付款憑證、消費小票或是其他輔助憑證一起作為報銷的依據，來判斷電子發票形式發生的經濟活動交易的依據和真實性，避免有篡改電子發票的現象，從而規范電子發票的使用。

財務人員可以通過EXcel表格，將所有電子發票的編碼輸入到一個表格中的某一列，然后利用對電子發票編碼這列的數據進行有效性設置（有效性設置的條件是允許自定義，公式是“=COUNTIF（列：列，電子發票編碼第一個單元格）=1”，然后在出錯警告的對話框里的“樣式”選擇“警告”，在錯誤信息欄里輸入“請不要輸入重復發票”，最后在輸入法模式中選擇“關閉英文模式”，這樣可以避免電子發票重復報銷的現象。目前這是最經濟最簡單的方法，也可以通過軟件的技術手段來解決，將電子發票集成在報銷系統里，以此增加電子發票的鑒偽和校驗。

還要求電子發票在實施過程通過用戶名/密碼方式、IC卡認證、生物特征認證、USBKey認證、動態口令等認證的方式對企業、供應商或客戶的身份認證進行嚴格監管，避免出現身份被冒用、更改等現象，實現對電子發票數據的全程保護。也可以與專業通信運營商合作，達到防竊密、防冒用、防改動、可跟蹤、可取證的安全標準。

同時相關電子發票立法還不夠完善，容易給企業的部分財務工作帶來無法可依的現象，也容易給部分企業利用相關的法律去尋求短期利益，而忽略長遠利益和相關者利益。為此，相關的立法部門應盡快修訂相關的法規、制度或政策，以便更有效地推行電子發票的應用。

五、結語

“互聯網+”的新經濟常態下電子發票的產生、推行給企業財務管理帶來創新、發展的變化過程。因此企業內部財務控制需要不斷地適應現代社會的發展，充分利用企業自身的特點做出調整和改進，進而提高企業的管理水平和社會競爭的能力。

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