高校網(wǎng)絡報銷模式分析探究

齊航

摘要：近些年來，國家對教育事業(yè)投入呈不斷增加趨勢，資金體量的增加令高校財務報銷業(yè)務量也隨之大幅增加。傳統(tǒng)的手工報銷方式在龐大的業(yè)務量面前所暴露出的問題越來越多。財務部門作為高等教育經(jīng)費的管理部門，在現(xiàn)代計算機技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的背景下，將報銷工作與網(wǎng)絡信息化結(jié)合起來，實現(xiàn)網(wǎng)絡報銷，成為當前高校財務管理工作改革需要探討的課題。本文將網(wǎng)絡報銷模式與傳統(tǒng)報銷方式進行對比，并對其實施過程中應注意的問題進行探討并提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡報銷；優(yōu)勢；注意的問題

近些年來，隨著教育財政制度改革，國家對教育產(chǎn)業(yè)的投入保持持續(xù)增長（如下圖）。2015年，我國教育經(jīng)費總投入為36129.19億元，比上年的32806.46億元增長10.13%。國家財政性教育經(jīng)費為29221.45億元，比上年的26420.58億元增長10.60%，占GDP比例為4.26%，比上年的4.10%增長0.16%。[1]可以看出，國家對教育事業(yè)的投入不斷加大且增長呈上升趨勢，而隨之，財務資金核算業(yè)務量也成倍增長。大幅增加的財務工作報銷業(yè)務量，有限的人員編制數(shù)量，導致高校報銷難的情況普遍存在。在傳統(tǒng)的前臺報銷方式已無法滿足目前高校的報銷需求的情況下，網(wǎng)絡報銷模式應運而生。

網(wǎng)絡報銷，是基于Internet的信息化財務報銷模式。在網(wǎng)絡報銷模式下，報銷人員和審批人員可以在任何時間、從任何地點通過網(wǎng)絡提交財務報銷申請和進行業(yè)務審批。報銷人員只需將紙質(zhì)單據(jù)送達到報銷大廳指定的位置，財務部門對所收集的原始憑證審核無誤后，自動生成記賬憑證，并可以通過網(wǎng)上銀行進行支付。[2]網(wǎng)絡報銷模式作為一種信息化報銷模式，將報銷工作將逐步由傳統(tǒng)的“面對面式”報銷向“投遞式”報銷過渡，大大緩解了報銷人員的排隊現(xiàn)象，但在推行實施的過程中，也需要注意一些實際存在的問題。（見圖1）

一、網(wǎng)絡報銷與現(xiàn)行傳統(tǒng)前臺報銷工作相比的優(yōu)勢

（一）精簡審批流程，提高財務報銷工作效率

在傳統(tǒng)報銷流程中，教職工意見反應最大的就是各級領(lǐng)導的審批環(huán)節(jié)。目前大部分實行傳統(tǒng)前臺報銷方式報銷的高校，報銷人員都需要事先將單據(jù)手工填好貼好，然后交由相關(guān)負責人及各級領(lǐng)導在單據(jù)上審批并需親筆做出簽字批示，最后再憑審批后的單據(jù)報銷。而在審批的環(huán)節(jié)，就經(jīng)常會遇到報銷人員與審批人員時間地點不對稱的情況。這大大增加了報銷人員的時間成本，也是整個傳統(tǒng)報銷流程過程中急需改進的一環(huán)。但在網(wǎng)絡報銷模式下，這些情況就不再存在。審批人員通過網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)對所上傳的單據(jù)進行審批，審批實現(xiàn)電子化，不需要見面詢問與親筆簽名，一切都是依靠互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)網(wǎng)上核實與電子簽名來實現(xiàn)。

（二）避免現(xiàn)場報銷業(yè)務數(shù)量大，減輕財務人員心理壓力

財務人員工作壓力過大已經(jīng)成為不爭的事實。這其中前臺會計人員所面臨的現(xiàn)場報銷壓力便是其中之一。會計人員身處重壓之下會導致其評判能力下降、價值判斷運用不當，將會對高校運行管理會產(chǎn)生不良的深遠影響。網(wǎng)絡報銷情況下財務人員可以在安靜的工作環(huán)境下專心審核單據(jù)，營造更好的財務工作氛圍。

（三）增加部門協(xié)調(diào)性，財務信息及時傳遞反饋

在高校的整個管理體系當中，財務管理并不是一個獨立存在，而是與教務、科研、資產(chǎn)、學生管理之間存在密切聯(lián)系的一個有機整體。為了保證整個管理系統(tǒng)有效運行，信息的傳遞與反饋顯得尤為重要。傳統(tǒng)報銷手段下，信息的傳遞與反饋，基本是依靠財務人員電子郵件網(wǎng)站宣傳手段，這樣的效果十分有限，效率不高。網(wǎng)絡報銷可以將這些部門全部參與進來實現(xiàn)財務信息的共享。各部門接入財務數(shù)據(jù)，每日結(jié)賬后看到最新的數(shù)據(jù)。同時，當其他管理部門數(shù)據(jù)資料有變動時，財務管理部門也可立刻進行更新調(diào)整。

（四）節(jié)省報銷人員等候時間，教職工報銷自由度增加

傳統(tǒng)前臺報銷工作中，報銷人員要事先寫好報銷內(nèi)容及單據(jù)，在報銷大廳前臺排隊等候報銷，有時遇到人多例如年底報銷比較集中的時段，甚至要提早在上班前就到財務部門排隊，對有科研任務及課時安排的教職工造成諸多不便，大大增加了教職人員的時間成本，極大的影響了科研人員的工作熱情。網(wǎng)絡報銷的實施，使報銷人員可以自主選擇報銷時間、報銷地點來上傳報銷附件電子版及錄入報銷內(nèi)容。教職員工可以利用自己的零散時間處理財務報銷工作，更加合理的安排時間。

（五）加強預算管理控制力度，提升管理水平，做好支撐服務工作

在網(wǎng)絡報銷模式下，高校可以填通過軟件對各項業(yè)務實現(xiàn)預算事中控制，設置控制條件，一旦異常彈出警告。例如在對勞務、交通費有限制要求的經(jīng)費細目下建立預警機制，支出超出限額即停止報銷。也可以隨時對預算執(zhí)行結(jié)果進行分析考核，并作出相應處理。將注意事項通過軟件傳遞給相關(guān)部門。更加有利于支出的優(yōu)化配置，進而對資金使用產(chǎn)生激勵，約束和控制作用，提高財務管理水平。經(jīng)費使用部門通過網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)，也可以更加透明直觀查看經(jīng)費使用進度，有效提高科各項支出進行約束，加強科研項目經(jīng)費管理，提高資金使用效益。

二、網(wǎng)絡報銷在推行過程中應注意的問題

基于網(wǎng)絡平臺的網(wǎng)絡報銷方式具備諸多優(yōu)勢，無論是廣大師生還是財務工作者都對其抱有極大的熱情。但是，由于互聯(lián)網(wǎng)具有開放性虛擬性及不穩(wěn)定性，在網(wǎng)絡報賬推新實施的過程中仍存在一些不足之處，沒有達到預期的使用目標。如何更好地優(yōu)化網(wǎng)絡報銷流程，改進報銷系統(tǒng)功能設計、創(chuàng)新財務服務手段是當前高校財務管理與服務工作改革需要探討的課題之一。[3]

（一）做好高校全員報賬流程及軟件使用培訓工作

實施網(wǎng)絡報賬后，辦理報賬工作由傳統(tǒng)的每個部門的報賬員變成了所有涉及報銷工作的教職員工。很多教職員工又從未接觸過財務工作，對報銷流程單據(jù)黏貼單據(jù)的填寫都不熟悉，這就需要對全體員工分步進行全面的網(wǎng)絡報銷培訓。可以根據(jù)教職工的特點，分開方式進行培訓。對于行政人員可以通過集中講解并上機實操演示，將項目開支范圍、資金用途、內(nèi)容的填寫規(guī)范等具體編寫成網(wǎng)絡報銷使用說明，對于教師可以通過分發(fā)使用說明書及視頻等方式進行宣傳。

（二）注意同教職工的溝通交流與反饋，提高報賬效率

傳統(tǒng)報賬模式下，報賬人員和會計人員可以進行面對面溝通，對報銷單據(jù)真?zhèn)魏侠硇院戏ㄐ裕?jīng)費使用范圍，領(lǐng)導審批權(quán)限，手續(xù)是否齊備等問題可以直接交流，問題能夠及時得到解決。但實行網(wǎng)絡報銷后，報賬人員可以不用到現(xiàn)場辦理，會計人員在審核單據(jù)過程中往往會有一些問題需要詢問報賬人員，這時只能采取電話溝通方式，解決意見分歧，避免影響報賬效率。[4]

（三）做好原始單據(jù)傳遞保管工作，避免遺失風險

報賬人員所提供的報銷單后面的原始單據(jù)上承載著重要的經(jīng)濟信息，是款項支付的重要依據(jù)。網(wǎng)絡報銷原始單據(jù)的提供主要是通過投遞方式，報賬人員在網(wǎng)絡系統(tǒng)完成信息錄入后，將單據(jù)投放到投遞點或統(tǒng)一由財務部門代收。在報賬人員交出原始單據(jù)到會計人員編制記賬憑證期間及會計人員退回的不合理不合法無法報銷的單據(jù)，都需要財務部門切實做好對原始單據(jù)的收錄登記及保管工作。

（四）網(wǎng)絡報銷的開展需要高校領(lǐng)導的高度關(guān)注

網(wǎng)絡報銷不單純是技術(shù)問題，更是高校管理和創(chuàng)新問題。高校主要領(lǐng)導高度重視、直接決策、宣傳推動和組織實施，對網(wǎng)絡報銷的推行發(fā)展至關(guān)重要。[5]領(lǐng)導在整個財務信息化實施過程中要一直密切關(guān)注，對網(wǎng)絡報銷制定相關(guān)管理規(guī)章制度，通過不斷發(fā)展、不斷適應、不斷完善，優(yōu)化軟硬件，讓財務部門服務水平進一步得到提升，更適應高校整體發(fā)展的需要。

（五）網(wǎng)絡安全及風險防范問題

網(wǎng)絡報銷是通過互聯(lián)網(wǎng)進行的，在財務部門的內(nèi)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)進行對接時，要保證網(wǎng)絡暢通，避免掉線，同時由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)很容易收到網(wǎng)絡病毒的攻擊。如果感染網(wǎng)絡病毒，會計數(shù)據(jù)信息便有可能泄露，甚至利用網(wǎng)絡的漏洞，對電腦用戶進行實時的監(jiān)控，盜取關(guān)鍵信息，從各個方面攻擊會計信息安全。[6]這就要求不斷更新系統(tǒng)以應對網(wǎng)絡風險，定制財務部門專屬的安全防范措施，有專人負責定期檢查及數(shù)據(jù)備份。

三、結(jié)語

網(wǎng)絡報銷作為一種全新的報銷模式，是對傳統(tǒng)報銷模式的一次變革，在根本上提高了財務部門的工作效率，極大程度上解決了報銷排長龍的現(xiàn)象，同時也規(guī)避了支付風險，值得廣大高校嘗試及大力推廣的。在實施過程中，由于涉及面廣又是新生事物，更需要多部門人員的積極配合，對教職工隊伍素質(zhì)、信息技術(shù)水平、學校的管理文化都提出了新要求。高校應以此為契機，推進高校信息化建設，進一步積極構(gòu)建構(gòu)建校財務綜合信息體系。

參考文獻：

[1]教育部官網(wǎng)，http：//www.moe.gov.cn/ jyb_xwfb/gzdt_gzdt/s5987/201611/t20161110_288393.html

[2]池一霞.淺談高校網(wǎng)上報銷模式[J].中國管理信息化，2012（12）：32.

[3]杜孫杰.基于數(shù)字校園平臺的高校網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)的改進研究[J].中國管理信息化，2016（06）：54.

[4]祝菊鋒.高等學校網(wǎng)上預約報賬的利弊探討[J].經(jīng)濟師，2015（08）：102-103.

[5]鄭慶華，張博.談財務管理信息化實施前的準備工作[J].商場現(xiàn)代化，2006（36）：331.

[6]李喚兒.網(wǎng)絡環(huán)境下會計信息安全問題研究[J].合作經(jīng)濟與科技，2014（22）：143-145.

（作者單位：廣東第二師范學院財務處）