淺析企業人事檔案管理工作

李歡

摘 要：人事檔案是組織、人事、勞動等部門在人事管理工作中形成的，記述和反映個人品德作風、業務能力、工作業績、健康狀況等人才信息的重要信息載體，是人才交流的主要信息源，是知人善任、選賢舉能的重要工具和全面考察和管理員工的重要依據。隨著我國市場經濟的不斷發展和人才流動進一步加快，人事檔案管理工作的重要性越發明顯，人事檔案管理工作也就隨之出現了一些新的矛盾和問題需企業和人事檔案管理從業者關注。

關鍵詞：企業 人事檔案 管理

1.人事檔案在人力資源管理中的重要性。

1.1良好的人事檔案管理對企業人力資源管理有促進作用

（1）人事檔案是考察和深入了解員工的重要依據。人事檔案中涵蓋了個人經歷、德才、業務、政治思想等方面的情況，是了解員工最為直觀、系統的參考資料，是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據，做好人事檔案管理有其重要性和必要性。（2）人事檔案是維護員工合法權益的可靠保證。人事檔案中存儲或記述的內容是最真實、可靠的關于人的成長的歷史記錄，是具有法律效力的原始憑證，管理完善、內容完整的工作檔案有益于充分維護、保障員工的利益。（3）是研究組織工作規律的重要資料。人事檔案是人才信息的縮影，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映，有助于用人單位從檔案中探索人才成長規律，企業人才構成情況等，為更好地開展組織及人事工作提供必要支持。

1.2不善的人事檔案管理對人力資源管理的負面影響

（1）檔案材料一旦產生虛假行為將嚴重影響檔案的利用價值。真實性是檔案的基本特質和要求，若人事檔案管理不完善，缺乏真實性，那么人事檔案就不具備利用價值，由于信息缺乏對稱性，導致檔案頻頻出現失真的現象，而這些虛假信息會直接導致人事部門無法對企業職工做出正確評估，無法正確制定企業人員補充、配置、退休及解聘計劃。（2）人事檔案內容雷同、分散，導致人力資源效力的降低。企業人事檔案一定要對員工的真實“面貌”進行歷史的、全面的、客觀的反映，但目前很多人事檔案內容不全、維度單一、資料簡單，不能體現個性化的素質，此類現象導致企業在對人才的選用上缺乏一定參考價值，對企業員工正常晉升與選拔產生直接性影響，嚴重的不僅會挫傷員工工作積極性，而且會造成直接的企業損失。（3）缺乏時效性的檔案材料管理，阻礙人力資源管理效率。陳舊的人事檔案材料是記錄當事人發展歷史的重要依據，人事檔案管理工作一般情況下也不會對已置于人事檔案的相關員工材料進行二次審核，而最新的反映員工工作等情況的檔案資料受歸檔不及時等管理困擾因素較多，人力資源管理部門從人事檔案中獲取有價值的信息就比較困難，這也阻礙人力資源管理效率。

2.人事檔案管理中存在的問題

2.1對人事檔案管理工作不重視

由于社會的不斷進步和發展，在企業發展過程中，人事檔案管理工作逐漸樹立了自己的地位。無論企業如何發展，人事檔案管理都可以對其產生不同程度的影響，企業發展離不開人事檔案管理，但目前很多企業并沒有意識到這一點，對人事檔案管理工作沒有重視起來，只是表面上進行管理，但這樣的管理對企業來說作用不大。

2.2人事檔案管理力度不足

目前在企業人事檔案管理過程中還存在很多問題，其中最主要的就是人事檔案管理人員的檔案管理專業水平不高，管理方式不規范，甚至造成人事檔案的缺失。企業人事檔案管理人員往往是一些兼職人員，沒有充足的時間和精力進行人事檔案管理工作，導致在實際工作中不能真正發揮人事檔案管理的作用。在企業的人事變動上出現一定的程序問題，除了人事檔案管理人員的專業水平不高外，還有人事檔案管理人員檔案安全保密意識不強的原因。

2.3人事檔案收集整理不及時

在整個人事檔案管理過程中，最重要的就是對人事檔案的及時收集整理，但很多企業由于檔案管理人員業務能力不足、責任心不強，導致人事檔案的收集、整理不及時。

2.4人事檔案被長期擱置

當今社會競爭激烈，人才質量對整個企業有很大影響，因此人才是整個企業的核心所在，只有人才被合理運用才能促進整個企業的發展。而人事檔案的擱置將影響人才的利用效率，進而影響企業的快速發展，因此必須加強人事檔案管理力度。但一些企業對人事檔案長時間擱置，即使企業擁有一套完善的管理體系，最終還是不能有效地利用人事檔案，使其起到應有的作用。

3.完善企業人事檔案管理工作的對策建議

3.1加強檔案管理意識

目前，制約企業人事檔案管理工作的關鍵便是檔案意識。因此，企業領導應對自身檔案意識予以強化，對人事檔案工作的特點、地位與作用有一正確認識，并加大資金投入，對檔案管理設施進行強化，定期對檔案管理工作展開檢查與指導，只有領導的檔案意識加強了，員工才能對檔案管理工作引起重視。檔案管理部門要對自身工作的重要性有一充分認識，樹立高度的責任感，保證檔案材料收集的及時性與完整性，保證人事檔案質量，而普通員工也要具備良好的檔案意識，清楚認識到檔案與自身利益的緊密聯系，自覺遵守檔案管理制度。

3.2建立健全科學合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，必須改革與新形勢、新情況與新任務不符的規章制度，建立起新的、更具科學性的人事檔案管理制度，讓人事檔案工作朝著規范化、制度化的方向發展。要及時、完整地收集檔案；充分按照“取之有據，舍之有理”的原則鑒別檔案；秉承嚴謹科學的態度將檔案歸檔；借閱檔案應具體情況具體分析，區分人力資源管理部門和其它部門，保證檔案安全；及時、準確、完整地更新檔案，特別要對檔案新內容的補充收集予以重視。

3.3加強人事檔案管理的數字化和網絡化改革

現階段，由于有多種方式管理個人信息，因而使得重復交叉的情況在各種人事檔案信息中普遍存在，所以融合與分類管理其中的一些能公知共用的信息就顯得非常有必要。首先是日常管理自動化。利用微機完成檔案管理工作中的編碼、查詢以及轉遞工作，不僅可避免手工操作的麻煩，也可使檔案工作的準確性與工作效率大大提高。其次是檔案內容信息化。應盡可能以信息的形式將常用檔案存入微機，建立各類人員檔案信息數據庫。同時借助掃描技術把檔案材料儲入微機，以便之后查詢檔案，分析系統。如此一來不僅可對人事檔案信息資源進行優化，更好地利用人事檔案，也可大大節約企業人財物。

3.4提高檔案管理人員的專業素質

檔案管理工作的效率受到檔案管理人員專業素質的直接影響，為此，企業必須促進相關工作人員專業素質的進一步提高。第一，企業可借助多種方式，如定期培訓、模擬演練等加強檔案管理人員的防范意識，不斷提升其專業水平，包括法律知識、計算機專業知識、管理知識等在培訓內容之列，同時通過培訓考核來保證培訓效果，促進整體檔案管理人員綜合素質的提高。對于在一些工作人員中出現的不良現象，如態度不端正、工作懶散等，企業可實行獎懲機制，利用調整薪酬、人事調動等來對他們予以激勵，將其工作積極性激發出來，進而切實提高企業人事檔案管理工作的效率。

4.結語

人事檔案管理是一項復雜而艱苦的工作，需要我們不斷進行研究、探索和發現。只有這樣，我們才能更好地服務于企業，更好地服務于社會。

參考文獻

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