探究信息時代企業檔案管理工作實踐

郎繼榮

（山東壽光港投集團 262700）

摘要：隨著信息時代的來臨，計算機被廣泛地應用到各個領域，企業檔案管理工作對于企業發展起著極為重要的作用。文章提出了加強企業檔案管理的具體措施，力求使檔案管理工作與信息時代同步，更好地為企業現代化服務。

關鍵詞：信息化；企業檔案；檔案管理；服務

信息時代下的企業檔案管理工作，與傳統意義的檔案管理相比，有著明顯的不同。無論是對企業檔案管理重要性的認識，還是對檔案管理的方法、手段，乃至對檔案管理人員的素質，都提出了新的更高的要求。因此，加強企業檔案的管理和利用，使之跟上信息時代的發展步伐，就成為了一項十分緊迫的任務，不可等閑視之。

1企業檔案信息化和辦公自動化協同發展

將企業檔案信息化和辦公自動化統籌考慮、協同發展。目前，很多企業在設計和開發辦公自動化系統時，企業檔案部門不能及時參與其規劃和設計，檔案管理系統與企業辦公自動化系統各自為政，缺少統一規劃，使企業辦公自動化系統的設計功能無法滿足企業檔案管理系統的歸檔要求，或者出現企業辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容等現象，使檔案管理系統難以有效地投入使用和發揮作用。企業在進行檔案信息化建設時，需要與信息中心加強合作，建立電子文件檔案數據中心，將前期的文書處理與后期的歸檔管理及檔案利用綜合考慮，把企業文書處理和檔案管理兩個不同性質、不同階段的工作緊密結合起來。同時，樹立前端控制思想，在設計文件處理流程時，充分考慮到后期歸檔管理和檔案利用的需要，將企業檔案管理功能納入其中，對文件歸檔和目錄生成以及提供利用等檔案管理模塊的設計提出了具體的要求，這樣，電子文件檔案數據中心是企業信息資源庫的重要組成部分，實現了企業檔案信息資源的共享和利用。

2加強企業檔案信息系統的安全管理工作

在開展檔案信息化工作中，企業需要堅持現代化的信息處理技術與企業檔案管理工作相結合，樹立安全風險防范意識，加強企業檔案信息系統安全防范規劃。如電子檔案入網后，在進入、傳輸、使用等三方面采取安全保密防范措施，層層設防確保安全。為防止外部攻擊，采取防火墻、攻擊檢測技術和數據恢復技術等措施；為防止內部成員泄露，建立電子歸檔管理與電子檔案安全利用管理制度，并進行身份認證，設定訪問權限和用戶角色等防護措施，還根據文件的密級情況進行有效的訪問控制，如哪些用戶能夠登錄到服務器獲取資源，哪些用戶只能在終端機上進行查詢，哪些用戶能夠訪問哪些目錄、公文和資源等都有明確的規定和控制。同時，為防止失密、泄密等事件發生，制定非公開的檔案信息一律不得上外網的規定，以確保企業檔案信息的安全。

3提高企業檔案人員的綜合素質，實現企業檔案管理人員專業化要求

由于現代化的企業檔案管理工作是以計算機為手段，通過網絡技術來實現的，這就對企業檔案管理人員的綜合素質提出了較高的要求。與傳統的企業檔案管理工作相比，不光需要熟悉檔案管理的基本原理、方法和手段，還要掌握計算機管理和網絡管理等新技術和新知識，并利用這些新技術和新知識完成企業的檔案管理工作。具體來說，企業檔案管理者應掌握以下三方面的知識和技能：一是具有多元化的知識結構。學習和掌握現代科學技術的理論、管理和文化等多方面的知識，尤其是計算機等科學知識，它們對企業檔案管理的現代化、信息化具有直接的作用。二是掌握檔案管理專業知識，如檔案學、文書學等等，具備檔案著錄、檢索、標引、編研等有關方面的技能。三是具有運用檔案管理現代化技術，進行檔案信息研究與分析，提供給企業高層次的檔案信息服務與咨詢的能力。綜合掌握這三方面的知識，就要求企業檔案管理人員必須不斷的學習。為此，企業需要采取檔案人員離崗深造、專業培訓和企業內部檔案人員以強帶弱、以老帶新、互幫互學的方法，使企業檔案人員的綜合素質得到明顯提高，從而促進了企業檔案信息化工作的發展。

4改變工作方式，轉移工作重點

在企業檔案信息化工作中，企業需要改變傳統的檔案工作方式和工作重點：一是企業檔案業務指導工作的重點由過去指導整理立卷轉移到指導對文件流程的跟蹤控制和企業檔案價值的鑒定工作上來。企業辦公自動化系統可以自動實現文件的分類，文件歸檔后其主題標引和檔案分類號都可以由系統自動完成，文書處理人員和企業檔案人員的工作量都大為減少，案卷和檔案編目質量得到明顯提升。在這種情況下，文書處理人員和企業檔案人員就可以將工作重心更多地集中到企業檔案價值鑒定和流程的跟蹤控制上來。檔案價值鑒定是脫離企業系統輔助，需要靠人工來獨立完成的工作，這是確保企業檔案管理質量的重要環節；而流程的跟蹤控制，對于及時掌握文件流轉情況，確保文件的準確、真實和完整都具有極其重要的作用；二是公司的檔案利用服務由過去的手工調卷轉變到提供多途徑、多渠道網絡環境下的高效率服務，可通過日期查詢、立卷部門查詢、主題詞查詢等多種檢索方式，向利用者提供檔案全文閱覽服務；三是公司的檔案部門由過去的獨立工作模式轉變為與文件形成部門、信息技術部門的經常性溝通和合作模式。在企業信息系統中，任何一個變化和修改，都需要建立在雙方良性溝通和協商的基礎之上，需要雙方的共同理解和把握。

5暢通網絡環境下檔案信息服務的反饋渠道

檔案信息利用效果的反饋，是掌握和了解企業檔案信息利用價值的客觀依據，也是做好企業檔案信息開發和利用工作的重要前提。收集和整理企業檔案信息利用效果，是企業檔案信息服務的重要組成部分，也是企業檔案部門在網絡環境下及時掌握和了解企業對檔案信息的需求，掌握和分析企業檔案信息利用動態，不斷加強和改進企業檔案信息服務工作，提高網絡環境下企業檔案信息服務質量的有效途徑。企業在加強企業檔案信息利用效果反饋工作中，以完善檔案信息利用等相關制度為基礎，建立了利用信息效果反饋系統，使企業檔案管理人員和利用者在共同完成檔案信息利用效果收集工作中有制可依、有章可循，從而達到用規章制度規范企業檔案信息利用反饋工作的目的。另外，挑選了部分檔案信息利用實例，編制《檔案信息利用實例匯編》，并在企業內部公開發表，暢通了網絡環境下檔案信息服務的反饋渠道，從而為信息時代進一步開展好檔案信息利用工作打下良好的基礎。

結語

總之，信息化時代必須要加強企業檔案管理工作，要充分利用網絡構建信息平臺，完善基礎設施和信息安全建設，適應檔案信息化建設的需要，更要注重軟件建設，統一信息化標準，抓好檔案信息資源建設、創新企業檔案管理模式、提高企業檔案服務意識和加強企業檔案的利用是信息時代加強企業檔案管理工作的重要內容。在信息時代，檔案管理人員必須找準定位，跟上時代的步伐，要努力提高的綜合能力，合理利用信息資源，為企業創造更高的效益。

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