論加強企業檔案管理 提高檔案管理水平

宋云

摘 要：隨著社會的不斷發展，檔案管理受到了人們的廣泛關注。由于傳統企業運營中對資料的歸檔方式不是非常重視，導致檔案無法發揮出應有的效果，同時也使得企業資料較為混亂，不能夠促進現代化技術的進步。針對以上情況，企業應該從問題出現的源頭出發，改進檔案管理制度，提高工作人員的專業水平。因此，本文以企業檔案管理的缺陷作為切入點，對其水平的提高方式進行分析。

關鍵詞：企業；檔案管理；水平提升

近幾年來，我國企業的規模不斷擴大，對檔案的管理要求也在逐漸提升。現代化基礎上，工作人員不僅要對該企業的實際情況和檔案歸類方法有著獨特的見解，還要學會利用信息化的手段對檔案進行分類和保存。這樣才能夠將企業的資源加以完善，并擴充檔案的利用效率。

一、企業檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員的素質不高

檔案管理人員的工作理念還停留在傳統的過程中，認為主要能夠按照企業要求的標準對各項內容進行記錄、歸檔、保存即可。在此階段，并不需要任何的技巧和管理方法，是一項人人即可的工作。這種思想上的差異導致他們對自己沒有太高的要求，也沒有和企業同步發展，積累一些經驗和系統化的知識。尤其是在檔案管理人員的業務處理能力上，仍然處在停滯不前的階段。

（二）企業領導者對檔案管理的不重視

少數的企業領導者并沒有認識到檔案管理對其內部的重要性。甚至有一些人認為：此部門并不需要素質過硬的管理人員進行規劃，太過“大材小用”。因此，一些企業將后勤人員調用到檔案管理辦公室當中，只是讓他們負責一些日常的資料登記和整理工作，使得檔案管理的有效性無法發揮出來。與檔案管理相比，他們更重視當前的利潤多少與設備使用狀態。

（三）企業運用多媒體技術的能力不足

現代化的檔案管理方式更加注重實效性、準確性、全面性。利用多媒體技術進行管理完全可以體現這一象征。但一些企業沒有足夠的周轉資金去為檔案管理部門購置一些基礎設施。另外，也沒有足夠的懂得該方面技術的人員去進行操作。

二、加強企業檔案相關管理的措施

（一）建立健全企業檔案管理制度

企業檔案管理制度的建立健全是內部發展最有效的一個方面。首先，企業管理者應該根據工作的具體標準對檔案管理部門進行細化。例如：可以適當的增加檔案管理的人數，將他們分為兩個小組。其中一組人員主要負責檔案的日常收集工作。而另一組人員主要將收集到的內容進行整理。同時，檔案管理小組內部還可以建立QQ或者微信群，將整理好的內容以圖片的形式快速發送，實現信息的互通。另外，工作人員如果遇到了一些棘手的問題，也可以在以“群聊”的方式進行討論，集合眾人的智慧，為檔案管理工作的質量提升打下基礎。第二，從管理者的角度來講，也應該制定一些檔案管理的明細和基本要求，使工作人員“有跡可循”，不會出現手忙腳亂的情況。在內容規劃之前，也可以借鑒其他企業的現代化管理方式，結合自身企業的特點，進行管理制度的優化。

（二）企業檔案管理的創新

企業檔案管理的創新方式主要從以下幾個方面入手：第一，思想上的創新。領導者可以定期聘請著名企業的檔案管理人員進行現代化管理理念的講解，從信息利用方式、計算機統計軟件、檔案管理便捷化幾個方面入手，以深化檔案管理人員的思想，開闊他們的視野。同時，企業還可以與相關單位進行聯合，開展“檔案管理交流會”。在會議中，每位有思想的檔案管理人員都能夠將自己的獨特方式在臺上進行闡述。如果其他人對其中的某些細節比較認同，也可以記錄下來，并將本企業的特點融合進去，形成自己的管理方法。另外，如果有不理解的地方，也要及時請教。第二，管理模式的創新化。加強計算機檔案管理方法。首先，企業要加大基礎設施投入，在本部門的網站中進行檔案管理頁面的設置。管理者將不同的檔案內容用編號的形式進行區分，系統則會自動將同一性質的檔案分為一類。工作人員如果想要進行普通檔案查詢，可以輸入自己的賬號和密碼，并點擊進入。第三，要加強檔案保密管理力度。檔案管理人員將等級較高的信息進行加密設定，除了管理者之外都無權進行瀏覽，提升了檔案管理的有效性。

（三）提高管理人員的綜合素質

檔案管理人員綜合素質的提升對企業來說尤為重要。首先，企業管理者應該聘用專業性較強、有經驗的人員進行檔案管理。其次，加強培訓力度，從理論與實踐兩方面對他們進行教育。從理論上，指導人員主要講解一些規范性的檔案管理流程。在實踐方面，講解者則是在多媒體中進行實際場景的模擬，將檔案管理中的重點和難點進行疏通。接著，選擇幾位檔案管理者進行操作，糾正他們管理中的誤區，并對正確的有效方法予以肯定。另外，以一個月為期，對檔案管理人員的學習結果進行考核。其中10道簡述題占成績的百分之二十，上機演示操作占百分之八十，管理者將兩部分內容進行累加，并將其與工資掛鉤，作為綜合素質的評定標準。

三、結語

綜上所述，本文主要從兩方面進行論述。第一，對企業檔案管理中存在的問題進行分析。第二，以檔案管理的創新作為切入點，對主要方式的轉變進行研究。從而得出：檔案管理作為企業發展中不可或缺的一部分，有著極其重要的意義。它不僅代表了企業服務水平的高低，也促進了管理意識的轉變。因此，管理者要建立健全檔案管理制度，對信息化統計方法進行深化，在人員素質提升的基礎上促進企業的可持續性發展。

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