用友U8委外業(yè)務(wù)處理過程分析

李江霞

（東北大學秦皇島分校，河北 秦皇島 066004）

[摘 要] 委外業(yè)務(wù)是委托方提供原材料，由加工方進行加工，加工后委托方支付給加工方加工費用的業(yè)務(wù)。委外管理是用友U8供應(yīng)鏈的重要產(chǎn)品，掌握委外業(yè)務(wù)流程并能熟練操作委外管理模塊對企業(yè)供應(yīng)鏈管理至關(guān)重要。

[關(guān)鍵詞] 委外業(yè)務(wù)；委外加工；管理模塊

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 030

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）05- 0053- 04

1 委外業(yè)務(wù)概述

委外業(yè)務(wù)是委托方提供原材料，由加工方進行加工，完成加工后委托方支付給加工方加工費用的業(yè)務(wù)。而由加工方提供原材料并加工的業(yè)務(wù)我們通常視為采購業(yè)務(wù)。嚴格說來，委外業(yè)務(wù)應(yīng)該屬于采購業(yè)務(wù)的一種，只不過其采購對象是加工費用。

委外加工是由于本企業(yè)生產(chǎn)能力不足，或有特殊工藝要求，或自制成本高于委外成本，或因其他原因（如工期緊張、訂單緊急等），需要由企業(yè)提供加工委外件的材料，由委外供應(yīng)商領(lǐng)料后負責完成委外件的生產(chǎn)，之后結(jié)算相應(yīng)加工費用的一種加工運作模式。

用友U8.72委外管理系統(tǒng)支持的委外業(yè)務(wù)特征為：委外前后發(fā)生實際物料變化，同時進行實際收發(fā)料存貨核算。該系統(tǒng)實現(xiàn)了對委外業(yè)務(wù)的全部流程進行管理，即提供委外訂單下達、委外材料出庫、委外到貨、委外入庫、委外材料核銷、委外開票、委外結(jié)算等完整委外業(yè)務(wù)流程的管理。但其中的委外材料出庫、委外入庫業(yè)務(wù)要在庫存管理系統(tǒng)中進行。需要注意的是，委外業(yè)務(wù)以委外訂單為核心，支持嚴格按照委外訂單進行收發(fā)料、開具委外加工費發(fā)票的業(yè)務(wù)處理。

2 委外業(yè)務(wù)前期準備

使用委外管理模塊需要做好如下前期準備工作：

2.1 建立賬套、啟用委外管理系統(tǒng)

用友U8.72提供委外管理與庫存管理、存貨核算等系統(tǒng)集成應(yīng)用的模式，不提供獨立應(yīng)用模式，即啟用委外管理的前提條件是庫存管理和存貨核算均已啟用。同時建議用戶啟用委外管理時，啟用月份應(yīng)大于或等于庫存管理、存貨核算、應(yīng)付款管理的未結(jié)賬月份。

2.2 設(shè)置存貨檔案中的關(guān)鍵參數(shù)

對于成品，存貨檔案中貨物屬性需為委外和外購（涉及采購入庫單）。

對于材料，存貨檔案中貨物屬性需為委外和生產(chǎn)耗用（涉及材料出庫單）。

2.3 設(shè)置物料清單資料維護中的母子件

比如設(shè)置母件為要委托加工的存貨，子件為委托加工過程需要耗用的材料。

2.4 設(shè)置供應(yīng)商檔案中的關(guān)鍵參數(shù)

委外供應(yīng)商必須具有委外+采購或服務(wù)的屬性。

2.5 設(shè)置供應(yīng)商存貨對照表中的關(guān)鍵參數(shù)

對照表中的供應(yīng)類型為委外供貨的才能對委外單據(jù)進行供貨控制。

2.6 設(shè)置倉庫檔案中的關(guān)鍵參數(shù)

為了管理發(fā)給委外商的材料，必須將倉庫檔案中的倉庫屬性設(shè)成委外庫。

2.7 設(shè)置委外系統(tǒng)選項參數(shù)

系統(tǒng)選項參數(shù)是指在企業(yè)業(yè)務(wù)處理過程中所使用的各種控制參數(shù)，系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置將決定用戶使用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)模式、數(shù)據(jù)流向。

2.8 對期初數(shù)據(jù)進行處理

如果是第一次使用委外管理模塊，需要對期初數(shù)據(jù)進行處理，主要包括對已發(fā)出但未進行材料核銷業(yè)務(wù)的處理、已進行材料核銷但未結(jié)算加工費業(yè)務(wù)的處理、期初委外發(fā)票的處理等，期初數(shù)據(jù)處理完畢后應(yīng)進行委外管理的期初記賬。

3 委外業(yè)務(wù)操作過程

3.1 委外業(yè)務(wù)流程及系統(tǒng)實現(xiàn)

委外業(yè)務(wù)流程及系統(tǒng)實現(xiàn)見圖1。

3.2 委外業(yè)務(wù)操作流程

3.2.1 簽訂委外協(xié)議——委外訂單

委外訂單又可稱為“委外加工單”或“外協(xié)加工單”，是與委外加工商簽訂的委外加工協(xié)議或合同。可以通過路徑“委外管理/委外訂貨/委外訂單”新建，它記錄著委托誰加工、加工什么、加工多少、什么時間交貨等信息。需要注意的是，委外訂單中的業(yè)務(wù)類型為委外加工。

委外業(yè)務(wù)必須先填制委外訂單，企業(yè)生產(chǎn)管理部門或物料管理部門通常以委外訂單為核心，依據(jù)委外訂單進行委外后續(xù)的發(fā)料、到貨、入庫、開票、核銷、結(jié)算等業(yè)務(wù)。委外訂單可以修改、刪除、審核、棄審、變更、關(guān)閉、打開、鎖定、解鎖。委外訂單審核前可以直接修改，審核后的委外訂單需棄審后方可修改。委外訂單必須審核，否則無法被后續(xù)業(yè)務(wù)單據(jù)參照?？梢酝ㄟ^委外訂單列表查看所有委外訂單的情況。

3.2.2 發(fā)出原材料

（1）發(fā)出原材料——材料出庫單。材料出庫單是向委外供應(yīng)商發(fā)貨的憑據(jù)，可以參照委外訂單簽訂的委外件計算出所需要的原材料及數(shù)量。可以通過路徑“庫存管理/出庫業(yè)務(wù)/材料出庫單”新建，它記錄著發(fā)出什么、發(fā)出多少、從什么地方出庫、怎么出庫等信息。材料出庫單可以修改、刪除、審核、棄審。需要注意的是，材料出庫單中的業(yè)務(wù)類型為委外發(fā)料。

（2）發(fā)出原材料——材料出庫單記賬。材料出庫單審核后就可以記賬了。在存貨用移動平均法、先進先出法、后進先出法、個別計價法核算成本時，材料出庫單記賬后即可在材料出庫單上查看材料出庫成本。

3.2.3加工完入庫

（1）加工完入庫——委外到貨單。委外到貨單是委外供應(yīng)商送到貨物的書面憑據(jù)，是委外供應(yīng)商的送貨單，也是庫管員對到貨驗收入庫的依據(jù)，可以通過路徑“委外管理/委外到貨/到貨單”新建，它記錄著到了什么、到了多少、到貨價格等信息。委外到貨單只能參照委外訂單填制，填制無誤后保存并審核。需要注意的是，到貨單的業(yè)務(wù)類型為委外加工 。

（2）加工完入庫——委外入庫單。委外入庫單的生單來源可選為“委外到貨單”，可以通過路徑“庫存管理/入庫業(yè)務(wù)/采購入庫單”生成，它記錄著入了什么庫、入了什么、入了多少、入庫價格等信息。將無誤的委外入庫單保存并進行審核，此時通過“庫存管理/報表/庫存賬/現(xiàn)存量查詢”功能可以查詢到委外物料的庫存現(xiàn)存量。需要注意的是，采購入庫單的業(yè)務(wù)類型為委外加工。

（3）加工完入庫——委外入庫單記賬。點擊“記賬”按鈕，對審核過的委外入庫單進行記賬處理。

3.2.4 財務(wù)處理

（1）財務(wù)處理——委外發(fā)票。委外發(fā)票是由委外供應(yīng)商開出，記錄委外件加工費的憑據(jù)。委外發(fā)票分為專用委外發(fā)票（增值稅專用發(fā)票）、普通委外發(fā)票（普通發(fā)票）和運費發(fā)票。委外發(fā)票的生單來源可選為“委外入庫單”，委外發(fā)票記錄著開什么商品加工的發(fā)票、加工了多少、加工的金額是多少、稅率是多少等信息，可以通過路徑“委外管理/委外發(fā)票”新建。需要注意的是，委外發(fā)票的業(yè)務(wù)類型為委外加工。

（2）財務(wù)處理——材料成本核銷。委外件的成本包括兩個部分：材料成本、加工費。在計算委外件的成本時要先進行材料成本的核銷，后進行加工費的結(jié)算。

材料成本核銷是將材料出庫單上的出庫成本自動填寫到委外件入庫單上作為委外件的材料成本。

委外材料成本核銷的三個要素：核銷的單據(jù)（委外入庫單、材料出庫單）、核銷的方式（按訂單核銷、按供應(yīng)商核銷 ）、核銷的數(shù)量。需要注意的是，被核銷的材料出庫單必須經(jīng)過存貨核算系統(tǒng)記賬，并且有出庫成本的材料出庫單才可以進行核銷操作。核銷時一張委外入庫單可以對應(yīng)多張材料出庫單；材料出庫單上每個明細的材料出庫數(shù)量也可以分解成多次來核銷。

（3）財務(wù)處理——加工費結(jié)算。加工費結(jié)算是將委外發(fā)票上的加工費自動分攤追加到委外入庫單上，加工費與材料成本之和作為委外件的入庫成本。進行加工費的結(jié)算前，必須先進行委外入庫單和材料出庫單的材料成本核銷操作。加工費結(jié)算的兩個要素：結(jié)算的單據(jù)（委外發(fā)票、委外入庫單）、核銷的數(shù)量。核算人員以委外結(jié)算單的形式記載委外入庫單記錄與委外發(fā)票記錄的對應(yīng)關(guān)系，進行結(jié)算時委外入庫單可以拆單也可以拆記錄，但委外發(fā)票只能拆單不能拆記錄。委外結(jié)算采用手工結(jié)算的方式；運費發(fā)票可以單獨進行費用折扣結(jié)算。

（4）財務(wù)處理——登記應(yīng)付款。財務(wù)人員在應(yīng)付款管理系統(tǒng)對委外發(fā)票明細進行審核、記賬后制單。此后，已審核的委外發(fā)票與付款單進行付款核銷，并回寫委外發(fā)票有關(guān)付款核銷的信息。

3.3 委外業(yè)務(wù)統(tǒng)計表

企業(yè)可以通過委外訂單收發(fā)明細表、委外訂單缺料分析表、委外材料收發(fā)明細表、委外材料余額表、委外核銷明細表等統(tǒng)計報表加強委外業(yè)務(wù)的管理。

4 結(jié) 語

用友委外管理系統(tǒng)適用于離散型工業(yè)企業(yè)的委外加工業(yè)務(wù)管理，如家電、機床、汽車配件、機械配件、閥門管道、五金制品、交通設(shè)備等，應(yīng)用范圍非常廣泛。委外業(yè)務(wù)的存在對促進中小企業(yè)發(fā)展、發(fā)揮虛擬企業(yè)的優(yōu)勢起到了重要作用，加強委外業(yè)務(wù)管理是企業(yè)的明智選擇。

主要參考文獻

[1]張莉莉.用友ERP生產(chǎn)管理系統(tǒng)實驗教程（U8.72版）[M].北京：清華大學出版社，2012.

[2]趙建新.用友ERP供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)實驗教程（U8.72版）[M].北京：清華大學出版社，2012.